Как мы организовали виртуальное мероприятие, в котором приняли участие более 10 000 человек

Наряду со многими другими компаниями, некоммерческими организациями, молодоженами и выпускниками со всего мира, у Classy были большие планы на проведение личного мероприятия в 2020 году. Последние шесть лет мы проводили Collaborative, конференцию для некоммерческих профессионалов. Collaborative — это четырехдневный опыт, который предлагает некоммерческим профессионалам возможность учиться, общаться с отраслевыми экспертами и единомышленниками, посещать насыщенные событиями счастливые часы и получать новое вдохновение для своих миссий. Но в первую неделю марта 2020 года, когда COVID-19 быстро превратился из краткого упоминания в новостях в заголовок, написанный заглавными буквами, наша команда по организации мероприятий знала, что мы не можем гарантировать личное мероприятие.

«Процесс перехода к виртуальному мероприятию был воспринят нелегко, — говорит старший менеджер по организации мероприятий Тэрин Краудер. «Когда мы впервые начали отслеживать ситуацию с COVID-19, мы разработали несколько различных антикризисных планов в зависимости от того, что произойдет с вирусом дальше. Эти первоначальные антикризисные планы действовали недолго — нам приходилось почти ежедневно в течение нескольких недель переходить к новым антикризисным планам, поскольку пандемия быстро меняла ситуацию. Эти кризисные планы состояли из коммуникации и оперативной тактики».

Чтобы помочь вашей команде переосмыслить свои очные мероприятия, мы попросили пятерых ключевых членов нашей команды поделиться своими советами и извлеченными уроками по переходу от очного мероприятия к виртуальному, которое всего за два с половиной месяца привлекло более 10 000 участников. Читайте дальше, чтобы услышать от Тарин Краудер, старшего менеджера по организации мероприятий; Брук Хирн, старший организатор мероприятий; Энн Гиллен, старший маркетолог событийного контента; Ирэн Уэббер, старший визуальный дизайнер; и JP Angers, старший видеопродюсер.

Урок 1. Оценивайте риски, проводите исследования и действуйте быстро.

В: Объясните первоначальный процесс того, как вы решили перейти от личного к виртуальному мероприятию.

Тарин: Сначала нам нужно было начать процесс оценки нашего риска с личного мероприятия. Это включало просмотр подписанных договоров и счетов за оказанные услуги. Мы начали с охвата каждого из наших поставщиков, отелей и мест проведения.

Мне нужно было вести судебные баталии с форс-мажором, а для этого мне нужно было знать: из каких соглашений мы могли и не могли выйти, и какие услуги были оказаны, чтобы я мог знать, сколько денег мы уже вложили в личное мероприятие.

Брук : Пока мы выясняли, как отменить или отложить наши соглашения о личном мероприятии, мы также проводили часы на совещаниях, точно определяя, как будет выглядеть виртуальное мероприятие, что мы предложим и когда.

Помимо переосмысления события, мы также решали новые задачи, связанные с полностью виртуальным событием. Нам очень повезло, что у нас есть несколько экспертов в области технологий, на которых мы могли положиться, например, наш продюсер видео и ИТ-команда.

В: Какие у вас были мысли или опасения во время этого процесса?

Тарин : Никто из нас никогда раньше не планировал виртуальное мероприятие, поэтому нам нужно было исследовать технологии; ИТ-потребности, такие как WiFi; подготовка динамиков для хорошего освещения, звука и Wi-Fi в их индивидуальных домах; возможности спонсорства для виртуальной среды, сетевые возможности для виртуальной среды и т. д.

В: Как переход к виртуальному мероприятию повлиял на запланированный контент?

Энн: Это было сложно с точки зрения контента, потому что я знала, что нам придется двигаться очень быстро, но я не могла начать собирать контент, пока мы не выяснили, как будет выглядеть виртуальное мероприятие с точки зрения логистики и технологии.

Как только эти решения были приняты, мы быстро поняли, что не можем использовать уже подготовленные сеансы для личного мероприятия. Они не соответствовали нынешнему климату и не создавали идеального потока для конференции. Мы перезапустили процесс выбора темы и направления конференции, курировали тематические области, а затем определили новых спикеров, которые соответствуют этим темам.

