Преимущества внедрения системы управления контрактами

В основе каждой современной организации лежит необходимость быстрой трансформации и позиционирования своего бизнеса, чтобы выжить. Он включает в себя управление бизнес-требованиями в рамках регулируемой структуры для обеспечения непрерывности бизнеса.

Каждая компания, большая или маленькая, заключает соглашения о своих бизнес-предложениях и контрольных показателях производительности. Это включает формальные контракты, чтобы гарантировать, что соглашения являются обязательными для обеих сторон, и нет риска нарушения каких-либо условий. Таким образом, современные технологичные компании защищают свои деловые интересы и имидж бренда с помощью формальной системы управления контрактами (CMS), которая автоматизирует весь жизненный цикл контрактов.

Необходимость CMS в корпоративной среде

Любой контракт начинается с неформальных или устных переговоров и переходит к возможным подписям уполномоченными лицами и представителями юридических фирм. Юридический процесс также включает в себя различные положения, в которых указывается, как предоставляются конечные продукты или услуги.

Но могут ли ручные процессы обеспечить безошибочное и своевременное соблюдение обязательств всеми сторонами? Нет. Традиционные способы управления контрактами сопряжены с риском неправильного толкования или невыполнения условий контракта, что может привести к убыткам для бизнеса или сделать некоторые условия недействительными.

Тем не менее, автоматизированное программное обеспечение для управления контрактами на основе правил не содержит ошибок и автоматически активирует юридические условия на основе дат, выполнения задач и норм соответствия на протяжении всей системы управления жизненным циклом контрактов. Таким образом, система управления контрактами оптимизирует полный жизненный цикл контракта с помощью интегрированного программного обеспечения, которое обрабатывает контрактные действия.

10 ключевых преимуществ интегрированной системы управления контрактами

Система управления контрактами оцифровывает, хранит и классифицирует все контракты в центральном репозитории для доступа заинтересованных сторон, таких как члены юридической группы, группы по соблюдению требований и руководство. Кроме того, это избавляет от необходимости заполнять договоры вручную и экономит время. Любое потенциальное повреждение или кража важных файлов или потеря из-за неправильного размещения и таких проблем, как пожар, являются другими преимуществами системы управления контрактами.

Здесь мы рассмотрим некоторые преимущества корпоративной системы управления жизненным циклом контрактов :

1. Единая система управления жизненным циклом контракта

Компании могут воспользоваться преимуществами централизованного репозитория, в котором хранятся и управляются все юридические документы для единой точки доступа. Единое хранилище документов обеспечивает прозрачность и подотчетность для лучшего контроля.

Централизованная система поиска помогает быстрее и эффективнее находить контракты на основе предопределенных метаданных и текстового поиска.

2. Централизованная классификация и извлечение контрактов

Централизованный репозиторий использует преимущества использования системы управления контрактами: снижение рисков благодаря оцифровке и извлечению контрактных данных с помощью ИИ, единый механизм категоризации юридических документов, определение и сравнение документов для беспрепятственного и совместного арбитража, отслеживаемые потоки аудита и многое другое.

Единая оптимизированная система управления контрактами предлагает преимущества системы управления контрактами, помогая в конечном итоге заключать сделки быстрее и безупречно.

Большая часть корпоративных данных сегодня находится в облаке. Система управления облачными контрактами является частью CMS, облегчающей командную работу и принятие бизнес-решений, не зависящих от местоположения. Облачная CMS — важнейший элемент глобальной бизнес-экосистемы, где заключаются сделки и заключаются контракты в разных местах.

3. Настраиваемый рабочий процесс и шаблоны

Другими преимуществами использования системы управления контрактами являются встроенные рабочие процессы на протяжении всего жизненного цикла контракта для оптимизации процесса создания, утверждения, исполнения и расторжения контракта, а также защиты предприятий с помощью мер безопасности в различных случаях.

Шаблоны, основанные на различных типах контрактов и датах, обеспечивают своевременные оповещения и уведомления до истечения срока действия контракта. Это делает продление и переход на новый год плавным и автоматизированным процессом, позволяющим компаниям пересматривать или отменять соглашение и предотвращать тупиковые ситуации в неблагоприятных условиях.

4. Сводит к минимуму ошибки и потери

Система управления контрактами приносит пользу бизнесу, оптимизируя весь юридический процесс. Составление юридических документов является единообразным и относительно свободным от ошибок благодаря встроенной библиотеке положений с условиями, которые синхронизируются с шаблонами контрактов для утверждения и гибкости в управлении документами.

5. Защита от кибератак и утечек данных

Функции системы управления контрактами хранятся на централизованных и безопасных серверах, часто в зашифрованном виде и с контролем доступа. Таким образом, посторонние лица не могут получить доступ к важным юридическим документам бизнеса. Централизованная корпоративная система управления контрактами также имеет элементы управления доступом, которые обеспечивают прозрачность на каждом этапе юридического жизненного цикла.

6. Максимальная сохранность юридических документов

Еще одним преимуществом системы управления контрактами является оцифровка и сквозная гиперавтоматизация на протяжении всего жизненного цикла контракта, поскольку это означает, что у всего есть цифровая резервная копия. Таким образом, предотвращаются убытки, которые могут возникнуть от наводнений или пожаров в случае физических контрактов, а также от злоумышленных действий при увольнении сотрудников. CMS защищают деловые интересы и вероятность крупных выплат в случае массовых отставок или увольнений.

7. Оптимизация бизнес-процессов отдела

Системы управления контрактами также отслеживают данные о поставщиках, интегрируясь с другими отделами для сквозной видимости контрактов, что позволяет вносить поправки в субконтракты, сроки, цены и т. д. CMS обеспечивает автоматизированный анализ производительности в соответствии с контрактными условиями для повышения эффективности работы. и финансовые показатели различных отделов по сравнению с договорными контрольными показателями.

8. Выявление и снижение финансовых и репутационных рисков

Соблюдение нормативных требований условий контракта с финансовым и правовым регулятором региона является важнейшим требованием каждого бизнеса. Система корпоративного управления контрактами решает эту проблему, разрабатывая подходящий план обеспечения непрерывности бизнеса в рамках механизма соблюдения требований CMS, тем самым снижая любые финансовые и репутационные риски, связанные с несоблюдением нормативно-правовой базы.

9. Автоматическое формирование отчетов

Система управления контрактами выигрывает от оптимизации всего юридического и договорного процесса и помогает создавать детализированные и мгновенные отчеты для мониторинга ключевых показателей эффективности по сравнению со сводными отчетами по контрактам. Таким образом, ключевым преимуществом системы управления контрактами является ее интеллектуальная и автоматизированная отчетность по своевременным действиям.

10. Более эффективная CRM

Интеллектуальные решения по управлению контрактами используют управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) для ориентированного на клиента и целостного подхода к взаимоотношениям с клиентами. Контракты эффективно используются и обеспечиваются с помощью своевременных и автоматических уведомлений для эффективной CRM.

Если вы хотите, чтобы ваш юридический отдел приносил пользу бизнесу, свяжитесь с нами в Vuram, чтобы получить лучшую на рынке CMS с поддержкой plug-and-play! Наш собственный TrustHall реализует оптимизированную систему для автоматизации всех ваших юридических потребностей.