7 полезных советов для проведения успешного мероприятия

Благотворительная прогулка или забег — это мероприятие, которое проводят некоммерческие организации почти всех размеров для сбора средств. Но с таким количеством организаций, выбравших этот путь, вы можете пойти в другом направлении для вашего следующего мероприятия по сбору средств. Если вы хотите попробовать что-то новое, продолжая следовать давней модели сбора средств, благотворительный концерт может быть именно тем, что вам нужно.

Возможно, вы видели некоторые из крупных благотворительных концертов по телевидению за последние несколько лет. Известные музыканты, такие как Мэри Дж. Блайдж, Джон Ледженд, Брюс Спрингстин и Рианна, выступили в 2010 году в программе «Надежда для Гаити сейчас: глобальная помощь в связи с землетрясением». А совсем недавно на благотворительном концерте One World: Together at Home было собрано 127 миллионов долларов для помощи в борьбе с COVID-19, и в нем приняли участие такие артисты, как The Rolling Stones, Билли Эйлиш, Леди Гага, Бейонсе и Алисия Киз. Уилли Нельсон, Боб Дилан, Дэвид Боуи, Ариана Гранде, Элтон Джон и Metallica также принимали участие в благотворительных мероприятиях. Однако благотворительные концерты предназначены не только для громких имен.

Ниже мы предложим семь советов о том, как небольшие некоммерческие организации могут организовать успешные благотворительные концерты. Мы поговорим о привлечении местных и региональных артистов, продвижении вашего мероприятия и организации возможностей для сбора средств из нескольких источников.

1. Опишите видение вашего благотворительного концерта

Прежде чем вы начнете звонить каждому известному вам музыканту и продавать билеты, вам нужно составить план. Начните с того, насколько большим вы хотите, чтобы ваше мероприятие было. Планируете ли вы иметь несколько исполнителей и сцен или одно основное выступление? Сколько человек вы хотите прийти? Соответствует ли ваше видение ожиданиям вашего сообщества?

Размышляя над этими вопросами, просмотрите свои:

• Персонал и волонтерский потенциал
• Текущий бюджет и ресурсы
• Потенциальные возможности спонсорства
• Варианты и размеры площадок
• Аппетит сообщества к этому типу событий

Большие города, такие как Сан-Франциско, Лос-Анджелес и Нэшвилл, или большие сцены, такие как Манчестер Арена и Мэдисон-Сквер-Гарден, являются удобным местом для благотворительных концертов, но вы можете проявить творческий подход к месту проведения. Если вы находитесь в менее населенном районе или у вас ограниченные ресурсы, вы можете просто разместить нескольких исполнителей в местном общественном пространстве. Или, если вы работаете рядом с процветающим музыкальным сообществом или культурным центром, вы можете пойти немного больше.

Самое замечательное в том, что вы можете сделать свой благотворительный концерт настолько большим или маленьким, насколько захотите. Затем, как только вы узнаете обстановку своего мероприятия, вам будет легче нанять исполнителей и продвигать концерт. Кроме того, если в вашем заведении уже проходят музыкальные выступления, это может помочь вам найти необходимые ресурсы и контакты для музыкантов.

После определения масштаба и места проведения вашего мероприятия подумайте, будет ли оно демонстрировать определенный жанр или стиль музыки. Вы можете устроить полностью акустический фолк-концерт или громкую битву групп. Какое бы музыкальное направление вы ни выбрали, оно должно отражать интересы вашего сообщества. Кантри доминирует в эфире или хип-хоп больше всего нравится публике? Не уверена? Подумайте о том, чтобы запросить обратную связь от своих сторонников через социальные сети или электронную почту. Если вы не определили преобладающий любимый стиль, вы всегда можете принять у себя самых разных исполнителей. Просто убедитесь, что у вас есть оборудование, необходимое каждому исполнителю.

2. Обеспечьте значимый состав для вашего благотворительного концерта

После того, как вы изложили свое видение своего благотворительного концерта, пришло время включить в список рок-звезд. Помните, что артисты, с которыми вы сотрудничаете, будут ключевым элементом вашего маркетинга и сбора средств.

Ищите музыкантов, которые соответствуют вашей миссии и ценностям. Когда вы рассматриваете варианты, просматривайте их социальные сети и другой доступный контент, чтобы узнать, поддерживали ли они такие дела, как ваше, или высказывались по важным для них вопросам. Запланируйте задать потенциальным артистам несколько вопросов, например:

• Почему наше дело важно для вас?
• Имеете ли вы личное отношение к нашей миссии?
• Каким образом вы в настоящее время используете свою платформу для поддержки важных для вас дел?
• Есть ли у вас какие-нибудь песни, которые, по вашему мнению, представляют нашу миссию?

Кроме того, вам нужно искать музыкантов, которые находят отклик у вашей целевой аудитории. Это означает рассмотрение демографии ваших посетителей. Толпа поколения Z может иметь другие музыкальные вкусы или интересы, чем аудитория, состоящая в основном из бэби-бумеров.

