Лучшие программы стажировок создают ценность как для стажера, так и для бизнеса или организации, принимающей программу. Принимающие организации получают критически важную поддержку по своим проектам и доступ к резерву талантов для последующего принятия решений о найме. Между тем, студенты могут применять навыки, о которых они, возможно, узнали только в классе, в реальных сценариях и составлять свои резюме для будущего трудоустройства. Поскольку 60% работодателей отдают предпочтение кандидатам, уже прошедшим стажировку, эти программы жизненно важны для молодых специалистов.
Тем не менее, 57% стажировок в некоммерческих организациях не оплачиваются, что может создать динамику, усугубляющую точное социально-экономическое неравенство, над устранением которого работают многие некоммерческие организации. Кроме того, женщины на 77% чаще, чем мужчины, проходят одну из этих неоплачиваемых стажировок, и считается, что эти должности усиливают разрыв в расовом уровне благосостояния. Неоплачиваемая стажировка может означать, что у студента с низким доходом может не быть финансовых ресурсов для покрытия расходов на жилье, транспорт, питание и другие расходы, связанные с принятием неоплачиваемой возможности. Эти расходы часто являются дополнением к тысячам долларов, которые студенты платят своим университетам за обязательные академические кредиты стажировки.
Тем не менее, правда остается в том, что некоммерческие организации сталкиваются с ограниченными бюджетами и ограниченными ресурсами для своих финансовых приоритетов. Хотя ваша организация может захотеть платить вашим стажерам, попытка выяснить, как это сделать, может показаться сложной. Вот почему мы обратились к трем профессионалам, которые руководят программами стажировок в своих организациях, чтобы узнать их мнение.
Ниже мы познакомим вас с ними и расскажем о пяти советах, которыми они поделились, о том, как создать ценность для ваших стажеров, независимо от того, можете ли вы им платить. Затем мы подробно расскажем об их понимании того, как вы можете сообщить о влиянии стажировок своим заинтересованным сторонам и создать аргументы для потенциальных спонсоров. В заключение мы приведем несколько кратких заметок о том, как они изменили свои программы, чтобы продолжать приносить пользу своим стажерам во время преодоления пандемии коронавируса.
Бесплатный ресурс: руководство для руководителей по мотивации сотрудников
Познакомьтесь с лидерами стажировки
Мы поговорили с представителями трех организаций, предлагающих оплачиваемые программы стажировок. Один — коммерческий, второй — некоммерческий, а третий — фонд. Несмотря на разницу в отраслях, каждый предложенный совет можно адаптировать для своей некоммерческой организации.
Келли Гудолл, ведущий партнер по работе с персоналом в Classy
Наш первый источник стажировки исходит из внутренних. Келли Гудолл — ведущий партнер по работе с персоналом в отделе управления персоналом в Classy. Программа стажировки Classy каждое лето направляет студентов и недавних выпускников в различные отделы для практического обучения.
Наша программа стажировки постоянно развивается. Мы всегда пытаемся выяснить, что больше всего нравится стажерам, чтобы постоянно улучшать внешний вид программы.
Эмбер Гарднер, стажер, директор по программам и партнерским отношениям, To Write Love on Her Arms
«Написать любовь на ее руках» (TWLOHA) — это некоммерческая организация, «посвященная дарить надежду и находить помощь людям, борющимся с депрессией, зависимостью, членовредительством и самоубийством». Эмбер Гарднер начала работать там в 2019 году и приветствовала свою первую группу стажеров в январе 2020 года.
Осенью, весной и летом TWLOHA проводит стажировки на полный рабочий день с предоставлением меблированного жилья. Они также находятся в процессе доработки деталей, чтобы предоставить платную возможность всем участникам за их время. На протяжении всего опыта сотрудники прилагают сознательные усилия для включения стажеров в структуру некоммерческой организации, ориентированную на миссию.
Цель программы стажеров — создать сообщество людей, желающих и подготовленных для выполнения миссии TWLOHA. Мы предполагаем, что это произойдет двумя основными способами: через образование и сообщество. Поскольку мы глубоко ценим работу и помощь, которую стажеры оказывают нашей организации, мы структурировали программу стажировки таким образом, чтобы она была полезна не только для профессионального, но и для личного развития стажеров.
