Как управлять эффективной удаленной командой

Эффективное управление командой, работающей удаленно, — это кривая обучения для любой компании, которая переключается с работы в офисе или в офисе.

В Exposure Ninja мы управляем нашей командой на 100% удаленно и делаем это уже более семи лет. Не для того, чтобы трубить в собственные трубы, но нам нравится думать о себе как о невероятно эффективной и действенной виртуальной команде. Это не значит, что мы не наткнулись на несколько ухабов на дороге по пути.

Хотя поначалу управление виртуальной командой может показаться пугающим, оно может быть скрытым благословением. Перевод вашей компании на удаленную работу подтолкнет вас к улучшению ваших процессов, более четкому определению того, что вы ожидаете от членов вашей команды, и сделает вашу компанию более компактной.

Посмотрите наш вебинар о том, как выжить и преуспеть при переходе на удаленную работу, от нашего главного ниндзя и ветерана удаленной работы Тима Кэмерона-Китчена.

Проблемы с управлением удаленной командой

Вы столкнетесь с некоторыми новыми проблемами при перемещении своей команды на виртуальное рабочее место, но важно то, как вы с ними справитесь. Вот некоторые из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются удаленно работающие команды:

• Отсутствие подходящих инструментов для удаленной работы
• Неорганизованные или неадекватные методы общения
• Отсутствие подотчетности и ясности в отношении обязанностей
• Границы рабочего времени и уважение ко времени каждого
• Разрозненный график работы
• Трудно отслеживать работу, производительность и производительность
• Проблемы с определением, когда персонал испытывает стресс или перегружен
• Чувство изоляции и отсутствие командной связи

Мы пробовали и тестировали различные подходы к решению этих проблем. Некоторые потерпели неудачу, но другие добились успеха. На нашем тренинге «Революция удаленной работы» мы познакомим вас с нашими успехами и неудачами, чтобы вы могли избежать наших ошибок и сразу перейти к реализации замечательных вещей.

Доберитесь до вершины Google бесплатно

Загрузите бесплатную копию нашего бестселлера,

" Как попасть в топ Google "

Скачать мою бесплатную копию

Как обеспечить эффективное управление вашей удаленной командой

Управление удаленной командой не должно быть головной болью. При наличии правильных процессов вы можете наладить бесперебойную онлайн-операцию, которая заставит вас задуматься, почему вы раньше не перешли на удаленную работу.

1. Установите четкие ожидания и часы работы

Когда вы ожидаете, что ваша команда будет работать, и над чем вы ожидаете, что они будут работать при переходе на удаленную работу, это важный фактор. Если вы передадите своим сотрудникам ноутбук и отправите их домой без каких-либо объяснений, это приведет к ненормированному рабочему дню и неоднородной работе.

Хотя удаленная работа может быть гибкой, важно контролировать, насколько гибко вы позволяете этому времени быть. Установите ожидаемые рабочие часы с вашей командой посредством личных бесед, обновленных контрактов или письменного соглашения о работе на дому. Каждый член команды должен четко понимать, какое рабочее время ожидается.

В Exposure Ninja мы используем гибкий график работы, позволяя многим нашим сотрудникам работать по гибкому графику, при условии, что они всегда работают не менее четырех часов в день, с понедельника по пятницу, в Великобритании с девяти до пяти. С ролями, ориентированными на клиента, гибкость меньше, но мы по-прежнему позволяем нашей команде управлять временем перерыва и вместо этого предлагаем варианты работы с восьми до четырех или с десяти до шести.

2. Установите четкий этикет общения и расписание встреч

Ваша команда будет общаться только по электронной почте и WhatsApp? (Надеюсь, что нет!) Какие инструменты им следует использовать для общения? Как будут проходить встречи? Где и когда? Это лишь некоторые из первых вопросов, которые возникают у компаний по поводу удаленной работы.

Вот что мы рекомендуем:

• Используйте Slack для всех внутренних коммуникаций. Slack — это инструмент для обмена мгновенными сообщениями, который можно установить на настольный компьютер и мобильный телефон, чтобы члены команды могли общаться быстро и эффективно.
• Используйте Календарь Google для планирования встреч. Все в команде должны использовать одну и ту же систему календаря, чтобы избежать двойного назначения встреч или записи всего в своем дневнике с ручкой и бумагой.
• Планируйте встречи заранее и планируйте только то время, которое вам нужно. Составьте четкую повестку дня собрания и назначьте председателя собрания, чтобы направить обсуждение и перенести собрание, когда это необходимо.
• Используйте Google Hangouts для встреч. Google Hangouts — это бесплатный инструмент для видеоконференций. Когда вы планируете встречу в Календаре Google, ей автоматически назначается ссылка на Google Hangout. Просто нажмите на ссылку, чтобы присоединиться к встрече.
• Дайте вашей команде рекомендации по эффективному общению с коллегами, работающими удаленно. Переход на удаленную работу означает увеличение количества онлайн-сообщений и гораздо меньше личного общения. Поскольку вы не можете полагаться на язык своего тела и тон голоса в письменных сообщениях, важно, чтобы члены команды знали, как эффективно писать своим коллегам.

