Что такое возвращенные электронные письма? И как отправители могут их ограничить?

Когда вы отправляете электронное письмо, а оно возвращается либо с мягким, либо с жестким возвратом (подробнее об этом позже), вам необходимо принять немедленные меры, чтобы гарантировать, что доставляемость вашей электронной почты не пострадает. Хотя некоторые из этих писем не слишком сильно снижают вашу производительность, они все же могут нанести непоправимый ущерб вашему бренду, если вы не диагностируете проблему.

Чтобы улучшить доставляемость и убедиться, что каждое отправляемое вами электронное письмо благополучно попадает в папку «Входящие», давайте рассмотрим, что вызывает отказы электронной почты, и шаги, которые вы можете предпринять немедленно, чтобы снизить показатель отказов электронной почты.

Что такое отклоненные электронные письма?

«Отклоненное» электронное письмо означает, что ваше сообщение не может быть доставлено предполагаемому получателю. Вы получите уведомление о том, что ваше электронное письмо было отклонено вскоре после его отправки, и вам следует немедленно оценить, является ли это длительной проблемой или что-то, что можно легко исправить.

Есть два конкретных типа: жесткие отскоки и мягкие отскоки.

Жесткий отскок

Электронное письмо с жестким отказом указывает на постоянную проблему, то есть адрес, на который вы пытались отправить, либо не существует, либо вы не можете отправлять на него электронные письма (что является признаком гораздо более серьезной проблемы).

Если вы получили жесткий отказ после отправки электронного письма, удалите адрес из списка контактов. Если вы продолжите отправлять электронные письма на этот адрес, вы ухудшите общую доставляемость электронной почты и репутацию отправителя.

Мягкий отскок

Однако мягкое отклоненное электронное письмо — это временная проблема, которую можно исправить. Это означает, что адрес электронной почты предполагаемого получателя существует, но есть проблема либо с его почтовым ящиком, либо с вашим сообщением, которую необходимо устранить, прежде чем электронное письмо будет полностью доставлено.

Что заставляет электронные письма возвращаться?

В некоторых случаях в уведомлении о возврате электронной почты будет конкретно указано, почему сообщение не было доставлено. В противном случае вам придется диагностировать проблему самостоятельно.

Жесткий отскок может произойти, если:

• Адрес вашего получателя написан с ошибкой
• Домен получателя не существует
• Ваше сообщение было заблокировано принимающим сервером

Если вы не видите опечатки в адресе получателя и уверены, что домен существует, возможно, это электронное письмо с мягкой возвратом.

Мягкий отскок может произойти, если:

• Почтовый сервер получателя в настоящее время не работает или перегружен
• Вы отправляете электронное письмо или размер файла слишком велик
• Почтовый ящик получателя заполнен

Мягкий возврат может разрешиться сам по себе, поскольку сообщение продолжает пытаться доставить себя. В противном случае вам нужно будет уменьшить размер файла электронной почты, чтобы преодолеть мягкий отказ.

Влияют ли отказы электронной почты на доставляемость?

Количество отказов по электронной почте, которые вы получаете, в конечном итоге вредит вашей репутации отправителя. Если их не проверить, больше ваших сообщений попадет в спам или будет полностью заблокировано.

Если вы постоянно не отправляете сообщения с файлами большого размера, электронные письма с мягким возвратом не являются серьезной причиной для беспокойства. Однако электронные письма с жесткими возвратами требуют немедленных действий, поскольку они могут нанести серьезный ущерб вашей репутации отправителя и доставляемости, если их оставить без внимания.

Как рассчитать показатель отказов?

Вы можете рассчитать показатель отказов электронной почты, разделив количество полученных отказов на общее количество отправленных писем, а затем умножив это число на 100. Это даст вам процент отказов.

Например, если вы отправили 300 писем и 15 из них были отклонены, то у вас есть 5-процентный показатель отказов (рассчитанный как (15/300) x 100).

Большинство инструментов электронного маркетинга и доставки по электронной почте автоматически рассчитывают ваш показатель отказов по мере того, как вы занимаетесь аутрич-работой, и отслеживают показатель отказов с течением времени. Это невероятно полезно для быстрого выявления потенциальной проблемы с вашей стратегией.