Тарин: Планирование контента было частью графика с первого дня. Один из первых вопросов, который мы задали себе, заключался в том, сколько сеансов мы должны предложить? Мы не думали, что людям будет интересно сидеть перед своими компьютерами весь день, и мы думали, что они захотят курировать свое собственное расписание. Это также сыграло решающую роль в выборе технологии.

Нам пришлось начинать с контента заново, потому что мы жили в новом мире, где людям нужен был другой контент, чем раньше. Итак, нам нужно было поговорить с отраслевыми экспертами и некоммерческими организациями, чтобы точно понять, через что они проходят, чтобы точно знать, что им нужно, чтобы мы предоставили.

Несколько вопросов, которые мы обсудили:

• Захотят ли люди подписаться на это виртуальное мероприятие? Как нам заинтересовать их?
• Рынок перенасыщен контентом по COVID-19, значит, наш никому не нужен? Будет ли контент, который мы выбрали в апреле, актуален в июне?
• На что похожи другие виртуальные мероприятия? Чему мы можем научиться у других прямо сейчас?
• У нас есть участники со всего мира, так какие временные рамки мы должны использовать для сессий?
• Как бы мероприятие называлось?
• Будет ли у нас тема?

Сначала мы решили не создавать тему, так как у нас было такое маленькое окно, чтобы все это осуществить. Но, разговаривая со спикерами, мы поняли, что возникла органичная тема: Адаптация. Итак, мы решили связать его с одной из основных ценностей Classy: адаптироваться и преодолевать.

Было так много неизвестных, что мы должны были просто сделать наши самые обоснованные предположения по многим из этих вопросов. Мы взяли на себя обязательство предоставить надежные сетевые возможности и потратили массу времени на изучение того, как это сделать. Мы также подписались на многие виртуальные мероприятия в качестве участников, чтобы получить информацию из первых рук.

Поскольку мы создавали совершенно новое мероприятие, нам пришлось создать новый логотип. Во-первых, нам нужно было знать, каким будет новое имя, поэтому мы провели внутренний мозговой штурм, чтобы выяснить это. Затем мы обратились к нашей команде дизайнеров и попросили их предложить несколько вариантов логотипа.

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Оцените риски, связанные с изменением ваших планов, изучив соглашения и контракты с поставщиками.
• Проведите исследование, чтобы узнать, что влечет за собой виртуальное мероприятие с точки зрения необходимых технологий и функциональности — как обязательных элементов, так и полезных.
• Просмотрите запланированный контент или расписание мероприятий, чтобы начать мозговой штурм, чтобы приспособиться к виртуальной аудитории.
• Посещайте другие виртуальные мероприятия для вдохновения.
• Создавайте список вопросов по мере их поступления, чтобы напомнить вашей команде обо всех новых элементах, на которые вам нужно будет ответить или подготовиться.
• Подключите своего дизайнера или людей, ответственных за создание фирменных ресурсов, дизайн страницы вашего мероприятия, обновление веб-сайта и т. д.

Урок 2: Создайте новый бюджет и планы на случай непредвиденных обстоятельств.

Тарин: Другим важным шагом, когда дело дошло до создания нового бюджета, было решение, возвращать ли деньги людям, которые уже купили билеты на личное мероприятие, и будет ли виртуальное мероприятие бесплатным. Мы хотели сразу уведомить всех по обоим предметам и приняли решение, что все получат полный возврат средств, а новое событие будет бесплатным.

Мы также поговорили с нашим директором по развитию бизнеса Чарли Андерсоном о том, какой доход он может получить за счет спонсорства непроверенного мероприятия. Это также было важным компонентом процесса формирования бюджета.

Все эти вещи нужно было сделать до того, как я утвердил бюджеты. После подсчета того, что мы могли бы вернуть, что мы не могли бы вернуть, и потенциального спонсорского дохода, я начал новый бюджет.

Затем я создал три разных плана на случай непредвиденных обстоятельств на основе:

1) Мир, в котором социальное дистанцирование все еще применялось в июне.

2) Мир, в котором не соблюдается социальное дистанцирование, но люди все еще боятся путешествовать.

3) Мир, в котором все возвращается на круги своя.

Каждый план на случай непредвиденных обстоятельств имел свой собственный бюджет.

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Подсчитайте, что вы можете и не можете возместить из ваших первоначальных контрактов на мероприятия.
• Определите, будет ли ваше мероприятие бесплатным или будет иметь плату за вход или минимальный сбор средств.
• Поговорите с руководством или членами правления, которые могут привлечь спонсоров или корпоративных партнеров.
• Старайтесь прогнозировать как можно больше и создавайте запасные планы, чтобы быть как можно более подготовленными к любым новым вызовам, связанным с вашим виртуальным мероприятием.

Урок 3: Будьте честны и полны энтузиазма в своих первоначальных коммуникациях.

Тарин: В первую неделю марта я связалась с нашим старшим менеджером по коммуникациям и бренду Кристой Лэмп, чтобы узнать ее мысли о том, как отправлять сообщения нашим посетителям, чтобы они знали, что мы следим за ситуацией. Нам нужно было согласовать как внутренний, так и внешний обмен сообщениями, но сначала нам нужно было знать, каким будет наш план.

У нас не было конкретного плана действий в кризисных ситуациях, поэтому нам пришлось создать эту документацию. Нам также нужно было подготовить пресс-релиз, обновить наш веб-сайт и разослать внутренние часто задаваемые вопросы о том, как отвечать клиентам или потенциальным клиентам, когда они спрашивают о нашем плане.

Наш первоначальный сигнал всем внутри и снаружи заключался в том, что мы следим за ситуацией. Однако мы (исполнительное руководство и ключевые заинтересованные стороны) знали, что мероприятие нужно отменить, и рассматривали варианты.

Мы держали это близко к сердцу, пока решали, собираемся ли мы приступить к созданию виртуального события. Как только мы узнали, что это произойдет, я подключил еще несколько человек из отдела маркетинга, дизайна и веб-разработки, чтобы сообщить им, что мы отменяем мероприятие. Им сказали раньше всех, потому что мы работали над выпуском второй фазы веб-сайта личного мероприятия, и я не хотел, чтобы они тратили время на работу над чем-то, что мы скоро собирались поцарапать.

Совет от Анны : создайте документ для внутреннего обсуждения. Мы создали один для личного мероприятия, которое только что запустили в феврале, и нам пришлось вернуться и создать новый для виртуального мероприятия. По сути, мы взяли то, что мы написали в качестве часто задаваемых вопросов на нашем веб-сайте, и превратили это во внутренний документ для обсуждения с дополнительными подробностями, чтобы члены команды Classy могли рассказать о мероприятии.

В: Как другие члены команды Classy отреагировали на известие о том, что ваше мероприятие будет виртуальным?

Тарин: Переход к виртуальному формату означал создание совершенно нового события. Мы проделали массу работы над первоначальным событием, поэтому было немного грустно, что мы не смогли довести это до конца.

Но все поддерживали и были готовы вмешаться, чтобы помочь нашей команде. Нам нужно было, чтобы все в нашей команде и заинтересованные лица в компании внесли свой вклад, и все проявили себя невероятным образом.

Сначала был некоторый скептицизм по поводу того, сможем ли мы это сделать, будет ли это положительный опыт и будут ли люди действительно регистрироваться. Чтобы развеять некоторые из этих сомнений и сохранить мотивацию нашей внутренней команды, мы разработали способы, как лучше всего сообщать о том, над чем мы работаем, чтобы другие понимали, насколько серьезно мы к этому относимся.

Брук: Из-за этого первоначального скептицизма для нас было важно работать с Кристой, чтобы постоянно общаться со всей нашей командой и показывать им, что мы собираемся осуществить это, и что это будет потрясающе!

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Встречайтесь с ключевыми лицами, принимающими решения, как можно раньше и чаще.
• Создайте документацию о том, как вы справляетесь с этим, чтобы в будущем вы могли обратиться к «кризисному плану событий».
• Напишите свое сообщение (даже если это «мы следим за ситуацией»), чтобы ваша аудитория знала, что вы в курсе. Затем используйте это словоблудие в следующих местах:
  • пресс-релиз
  • Обновления сайта
  • Страница события
• Создайте внутреннюю документацию, такую ​​как часто задаваемые вопросы, чтобы ваша команда была в курсе и знала, как отвечать на входящие вопросы.
• Держите детали в секрете, пока вы завершаете работу, чтобы информация не была опубликована до того, как вы будете готовы к развертыванию.
• Приняв решение, проинформируйте всю свою команду и поделитесь своим волнением по поводу участия в новом мероприятии, чтобы ваша команда была взволнована, а не нервничала, и они могли поделиться этой энергией с вашими сторонниками.

Урок 4. Будьте откровенны со спикерами, спонсорами и посетителями.

В: Как и когда вы говорили со спикерами и спонсорами о переносе мероприятия в онлайн? Получили ли вы отпор?

Тарин : Мы уведомили наших спонсоров и спикеров о нашем решении, прежде чем публиковать какие-либо другие внешние сообщения. Мы связались с ними, чтобы объявить, что мы переходим в виртуальную среду, и спросить, хотят ли они по-прежнему участвовать в мероприятии.

Брук: Первоначальная обратная связь от спонсоров была отличной, но виртуально создать для них новую ценность было сложно. Это подтолкнуло нас к еще более стратегическому подходу к спонсорству, чтобы убедиться, что это будет выгодно для них.

Энн: Я договорилась со всеми выступающими, которых мы зарезервировали для личного мероприятия. Это был отличный способ поддерживать хорошие отношения со спикерами, объяснять неизвестные аспекты нашей стратегии и размышлять над новыми возможными темами или тем, как их тема может быть повернута, чтобы соответствовать новому фокусу.

Эти беседы со спикерами помогли нам выработать тему «Адаптация и преодоление» и заложили основу для некоторых наших технологических стратегий. В итоге мы оставили некоторых из первых докладчиков и не смогли оставить других, но я думаю, что все они были очень рады обсудить это и помочь мне провести мозговой штурм о том, как сохранить ценность этой конференции для участников.

В: Как вы говорили с посетителями о переносе мероприятия в онлайн? Получили ли вы отпор?

Тарин: Для нас было важно дать четкие указания нашим потенциальным регистрантам и текущим регистраторам личного мероприятия о позиции Classy по обеспечению безопасности всех, о том, как и когда они получат возмещение, что мы собираемся делать вместо личное мероприятие, наше решение о том, будем ли мы взимать плату, и многое другое.

Нам нужно было убедиться, что мы распространили информацию по всем каналам. Мы добавили промо-бар на сайт с новой целевой страницей с нашими сообщениями, разместили сообщения в социальных сетях и отправили электронные письма.

После того, как мы разослали участникам электронное письмо с информацией об отмене личного мероприятия, я получил только положительные отзывы от участников. Все поддержали нас по электронной почте и поблагодарили за активную позицию в борьбе с распространением болезни.

Так как мы объявили, что с самого начала автоматически вернем кому-либо деньги, это сократило то, что в противном случае было бы большим количеством электронных писем. Мы также объявили в нашей электронной почте (и на нашем веб-сайте), что мы рассматриваем виртуальное мероприятие, поэтому я получил положительные отзывы от участников, которые с нетерпением ждут подробностей.

Брук: Я также получила много отличных отзывов от спонсоров, которые оказались в сложной ситуации с другими мероприятиями, которые либо ждали отмены до последней минуты, либо не возвращали им спонсорские платежи. А потом многие участники были очень рады тому, что виртуальное мероприятие было бесплатным!

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Сообщите своим внешним заинтересованным сторонам (таким как спикеры, спонсоры и корпоративные партнеры) о своем решении как можно скорее, в идеале до того, как обнародовать информацию, чтобы они знали, что вы цените их поддержку и хотите работать с ними.
• Проявите творческий подход к тому, как вы можете продолжать приносить пользу спонсорам посредством виртуального мероприятия. Например, мы благодарили наших спонсоров в начале сессий, до и после открытия и закрытия основных докладов, в наших электронных письмах, в социальных сетях и в нижнем колонтитуле нашего веб-сайта мероприятия.
• Если возможно, привлекайте спикеров мероприятия, специальных гостей или спонсоров к беседам и мозговым штурмам, чтобы поделиться идеями или идеями о том, как вы можете организовать лучшее мероприятие.
• Сделайте свои сообщения хорошо заметными (домашняя страница, электронная почта, социальные сети), чтобы все, кто интересуется вашим мероприятием, знали, что оно будет виртуальным, и как узнать больше.
• Назначьте одного или нескольких членов вашей команды для мониторинга социальных сетей и ответов на вопросы, чтобы информировать ваших сторонников.

Урок 5. Поддерживайте постоянную связь с участниками на протяжении всего процесса (отправляйте много электронных писем).

Тарин: Постоянная коммуникация на протяжении всего процесса была ключевой. Мы создали календарь рассылки по электронной почте для всей команды.

Вот обзор отправленных нами писем:

• • Электронное письмо, чтобы уведомить всех, что мы следим за ситуацией
  • Электронное письмо, чтобы уведомить всех, что мероприятие было отменено, они получат возмещение, и мы рассматривали виртуальное мероприятие.
  • Электронное письмо с объявлением о виртуальном мероприятии, новом веб-сайте мероприятия и открытии регистрации.
  • Последовательные маркетинговые электронные письма для продвижения новых спикеров, чтобы продолжить шумиху, прежде чем мы открыли выбор сеансов.
  • Электронные письма, сообщающие, что выбор сеанса был открыт
  • Еженедельные электронные письма с обратным отсчетом за последние три недели до мероприятия
  • Электронные письма с инструкциями основных докладчиков по использованию наших сетевых платформ для мероприятия.
  • Неделя напоминаний о создании учетных записей для наших сетевых платформ, загрузке Zoom и волнении
  • Сразу после мероприятия мы отправили опрос участников, объявили о мероприятии 2021 года, предоставили другой дополнительный контент и включили информацию о нашей библиотеке расширенных сеансов, где мы будем публиковать записи живых сеансов, а также 15 бонусных сеансов.

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Назначьте ответственного за написание и планирование электронных писем.
• Создавайте фирменные ресурсы, которые можно использовать в электронной почте и социальных сетях, чтобы поддерживать последовательный и сплоченный бренд вашего мероприятия.
• Назначьте членов команды, ответственных за ответы на возможный поток вопросов по электронной почте или в социальных сетях.
• Продолжайте отправлять обновления и используйте свои электронные письма, чтобы вызвать волнение в преддверии вашего мероприятия.
• Свяжитесь со всеми участниками во время и после мероприятия, чтобы узнать об их опыте, чтобы вы могли узнать больше о том, что сработало, а что нет, и что вы можете попробовать в следующий раз.

Урок 6. Не меняйте стратегию личных сообщений и событий.

В: Как вы изменили обмен сообщениями после того, как объявили, что это будет виртуальное мероприятие?
Тарин: Некоторые могут не осознавать, что мы создали совершенно новое событие. Нам пришлось создать новые точки продаж, новые темы и темы для обсуждения, новое описание мероприятия, новые часто задаваемые вопросы, новый процесс регистрации, новый язык общения в сети, новую копию электронной почты и многое другое.

Брук: Одним из самых сложных моментов в создании виртуального мероприятия было создание всех новых текстов и сообщений. У нас есть копии и уроки за несколько лет, которые мы можем использовать для личного сотрудничества. Для виртуального мероприятия нам нужно было все создать. Мы написали новую копию веб-сайта, новые инструкции для сетевых платформ, таких как Slack и Braindate, и новую копию для маркетинговых электронных писем.

Энн: В зависимости от выступающего, сессии и аудитории тон и посыл должны были меняться почти по каждой теме. В центре внимания почти каждой новой сессии было рассмотрение и реагирование на кризисные моменты — сначала COVID-19, а затем также расовая и социальная напряженность.

Было очень важно подумать о том, с кем мы разговариваем на этих сессиях. Например, наша сессия «Подключи свое дело» была ориентирована на некоммерческие организации, не связанные со здравоохранением, которым было трудно связать свое дело с COVID-19. С другой стороны, наша сессия рассказывания историй касалась советов для некоммерческих организаций, занимающихся здравоохранением, и тех, чьи причины не имели ничего общего с оказанием помощи COVID-19.

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Помните, что это новое событие. Хотя некоторые аспекты могут остаться прежними, если вы переходите от существующего или ежегодного личного мероприятия к виртуальному, думайте об этом как о новом мероприятии.
• Это будет включать новые сообщения и может включать новый брендинг и дизайн.
• В зависимости от вашего мероприятия вам может потребоваться обновить запланированных докладчиков или контент, или способ привлечения посетителей. Например, если вы проводите виртуальный гала-вечеринку, вам нужно будет позаботиться о том, чтобы у вас был плотный график развлечений, поскольку у участников будет меньше возможностей поговорить между собой.

Урок 7. Обновите элементы брендинга и дизайна.

В: Как вы начали обновлять элементы брендинга и дизайна для мероприятия, которое все еще находилось в стадии завершения?

Айрин (старший визуальный дизайнер): Мы знали, что нам нужно обновить элементы брендинга и дизайна для веб-сайта, рекламы, рекламных акций, электронных писем и вывесок. Мы встретились с командой по проведению мероприятий, чтобы обсудить логистику и сроки, а затем приступили к разработке макетов логотипа.

Чтобы не начинать с нуля, вы можете добавить копию своей рекламной графики под названием события, которое означает, что оно виртуальное. Однако, если вы обычно используете фотографии с предыдущих личных мероприятий, постарайтесь не слишком сильно полагаться на них, так как аудитории будет неприятно читать о виртуальном событии, а видеть изображения с личного мероприятия.

Без библиотеки принадлежащих вам фотографий вы можете почувствовать себя обязанным включать стоковые изображения людей на компьютерах, чтобы подчеркнуть новый «виртуальный» ракурс, но это не оживит ваши мероприятия. На самом деле это может отвлекать от энергии, которую вы пытаетесь создать! Вместо этого попробуйте вдохнуть жизнь в свое мероприятие с помощью цветов, узоров или других элементов дизайна вашего бренда. Вы будете удивлены, насколько эффективно использование цвета и узоров может вызвать чувство волнения, чтобы воодушевить людей на ваше мероприятие.

Брук : Еще один элемент, о котором мы подумали, — сделать все максимально ясным и информативным. На месте у нас обычно есть сотрудники Classy, ​​готовые помочь со всем, что может понадобиться посетителю. На виртуальном мероприятии у вас нет информационного стенда или сотрудников, которых участники могут случайно остановить, чтобы задать вопросы. Итак, мы знали, что нам нужно быть очень четкими в наших материалах для мероприятия и предоставлять много информации, чтобы свести к минимуму вопросы. Мы создали большую часть этого обеспечения с нуля.

Мы также хотели сохранить элемент личного присутствия для наших спикеров, поэтому мы собрали почтовые ящики с футболкой Classy, ​​подсветкой для селфи, проводными наушниками и рукописной запиской от нашего генерального директора и соучредителя Скотта. Мы хотели, чтобы они чувствовали поддержку и были настроены на успех.

В: Можете ли вы описать процесс переноса планов обеспечения личных мероприятий на веб-дизайн?

Айрин : Переход на веб-мероприятие станет серьезной задачей для нескольких групп людей, включая тех, кто отвечает за дизайн, ИТ, маркетинг, операции и логистику. Самое главное — убедиться, что все вовлечены в разговор и понимают, как их роль влияет на принятие решений.

С точки зрения дизайна ваш дизайнер будет смотреть на все через призму взаимодействия с пользователем и добиваться максимально упрощенного процесса регистрации посетителей и просмотра вашего мероприятия. Ваш дизайнер сможет сказать вам, подходит ли предложенный план вашим посетителям и есть ли возможности для улучшения.

Несколько советов по переходу в онлайн:

1) Сделайте ваш веб-сайт удобным для посетителей, сделав текст кратким и содержательным, маркируя выводы, чтобы разрушить стены текста, и сделав регистрационные формы как можно короче.

2) Переключение на виртуальное мероприятие может создать дополнительную работу для ваших дизайнеров и разработчиков. Старайтесь минимизировать дополнительную работу, изменяя существующие макеты страниц.

3) Любой залог, который вы вносили для своего личного мероприятия, все еще может быть переработан для виртуальной обстановки. Переделайте свои дизайны, изменив копию, чтобы она соответствовала виртуальному событию, а затем переформатируйте их как активы социальных сетей, чтобы создать волнение.

Единственное, что вам нужно сохранить в своем дизайне, — это ваш брендинг. Пока все выглядит как часть одного и того же события благодаря связным цветам, формам, типографике или узорам, никакая дизайнерская работа не пропадет даром, если вы проявите творческий подход.

В: Как вы справились со смещением сроков, когда речь идет о трудоемких задачах, таких как разработка веб-сайта?
Брук: В начале перехода мы собрались как команда по проведению мероприятий и создали совершенно новую временную шкалу в Asana (наше программное обеспечение для управления проектами). Конечно, между этим и событием появилось много неожиданных задач, но было полезно иметь начальную временную шкалу для работы, особенно когда вы двигаетесь быстро.

Айрин: Переход к виртуальному мероприятию может быть пугающим и, честно говоря, кажется, что слишком много работы, чтобы ее можно было сделать, но это возможно! Сначала постарайтесь не переусердствовать и помните, что вы уже можете работать с тем, что вы разработали, что облегчит приспосабливание к меняющимся временным рамкам.

Несколько советов по работе с таймлайнами:

1) Убедитесь, что ваш брендинг выглядит минималистично. Таким образом, любую графику, которую вам нужно сделать в последнюю минуту, можно легко создать из базового фирменного шаблона.

2) Убедитесь, что ваши дизайнеры активно участвуют в обсуждении вашего мероприятия. Если они знают, какие идеи появляются для мероприятия, они могут быстро предоставить отзыв о том, будет ли их легко реализовать или это повлияет на другие части их рабочей нагрузки и сдвинет сроки.

Вовлечение всех нужных людей в разговор с самого начала позволит избежать большинства препятствий.

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Планируйте обновление элементов брендинга и дизайна для вашего веб-сайта, объявлений, рекламных акций, электронных писем и вывесок.
• Старайтесь не использовать повторно изображения с прошлых личных мероприятий, так как это может сбить с толку сторонников, ожидающих виртуального формата.
• Убедитесь, что все вовлечены в разговор и понимают, как их роль влияет на процесс принятия решений. Это поможет убедиться, что все согласны со своими обязанностями, и поможет снизить напряженность, связанную с изменением сроков.
• Положитесь на своих дизайнеров, чтобы помочь вам создать лучший пользовательский интерфейс для ваших посетителей.
• Если у вас нет штатного дизайнера, обратитесь в агентство за пожертвованием в натуральной форме или к местным студентам, которые могут захотеть помочь.

Урок 8. Изучите все технологии, которые вам понадобятся, и выполните хотя бы один пробный прогон всего мероприятия.

В: Как вы исследовали технологии, необходимые для различных аспектов мероприятия?

ДП (старший видеопродюсер) : Поскольку с начала пандемии каждый день в видеоконференциях принимают участие миллионы людей, я был обеспокоен общей надежностью интернет-соединения. Плохая связь может быстро испортить отличный сеанс. Главный вопрос заключался в том, как лучше всего воспроизвести преимущества личного мероприятия, такие как нетворкинг, групповые беседы и встречи один на один?

Нам пришлось выбирать платформу для проведения мероприятия в самом начале пандемии COVID-19, без множества примеров других виртуальных конференций. Изучив различные варианты, я предложил Zoom по нескольким причинам. Популярность платформы и простота использования были важными факторами (знание наших участников было очень полезным).

У нас также уже был большой опыт использования Zoom для наших вебинаров. Поэтому я счел более разумным использовать продукт, который мы уже знаем, особенно для нашего первого виртуального мероприятия. Что нам нравится в Zoom, так это то, как он взаимодействует с посетителями, например вопросы и ответы, опросы и варианты чата. Другие платформы больше похожи на «просто смотреть», но Zoom кажется более интерактивным. Но одного Zoom было недостаточно для воспроизведения личного взаимодействия, поэтому нам пришлось объединить его с дополнительными платформами: Slack и Braindate, которые добавили важный уровень нетворкинга для наших участников.

Тарин: Одна из самых полезных вещей в личных мероприятиях — это те разговоры, которые происходят между сессиями, в счастливый час или за кофейным столиком. Это когда люди действительно общаются друг с другом и делятся своими проблемами, проблемами и решениями, которые они использовали, чтобы преодолеть это, или уроками, извлеченными на этом пути. Это то, что предлагает Braindate, и это то, что я нашел как посетитель. На самом деле я посетил Braindate с несколькими другими организаторами мероприятий, которые искали возможности для налаживания контактов, и мы все обменялись контактной информацией.

Мы также знали, что нам нужен способ, чтобы люди могли общаться друг с другом, разговаривать с нами и говорить с докладчиками обо всем, что связано с событием. У нас уже было партнерство со Slack, и мы связались с ними, чтобы узнать, не пожертвуют ли они рабочее пространство Slack для нашего мероприятия, и они согласились.

Пошаговые выводы для некоммерческих организаций:

• Ищите надежную платформу, которой ваши сторонники уже могут пользоваться.
• Посещайте другие виртуальные мероприятия, чтобы узнать, на что похож пользовательский опыт, и получить идеи о том, как вы можете улучшить свою собственную настройку.
• Ищите платформу, которая уделяет первостепенное внимание взаимодействию с такими функциями, как чат, вопросы и ответы, реакции и опросы, чтобы поддерживать интерес вашей аудитории.
• Используйте дополнительное программное обеспечение (например, Slack), чтобы поддерживать интерес аудитории и поддерживать разговор.
• Используйте существующие партнерские отношения любым возможным способом.
• Выполните пробный прогон со своей командой и любыми внешними докладчиками, чтобы убедиться, что все правильно настроены и технологии работают.

Урок 9: Оборудование, настройка и производство являются ключевыми факторами.

Одним из наиболее часто задаваемых вопросов наших посетителей был: «Как ваши ведущие так хорошо выглядят и звучат? Какое оборудование вы используете?» И хотя краткий ответ заключается в том, что у нас в штате есть талантливый видеопродюсер, он с удовольствием покопается и поделится со всеми вами своим передовым опытом.

Мы опубликуем подробный гостевой пост от JP Angers, в котором он расскажет о настройке Classy, ​​а также о передовых методах съемки в прямом эфире, а пока он поделится наиболее важными элементами, позволяющими сделать ваше видео качественным даже при меньшем бюджете. .

ДП: Есть несколько ключевых моментов, которые вам необходимо рассмотреть.

1.) Качество звука

Качество звука всегда должно быть вашим приоритетом номер один. Люди могут простить низкое качество изображения, но звук — это то, что делает или разрушает вашу презентацию. Главное — расположить микрофон и динамики так, чтобы они не пересекались и не создавали неразборчивых предложений.

Лучшее решение — наушники с микрофоном. Всем выступавшим на конференции мы разослали проводные наушники Apple Earbuds. У них отличный микрофон, и они совместимы практически со всеми устройствами.

2.) Хорошее освещение

Мы также отправили недорогие кольцевые USB-лампы, которые люди могут прикрепить к своей веб-камере (вверху экрана). Важно получить кольцевой свет, который имеет три различных цветовых варианта, чтобы соответствовать окружающему свету (3200k, 4000k, 5500k примерно, чтобы соответствовать теплому белому, среднему белому и дневному белому свету соответственно).

3.) Обрамление

Последним техническим аспектом является правильное кадрирование. Всегда держите веб-камеру на уровне глаз, а не на столе, где люди смотрят на веб-камеру сверху вниз. Никто не любит видеть фестиваль хинов! Хорошее эмпирическое правило — расположить глаза примерно на две трети высоты экрана.

Чтобы узнать больше об организации нашего офиса для этого мероприятия, вебинаров и наших внутренних видеороликов, вернитесь в блог, и я подробно объясню, как настроить собственную высококачественную видеостудию.

Бонусные вопросы и ответы

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.