3. Используйте правильные инструменты

У эффективных удаленных команд есть нужные инструменты. Хотя инструменты коммуникации, упомянутые выше, являются первым шагом, также необходимо иметь правильные инструменты для управления другими аспектами деятельности вашей компании.

Вот ключевые инструменты, которые мы рекомендуем в Exposure Ninja:

• Работа в команде* — инструмент управления проектами и задачами для отслеживания и назначения рабочих задач и проектов.
• Hubstaff* — инструмент учета рабочего времени для учета рабочего времени и уровня активности.
• Xero — бухгалтерское программное обеспечение для расчета заработной платы и управления счетами клиентов.
• Lastpass — безопасный инструмент управления паролями.
• Infusionsoft/Keap — CRM для продаж. Подробнее о CRM читайте здесь.

Все инструменты, которые мы здесь рекомендовали, мы используем сами.

4. Поставьте процессы на свои места

После того, как вы разобрались с программным обеспечением и инструментами, необходимыми для эффективной работы вашей компании, пришло время внедрить процессы. Процессы — это основа успешного удаленного бизнеса, и я не могу не подчеркнуть важность четких, эффективных и воспроизводимых процессов.

В Exposure Ninja мы используем Teamwork* для управления задачами. Teamwork имеет функцию, которая позволяет вам создавать списки задач (например, контрольные списки) для основных задач вашего бизнеса. Это гарантирует, что сотрудники никогда не пропустят ни одной детали, потому что они всегда перепроверяют свою работу. Это также невероятно полезно для новых членов команды, начинающих работать удаленно, поскольку дает им четкое пошаговое руководство.

Переходите на удаленную работу? Процессы звучат как головная боль? Наши тренинги и консультации по Remote Work Revolution помогут вам шаг за шагом настроить надежные удаленные процессы. Подпишитесь на все секреты.

5. Сделайте людей ответственными и подотчетными

Как и в любом бизнесе, наиболее успешными являются те, в которых члены команды имеют четкие обязанности и несут ответственность за определенные задачи или процессы. Кто эти люди и насколько они опытны в управлении процессами, за которые они несут ответственность, является неотъемлемой частью бесперебойной работы удаленного бизнеса.

Если вашему бизнесу потребуются новые процессы для удаленной работы, назначьте конкретного человека в вашей организации ответственным за создание каждого из них. Если у вас есть человек с сильным операционным мышлением, стоит поручить ему установить критерии и проверить внедренные процессы.

6. Управление разными часовыми поясами

Различные часовые пояса могут нанести ущерб неподготовленной к ним виртуальной команде. Хотя может быть дешевле передать определенные задачи командам, базирующимся в других странах, если ваша основная клиентская база находится в Великобритании или США, вам также понадобится персонал, доступный в этих часовых поясах. Другое соображение — когда вашим сотрудникам необходимо взаимодействовать друг с другом и убедиться, что между их рабочими графиками есть пересечение.

Многие успешные удаленные предприятия, в том числе Buffer, имеют команды, расположенные в разных местах и ​​часовых поясах, как и Exposure Ninja. С положительной стороны, ваша компания может чаще отвечать вашим клиентам. Обязательно установите четкие рабочие часы и убедитесь, что эти графики совпадают между коллегами.

7. Поймите, когда сотрудникам нужна удаленная поддержка

Сотрудник проходит мимо вашего стола, необычно опоздав на работу на 20 минут и глубоко нахмурив лоб. Спрашиваешь их, все ли в порядке, а они, кажется, сдерживают слезы. Легко определить, когда сотрудник нуждается в поддержке на физическом рабочем месте, где вы общаетесь лицом к лицу.

Когда ваша команда работает удаленно, вы не видите тех же сигналов. Но есть сигналы. Следите за изменениями в поведении, ненормированными рабочими часами, пропущенными задачами и убедитесь, что вы спрашиваете напрямую.

8. Планируйте регулярные встречи 1:1

Регулярные встречи один на один гарантируют, что ваша команда справляется со своими задачами. Это даст им направление, в котором они нуждаются, и даст вам душевное спокойствие, зная, что прогресс есть. Наверстывание бесценно для поддержания тесной связи между менеджерами и сотрудниками и эффективного управления удаленной командой.

9. Добавьте социальную активность

Тот факт, что ваша команда виртуальная, не означает, что социальная сторона работы должна быть отброшена на второй план. Замените чаты в служебных комнатах и ​​напитки после работы каналами Slack и группами по интересам. В Exposure Ninja у нас есть канал Watercooler, где наша команда обсуждает все виды, а также книжные клубы, лиги фэнтези-футбола и многое другое.

Не поддавайтесь искушению забрать своих сотрудников со своими ноутбуками и скрестить пальцы. Это приведет только к одному результату: катастрофе. Выполните описанные выше шаги и пройдите курс обучения Remote Work Revolution или закажите консультацию по удаленной работе с нашей командой экспертов, чтобы защитить будущее вашего бизнеса.

*Некоторые ссылки в этой статье являются партнерскими ссылками, за продвижение которых Exposure Ninja получает плату (эти ссылки не спонсируются). Exposure Ninja продвигает только те услуги, которые мы уже используем в рамках нашего маркетингового стека.