Как снизить затраты и увеличить прибыль вашего бизнеса?

Когда компания сокращает расходы, это обычно означает, что вы можете ожидать более некачественной продукции и худшего обслуживания. Если вы когда-либо разговаривали с банком или провайдером телекоммуникационных услуг после того, как они реализовали раунд сокращений и аутсорсинга, вы вполне могли провести часы в ожидании, только чтобы, наконец, поговорить с сотрудником службы, который понятия не имеет, как помочь. ты.

Мы все обоснованно скептически относимся к компаниям, которые сокращают расходы, но сокращение расходов и оптимизация операций не обязательно означает более низкое качество продуктов или услуг.

Каждый бизнес, независимо от его размера или клиентской базы, может эффективно сократить расходы, что приведет к увеличению доходов и, что особенно важно, к превосходному обслуживанию. Эта статья точно покажет вам, когда и где сократить расходы, а также познакомит вас с эффективными операциями любого бизнеса.

Ключом к прибыльному бизнесу является сокращение затрат, сохранение качества и максимизация прибыли.

Как лучше всего получить максимальную прибыль? Самый простой ответ — увеличить доход, что, конечно, помогает, если вы можете это сделать. Но есть лучший и более легко контролируемый метод, который заключается в управлении расходами. Это называется лидерство по издержкам, и вот как это работает:

Для начала вам нужно сосредоточиться на двух основных типах затрат: постоянных и переменных.

Постоянные затраты не зависят от уровня производства компании и включают в себя компьютеры, столы, телефоны и другое оборудование. Но этот термин также может относиться к менее ощутимым затратам, таким как аренда или страхование. На самом деле труд часто считается фиксированной стоимостью, поскольку для найма сотрудников требуются время и деньги.

Переменные затраты зависят от уровня производства, а это означает, что чем больше вы потребляете, тем больше платите. Примерами переменных затрат являются сырье, упаковка и хранение.

Теперь, когда вы знаете два основных типа затрат, вы можете начать понимать, почему разумное управление ими позволит производить более дешевые продукты и, следовательно, более высокие доходы при сохранении тех же стандартов качества.

Вы можете сократить расходы, резко урезав расходы, но это, скорее всего, снизит качество товаров или услуг, которые вы предоставляете. Например, если вы решите сэкономить деньги, сократив свою команду поддержки клиентов, вы, вероятно, столкнетесь с очень недовольными клиентами в ближайшем будущем.

Тем не менее, разумное сокращение ненужных затрат одновременно увеличит доход и сохранит качество. Например, основатель IKEA Ингвар Кампрад построил свою империю из 235 магазинов с помощью простых механизмов сокращения расходов, которые не изменили качество. Одной из стратегий была продажа мебели в разобранном виде, которая занимает меньше места и требует меньше времени на изготовление.

Но как разумно сократить расходы? Давайте подробнее рассмотрим некоторые конкретные стратегии сокращения расходов при сохранении качества.

Меньше значит больше: экономия места и ненужных действий необходима для снижения затрат

Когда предприниматели находят новый бизнес, они часто склонны к перевозбуждению и могут в конечном итоге потратить деньги, которых у них нет. Хотя эта ошибка является распространенной, она может серьезно подорвать бизнес еще до того, как он начнет работать.

Таким образом, важно понимать управление затратами с самого начала, и лучше всего начать с собственности.

Пространство — это основная статья расходов и основная цель сокращения затрат. Чтобы получить представление о том, сколько места достаточно, имейте в виду, что стандарт составляет одиннадцать кубометров на одного рабочего. Если у вас больше места, чем это, вы, вероятно, тратите на это слишком много денег.

Еще один отличный способ сократить расходы на пространство — это использование горячих рабочих столов , позволяющее максимально использовать рабочие станции за счет отказа от отдельных рабочих столов и предоставления сотрудникам возможности использовать любой доступный из них. Например, Stocks, британская компания, производящая швейные машины, имеет отдел продаж из десяти человек, работающих в помещении, рассчитанном на шесть человек. Тем не менее, офис работает бесперебойно, потому что сотрудники проводят 60 процентов своего времени на внешних встречах.

Хорошо, теперь, когда вы максимизировали свое пространство, пришло время сократить другие второстепенные расходы, а это означает аутсорсинг — другими словами, передачу несущественных задач другим компаниям.

Любая деятельность, которая не является центральной для вашего бизнеса, должна быть протестирована: если вам больше приходится делать это внутри компании, чем снаружи, ее следует передать на аутсорсинг кому-то другому, кто может сделать это дешевле.

Хотя аутсорсинг работы, которая уже выполняется собственными силами, может быть более сложным, поскольку капитальные вложения уже сделаны, тем не менее важно это сделать.

Скажем, вы понимаете, что вам нужно передать рекламу на аутсорсинг, но только что инвестировали в новое программное обеспечение для маркетингового дизайна. Хотя это может быть сложно, важно принять свои необратимые затраты; деньги, которые вы потратили на программное обеспечение, уже ушли, но вам не нужно продолжать тратить деньги, оплачивая рекламный персонал.

Быстрое превращение капитала в продукты и обратно в дополнительный капитал имеет важное значение для высокоэффективного бизнеса.

Вы знаете, что такое капитальный цикл ? Ну, это важное знание для любого владельца компании, потому что каждый бизнес соблюдает его.

Вот как это работает:

Вы начинаете с наличными в руках, либо своими, либо чьими-то еще. Затем эти деньги используются для приобретения основных средств и материалов, которые благодаря работе сотрудников превращаются в готовую продукцию для продажи. Вы платите своим поставщикам, вам платят ваши клиенты, и, надеюсь, у вас останется немного денег, чтобы повторить.

Почему это имеет центральное значение для снижения затрат?

Потому что низкие затраты требуют быстрого оборота капитала и сосредоточения внимания на старой поговорке о том, что время – деньги . Например, чем больше денег связано с оборотным капиталом, таким как акции, тем выше затраты на такие вещи, как проценты и хранение. Поэтому очень важно ограничить количество времени, в течение которого у вас есть акции.

Один из способов добиться этого — использовать ограниченный инвентарь. Возьмите Wal-Mart, складские запасы которого в два с половиной раза меньше, чем в среднем по отрасли, что обеспечивает эффективный цикл.

Но переговоры с клиентами и поставщиками также могут снизить стоимость основных средств. Например, если вы продаете товары и услуги в кредит, и вам требуется 90 дней, чтобы получить платеж от клиента, вы, по сути, теряете проценты, которые будут начисляться на деньги. Лучшей стратегией является установление более коротких периодов платежей, в то же время наказывая просроченных плательщиков штрафами и угрозами судебного преследования.

С другой стороны, если ваши поставщики предлагают вам кредит, может возникнуть соблазн воспользоваться им. Однако, в зависимости от ситуации, может иметь смысл платить авансом в обмен на более низкую общую стоимость. И, конечно же, очень важно избегать задержек с оплатой, потому что это создаст вам дурную славу в отрасли.

Использование маржи прибыли вашей компании для мотивации сотрудников так же важно, как и максимизация воздействия нефинансовых стимулов.

Повышение производительности — отличный способ сократить переменные затраты, но для этого нужно убедить своих сотрудников делать больше, а мы все знаем, что это непростая задача. К счастью, существует отличная стратегия повышения производительности, и все это основано на мотивации ваших сотрудников за счет вашей прибыли , а не их текучести; это ставит вас на одну сторону с вашими работниками, увеличивая при этом вашу собственную прибыль.

В большинстве компаний отдел продаж вознаграждается за совершенные продажи. Эта структура заставляет сотрудников зацикливаться на заключении сделок, а расходы часто не ограничиваются. Лучшая стратегия состоит в том, чтобы связать комиссионные с прибылью компании, тем самым сосредоточив свой торговый персонал на экономии денег и повышении итоговой прибыли компании.

Например, лондонская осветительная компания Atrium более чем удвоила свою прибыль, перейдя на систему вознаграждений, привязанную к валовой прибыли. Их продавцы перестали снижать цены, и вместо того, чтобы полагаться на менталитет «все, что угодно, лишь бы угодить клиенту», они вложили средства в сокращение дополнительных расходов и повышение эффективности.

Но денег не хватает. В то время как хорошая заработная плата является основным аспектом удовлетворенности на рабочем месте, сама по себе крупная зарплата не гарантирует, что ваши сотрудники будут работать с оптимальной эффективностью. Фактически, удовлетворение от работы также является результатом различных безналичных мотиваторов , таких как чувство достижения, которое вы хотите, чтобы чувствовали ваши работники, сокращающие расходы.

Но как вы можете это сделать?

Один из способов — просто отмечать усилия, предпринимаемые вашими сотрудниками. На самом деле, простое электронное письмо с благодарностью или званый обед после крупного проекта может значительно мотивировать вашу команду, не нарушая банк!

Поддерживайте низкие расходы на финансирование, ища конкурсы по финансированию, связываясь с друзьями и работая с банками.

Каждый растущий бизнес обязательно столкнется с проблемой финансовых затрат , и очень важно взять их под контроль, прежде чем они начнут съедать вашу прибыль.

Затраты на финансирование, то есть затраты на привлечение денег, возникают из-за процентов и других сборов. Важно определить способы получения денег с минимальными затратами или бесплатно.

Одна из стратегий состоит в том, чтобы обратиться в государственные учреждения или определенные предприятия, такие как банки и газеты, которые могут быть заинтересованы в конкретной коммерческой деятельности в определенной области; это может побудить их внести деньги или предложить преимущества для вашей компании.

Например, каждый год по всему миру вручаются тысячи наград новым или малым предприятиям. Большинство из них основаны на бизнес-плане, таком как Start-up Awards от HSBC, который предоставляет до 25 000 фунтов стерлингов.

Другой подход — попросить денег у семьи и друзей. Этот метод выгоден тем, что вы избегаете формальных и трудоемких процедур, а также получаете более гибкие условия. Тем не менее, очень важно, чтобы вы объяснили таким спонсорам все риски, потому что последнее, чего вы хотите, — это того, чтобы полезный друг или член семьи страдал от экономических трудностей из-за ваших невыполненных финансовых обязательств.

Третья и последняя стратегия заключается в том, чтобы договориться с банками о более выгодных условиях. Но для этого вам нужны как необходимые ноу-хау, так и бизнес-план. В конце концов, банки подвержены тем же макроэкономическим факторам и давлению с целью получения прибыли, что и вы, поэтому разумно искать банк в хорошем финансовом состоянии, поскольку они смогут предложить вам более выгодную ставку.

Один из способов сделать это — прочитать финансовый раздел газеты и помнить, что процентные ставки, как правило, составляют от трех до девяти процентов. Естественно, вы должны стремиться к нижнему пределу диапазона и должны присматриваться к нему, пока не доберетесь до него.

Сокращение расходов в условиях кризиса может потребовать серьезных действий

Если на вашу компанию обрушится катастрофа, сокращение расходов, скорее всего, станет первой мерой, которую вы предпримете. Иногда это может означать принятие трудных решений для поддержания вашего бизнеса на плаву, и все мы знаем, что экстремальные времена могут потребовать крайних мер.

Одной из таких стратегий является обмен долга на акции, потому что избавление от долга иногда может стоить значительной части вашей компании. Например, компания по производству багажа Samsonite продала колоссальные 60 процентов своих акций CVC Capital Partners, одной из крупнейших в Европе групп прямых инвестиций, в обмен на выплату долга на сумму почти 175 миллионов долларов.

Еще одна крайняя мера — перенести свой бизнес в новую страну, чтобы сэкономить на налогах. Например, в некоторых странах очень низкие ставки налога на бизнес, например, на Мальдивах ставка налога составляет девять процентов, а в Объединенных Арабских Эмиратах — 15 процентов. Сравните это со странами с одними из самых высоких ставок, такими как Италия, где ставка налога на бизнес составляет 76 процентов, или Индия, где она составляет 86 процентов.

Но независимо от того, какие действия вы предпримете в кризисной ситуации, увольнение ваших сотрудников никогда не будет самым разумным вариантом; предприятия с ненадежным персоналом живут намного хуже.

Почему?

Что ж, увольнение — главный источник страха для любого сотрудника, влияющий как на его продуктивность, так и на качество его работы. На самом деле, увольнение людей может даже заставить ценных сотрудников искать выход из компании, которую они считают тонущим кораблем.

Однако сотрудники также готовы пойти на жертвы, чтобы сэкономить деньги компании, если это гарантирует им работу. Например, в июне 2009 года British Airways убедила 6 940 сотрудников взять добровольный неоплачиваемый отпуск — шаг, который сэкономил компании 16,7 миллиона долларов, а также долгосрочные рабочие места этих работников.

И, конечно же, есть крайняя мера: прыгай и беги. В конце концов, неудача — это просто факт в бизнесе, и только в Соединенном Королевстве ежегодно закрываются 400 000 предприятий! Так что помните: выход из убыточного бизнеса, если все сделано правильно, может оставить вас в лучшей форме, чтобы начать новый.

Вывод

Некоторые люди рассматривают сокращение расходов как экстренную меру, но долгосрочная стратегия сокращения расходов на самом деле необходима для увеличения прибыли любой компании.

Эффективное управление расходами также поможет вам построить бизнес, готовый к любому кризису или трудной ситуации.