เคล็ดลับ 13 ข้อในการเขียนอีเมลเพื่อประชาสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพ

เราเคยพูดถึงความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของการเข้าถึงในโลกของการตลาดออนไลน์—ส่งเสริมบล็อกของคุณเองหรือเว็บไซต์ธุรกิจโดยแขกรับเชิญเขียนบนไซต์ของคนอื่น เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการเข้าถึงผู้ชมใหม่ๆ และดึงดูดผู้คนมายังไซต์ของคุณมากขึ้น

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้ Digital PR เพื่อสร้างความสัมพันธ์กับผู้มีอิทธิพล

แต่ความจริงที่ยากก็คือ คุณจะไม่มี โอกาสได้ เขียนบล็อกของแขกด้วยซ้ำ หากคุณไม่ทำตามขั้นตอนแรกในกระบวนการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์อย่างเหมาะสม ขั้นตอนแรกคือการเขียนอีเมลถึงเจ้าของเว็บไซต์

คิดเกี่ยวกับมัน หากคุณได้พิจารณาแล้วว่าไซต์ใดไซต์หนึ่งจะเป็นสถานที่ในอุดมคติสำหรับบล็อกเกอร์รับเชิญ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคนอื่นๆ ก็มีเช่นกัน และคนอื่นๆ ทั้งหมดนั้นยังส่งอีเมลถึงเจ้าของไซต์เพื่อขอไปยังบล็อกของผู้เยี่ยมชม ดังนั้น หากคุณต้องการแม้แต่ความหวังเพียง เล็กน้อย ว่าจะได้รับโอกาสในการขยายฐานผู้ชมของคุณผ่านทางไซต์นั้น คุณต้องทำให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณโดดเด่นกว่าอีเมลอื่นๆ ทั้งหมด

ดังนั้นคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าข้อความของคุณดึงดูดความสนใจของเจ้าของไซต์—และไม่เพียงแค่นั้น แต่ยังสมควรได้รับการตอบรับในเชิงบวกด้วย เราได้รวบรวมรายการเคล็ดลับในการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์บางส่วนสำหรับการเขียนอีเมลแจ้งข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับสมบูรณ์เพื่อช่วยเหลือคุณในแบบของคุณ

1. ให้ความสนใจกับหัวเรื่อง!
หากคุณสะดุดกับขั้นตอนแรกที่สำคัญทั้งหมดนี้ เกมจบลงแล้ว การเขียนหัวเรื่องที่มีเสียงเป็นสแปมหรือหัวเรื่องที่ไม่เหมาะสมในทางใดทางหนึ่ง มักจะทำให้อีเมลเข้าถึงของคุณไปอยู่ในโฟลเดอร์ถังขยะโดยไม่ต้องเหลือบมองอีกเลย

พูดตรงไปตรงมาในเรื่องของคุณ ให้ผู้รับรู้ว่าอะไรรอเขาอยู่ข้างใน การเป็นคนลึกลับเป็นธงสีแดงสำหรับสแปม ถ้าเป็นไปได้ บอกให้เขารู้ว่าเขาใช้เวลาแบบไหนในการจัดการกับอีเมลของคุณเช่นกัน—“คำถามด่วน—ไอเดียบล็อกของแขก” มีแนวโน้มที่จะเปิดและอ่านมากกว่า “คิดว่าเราอาจเริ่มการสนทนาเกี่ยวกับ ความเป็นไปได้ของบล็อกของแขก” วิธีที่คุณสร้างอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวข้อโพสต์ของแขก จะสร้างความแตกต่างในคำขอของคุณที่ส่งถึงผู้รับ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: 11 กลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลที่รับประกันอัตราการคลิกเพื่อเปิด 50%

2. ปรับแต่งคำทักทาย
วิธีที่ดีที่สุดในการดึงดูดใครซักคนเข้ามาอ่านอีเมลที่เหลือของคุณคือการใช้ชื่อของพวกเขา เริ่มต้นจากคำขอของคุณโดยไม่ต้องทักทายหรือแม้แต่พูดว่า “สวัสดี!” แบบทั่วไป จะไม่สร้างแรงบันดาลใจให้กับความหวังมากนักว่าอีเมลของคุณไม่ใช่แค่การส่งจดหมายจำนวนมาก ไปโรงเรียนเก่าและใช้ “Dear So-and-so” หรือแม้แต่ “Hi, So-and-so” เพื่อให้ผู้อ่านสนใจ

