Как сделать расчет заработной платы самостоятельно за 7 шагов

Заработная плата едва ли не самая захватывающая часть ведения бизнеса. И хотя аутсорсинг такой работы более практичен, знание того, как рассчитать заработную плату самостоятельно, сэкономит вам деньги и обеспечит своевременную оплату труда всех ваших сотрудников.

Обработка платежной ведомости — сложная задача, не в последнюю очередь из-за ваших юридических обязательств. Однако с правильной стратегией и системами расчета заработной платы вам не нужно беспокоиться о том, что ваш бизнес может быть подвержен потенциальным обязательствам и/или штрафным санкциям.

В этом руководстве содержится важная информация об обработке заработной платы, но вам все равно может потребоваться профессиональная помощь службы расчета заработной платы для получения конкретной информации, касающейся вашего бизнеса.

Важность надежных систем расчета заработной платы

Каждый владелец бизнеса знает, что хорошая система расчета заработной платы является важным аспектом управления их компанией. Конечно, речь идет не только о своевременной оплате труда каждого.

Хорошая система расчета заработной платы является неотъемлемой частью корпоративной культуры и влияет практически на все аспекты деятельности компании, включая денежные потоки и производительность. Помимо HR, расчет заработной платы, возможно, является ключом к успешному управлению персоналом.

Заработная плата охватывает льготы, компенсации и ряд привилегий для более эффективного использования ресурсов при одновременном повышении вовлеченности и прогресса сотрудников. Ваши платежные ведомости также помогают соответствовать государственным и национальным нормам.

Другими словами, система начисления заработной платы используется для отслеживания рабочего времени, заработной платы, отчислений и выплат, а также для упорядочения всех соответствующих документов. Следующие статистические данные о заработной плате еще раз подчеркивают ее важность в бизнесе:

• Почти половина всех работников начинают искать новую работу уже после двух ошибок в платежной ведомости, допущенных их работодателем.
• От 10% до 30% работодателей неправильно классифицируют сотрудников, чтобы лишить их защиты в соответствии с законодательством о рабочем месте.
• Более 54% американских рабочих столкнулись с проблемами при расчете заработной платы.

Короче говоря, правильный расчет заработной платы приносит пользу как сотрудникам, так и компании. Но даже когда расчет заработной платы передается на аутсорсинг, он по-прежнему является одним из основных источников споров между сотрудниками и владельцами бизнеса. Таким образом, ручное управление расчетом заработной платы может быть полезным для всей операции.

Семь шагов к обработке платежной ведомости

Прежде чем рассматривать программное обеспечение для расчета заработной платы, важно понять, как обрабатывать платежную ведомость вручную. Хотя это, безусловно, сложно, процесс можно упростить всего до семи шагов.

Если вы выполните каждый из приведенных ниже шагов, вы сможете подать налоговую декларацию в кратчайшие сроки.

Шаг 1: Получите свой идентификационный номер работодателя

Прежде чем вы сможете начать обработку платежей, вам необходимо настроить идентификационный номер работодателя или EIN, который используется правительством для обеспечения уплаты предприятиями налогов в Налоговую службу и выполнения других требований законодательства. Без EIN вы не можете обрабатывать платежи по заработной плате для своих сотрудников.

EIN используется IRS для идентификации вашего бизнеса и регистрации всех представленных налоговых файлов за каждый финансовый год. Новые предприятия могут подписаться на EIN, заполнив онлайн-заявку на веб-сайте IRS. Если вы хотите вручную обрабатывать платежную ведомость в первый раз, вам необходимо выяснить, какой у вас EIN.

В дополнение к национальному EIN вам также может понадобиться государственный EIN. Оба бесплатны для всех предприятий.

Шаг 2: Попросите всех сотрудников заполнить свои формы расчета заработной платы

Прежде чем сотрудники смогут получить оплату, они должны предоставить вашему бизнесу соответствующую налоговую информацию. Работодателю важно проверить правильность всех данных. Для каждого сотрудника информация должна охватывать его рабочий статус, отчисления и другие детали, имеющие отношение к их занятости и финансовому пакету.

Сотрудникам следует заполнить форму W-4, в которой содержится подробная информация об их статусе подачи и отслеживаются личные надбавки и другие налоговые данные. Им также придется заполнить форму I-9, чтобы подтвердить свою личность и право на трудоустройство. Кроме того, новый отчет о найме должен быть подан для всех новых сотрудников.

Подрядчики и внештатные работники также должны будут заполнить 1099 платежных ведомостей. Хотя большая часть ответственности за их заполнение ложится на плечи работника, ваша компания должна быть готова распространять, собирать и подавать их. Налоговое управление США обрабатывает заявки на формы W-4, I-9 и 1099.

