Навигация по бухгалтерскому учету в некоммерческих организациях: лучшие практики и советы

Бухгалтерский учет может быть не самой привлекательной частью любого бизнеса, в том числе некоммерческого, но он играет важную роль в обеспечении бесперебойной работы вашей организации.

Бухгалтерский учет предоставляет системы и информацию, необходимые для контроля финансов некоммерческой организации, от соблюдения требований до управления финансами.

Тем не менее, понимание и оценка финансовых данных могут показаться сложными в начале работы, но это не обязательно. В нашем руководстве подробно описано, как вы можете позаботиться обо всех своих бухгалтерских потребностях и поддерживать финансовое благополучие вашей некоммерческой организации в долгосрочной перспективе.

5 способов сравнить некоммерческий учет с коммерческим учетом

Коммерческие предприятия имеют устоявшуюся практику бухгалтерского учета, о которой вы, возможно, уже знаете. Между этими процессами есть много общего, и некоммерческие организации должны следовать принципам бухгалтерского учета. Тем не менее, есть также несколько ключевых отличий, о которых следует помнить.

1. Налоги. Утвержденные некоммерческие организации имеют статус освобожденных от налогов в Службе внутренних доходов (IRS), в отличие от коммерческих предприятий, которые должны платить подоходный налог за сотрудников.
2. Финансовые отчеты: вместо балансового отчета, который ведут коммерческие компании, некоммерческие организации должны вести отчет о финансовом положении. Кроме того, некоммерческие организации ведут отчет о деятельности, а не отчет о прибылях и убытках, как коммерческие предприятия.
3. Собственный капитал по сравнению с чистыми активами : когда у коммерческого бизнеса есть излишек, эти деньги идут акционерам в качестве капитала. В некоммерческой организации эти деньги идут на чистые активы организации.
4. Управление: частный владелец (или акционеры) обычно ведет коммерческий бизнес. Надзор за некоммерческими организациями осуществляет добровольный некоммерческий совет директоров. Это влияет на структуру отчетности и подотчетности в рамках бухгалтерского учета.
5. Доход: доход для коммерческого бизнеса поступает от продажи товаров и услуг. В рамках некоммерческой организации этот доход поступает в основном от сбора средств и управления грантами.

Передовой опыт в области бухгалтерского учета для некоммерческих организаций

Каждая некоммерческая организация уникальна и требует индивидуального подхода к бухгалтерскому учету. Однако есть несколько основных шагов, которым должны следовать все благотворительные организации в некоммерческом секторе. Являетесь ли вы опытным профессионалом или только начинаете, вот несколько советов, как максимально эффективно вести бухгалтерский учет в некоммерческой организации.

1. Установите бюджет

Бюджет — это ваш финансовый план. Здесь вы включаете ожидаемые доходы и расходы на предстоящий год на основе результатов предыдущего года. Это помогает информировать вашу команду о прогнозировании и планах расходов. Не забудьте также запланировать непредвиденные обстоятельства.

Придерживайтесь вашего бюджета как можно ближе. Потратьте время, чтобы просмотреть его ежемесячно, чтобы оценить свой прогресс и при необходимости изменить направление. Операционный бюджет вашей организации должен служить вашим ориентиром, но также очень важно, чтобы у каждого отдела был операционный бюджет, который соответствует более крупным целям вашей некоммерческой организации.

2. Выберите бухгалтерское программное обеспечение

Правильный цифровой инструмент может помочь вам более надежно отслеживать свои финансы. Имея множество доступных вариантов, найдите время, чтобы выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим уникальным потребностям, опыту и бюджету. Например, QuickBooks и FreshBooks — два широко используемых бухгалтерских решения.

Лучшая система бухгалтерского учета для некоммерческих организаций поможет вам:

• Управляйте системой журналирования
• Подключиться к своему банковскому счету
• Создание и управление бюджетами
• Рассчитайте свой денежный поток
• Формировать отчетность и финансовую отчетность

3. Создайте команду бухгалтеров

В каждой некоммерческой организации должен быть человек, ответственный за финансы ее организации. Это может быть один человек, например финансовый директор, или целая команда, в зависимости от размера и сложности вашей организации.

Вам не нужны дипломированные бухгалтеры (CPA) в вашей команде, но это, безусловно, помогает. Самое главное — нанять кого-то, кто понимает язык Общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP) и способен регулярно составлять точные финансовые отчеты. Член правления, хорошо разбирающийся в бухгалтерском учете, также является преимуществом для вашей команды.

Возможно, стоит сотрудничать со специализированным некоммерческим бухгалтером или более крупной внешней бухгалтерской фирмой, чтобы помочь с выверкой и аудитом. Их объективность и специализация в области бухгалтерского учета послужат большим бонусом. Однако, поскольку бухгалтерских фирм бесчисленное множество, лучше выбрать ту, которая разделяет ваши ценности и имеет опыт работы с некоммерческими организациями.

