Переход на VoIP-коммуникации: 6 обязательных функций каждой надежной телефонной системы для малого бизнеса

Переход на телефонные системы передачи голоса по Интернет-протоколу (VoIP) имеет множество преимуществ для малого бизнеса, поэтому большинству владельцев бизнеса легко принять решение о переходе.

Сегодня удаленная работа стала неотъемлемой частью нашей жизни, а облачные системы бизнес-телефонии помогают владельцам бизнеса поддерживать связь между сотрудниками независимо от их местонахождения. Эта система намного дешевле и гибче в использовании, чем традиционные телефонные системы с устаревшими системами АТС. Используя облачные телефонные системы, вы можете сосредоточиться на своих бизнес-целях и доверить профессионалам заботу о ваших системах связи.

Однако выбор правильного провайдера может быть проблемой. Чтобы сделать осознанный выбор, необходимо тщательно проанализировать, какие функции предлагает каждый поставщик услуг, сколько эти функции стоят и насколько масштабируемы системы. Читайте дальше, чтобы узнать о шести наиболее важных функциях VoIP, на которые владельцы малого бизнеса должны обращать внимание при выборе телефонной службы.

ПО СВЯЗИ: ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА, КОТОРЫЕ СТОИТ ПРОВЕРИТЬ В 2019 ГОДУ

ТАКЖЕ ЧИТАЙТЕ: 7 ПРОСТЫХ ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ РАСШИРЕНИЯ ВАШЕГО МАРКЕТИНГА В 2019 ГОДУ

Автосекретарь

Эта функция позволяет владельцам малого бизнеса сократить расходы, связанные с наймом секретарей на полный рабочий день. Точно так же, как секретарь, функция автосекретаря приветствует звонящих, просматривает звонки и использует голосовые подсказки для направления звонков нужному члену команды. Автосекретари помогают удовлетворить потребности малого бизнеса в телефонии, но они также сокращают эксплуатационные расходы и повышают рейтинг удовлетворенности клиентов.

Имейте в виду, что большинство клиентов и клиентов не хотят застревать в бесконечных голосовых подсказках. Настройте автосекретаря, чтобы он задавал несколько вопросов, чтобы убедиться, что вызов будет переадресован нужному сотруднику. Это сэкономит время и ресурсы без снижения уровня удовлетворенности клиентов.

Будь то повышение удовлетворенности клиентов, повышение производительности или экономия денег, у организаций не всегда есть возможность сделать все это одновременно. Но с развитием технологий и лучшей услугой VoIP это стало возможным благодаря современной телефонной системе, которая может работать с VoIP или передачей голоса по Интернет-протоколу.

ТАКЖЕ ПРОЧИТАЙТЕ: 10 ШАГОВ, ЧТОБЫ НАПИСАТЬ 10-СТРАНИЧНУЮ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКУЮ РАБОТУ В УНИВЕРСИТЕТЕ

Транскрипция голоса в электронную почту

Развитие малого бизнеса уже требует времени и энергии, поэтому немногие владельцы бизнеса и сотрудники имеют время проверять свою голосовую почту так часто, как должны. Вот тут-то и появляется транскрипция голоса в электронную почту. Эта функция автоматически преобразует сообщения в текст и пересылает их в почтовые ящики сотрудников.

Сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками на прослушивание голосовой почты и яростное выписывание имен и контактной информации от руки, — не единственное преимущество транскрипции голоса в электронную почту. Это также позволяет сотрудникам систематизировать свои сообщения. После того, как они были преобразованы в форму электронной почты, сотрудники могут хранить, упорядочивать, искать и удалять эти сообщения по мере необходимости, что было бы просто невозможно, если бы они застряли, слушая традиционную голосовую почту.

ТАКЖЕ ЧИТАЙТЕ: СПИСОК ЛУЧШИХ ЕВРОПЕЙСКИХ СТАРТАП-АКСЕЛЕРАТОРОВ

Удаленные расширения

Эта функция систем VoIP, также называемая удаленными добавочными номерами или виртуальными номерами, позволяет владельцам бизнеса переадресовывать звонки на мобильные телефоны. Когда кто-то звонит на удаленный добавочный номер и никто не берет трубку, система направляет вызов в систему голосовой почты, отделенную от личной голосовой почты сотрудника. В то время как все малые предприятия могут извлечь выгоду из виртуальных расширений, эта функция еще более полезна для предприятий, в которых есть удаленные сотрудники.

Это выглядит более профессионально, если у компаний есть только один номер, по которому клиенты, клиенты и деловые партнеры могут звонить, а не отдельный номер для каждого сотрудника. Кроме того, немногие сотрудники хотят использовать свои личные телефоны для ведения дел компании. Виртуальные расширения позволяют владельцам бизнеса избежать расходов на покупку каждого из своих сотрудников отдельного телефона.