Шаг 3: выберите график расчета заработной платы

Заработная плата — это не только гарантия того, что ваши сотрудники получат оплату вовремя. Тем не менее, выплата заработной платы работникам является одной из ключевых задач здесь. Поэтому крайне важно установить четкий график начисления заработной платы.

Обычно существует четыре типа графиков расчета заработной платы: еженедельные платежи, двухнедельные платежи, полунедельные платежи и ежемесячные платежи. В большинстве случаев компании захотят ввести одинаковый график для работников всех отделов. По крайней мере, при обучении самостоятельному расчету заработной платы эта опция помогает предотвратить ошибки или пропущенные платежи. Кроме того, это создает культуру, в которой ко всем сотрудникам относятся одинаково.

После выбора дат выплаты сотрудникам вам также необходимо подтвердить сроки уплаты налогов и сроки подачи налоговых деклараций.

Шаг 4: Рассчитайте заработную плату и отчисления

Рассчитать брутто-зарплату работника вручную довольно просто. Вы берете их почасовую ставку и умножаете ее на количество часов, которые они отработали за установленный период. Вот самая основная формула:

Часовая ставка х отработанные часы = валовая заработная плата за этот период.

Однако следует отметить, что вам может потребоваться разбить уравнение на две части, если почасовая ставка работника увеличивается за сверхурочную работу или часы без общения. В этом случае вы просто вычисляете валовую оплату за рабочие часы по контракту и сверхурочные как отдельные части, прежде чем складывать их вместе. Если вы работаете с расчетом заработной платы в Excel, программа может выполнить расчеты от вашего имени.

Расчет надбавок работника (также известных как льготы) и отчислений является еще одним важным фактором. Пособия заполняются через форму W-4, а вычеты должны отображаться в форме 1040-EZ сотрудника. Законные вычеты из заработной платы — это то, что работник может требовать обратно из своего заработка, чтобы эффективно снизить свои налоги.

Как работодатель, вы должны убедиться, что сотрудники правильно выполнили этот шаг. Вам также может потребоваться рассмотреть другие элементы обработки заработной платы и удержания. Список включает взносы 401 (k), государственные и федеральные налоги, медицинское страхование, социальное обеспечение и компенсационные выплаты работникам.

Возможно, самый сложный вопрос или, по крайней мере, самый трудоемкий, связан с тем, что скорость, с которой вы умножаете отчисления, зависит от категории каждого сотрудника. Еще раз, правильное программное обеспечение для расчета заработной платы будет выполнять расчеты от вашего имени - вам просто нужно ввести правильные формулы.

Шаг 5: Оплата труда сотрудников

После того, как вы завершили все этапы четвертого шага, вы можете рассчитать чистую заработную плату работника. Этот процесс может быть автоматизирован с помощью калькулятора расчета заработной платы и определяется по следующей формуле:

Валовая заработная плата - отчисления = чистая заработная плата

Чистая заработная плата — это то, что сотрудник получает в своем пакете заработной платы в конце периода оплаты. После расчета индивидуальной чистой заработной платы работника вы можете обработать платеж предпочтительным для него способом, включая банковские переводы, зарплатные карты или чеки.

Поскольку вы обрабатываете платежи для всех своих работников, делать это вручную невозможно. Вместо этого вы должны использовать автоматизированную систему, которая сэкономит ваше драгоценное время. Кроме того, вы можете ускорить процесс, сохраняя налоговые вычеты и удержания сотрудников в программном обеспечении для расчета заработной платы, что способствует своевременным и точным выплатам для всех сотрудников.

В дополнение к обработке платежей важно создать квитанцию ​​об оплате труда сотрудника, которая позволит вам отслеживать, что вы удерживаете. Отслеживание удержаний значительно облегчит вам жизнь, когда вы перейдете к последующим шагам, и должно способствовать более легкому налоговому планированию для вашей компании и сотрудников.

Шаг 6: Организуйте свои записи

Крайне важно, чтобы информация всегда была точной. Когда вы документируете записи о заработной плате, данные могут использоваться всякий раз, когда вы сталкиваетесь со спорами с сотрудниками или IRS. Четкий обзор всех платежей и расчетов позволяет при необходимости предоставлять доказательства и быстро исправлять ошибки.

Уплата регулярных налогов на заработную плату также упрощается, если у вас есть четкие записи. Хорошая новость заключается в том, что хорошее решение для начисления заработной платы позволяет автоматизировать записи, используя данные о валовой заработной плате, вычетах и ​​чистой заработной плате, которые вы рассчитали ранее. Таким образом, большая часть тяжелой работы выполняется за вас, позволяя вашей команде сосредоточиться на управлении бизнесом.

