Как определить структуру управления DAM

При настройке новой системы управления цифровыми активами (DAM) управление обычно находится в конце списка дел, а в некоторых случаях вообще забывается. Вы уже манипулируете конфигурациями системы, соответствием законодательству, разрешениями пользователей, таксономией, метаданными, обучением и т. д. Вам нужно сразу же беспокоиться об управлении?

Да, вы делаете. Управление касается всех этих и многих других вещей. Без него ваша РПД может принести больше хаоса, чем порядка в долгосрочной перспективе. Не упускайте его из виду и не откладывайте на последний момент. Структура управления DAM должна быть на первом месте с самого начала вашего пути к DAM.

Что такое управление DAM?

Как вы уже знаете — и, надеюсь, не узнали на собственном горьком опыте — DAM не работает сама по себе. Это не система «установил и забыл».

В контексте DAM управление — это практика поддержания и развития стандартов, политик и лучших практик. Он охватывает людей, процессы и технологии, связанные с управлением цифровыми активами в вашей компании.

Документация по управлению определяет информацию, рекомендации и политики, обеспечивающие стабильность и бесперебойную работу DAM в долгосрочной перспективе. Эта структура предотвратит превращение вашего DAM в ящик для мусора по мере развития вашего бизнеса и системы, а также изменения обязательств заинтересованных сторон и конечных пользователей, а также потоков в вашу компанию и из нее.

Документированные политики управления поддерживают управление рисками и обеспечивают постоянное соответствие общим бизнес-целям. Управление DAM также включает в себя постоянное сотрудничество с заинтересованными сторонами для управления, изменения и адаптации вашей системы к потребностям вашей организации. Он устанавливает и поддерживает связь между всеми соответствующими заинтересованными сторонами для устойчивого успеха DAM.

С чего начать?

Многие из вопросов, которые вы задаете во время настройки и запуска DAM, — это те же вопросы, на которых вам нужно сосредоточиться при определении политик управления. Многозадачность! Избавьте себя от необходимости возвращаться к этим вопросам позже, определив и задокументировав ответы с самого начала.

Ваша управленческая документация будет живым документом, который необходимо регулярно пересматривать и обновлять по мере развития вашего бизнеса и его приоритетов. Как и DAM, это не «установил и забыл». Вы поблагодарите себя позже, если будете помнить об этом на протяжении всего пути DAM, а не ждать, пока не возникнет проблема.

Ваш план управления должен отвечать на следующие вопросы:

• Что входит в ДАМ?
• Кто имеет доступ к DAM? Какие области контента они могут видеть с этим доступом? И что им разрешено делать с контентом, который они могут видеть?
• Каковы требуемые соглашения об именах?
• Кто применяет метаданные? Каким стандартам и требованиям они должны соответствовать?
• Как будет осуществляться управление версиями?
• Каковы ваши лицензионные и нормативные требования?
• Как обрабатываются просроченные активы? Каков процесс архивирования?
• Кто отвечает за обеспечение обучения?
• Кто отвечает за обеспечение соблюдения и обновление стандартов и требований DAM?
• Как изменения и обновления будут сообщаться вашим пользователям?
• Каков процесс сообщения, когда что-то идет не так? Кто отвечает за решение каких вопросов (технических, юридических, содержательных и т. д.).

Этот список кажется слишком большим прямо сейчас? Затем начните с формулировки основной цели и развивайте ее по мере продвижения. Почему существует ваша DAM? Для кого она предназначена и каких целей предполагается достичь?

Копаем глубже: 12-шаговое руководство по внедрению системы управления цифровыми активами

Сохраняя мир: работа с заинтересованными сторонами DAM

Изложить свои политики DAM и требования к процессам на бумаге несложно. Создание поддержки и обеспечение соблюдения этих политик и требований — вот где начинается тяжелая работа. Ваша документация по управлению не имеет ценности, если ее содержание не реализуется и не применяется.

Ваша DAM, скорее всего, представляет собой систему корпоративного уровня, которая должна удовлетворять потребности различных, а в некоторых случаях и конкурирующих подразделений и отделов вашей компании. Эти отделы должны иметь право голоса, если ваша DAM будет успешной.

Не забывайте, что у вас также есть заинтересованные стороны в бизнес-сферах, которые напрямую не обрабатывают активы, входящие и исходящие из вашей DAM, но заинтересованы в успехе и надлежащем управлении системой. Вашим командам по ИТ и юридическим вопросам нужен голос вместе с вашими маркетинговыми и творческими командами. Участие всех уровней организационной структуры имеет решающее значение для успеха вашей DAM — от руководства до конечных пользователей. Вы должны смотреть на пользовательский опыт DAM со всех сторон, чтобы получить полную картину и обеспечить наилучшие впечатления. Ключом к тому, чтобы все это работало, является общение.

