Управление отношениями между собственным ИТ-отделом и внешним поставщиком

Многие компании считают, что выбор между сохранением поддержки ИТ внутри компании или передачей ее на аутсорсинг внешнему поставщику является простым. В этой ситуации цепочка подчинения, набор основных общих ценностей и структура отчетности одинаковы для всей команды и остаются кристально чистыми.

Однако такое случается редко, когда речь идет об ИТ-решениях. Собственные команды — привлекательная перспектива, но их стоимость может быть астрономической; полагаясь на внешнюю команду, вы можете получить больше опыта, но вам будет не хватать практического подхода, который может обеспечить только команда, физически размещенная в вашем офисе.

Похожие сообщения: Как принимать эффективные бизнес-решения

Компании все чаще принимают решение сбалансировать эти два варианта, надеясь на лучшее из обоих миров, но это не всегда так просто. Если вы хотите, чтобы между вашими двумя командами сложились позитивные отношения, приносящие пользу вашей компании, вам необходимо задать себе несколько важных вопросов и выяснить, что происходит внутри компании, а что следует передать на аутсорсинг.

У двух команд одна и та же цель?

Скорее всего, у вашего бизнеса есть базовый набор ценностей и идеалов, которые определяют, как вы будете вести свою деятельность каждый день. Хотя это отличный способ объединить вашу рабочую силу, иногда может показаться, что ИТ-команды не работают в рамках этих целей, но почему?

По сути, это сводится к той роли, которую они выполняют в вашем бизнесе. Очевидно, что ваши сотрудники по маркетингу, учетным записям и продажам не смогут выполнять свою работу без установленных и работающих ИТ-систем, но это может привести к разрыву между ними и остальной командой. Они просто слуги, работающие на тех, кто делает «правильную» работу? Или они сами продвигают бизнес?

Ваша ИТ-команда должна рассматриваться вашим бизнесом так же ценно, как и любая другая область вашей рабочей силы; поэтому ваш персонал и внешний поставщик также должны соответствовать этой модели мышления. Хотя вы можете в значительной степени видеть свою ИТ-поддержку, когда что-то работает неправильно, все же важно создать атмосферу единства, в которой вы все работаете для достижения общей цели.

Такое отношение может означать, что вы вовлекаете своего внешнего поставщика услуг в ситуации, к которым они не совсем имеют отношение, но если это гарантирует, что к ним относятся как к ценным членам вашего сообщества, то вы сможете избежать путаницы в отношении направления и приоритетов в будущем. вашего бизнеса.

Читайте также: 3 простых совета, как сохранить свой бюджет

Кто принимает решения для вашего бизнеса?

Тем не менее, хотя важно, чтобы все чувствовали себя частью команды, не менее важно обеспечить, чтобы ими руководило сильное и эффективное руководство. Когда вы привлекаете внешних поставщиков, эти линии команд могут стать немного туманными, поэтому вам нужно прояснить ситуацию и убедиться, что вы не столкнетесь с какими-либо проблемами из-за путаницы.

Когда принимается решение, основанное на ИТ, вы должны убедиться, что вся команда знает, кто принял это решение, а также почему оно было принято и кто будет направлять другие запросы с этого момента. Хорошо иметь инициативу, но вы не хотите подрывать бизнес, заставляя людей принимать решения, которые не соответствуют более широким и долгосрочным целям.

Как выглядит ваша структура отчетности?

Если вы работаете с внешним поставщиком ИТ-поддержки, вы должны убедиться, что они используют структуру отчетности, аналогичную той, с которой работает ваша внутренняя команда. ИТ-служба работает максимально эффективно, когда все движется как единое целое — думайте о ней как о всей сети, а не только об отдельных устройствах.

Чтобы объединить свои команды, создайте структуру отчетности и убедитесь, что обе команды согласны ее соблюдать — это снижает вероятность пробелов и ошибок, а также упущенных возможностей.

Ясно ли, кто выполняет каждую задачу?

С помощью облачных инструментов управления проектами можно легко назначать определенные задачи определенным пользователям. Однако, если вы работаете с внешней командой, которая не входит в вашу обычную структуру управления, вы можете столкнуться с некоторыми проблемами.

Чтобы избежать этого, вы должны убедиться, что каждая отдельная задача или ваша внутренняя или внешняя команда назначается последовательно и одинаково, даже если внешний поставщик в конечном итоге удваивает ее с помощью своих собственных методов. Делая это, вы можете быстро просмотреть свои планы и точно знать, кто будет заниматься вашей задачей, а точнее, будет ли она выполняться на стороне или выполняться собственными силами.

Читайте также: 10 лучших бесплатных бизнес-инструментов для стартапов

Ясно ли общение?

Этот вопрос не слишком сложный и является ключевым компонентом успеха любого бизнеса: убедитесь, что ваши две команды общаются четко, последовательно и эффективно.

Это может показаться очевидным, но со временем общение легко ускользает, особенно если работы накапливается или ваш бизнес переживает особенно загруженный период. Если все справляются со своими поставленными задачами, то регулярное общение может показаться ненужным, но всегда стоит убедиться, что все знают, где они находятся и как все остальные справляются со своей работой.

Вы можете помочь общению, настроив инструменты для совместной работы, такие как диаграммы Slack или костры Basecamp, чтобы сотрудники могли просто общаться!

Понимают ли ваши команды друг друга?

Вы можете предположить, что у вас есть полное представление о ролях людей в ваших командах и о том, чем они могут заниматься изо дня в день, но если вы не будете в курсе, вы можете столкнуться с негодованием или напряжением. между двумя сторонами вашей поддержки.

Четкое определение того, за что отвечает каждая команда на раннем этапе процесса найма, имеет решающее значение для того, чтобы помочь каждой команде понять, чем другая команда занимается ежедневно. Вы также не должны колебаться, объединяя две команды, чтобы тенить друг друга, если вы хотите создать прочную основу или еще больше укрепить отношения. ИТ-системы могут сильно различаться от одной компании к другой, и нет лучшего способа прояснить сложности, чем понимание каждой командой рутинных обязанностей другой. Хотя это не обязательно приведет к взаимозаменяемости членов, это означает, что они могут иметь соответствующие ожидания друг от друга и будут знать, куда обратиться за некоторой поддержкой, если им понадобится дополнительный опыт.