Теперь, если у вас нет Тейлор Свифт на быстром наборе, лучшим выбором для исполнителей будут местные исполнители. Это неплохо. Эти исполнители будут более доступны и могут даже привести на мероприятие своих друзей и семью. У них также, вероятно, есть сильные местные последователи и полезные связи в пределах музыкальной сцены области.

Наконец, слово мудрым: даже если ваши действия только начинаются и у вас мало поклонников, относитесь к ним как к профессионалам. Они должны знать, где им нужно быть, в какое время и какие удобства у вас будут под рукой (например, вода, закуски и т. д.). Благодаря тому, что с вами легко работать, вы сможете подключиться к местному музыкальному сообществу для будущих событий.

3. Продвигайте свой благотворительный концерт

Если вы проводите благотворительный концерт, чтобы привлечь новую аудиторию, вам нужно рекламировать мероприятие для них. Это означает, что в дополнение к тому, что ваши существующие спонсоры и сторонники узнают о мероприятии, не упустите всех местных любителей музыки, которым это может быть интересно.

Думайте о благотворительном концерте так же, как о сборе средств среди равных. В одноранговых кампаниях некоторые люди будут делать пожертвования для поддержки кампании друга, даже если они не знают о вашем деле. На благотворительном концерте у вас могут быть зрители, которые приходят за вашими исполнителями, но никогда не слышали о вашей некоммерческой организации. В обоих случаях вы получаете возможность осмысленно представить новичкам свою миссию и поощрять их постоянное участие и поддержку.

Помимо ваших обычных каналов связи, увеличьте вероятность привлечения новой аудитории, продвигая свой благотворительный концерт в:

• Музыкальные магазины и музыкальные магазины
• Площадки для выступлений
• Музыкальные школы и с местными преподавателями

Вы также можете попросить место проведения и исполнителей продвигать шоу в своих учетных записях в социальных сетях. Даже относительно неизвестные артисты могут иметь тысячи подписчиков, поэтому перекрестное продвижение может быть ключевым.

Наконец, планируйте общаться со своими сторонниками по электронной почте. Отправляйте напоминания о покупке билетов заранее, добавляйте видео с прошлыми выступлениями ваших музыкантов и давайте тизеры о том, что ваша аудитория может ожидать на благотворительном концерте.

4. Используйте гибридную модель мероприятия для большего участия

Гибридные модели событий оказались ценным подходом для некоммерческих организаций после пандемии COVID-19. Ими также стало легко управлять благодаря таким решениям, как Classy Live, которое предлагает некоммерческим организациям удобную виртуальную платформу для проведения мероприятий, оптимизированную для сбора пожертвований. Некоммерческие организации могут использовать Classy Live для:

• Трансляция вашего благотворительного концерта
• Управляйте процессом продажи билетов
• Интегрируйте тихие аукционы с мобильными ставками
• Поощряйте разовые или повторяющиеся подарки

Наш отчет об опыте проведения мероприятий по сбору средств за 2022 год показал, что 36% респондентов, посетивших мероприятие по сбору средств в период с января 2020 года по февраль 2022 года, сделали это из дома через виртуальные компоненты мероприятия. Еще 20% присоединились к очным мероприятиям с виртуальными опциями. Выбрав гибридный благотворительный концерт, участники могут наслаждаться музыкой и праздниками лично или где бы они ни находились. Это расширяет ваш охват за пределы ваших географических границ и позволяет присоединиться сторонникам, которые, возможно, не смогли бы этого сделать иначе. Гибридная модель гарантирует, что вы не упустите весь потенциал своего благотворительного концерта.

Кроме того, вы можете даже добиться большего успеха в сборе средств, как это сделала некоммерческая организация African Community Education (ACE). ACE использовала Classy Live для своего гибридного гала-мероприятия 2021 года, которое включало музыкальные выступления. Он зафиксировал рост выручки от мероприятия на 203% по сравнению с его полностью виртуальным мероприятием в 2020 году и даже более высокий рост по сравнению с его личным мероприятием в 2019 году.

5. Планируйте несколько потоков доходов

Еще одним большим преимуществом благотворительного концерта является то, что вы можете иметь несколько источников дохода. При планировании того, как вы достигнете своей цели по сбору средств, рассмотрите следующие варианты:

• Кампании «равный-равному» : попросите группы создать страницы команд и собрать средства за несколько недель до шоу. Таким образом, даже сторонники из других городов и люди, которые не могут присутствовать, смогут пожертвовать.
• Билеты: продавайте билеты онлайн заранее, чтобы им было проще присоединиться к вашему мероприятию. Однако не удивляйтесь, если у вас будет много желающих заплатить прямо у двери. Просто убедитесь, что у вас есть касса и мобильный шлюз для пожертвований.
• Товары: собирайте деньги во время своего благотворительного концерта, продавая футболки, пуговицы, шляпы и другие сувениры. Вы даже можете использовать специальный дизайн мероприятия, чтобы у участников был жетон, который запомнит их на долгие годы. И не забывайте о месте проведения вашего виртуального мероприятия. Используйте его для продажи товаров и товаров с фиксированной ценой во время вашего мероприятия.
• Уступки: попросите волонтеров продавать различные напитки и закуски. Если в вашем заведении предлагают еду или напитки, вы можете спросить, будут ли они выделять выручку от фирменного коктейля или угощать вас.
• Напоминания ведущим. Соберите несколько пожертвований в последнюю минуту, попросив исполнителей или ведущих напомнить аудитории, что они могут сделать пожертвование через вашу мобильную страницу пожертвований. Кто-то обязательно будет записывать выступление, поэтому скажите им выйти в интернет и сделать пожертвование, поскольку у них уже есть смартфон.
• QR-коды: добавьте эти простые для сканирования коды на афиши мероприятий, пакеты с сувенирами и билеты, чтобы посетители могли легко перейти на вашу страницу пожертвований и поддержать ваше дело.
• Банки с чаевыми : разместите банки с чаевыми по всему месту проведения мероприятия, чтобы участники могли делать денежные пожертвования. Вы также можете напечатать свой QR-код на этикетке банки, чтобы поощрять мобильные пожертвования.
• Аукционы и весла: используйте Classy Live, чтобы включить аукцион в свою повестку дня, сообщая своим посетителям, когда торги начинаются и заканчиваются. Благодаря мобильным ставкам участники могут делать ставки лично или виртуально и могут легко оплачивать покупки с помощью самообслуживания.

Когда вы устанавливаете свои различные потоки доходов, подумайте, как вы можете использовать их, чтобы построить мост для сторонников между этим событием и продолжающимся будущим взаимодействием с вашим делом:

• Отправьте всем участникам электронное письмо с благодарностью, в котором рассказывается о том, сколько вы собрали, и о влиянии, которое это позволит вам оказать.
• Пригласите их на следующее волонтерское мероприятие и расскажите, как они могут следить за вашей работой в социальных сетях.
• Используйте свой благотворительный концерт, чтобы привлечь новых сторонников в свое дело и стать лояльными донорами в будущем.

6. Подумайте о корпоративном спонсоре вашего благотворительного концерта.

Хотя проведение благотворительного концерта может привлечь значительное финансирование для вашей некоммерческой организации, это сопряжено с расходами. Чем больше вы сможете снизить эти расходы, тем больше вы сможете направить вырученные средства непосредственно на свое дело. Один из способов сократить расходы — сотрудничать с предприятиями и частными лицами, заинтересованными в спонсорстве вашего мероприятия.

Спонсорство может принимать форму пожертвованного времени, ресурсов или финансирования. Например, помещение для проведения мероприятий может спонсировать ваш благотворительный концерт, пожертвовав помещение. Ваши музыканты могут пожертвовать своим временем и заплатить свои обычные гонорары за выступления. Корпоративный спонсор может предоставить денежную поддержку для финансирования ваших усилий по маркетингу и продвижению. Чем больше пожертвований вы сможете получить, тем больше будет эффект от вашего мероприятия.

Наконец, корпоративный спонсор может также захотеть предоставить матч для вашего мероприятия. Это может помочь увеличить пожертвования на вашем благотворительном концерте, если посетители знают, что их пожертвование в размере 20 долларов, например, будет равно 40 долларам за матч.

7. Держите свою цель сбора средств в центре внимания участников

Вы хотите, чтобы ваши посетители повеселились, но вы также хотите, чтобы они помнили, что этот вечер — это нечто большее, чем просто музыка. Напомните им, что, придя на ваш благотворительный концерт, они могут изменить ситуацию, поддержав ваше дело.

Хороший способ мотивировать вашу аудиторию на достижение вашей цели по сбору средств — держать эту цель в центре внимания. В конце концов, люди с большей вероятностью сделают пожертвование, когда увидят, что вы близки к достижению своей цели. Это эффект близости к цели, когда люди чувствуют, что именно они могут подтолкнуть вас к финишу и обеспечить ваш успех.

Запланируйте использовать термометр для сбора средств на своем благотворительном концерте, который обновляется в режиме реального времени, чтобы показать прогресс в достижении вашей цели. В перерывах между сетами ваш ведущий может привлечь внимание к строке состояния, рассказывая истории о влиянии вашей некоммерческой организации или демонстрируя короткие видеоролики о вашей работе. Вы также можете призвать своих музыкантов подбадривать толпу, чтобы привлечь внимание посетителей к смыслу мероприятия.

Приготовьтесь к року ради великого дела

В любом мероприятии по сбору средств нужно уладить множество деталей, но следование этим советам поможет вам справиться с уникальными проблемами, связанными с проведением благотворительного концерта. Это может быть отличным способом вырваться из вашей обычной рутины по сбору средств и привлечь больше членов вашего местного сообщества к участию в вашем деле. Не говоря уже о том, что, привлекая исполнителей и каждую из их аудиторий, вы можете выйти за пределы своей базы сторонников и связаться с людьми, которые иначе никогда бы не столкнулись с вашей организацией.