Будьте внимательны при определении ролей и обязанностей всех заинтересованных сторон. Четко объясните свои ожидания относительно их приверженности успеху DAM. Вам нужны активные и заинтересованные заинтересованные стороны, и если кто-то не соответствует ожиданиям своей роли, вы должны чувствовать себя вправе искать замену.

Убедитесь, что в документации вы имеете в виду роли, а не имена или должности конкретных сотрудников. Люди покинут компанию или возьмут на себя новые внутренние обязательства, и организационные схемы изменятся. Когда новые участники присоединяются к команде DAM, наличие четко определенных ролей для них облегчит переход.

Точно так же старайтесь всегда давать каждому равный голос. Когда в вашей команде заинтересованных сторон DAM есть сочетание сильных личностей, может быть трудно не поддаться самому громкому голосу в комнате или уступить стейкхолдеру, представляющему самую большую группу конечных пользователей.

Вы можете рассмотреть вопрос о введении политики голосования по основным решениям, касающимся DAM, в рамках вашего плана управления, чтобы предоставить всем равные возможности для определения пути вперед. Каждый должен чувствовать себя услышанным, иначе пострадает вовлеченность.

Регулярное взаимодействие с заинтересованными сторонами с первого дня вашего пути к DAM поставит проект в правильное русло. Начните проводить встречи до того, как ваша DAM будет открыта для любых конечных пользователей. Регулярно просматривайте и учитывайте отзывы пользователей, оценивайте необходимость изменений в ваших процессах и политиках и оценивайте потенциальную потребность в технических обновлениях. Привязать управление к уже активной системе экспоненциально сложнее. Не невозможно, но сложно.

Если вы отложите обсуждение вопросов управления с вашими пользователями и заинтересованными сторонами до запуска системы, большинство важных решений уже принято. Вовлечение всех с самого начала способствует ощущению сопричастности к DAM и поощряет постоянные инвестиции в ее успех.

По мере того, как ваш DAM проходит через планирование и запуск в техническое обслуживание, частота ваших совещаний может снижаться, но этому никогда не будет конца. Встречи должны продолжаться, чтобы ваши заинтересованные стороны и ваши пользователи были вовлечены. Их ценность не уменьшается после развертывания DAM и написания документации по управлению.

По мере того, как DAM развивается и растет, решения по-прежнему необходимо принимать, и они всегда должны оставаться вовлеченными в эти решения. Хотя существующие политики управления будут определять будущие решения, помните, что это живой документ. Всегда имейте четко определенные каналы для заинтересованных сторон и конечных пользователей, чтобы предлагать отзывы и предложения по изменениям и улучшениям рабочих процессов и процессов.

Не прячьте документацию по управлению в секретном месте. Убедитесь, что он легко доступен и открыт для просмотра пользователями в любое время. Всегда будьте открыты для вопросов и отзывов о документации.

Копните глубже: вот почему вам нужен рабочий процесс DAM — и как его отобразить

Мне не нужно управление: у меня есть менеджер DAM

Не совершайте ошибку, полагая, что наличие выделенной роли менеджера DAM — это ваше управление. Да, они, вероятно, имеют степень в области библиотечного дела или управления DAM и, безусловно, хорошо разбираются во всех передовых методах DAM. Они разговаривают с пользователями и учитывают их потребности и мнения. Так разве они в конечном счете не несут ответственности за все решения? Они знают «правильный» способ управления DAM — вот почему вы их наняли.

Ну, извините, но нет. Наличие единого системного администратора, который в одностороннем порядке принимает все решения без какой-либо политики управления, не является идеальным решением. Это, безусловно, не лучший способ заручиться поддержкой и дать вашим пользователям чувство причастности к системе, которую они используют. И хотя менеджер DAM может знать все передовые методы, он не использует DAM каждый день в качестве конечного пользователя из всех различных аспектов вашей пользовательской базы.

Да, лучшие практики являются лучшими практиками по определенной причине, но они не всегда работают для каждого сценария и ситуации. Вы не можете навязывать передовую практику, если она не является лучшим решением для ваших конкретных пользователей и их бизнес-потребностей.

Менеджер DAM будет использовать политики управления, чтобы направлять вас вперед и поддерживать стандарты и порядок, но он также признает, что иногда вам нужно быть гибким, когда речь идет о передовых методах. Если иногда соседство с лучшими практиками облегчает жизнь конечных пользователей и не вносит риска или беспорядка, вы должны быть готовы уступить дюйм или два.

Счастливые пользователи DAM — это активные пользователи DAM, которые по-прежнему заинтересованы в ее долгосрочном успехе. Успех DAM зависит как от участия заинтересованных сторон и конечных пользователей, так и от лидерства менеджера DAM.