Вмененный доход и дополнительные льготы: подробное руководство

Львиная доля вознаграждения работникам поступает в виде зарплаты, но не все. Компании часто пытаются привлечь работников нефинансовыми средствами, такими как служебные автомобили, подарочные сертификаты или бесплатное посещение местных спортзалов.

Эти льготы часто называют вмененным доходом и дополнительными льготами. Это дополнительные бонусы к основной оплате, которые делают работу более привлекательной. Между ними также есть некоторые различия, о которых вам следует знать.

В этом посте мы рассмотрим как дополнительные льготы, так и вмененный доход, и поговорим о том, что включено и исключено из каждого из них. Мы также покажем вам, как рассчитать вмененный доход, и приведем несколько примеров необлагаемых налогом дополнительных льгот.

Что такое вмененный доход?

Определить вмененный доход просто: это деньги, которые получают работники, которые не являются частью их зарплаты, но все же являются налогооблагаемым доходом. Сотрудник не платит напрямую, чтобы получить льготы — это делает компания, — но им все равно нужно заявить об этой стоимости в IRS.

Примеры вмененного дохода

Существует несколько примеров статей вознаграждения, которые IRS считает вмененным доходом. Это включает:

• Групповой полис срочного медицинского страхования, если его стоимость превышает 50 000 долларов США.
• Любые деньги работодателя по уходу, которые превышают необлагаемое налогом пособие
• Оздоровительные стимулы (например, оплата абонементов в тренажерный зал)
• Использование служебных автомобилей в личных целях (не только тех, которые используются для работы)
• Скидки для сотрудников
• Расходы на обучение, развитие и образование, превышающие необлагаемое налогом пособие для сотрудников
• Компенсация не подлежащих вычету расходов на переезд.

Что исключается из вмененного дохода?

Некоторые вмененные выгоды не включаются в вмененный доход. Например, медицинское страхование иждивенцев, медицинские сберегательные счета и помощь по уходу за иждивенцами на сумму менее 5000 долларов не облагаются налогом. Групповое срочное страхование жизни также не облагается налогом на сумму менее 50 000 долларов США, как и помощь на образование на сумму менее 5 250 долларов США в год.

Что такое дополнительные преимущества?

Дополнительные льготы — это льготы, которые работники получают сверх своей обычной заработной платы. Они могут принимать форму премий, страховых полисов, товаров и услуг, оплачиваемых работодателем в рамках компенсационного пакета работника.

Разница между дополнительными льготами и вмененным доходом носит семантический характер. Дополнительные льготы относятся к самим фактическим выгодам, таким как владение служебным автомобилем или бесплатное членство в тренажерном зале, в то время как вмененный доход относится к методу, используемому для описания денежной стоимости этих льгот.

Для расчета валового налогооблагаемого дохода важно последнее, а первое в первую очередь представляет интерес для лица, устраивающегося на работу.

Дополнительные льготы, требуемые по закону

Дополнительные льготы, которые компании должны предоставлять своим сотрудникам, зависят от размера компании и количества штатных сотрудников. Правила варьируются в зависимости от штата, но практически все фирмы должны предоставлять компенсацию работникам, медицинскую страховку, страхование по безработице, а также отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни.

Если вы не уверены, нужно ли вам предоставлять эти дополнительные льготы, проконсультируйтесь со специалистом или ознакомьтесь с законами вашего штата. Убедитесь, что вы проверили как местные законы, так и законы штата, на случай, если в вашем регионе есть особые требования.

Вмененный доход и налоги

В большинстве случаев работодатели должны будут добавить дополнительные льготы работника (в дополнение к любым необлагаемым налогом надбавкам) к их валовой налогооблагаемой заработной плате или компенсации. Вмененный доход не добавляется к чистому доходу, поскольку это предполагает, что он уже облагается налогом, а это не так.

Поэтому работодатели должны заполнить форму W-2 для целей налогообложения. Это декларирует, что дополнительные льготы рассчитываются как вмененный доход. Вмененный доход обычно облагается налогами Medicare и Social Security, но не удерживается федеральным подоходным налогом.

Как рассчитать вмененный доход

Когда предприятия предлагают сотрудникам дополнительные льготы, им необходимо рассчитать вмененный доход сотрудников. Для этого компании должны использовать «справедливую рыночную стоимость». Они могут сделать это, посмотрев, сколько они заплатили за льготы, которые они предложили своим сотрудникам.

Для целей IRS «справедливая рыночная стоимость» означает сумму, которую готовый покупатель заплатить за предмет равной стоимости. Например, если вы получаете абонемент в спортзал для своих сотрудников за 50 долларов в месяц, то справедливая стоимость будет такой же, поскольку другие представители общественности тоже будут платить.

Если вы застряли, IRS предоставляет информацию о справедливой рыночной стоимости в своем Руководстве по дополнительным льготам. Здесь вы можете увидеть, сколько, по мнению налогового органа, стоят различные предметы.

В некоторых случаях вы можете договориться о более низких ценах со сторонними поставщиками, заказав массовые услуги для всех своих сотрудников. Индивидуальное членство в тренажерном зале, например, может стоить 50 долларов в месяц, но если у вас есть двадцать квалифицированных сотрудников, эта сумма может упасть до 40 долларов в месяц.

Чтобы рассчитать дополнительный доход, придерживайтесь следующих шагов:

Найдите льготы De Minimis Fringe и исключите их

Поиск и устранение de minimis (минимальных) дополнительных преимуществ — первый шаг для большинства брендов. Это включает в себя исключение всех небольших льгот, которые сотрудники получают от вашей компании, таких как бесплатный кофе на работе, которые IRS не считает облагаемыми налогом.

Чтобы проверить, нужно ли вам добавить какой-либо конкретный элемент в качестве дополнительной льготы, ознакомьтесь с публикацией IRS 15-B. В нем перечислены многие элементы, которые вы не должны включать в валовую налогооблагаемую плату.

Вот несколько примеров необлагаемых налогом пособий, не влияющих на вмененный доход:

• Подарки на день рождения или отпуск стоимостью менее 100 долларов
• Сувениры компании, такие как рюкзаки, бутылки, ручки и футболки.
• Бесплатная корпоративная еда, например, корпоративные пикники
• Цветы и фруктовые корзины для особых случаев
• Использование копировальной техники компании в личных целях
• Периодические билеты на спортивные мероприятия, концерты и художественные выставки.

Во многих случаях вы можете использовать свое личное суждение. Если IRS не упоминает статью в Публикации 15-B, и она стоит менее 100 долларов, маловероятно, что вам нужно будет включать ее в свои оценки вмененного дохода.

Рассчитайте стоимость дополнительных льгот для сотрудников

Большинство компаний используют Общее правило оценки при расчете дополнительных льгот. Это приписывает справедливую рыночную стоимость каждому элементу, добавленному к компенсационному пакету сотрудника в дополнение к его основной заработной плате.

Когда у вас есть все справедливые рыночные значения, вы просто складываете их. Это дает вам общую стоимость дополнительных льгот для всей компании.

Рассчитать процент использования в бизнесе

Следующим шагом является подсчет того, какой процент дополнительных льгот работник потребляет для личных нужд.

Допустим, вы дали сотруднику ноутбук, когда он присоединился к вашей фирме для выполнения своей работы. Если они используют оборудование исключительно на работе, вы можете вычесть расходы из их вмененного дохода. Это потому, что это не дает сотруднику никакой личной выгоды. Однако если работник поровну делит использование ноутбука между работой и отдыхом, то вы можете вычесть только половину его стоимости из своего вмененного дохода. Остальные должны облагаться налогом.

Вычитание пособий и освобождений

Как обсуждалось выше, некоторые виды дополнительных пособий освобождаются от налогов до определенной суммы — все, что превышает эту сумму, будет облагаться налогом. Если вмененный доход меньше налогового порога для каждой категории, работник не платит дополнительный налог. Если он больше, они будут платить налог только с превышения порога.

Например, IRS в настоящее время позволяет компаниям не облагаться налогом на сумму до 5250 долларов США на сотрудника для целей расходов на образование. Следовательно, если работник получает 7 000 долларов США в виде дополнительных пособий, связанных с образованием, его вмененный доход (с которого он должен платить налог) составит 1 750 долларов США.

Запишите все дополнительные льготы в свою платежную ведомость

Чтобы получить валовой доход, ваш сотрудник должен будет платить налоги, если вы добавите их дополнительные льготы или вмененный доход к их зарплате. Например, вы можете предоставить зарплату в размере 3000 долларов в месяц и дополнительный чистый вмененный доход в размере 750 долларов в месяц.

Таким образом, валовой доход работника за счет федеральных налогов и налогов штата, отчислений в программу Medicare и социального обеспечения составит 3750 долларов.

Чтобы сотрудникам не приходилось подавать и платить налоги на дополнительные льготы из своего кармана, вы должны каждый месяц отправлять IRS немного денег из своей зарплаты, чтобы создать положительный баланс. Чтобы рассчитать размер взноса, умножьте налогооблагаемую стоимость дополнительных льгот на налоговую ставку и разделите ее на ставку удержания.

Поместите вмененный доход в свои платежные квитанции

Некоторые работники будут игнорировать строку вмененного дохода в квитанции об оплате, но многие захотят узнать, какую компенсацию они получают в виде дополнительных льгот.

Вот почему рекомендуется указывать все преимущества вмененного дохода в ваших платежных квитанциях. Таким образом, сотрудники могут видеть, что вы им даете, и легче рассчитывать свои налоговые удержания.

Если вы застряли, эксперты рекомендуют использовать программное обеспечение для расчета заработной платы сотрудников и расчетов вмененного дохода. Разработчики регулярно обновляют свои решения последними правилами и рекомендациями IRS, что позволяет автоматизировать множество утомительных бухгалтерских операций.

Следует ли вам использовать управление расходами на поездки и развлечения для дополнительных льгот?

Компании могут использовать дополнительные преимущества одним из двух способов. Либо они могут платить за них непосредственно от имени рабочих, либо они могут заставить рабочих сначала платить, а затем возмещать им расходы.

Если фирмы выбирают последний вариант (заставить сотрудников платить в первую очередь), они часто полагаются на управление расходами на командировки и развлечения (T&E). С точки зрения IRS, любой доход, получаемый работниками в результате возмещения расходов на транспорт и оплату труда, точно такой же, как налогооблагаемая заработная плата и, следовательно, подлежит налогообложению.

Что хорошо в T & E, так это то, что он предварительно определяет ценность выгоды. В тот момент, когда работник платит за это, раскрывается «справедливая стоимость» предмета.

Например, если сотрудник пользуется привилегией компании, посещая тренажерный зал за 50 долларов в месяц, а затем получает компенсацию от своего работодателя, фирме не нужно рассчитывать справедливую стоимость. Вместо этого он просто добавляет долларовую сумму ежемесячной стоимости членства к вмененному доходу работника.

Подход T & E также предлагает другие преимущества для работодателей. Например, система позволяет проверить соблюдение политики компании. Если сотрудник превышает свое пособие, вы можете просто лишить его доступа к дополнительным льготам.

Возможно, вы захотите покрыть многие привилегии в рамках T & E. Некоторые облагаются налогом, а другие нет. Например, возмещение расходов на переезд менее 50 миль облагается налогом, а на расстояние более 50 миль — нет. Использование служебного автомобиля в личных целях в командировке является налогооблагаемым расходом, но льготы на поездки до заранее определенного предела IRS не облагаются налогом.

Суть

Вмененный доход и дополнительные льготы являются важной частью современного рынка труда. Они часто позволяют компаниям вознаграждать своих сотрудников за время и усилия сверх того, что было бы возможно за счет регулярного финансового вознаграждения.

Сотрудники тоже любят дополнительные льготы. Это заставляет их чувствовать себя частью сообщества и дает им дополнительную награду за их тяжелую работу. Их стоит рассмотреть, но вам нужно понимать, как IRS справляется с ними, чтобы избежать проблем с налогами у себя или своих сотрудников.