3. ทำวิจัยของคุณ
ใช่ การอ่านบล็อกโพสต์ของบุคคลนี้อย่างน้อยสองสามรายการเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งก่อนที่จะส่งอีเมลเกี่ยวกับการเขียนของแขก แต่การก้าวไปไกลกว่านั้นคือสิ่งที่จะทำให้อีเมลของคุณโดดเด่น ทำวิจัยเกี่ยวกับเจ้าของไซต์โดยเฉพาะ ค้นหาสิ่งที่พวกเขาทำ ภูมิหลังของพวกเขา ครอบครัวของพวกเขา ฯลฯ บางทีคุณอาจพบว่าคุณมีบางอย่างที่เหมือนกันซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แท้จริง และอย่างน้อยที่สุด คุณจะสามารถพูดถึงบางสิ่งจาก ชีวิตของเจ้าของเพื่อแสดงให้เห็นในระดับที่ลึกยิ่งขึ้นว่านี่ไม่ใช่อีเมลที่เผยแพร่ต่อมวลชน

4. ทำความรู้จักกับเครือข่ายของพวกเขา
แม้ว่าคุณจะไม่มีการเชื่อมต่อกับเจ้าของไซต์—และมาเถอะ คุณอาจจะไม่ได้—คุณสามารถสร้างมันขึ้นมาได้โดยการทำความรู้จักกับใครบางคนจากเครือข่ายของเขา ตรวจสอบโปรไฟล์ LinkedIn ของเขา และดูว่าคุณรู้จักใครที่มีความเกี่ยวข้องกับเขาด้วยหรือไม่ และถ้าไม่ลองติดต่อ ดูช่องทางโซเชียลมีเดียอื่นๆ ของพวกเขาด้วย เมื่อคุณพบเพื่อนที่มีร่วมกันแล้ว อย่าเพิ่งเอ่ยชื่อ เรียกใช้แนวคิดการเขียนบล็อกของผู้เยี่ยมชมด้วยการเชื่อมต่อซึ่งกันและกัน และดูว่าพวกเขาคิดว่ามันเหมาะสมหรือไม่ หากพวกเขาชอบ คุณสามารถรวมก้อนทองคำนั้นไว้ในอีเมลของคุณได้

5. ให้บริบทที่แท้จริงแก่ผู้เปิดของคุณ
ไม่ว่าคุณจะกล่าวถึงภูมิหลังของเจ้าของเว็บไซต์หรือเพื่อนร่วมกันหรือไม่ ย่อหน้าแรกของคุณต้องทำให้บริบทของคำขอของคุณชัดเจน เกี่ยวกับไซต์ที่ทำให้เป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณในการเข้าสู่บล็อกของผู้เยี่ยมชมคืออะไร? โพสต์บล็อกที่ผ่านมาใดที่เจ้าของไซต์เขียนว่าคุณพบว่ามีประโยชน์หรือเกี่ยวข้องกับหัวข้อของคุณเป็นพิเศษ ย่อหน้าแรกนี้ควรพิสูจน์โดยปราศจากข้อสงสัยว่า คุณไม่เพียงแต่อ่านบล็อกของบุคคลนี้เป็นประจำ แต่ยังเข้าใจจุดสนใจและผู้ชมของพวกเขาด้วย

6. ระบุเพียงหนึ่งเป้าหมาย
แม้ว่าคุณจะเต็มไปด้วยไอเดียสำหรับบล็อกของแขก บทวิจารณ์ บทสัมภาษณ์ ฯลฯ อย่ายอมแพ้ที่จะพูดถึงสิ่งเหล่านั้นทั้งหมดในอีเมลฉบับแรกนี้ นี่เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้เมื่อเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ เลือกเป้าหมายหลักหนึ่งเป้าหมายที่คุณมี ในกรณีนี้ ให้เขียนบล็อกโพสต์ของแขกสำหรับเว็บไซต์ของเธอ และขอเพียงเท่านั้น การทำให้เจ้าของไซต์ล้นหลามด้วยคำขอที่แตกต่างกันห้าแบบพร้อมกันอาจจะทำให้ไฟเตือนกระพริบ —บุคคลนี้ต้องการมากกว่าที่ฉันจะให้ได้— และมีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การ 'ไม่'