4. Следите за своими записями

Надеюсь, вы отслеживаете все финансовые операции вашей некоммерческой организации, включая расходы, счета-фактуры и квитанции. Это помогает убедиться, что ваши внутренние записи соответствуют вашему балансу, что значительно облегчит ваш ежегодный некоммерческий аудит.

Лучше всего сохранять эти записи в цифровом виде в вашей бухгалтерской программе, но хранить бумажные записи в течение короткого времени полезно, чтобы убедиться, что все правильно. Надлежащее ведение записей имеет жизненно важное значение для надежного учета и соблюдения правил IRS и некоммерческих организаций.

5. Регулярно сверяйте свои счета

Выверка ваших счетов означает сравнение ваших банковских выписок с внутренними бухгалтерскими записями. Выверка банковских счетов — это практика сравнения ваших записей с тем, что на самом деле находится на банковском счете вашей организации, чтобы убедиться, что эти записи совпадают.

Этот процесс помогает обнаруживать любые ошибки и несоответствия или потенциально может обнаруживать мошенничество, если в вашей организации происходят какие-либо подозрительные действия. Это также убережет вас от отставания в ведении бухгалтерского учета.

Вы можете согласовать множество счетов, включая движение денежных средств (включая проверку платежей в вашу организацию и из нее), дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность и платежную ведомость персонала. Все эти счета жизненно важны для точной финансовой отчетности в вашей организации.

6. Проведите ежегодный финансовый аудит

Аудит — это официальная проверка ваших финансовых документов, которая может выявить любые потенциальные проблемы и обеспечить соблюдение требований. Возможно, вы сможете провести аудит самостоятельно или, возможно, вам придется нанять внешнюю фирму для проведения аудита, в зависимости от вашего размера и бюджета.

Это не просто недосмотр со стороны IRS, а здоровая регулярная практика, позволяющая обеспечить надлежащее ведение бухгалтерского учета вашей некоммерческой организации. Результаты этого единственного аудита могут быть включены в годовой отчет вашей некоммерческой организации и упростить сбор средств.

Некоммерческая бухгалтерская терминология, которую нужно знать

Бухгалтерский учет может быть высокотехнологичным и сложным процессом. Таким образом, понимание соответствующих ключевых терминов является важным шагом на пути к улучшению бухгалтерского учета некоммерческих организаций. Вот список некоторых наиболее распространенных фраз, которые вам нужно знать:

• Дебиторская задолженность : деньги, причитающиеся организации или, в случае некоммерческой организации, благотворительному фонду.
• Кредиторская задолженность : сумма, причитающаяся другим лицам за услуги или товары, полученные некоммерческой организацией.
• План счетов : список счетов, которые отправляют или получают деньги. Обычно они перечислены как активы, обязательства, чистые активы, доходы и расходы.
• Денежный поток : как деньги приходят и уходят из организации, особенно сколько ликвидных денег находится в наличии в любой момент времени. Обычно это указывается в отчете о движении денежных средств.
• Активы: стоимость всего, чем владеет ваша некоммерческая организация, включая денежные средства, товары, инвестиции, интеллектуальную или физическую собственность.
• Обязательства : сумма долга вашей организации, включая любые долги.
• Амортизация: потеря стоимости активов с течением времени.
• Отчет о деятельности : сводка доходов и расходов вашей некоммерческой организации за отчетный период. Это похоже на отчет о прибылях и убытках для прибыли.
• Учет фонда : рекомендуемая форма учета для некоммерческих организаций, поскольку она разделяет деньги на отдельные счета для различных видов деятельности, таких как программирование, маркетинг, администрирование и сбор средств.
• GAAP : Общепринятые принципы бухгалтерского учета — это стандарты бухгалтерского учета в США.

Держите бухгалтерский учет вашей некоммерческой организации под контролем, чтобы собрать больше для вашей миссии

Надлежащий учет жизненно важен для каждой организации в некоммерческом секторе, независимо от ее миссии или размера. Следовать правильным процедурам бухгалтерского учета несложно, но для этого требуется обученная команда и целенаправленные усилия.

Это одна из основных причин, по которой Classy отдает приоритет надежным и четким отчетам в своей системе. Доступ к этим отчетам непосредственно на вашей платформе пожертвований значительно упрощает управление вашими внутренними бухгалтерскими процессами.

Выполните следующие действия, чтобы ознакомиться с современными передовыми методами бухгалтерского учета для некоммерческих организаций, чтобы обеспечить соответствие требованиям и бесперебойную работу вашей организации.