Проверка звонков

Фильтрация вызовов позволяет владельцам бизнеса и сотрудникам проверять номер звонящего перед тем, как ответить на звонок, чтобы они могли выбрать, как обработать вызов. Однако это выходит за рамки традиционного идентификатора вызывающего абонента. Фильтрация звонков позволяет сотрудникам, которые получают личные звонки на работе, перенаправлять звонки на свои мобильные телефоны, в то время как другие, которые убеждены, что получают звонки телемаркетинга, могут просто отключить их.

Лучшие инструменты проверки вызовов VoIP для малого бизнеса также можно настроить так, чтобы они отображали больше, чем просто номер. Эта функция также позволит сотруднику проверить имя звонящего, и, если в компании есть система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), они также могут получить записи о клиентах на месте. Вы можете ознакомиться с интересными советами по SMS и коротким кодам, а также узнать, как идентифицировать спам-вызовы и сообщения, на https://shortcodes.org/.

ТАКЖЕ ПРОЧИТАЙТЕ: 5 ПРЕИМУЩЕСТВ ХОРОШО ПРОЕКТИРОВАННОГО БИЗНЕС-ЛОГОТИПА

Видео-конференция

Некоторые компании регулярно используют видеоконференцсвязь, чтобы поддерживать связь со своими удаленными сотрудниками, в то время как другие используют ее только в редких случаях для планирования виртуальных встреч с удаленными деловыми партнерами. Видеозвонки также становятся все более популярными среди потребителей. В зависимости от демографических данных своих клиентов, некоторые компании могут извлечь выгоду из возможности совершать видеозвонки своим клиентам или клиентам.

Большинство разговоров с клиентами и деловыми партнерами можно вести по телефону, но такие вещи, как переговоры или решение деликатных вопросов, лучше всего проводить с помощью видеоконференций. Кроме того, видеоконференции позволяют удаленным работникам или тем, кто находится за пределами офиса по делам, в полной мере участвовать в важных собраниях, поэтому им не придется беспокоиться о том, что они упускают что-то важное.

ТАКЖЕ ЧИТАЙТЕ: КАК НАЧАТЬ БИЗНЕС 3D-ПЕЧАТИ

Настраиваемая музыка для удержания

Немногим клиентам нравится, когда их откладывают на потом, но иногда это необходимо. Сегодняшним владельцам бизнеса не нужно выбирать между стандартной музыкой для удержания, которая безвкусна и повторяется и оставляет своих клиентов в полной тишине. Вместо этого те, кто использует системы VoIP, могут устанавливать собственные мелодии, которые отражают уникальные особенности их бизнеса или удовлетворяют потребности клиентов.

Это может показаться незначительным, но это не так. Правильная музыка повысит уровень удовлетворенности клиентов, облегчит превращение обычных клиентов в лояльных энтузиастов бренда и предотвратит потенциальные проблемы с обслуживанием клиентов. Кроме того, большинство звонящих будут намного дружелюбнее с администраторами и сотрудниками и более восприимчивы к их предложениям, если они не провели последние 15 минут, слушая стандартную музыку в лифте.

ТАКЖЕ ПРОЧИТАЙТЕ: 7 ШАГОВ К СОЗДАНИЮ ПРЕСС-РЕЛИЗА, КОТОРЫЙ БУДЕТ ПРОДВИЖАТЬ СЛЕДУЮЩЕЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ВАШЕГО БИЗНЕСА

Нижняя линия

Шесть описанных выше функций — лишь некоторые из многих, доступных владельцам малого бизнеса, которые переходят на телефонные системы VoIP. Другие заслуживающие внимания функции включают отправку электронных факсов, дополнительный набор, повторный набор, функции удаленного офиса, последовательные звонки, трехсторонний набор, маршрутизацию и планирование на основе времени и многое другое.

Проблема для большинства владельцев малого бизнеса заключается в том, чтобы не решить, устанавливать ли телефонную систему VoIP. При переходе есть так много преимуществ, что большинство владельцев бизнеса считают это простым решением. Проблема возникает, когда эти владельцы должны оценить свои возможности.

Убедитесь, что провайдер предлагает доступ ко всем перечисленным выше функциям и другим важным функциям, таким как блокировка вызовов и набор номера с добавочного номера, — это первый шаг к выбору звездного провайдера. Однако владельцы бизнеса не должны останавливаться на достигнутом. Им также следует искать компанию, которая предлагает исключительное обслуживание клиентов, конкурентоспособные цены, отличную репутацию и решения, адаптированные к потребностям владельцев малого бизнеса, чтобы они могли пользоваться одним и тем же телефонным сервисом VoIP по мере роста и процветания своих компаний.