7. ให้มุมที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณ
ส่วนนี้มีความสำคัญพอๆ กับการสร้างบริบทสำหรับคำขอของคุณ แน่นอน คุณอาจเข้าใจผู้ชมของเจ้าของไซต์และโฟกัส แต่ถ้าโพสต์ของแขกที่คุณเสนอดูเหมือนกับโพสต์ที่บล็อกเกอร์เขียนทุกสัปดาห์ ทำไมเขาถึงเผยแพร่บนโลกใบนี้ ในอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของคุณ บอกเขาว่าแนวคิดบล็อกของคุณให้ความสำคัญกับเขาอย่างไรและเข้าถึงแนวคิดจากมุมที่ไม่ซ้ำใคร ซึ่งมีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถให้ได้เนื่องจากความเชี่ยวชาญเฉพาะของคุณ

8. โน้มน้าวใจ
อย่าอ้อนวอนแต่อย่าเจ้ากี้เจ้าการเช่นกัน แทนที่จะใช้พลังแห่งการโน้มน้าวใจของคุณเพื่อแสดงให้บล็อกเกอร์เห็นว่ามีอะไรอยู่ในนั้นสำหรับพวกเขา ผู้ชมของพวกเขาจะได้ประโยชน์จากการโพสต์ของแขกอย่างไร? พวกเขา จะได้รับประโยชน์จากมันอย่างไร?

9. อย่าหักโหมการปิด
เมื่อคุณลงชื่อออก ให้ใส่ชื่อ ชื่อเรื่อง และลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของคุณ เท่านี้ก็เรียบร้อย อย่าเพิ่มลิงก์หรือรูปภาพจำนวนมาก ทำให้มันเรียบง่ายและเป็นมืออาชีพ

10. พูดสั้นๆ
คำแนะนำชิ้นนี้ใช้กับอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ทั้งหมด หากข้อความของคุณเลอะเทอะไม่รู้จบ บล็อกเกอร์ที่คุณเลือกอาจยอมแพ้และหยุดอ่าน แต่ละส่วน—การเปิดในแบบของคุณ, คำขอครั้งเดียว, และการเสนอขายแบบโน้มน้าวใจ—ควรกระชับและตรงประเด็นมากที่สุด ดูตัวอย่างอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์บางส่วนเพื่อดูว่าพวกเขาสร้างข้อความอย่างไร

11. ทำให้อีเมลของคุณเป็นพื้นฐาน
การเพิ่มรูปภาพหรือการจัดรูปแบบใดๆ จะทำให้เกิดการเตือนในจิตใจของเจ้าของไซต์ โดยไม่จำเป็นต้องคลิก "แสดงรูปภาพ" เพื่ออ่านอีเมลของคุณ ทำให้มันง่ายและสะดวกสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

12. ใช้ภาษาเชิญชวน
นี่อาจเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่ยากที่สุดในการนำทาง แต่ก็อาจเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในอีเมลเพื่อการเข้าถึง การเป็นมิตร สุภาพ และกระชับพร้อมๆ กันเป็นสิ่งสำคัญ ใช่ คุณต้องการที่จะรวบรัด แต่คุณก็ไม่ต้องการที่จะฟังดูหยาบคาย แทนที่จะพูดว่า “ฉันต้องการเขียนโพสต์รับเชิญให้คุณก่อนวันศุกร์หน้า” ให้ลองทำให้อ่อนลงโดยพูดว่า “ฉันจะชอบมันถ้าเราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการเขียนโพสต์แขกสำหรับคุณในบางครั้ง”

13. เวลาเป็นสิ่งสำคัญ
เมื่อ คุณส่งอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์นั้นอาจเป็นปัจจัยสำคัญในการเปิดและอ่านอีเมลด้วย วันจันทร์อาจจะยุ่งเกินไป และในวันศุกร์ คนส่วนใหญ่ก็แค่ปิดท้ายวันหยุดสุดสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น การส่งอีเมลในเช้าวันอังคารเป็นวิธีที่ดีในการให้อีเมลปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายของเจ้าของเว็บไซต์ในเวลาที่พวกเขาจะเปิดรับมากขึ้น

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: ข้อดีและข้อเสียของ Cold Outreach Emails

คุณมีประสบการณ์อะไรบ้างในการเขียนและส่งอีเมลเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ คุณมีเคล็ดลับอื่น ๆ ในการแบ่งปันหรือแม้แต่เทมเพลตอีเมลเผยแพร่ของคุณเองหรือไม่? บางทีคุณอาจได้รับอีเมลเหล่านี้ด้วยตัวเองและต้องการแบ่งปันสิ่งที่ประสบความสำเร็จมีเหมือนกัน? เราชอบที่จะได้ยินจากคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง