Договоры страхования: все, что нужно знать для оцифровки в соответствии с требованиями

В 2022 году в феномен Insurtech было инвестировано 200 миллионов долларов, что на 230% больше, чем в 2021 году, и, по прогнозам, к концу этого года они достигнут 500 миллионов. Рынок постоянно движется, и все больше поощряются инновации и проекты НИОКР. Страховая отрасль уже давно активно реагирует на эту рыночную тенденцию, обрисовывая в общих чертах «Страхование будущего», мир, о котором мы будем часто слышать.

Итальянский рынок кажется все еще преждевременным в области оцифровки страхового сектора, согласно индексу инвестиций Insurtech, который рассматривает Италию как страну, которая все еще не осознает необходимость инвестиций, чтобы не остаться позади или утонуть. конкуренцией в текущем сценарии.

Низкое проникновение страхового рынка в сочетании с низким уровнем цифровизации делает Италию привлекательным рынком для иностранных игроков, которые инвестируют большие суммы, а затем получают большую прибыль в долгосрочной перспективе.

Говоря об инновациях, нельзя исключать тему оцифровки , которая в настоящее время пронизывает все сектора, поскольку конечный пользователь ожидает получить всесторонний цифровой опыт. Это также относится к сектору Insurtech, и мы шаг за шагом увидим, как этот сектор сталкивается с необходимостью создавать юридически действительные цифровые контракты в сценарии, который все более регулируется, чтобы вырабатывать решения, которые координируют соблюдение нормативных требований и эффективность процессов.

Какие события вызвали революцию в Insurtech?

Путь к цифровизации страховой отрасли , как и банковского дела, изначально сдерживался бюрократическими проблемами, что приводило к медленным и мешающим результатам. Но все изменилось в результате появления новой тенденции в сфере insurtech, заслуживающей внимания новой возможности, которой пользуются игроки отрасли.

Здесь речь идет о настоящей революции, которая вызвана несколькими факторами, в том числе:

1. Цифровая трансформация оказала широкое и глубокое влияние на все отрасли, и страховая отрасль не является исключением; на самом деле эти изменения очень важны для отрасли;
2. Усиление конкуренции, вызванное определенной тенденцией к открытию рынка, с появлением новых игроков и беспрецедентным выбором пользователей. Короче говоря, конкуренция становится все более сложной задачей, но это сфера, изобилующая возможностями для компаний, которые больше не могут позволить себе оставаться жесткими и привязанными к динамике, которая сейчас устарела.

Эти две темы на самом деле укрепляют и стимулируют процесс непрерывных инноваций, что является важной темой в области страховых технологий.

Для надлежащего удовлетворения новых потребностей рынка приоритетной задачей является оптимизация этапов дематериализации, процессов подписания документов и контрактов, а также электронного хранения деловых записей, в том числе для справочных и исследовательских целей.

Отрасль должна иметь возможность дематериализовать документы и автоматизировать управление рабочими процессами, чтобы иметь возможность подписывать соглашения и контракты, имеющие юридическую силу, в том числе с помощью таких инструментов, как цифровые подписи, и в то же время соблюдать нормативные требования.

Дематериализация документа

Сегодня архивы больше не состоят только из бумажных документов, и причина этого очень проста: цифровой документ имеет огромные преимущества перед своим физическим аналогом. Эти преимущества:

• Экономические : связанные с производством и хранением бумажных документов;
• Временные : по времени и эффективности; просто подумайте о сложности ручного поиска среди стопок бумаг по сравнению с простотой, напротив, выполнения поиска по ключевым словам в хорошо проиндексированном цифровом документе;
• Корректность : цифровое управление с помощью хорошо структурированных и, по возможности, автоматизированных стандартных процессов обеспечивает значительное сокращение ошибок, что приводит к повышению безопасности.

Благодаря дематериализации документов и оцифровке процессов управление отношениями с клиентами полностью меняется. Извлекая данные из цифровых документов, компания получает возможность по-настоящему «узнать» своих клиентов, разделить их на все более конкретные кластеры на основе однородных характеристик и вести все более индивидуальный диалог вплоть до персонализации .

Несмотря на то, что электронный документ имеет значительные преимущества по сравнению с бумажным документом, верно также и то, что необходимо принимать определенные меры предосторожности и соблюдать точные требования для обеспечения его полной действительности. Когда мы говорим о документах и ​​контрактах, связанных со страховым сектором, мы должны иметь в виду не только правила, которые обычно регулируют все ИТ-документы — например, Кодекс цифрового администрирования и Руководящие принципы AgID, — но также обращать внимание на надлежащее использование электронные подписи и любые положения отраслевых норм, таких как IVASS.

Более того, как мы вскоре увидим, мы должны различать два возможных сценария:

• Дематериализация документов , т.е. сканирование договоров на родной бумаге с собственноручными подписями;
• Оцифровка процессов с использованием документов, которые изначально являются цифровыми и подписаны электронной или цифровой подписью.

При переходе от аналогового к цифровому управлению весьма вероятно, что придется столкнуться с обеими ситуациями, каждая из которых, как мы вскоре увидим, заслуживает надлежащего рассмотрения.

Цифровая подпись: инструмент для революции Insurtech

Как мы сообщали ранее, существует несколько инструментов, отвечающих потребностям рынка в поддержке новой тенденции в сфере insurtech .

Цифровая подпись , например, представляет собой особый вид квалифицированной электронной подписи, выдаваемый уполномоченным удостоверяющим центром, и используется для подписания договоров с государственными органами в письменной форме (например, в договорах о закупках), а также между частными лицами ( бизнеса и специалистов), когда при заключении деловых переговоров желательно иметь электронные контракты, имеющие юридическую силу (и избегать обмена подписанными бумажными копиями). Подписание цифровой подписью, или FEQ, обеспечивает наивысшую степень безопасности в отношении доказательной ценности самого контракта. Электронно-цифровая подпись и расширенная электронная подпись, по сути, согласно статье 20 КАД, делают компьютерный документ отвечающим требованиям письменной формы, предусмотренным статьей 2702 Гражданского кодекса. Кроме того, в статье 21 КАД указаны виды договоров, для которых требуется ЭЦП или квалифицированная электронная подпись под страхом признания их недействительными, и виды, для которых необходимо использовать как минимум ВЭД, либо ЭЦП, либо ВЭЦ. на их действительность.

В контексте договоров и документов, которые подписываются, например, при оформлении страхового полиса, всегда необходимо предусмотреть использование расширенной электронной подписи.

Кроме того, может быть полезно прикрепить отметку времени к подписанному в цифровой форме контракту, чтобы связать временную отметку, которая является достоверной и подлежащей принудительному исполнению в отношении третьих сторон, с подписью и самим контрактом. В качестве альтернативы, отметка времени, которая размещается на пакете хранения в момент передачи цифровых договоров страхования хранителю, также способствует достижению этой цели.

Цифровое сохранение договоров страхования

Сохранение документов является ключевым вопросом для компаний в страховой отрасли , как и в любом другом бизнесе, не только с точки зрения соответствия, но и для повышения ценности бизнеса. Использование цифровых документов помогает всему циклу документооборота, начиная с получения документов.

Поэтому даже страховые документы и контракты, если они представлены в виде компьютеризированных документов, должны быть сохранены в цифровом виде в соответствии с правилами , чтобы защитить их целостность и ценность. Цифровое сохранение должно выполняться в соответствии с положениями CAD и соответствующими рекомендациями AgID. Самый простой и безопасный способ — обратиться к аутсорсинговому консерватору с соответствующими навыками, политиками и инфраструктурой, способной обеспечить цифровое сохранение в соответствии с требованиями, установленными законом.

Существуют ли особые меры предосторожности при хранении договоров страхования в цифровом формате?

Как мы уже говорили, в целом необходимо соблюдать положения Руководящих принципов CAD и AgID, например, в отношении используемых форматов и метаданных.

Что касается сроков хранения, мы должны различать сроки передачи договоров и документов этого типа консерватору и минимальный срок, в течение которого они должны храниться в цифровом виде.

После подписания контрактов или политик их также можно немедленно отправить на цифровое хранение. На самом деле рекомендуется начинать и завершать процесс сохранения как можно скорее. Помните, что процесс цифрового сохранения связан с пакетами хранения и, следовательно, с компьютеризированными документами, из которых они состоят, отметкой времени и, таким образом, ссылкой, которая подлежит принудительному исполнению в отношении третьих лиц.

После передачи на хранение для целей гражданского права договоры должны храниться не менее 10 лет , которые начинаются с момента прекращения юридических последствий самого договора, а Наконец, вы должны знать о типе персональных данных в договорах и возможном наличии специальных или судебных данных (статьи 9 и 10 Регламента ЕС 679/2010, более известного как GDPR). Поскольку ответственность за обработку персональных данных всегда лежит на контролере данных, т. е. на компании или страховой компании, рекомендуется провести соответствующую оценку рисков для определения политики обработки и безопасности, которую необходимо принять. Кроме того, оценка также может быть полезна для лучшего согласования сроков хранения с любыми положениями, касающимися хранения определенных категорий данных.

Из бумаги в цифру: как отсканировать аналоговый договор

Мы видели, что договор страхования может быть заключен в цифровом виде и может быть подписан с помощью передовой, квалифицированной или цифровой электронной подписи, а затем подлежит сохранению в цифровом виде в соответствии с правилами — процесс, который, таким образом, является полностью безбумажным.

Но что происходит, когда мы сталкиваемся с изначально аналоговыми контрактами с рукописными подписями , которые мы хотели бы перенести в цифровое хранилище?

При этом большое внимание необходимо уделить процессу дематериализации и уничтожения бумажного оригинала именно из-за таких элементов, как проставленные вручную подписи.

Прежде всего, помните, что компьютерные копии аналоговых документов в любом случае должны быть изготовлены в соответствии с положениями статьи 22 CAD и руководств AgID. В частности, соответствие копий бумажному оригиналу должно быть удостоверено нотариусом или должностным лицом путем непосредственного сравнения каждой отдельной копии с соответствующим оригиналом. В качестве альтернативы, должным образом структурированный и сертифицированный процесс массового сканирования может использоваться посредством сертификации процесса , нового инструмента, представленного в Приложении 3 Руководства AgID.

Однако при наличии собственноручных подписей необходимо принять дополнительные меры предосторожности, прежде чем утилизировать бумагу. Фактически, в случае возникновения спора относительно подлинности подписи, оценщик должен будет иметь в наличии бумажный оригинал для проведения своей экспертизы. Таким образом, оригинальный документ не может быть уничтожен, если только нотариус специально не вмешается, чтобы удостоверить подлинность подписи на отсканированном документе, очевидно, всегда до уничтожения его аналогового аналога.

Даже если бумажные оригиналы должны быть сохранены, дематериализация аналоговых оригиналов может по-прежнему поддерживать унифицированное и цифровое управление документальным корпусом , облегчая доступ и консультационные операции.