Советы, которые помогут вам снизить показатель отказов электронной почты

Что вы можете сделать, чтобы снизить показатель отказов электронной почты? К счастью, довольно легко перехватывать электронные письма до того, как они возвращаются (или исправлять их, если они все же возвращаются), следуя этим советам:

1. Подтвердите свою электронную почту

Первым шагом для улучшения доставляемости электронной почты является аутентификация вашей электронной почты. Вам необходимо внедрить три конкретных стандарта аутентификации электронной почты:

• Структура политики отправителей (SPF)
• Идентифицированная почта DomainKeys (DKIM)
• Аутентификация, отчетность и соответствие сообщений на основе домена (DMARC)

В тандеме каждый из них повысит безопасность вашей электронной почты и снизит вероятность того, что ваша электронная почта будет использована для фишинговых и спуфинговых атак.

2. Подтвердите свой почтовый домен

Прежде чем отправлять маркетинговую кампанию по электронной почте, вы должны убедиться, что домены электронной почты ваших получателей существуют. Есть много распространенных ошибок, которые совершают команды, например, путают адрес .ai с адресом .com или используют аббревиатуру компании, когда ее домен электронной почты является ее полным названием.

Рассмотрите возможность внедрения инструмента для проверки существования домена электронной почты перед отправкой электронной почты. Или вручную просмотрите свой список контактов и создайте документ, в котором указаны домены, которые обычно используются неправильно, например @dell.com, @dellinc.com и @delltechnologies.com.

3. Избегайте рассылки спам-подобных писем

Если ваши электронные письма выглядят как спам, ваши получатели пометят их как спам. Используйте понятный и понятный язык для вашей аудитории. Избегайте слишком продажных формулировок и старайтесь не полагаться на распространенные триггеры спама, такие как «бесплатно» или «действуйте сейчас!»

4. Следите за доставляемостью писем

Ваша доставляемость является основным сигналом о работоспособности вашей почтовой программы.

Если у вас плохая доставляемость электронной почты и вы не исправите свои методы, вы можете быть полностью заблокированы в отправке сообщений и вам придется полностью перестраивать свою инфраструктуру, чего никто не хочет делать.

Следите за доставляемостью вашей электронной почты, и если ваш показатель отказов начнет значительно расти, приостановите любую рассылку, пока не поймете, в чем проблема.

5. Будьте последовательны в своей электронной почте

Ваши клиенты подписываются на получение ваших электронных писем, потому что они хотят услышать от вас. Будьте последовательны в своем охвате (но не слишком агрессивно), чтобы ваши покупатели запомнили ваш бренд и почему они делают покупки у вас.

Если вы отправляете электронные письма только в пик сезона покупок, ваши клиенты могут забыть о вашем бренде в межсезонье. Таким образом, когда вы попытаетесь отправить им еще раз, ваши сообщения будут казаться нежелательными, что заставит их отказаться от подписки или пометить вас как спам.

6. Убедитесь, что ваш список адресов электронной почты основан на разрешениях

Чтобы уменьшить количество отказов от подписки и жалоб на спам, важно убедиться, что все в вашем списке контактов дали явное разрешение на получение ваших электронных писем.

Отличный способ обеспечить согласие — это двойное подтверждение подписки. Это когда новый подписчик получает электронное письмо с просьбой подтвердить свою подписку, прежде чем продолжать получать электронные письма от вашего бренда.

7. Поддерживайте гигиену списка адресов электронной почты

Улучшение гигиены списка адресов электронной почты — это лучший способ повысить доставляемость и предотвратить возврат писем. Чтобы улучшить гигиену списка, регулярно очищайте данные CRM, чтобы убедиться, что записи точны и нет повторяющихся записей. Если вы получили электронное письмо с отказом, немедленно удалите его из своих списков. Хорошая гигиена списка также поможет вам избежать отправки сообщений в спам-ловушки.

Попрощайтесь с возвращенными электронными письмами

Отклоненные электронные письма могут серьезно сказаться на вашей доставляемости. Обязательно следуйте этим советам, чтобы держать их в страхе, повысить производительность и защитить свою прибыль.

Хотите узнать, как еще вы можете улучшить доставляемость? Ознакомьтесь с нашим руководством по гигиене списков, чтобы узнать о частых виновниках плохой гигиены списков, о том, как они снижают эффективность вашей электронной почты, и о лучших методах, которые помогут вам стать лучшим в своем классе отправителем.