Шаг 7: Оплатите налоги с заработной платы

Любой работодатель, занимающийся расчетом заработной платы, должен обеспечить своевременную уплату всех налогов на фонд заработной платы. Ваши федеральные налоговые формы необходимо подавать ежеквартально, а местные декларации должны соответствовать правилам штата. Следует также учитывать ежегодные налоговые декларации и формы W-2.

Удержание нужной суммы с каждого сотрудника имеет жизненно важное значение. Для этого вы должны учитывать подоходный налог, налоги на социальное обеспечение и Medicare либо вручную, либо с помощью некоторых программных решений для налогообложения в Интернете. Если вы удержали правильные суммы, покрытие последующих налогов на заработную плату должно быть легким. В свою очередь, вы избежите споров, штрафов и проблем с вашими работниками и обеспечите бесперебойную работу в любое время.

Между тем, ваш бизнес, возможно, также должен будет покрывать федеральные налоги по безработице, налоги штата по безработице, государственное страхование по безработице или SUI и налоги в соответствии с Федеральным законом о страховых взносах. Они не вычитаются непосредственно из зарплаты рабочих.

Варианты расчета заработной платы вручную: Excel и многое другое

После подтверждения того, что ручная обработка платежных ведомостей является правильным решением для вашей компании, ключевым моментом станет поиск подходящей системы или программного обеспечения для выполнения задания. Правильное решение должно сделать процесс более быстрым и менее напряженным. Более того, сделав правильный выбор на раннем этапе, вы избавите себя от необходимости искать замену пакета или шаблона позже.

На рынке есть много вариантов, но, наверное, лучше всего выбрать Excel. Вот несколько причин, почему вы должны использовать программное обеспечение:

• Не беспокойтесь о легитимности
• Много информации доступно, чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от них.
• Они созданы с учетом требований IRS.
• Сотрудники слышали о них, что придает им уверенности.
• Предлагайте экономичные решения

Использование Excel для расчета заработной платы

Одна из замечательных особенностей использования Excel для расчета заработной платы заключается в том, что шаблоны расчета заработной платы Microsoft можно загрузить бесплатно, и они направят вас на путь беспрепятственного управления заработной платой. Персонализация столбцов и добавление функций в соответствии с индивидуальными требованиями вашей компании может занять некоторое время, но этот процесс не должен быть слишком сложным.

На вкладке «Информация о сотрудниках» вы можете добавить все необходимые данные, от почасовых ставок до налоговых вычетов. Все уравнения заполняются автоматически, так как формулы уже вставлены. На вкладке «Калькулятор заработной платы» будут храниться данные о сотрудниках для автоматизации расчетов чистой заработной платы.

В этой части таблицы вы можете вставить их часы, больничные, сверхурочные и многое другое. После того, как это будет завершено, вы можете создать квитанции о заработной плате, чтобы определить, сколько сотрудник получает за этот период. Эта цифра впоследствии будет использоваться для ручных или автоматических выплат заработной платы.

Электронная таблица может включать страницы для отдельных сотрудников или управлять всеми сотрудниками на одной странице за счет использования разных строк. Хотя Excel — не единственный вариант (Quickbooks — еще один очень популярный вариант), он один из самых простых в освоении. Если вы выберете Quickbooks, процесс немного удлинится, но это программное обеспечение для расчета заработной платы предлагает пошаговое руководство для каждой детали.

Какой бы вариант вы ни выбрали, мы предлагаем сохранять все в облаке, а также в ваших системах. Это поможет вам избежать стрессовых ситуаций в случае потери или повреждения ваших данных.

Вывод

Если вы хотите вручную обрабатывать начисление заработной платы, вам не придется внезапно начинать выполнять все расчеты самостоятельно. Независимо от того, используете ли вы шаблон калькулятора заработной платы Microsoft или другую автоматизированную службу, вам просто нужно будет ввести соответствующие данные для каждого сотрудника, касающиеся отработанных часов, их почасовой оплаты и отчислений. Отсюда расчет всего, от валовой заработной платы до чистой заработной платы и налоговых требований, должен быть легкой задачей. Одним словом, точность гарантирована.

Некоторые предприятия по-прежнему будут выбирать другие варианты расчета заработной платы, например, выделенный поставщик услуг по расчету заработной платы или просто использование услуг бухгалтера. И это нормально. Однако, если вы хотите постоянно отслеживать каждый аспект своего бизнеса, ручное управление проще, чем когда-либо прежде.