Стефани Молнар, руководитель программы по развитию лидерства в Кливлендском фонде
Фонд Кливленда работает над улучшением жизни жителей в районе Большого Кливленда, создавая фонды сообщества, удовлетворяя местные потребности посредством предоставления грантов и обеспечивая руководство по ключевым вопросам сообщества. Он начал свою летнюю программу стажировок в 1999 году, чтобы предоставить возможность талантливым, разнообразным студентам и недавним выпускникам работать в некоммерческих организациях и организациях государственного сектора региона, одновременно укрепляя потенциал этих местных организаций.
Для этого фонд сотрудничает с местными некоммерческими организациями, заинтересованными в приеме стажера. Затем фонд управляет процессом подачи заявок на стажировку и собеседования, обычно принимая около 18 стажеров за лето, каждый из которых размещается в разных принимающих некоммерческих организациях или организациях государственного сектора. Фонд предоставляет грант принимающей организации для покрытия зарплаты стажера в размере 13 долларов в час в течение 32–40 часов в неделю в течение 11-недельного стажировки. Он также продолжает сотрудничать с принимающими некоммерческими организациями, чтобы расширить возможности профессионального развития для стажеров и использовать свою сеть стажеров-выпускников, насчитывающую более 350 бывших участников.
Стефани Молнар впервые связалась с Кливлендским фондом в 2016 году, когда она получила одну из его летних стажировок в поддержку волонтеров Большого Кливленда. Позже она проходила стажировку непосредственно в группе по предоставлению грантов фонда, работающей с населением. Сегодня, будучи сотрудником программы фонда, она руководит общественными инициативами и инициативами по развитию, включая программу летней стажировки.
Это было действительно началом моей нынешней карьеры. Мой хост-сайт был определенно лучшим выбором для меня.
5 способов обеспечить ценность для ваших стажеров
Независимо от того, можете ли вы в настоящее время платить своим стажерам, существуют способы разработать свою программу, которая предоставит им широкие возможности для обучения, общения и практических занятий. Сосредоточьтесь на этих элементах при разработке своей программы, чтобы создать положительный и ценный опыт для ваших стажеров. Это также поможет убедиться, что ваша некоммерческая организация соответствует требованиям Министерства труда США для неоплачиваемых стажеров в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах.
1. Дайте своему стажеру четкий проект и поддерживающего менеджера
Взаимовыгодная стажировка требует предварительного планирования и участия персонала. Фонд Кливленда включил это в свою программу, потребовав, чтобы некоммерческие организации подали официальную заявку на возможность принять летнего стажера.
В нашей заявке для принимающих организаций требуется описание того, как будет выглядеть предварительный надзор за стажером, специальный проект, который стажер будет помогать продвигать в течение 11 недель, и обязательство по развитию лидерских качеств для стажеров.
Планирование проекта и назначение наставников заблаговременно создает более полезный опыт как для стажеров, так и для организации. Стажеры не остаются неуверенными в том, что они должны делать, а сотрудники не сталкиваются с повторяющимися перерывами в работе, пытаясь заполнить время стажера. Демонстрация четкой цели проекта для стажера также дает стажеру чувство сопричастности и направления. Кроме того, это подтверждает, что они будут приобретать определенные навыки посредством практического обучения, а не просто предоставлять бесплатную административную работу, которая является более подходящей ролью для волонтера.
Некоммерческие организации могут заранее предоставить стажерам описание своего основного проекта, чтобы сформировать ожидания. Это должно быть в паре с руководителем, который одновременно поддерживает план проекта и поощряет стажера использовать другие возможности обучения на протяжении всей стажировки.
Читать дальше: Карманный справочник по профессиональному развитию
2. Проводите организованные занятия по обучению и профессиональному развитию.
Ценная стажировка для студента или недавнего выпускника выходит за рамки завершения проекта. Для многих стажеров это их первый опыт в мире карьеры, поэтому дополнительные возможности профессионального развития являются важным дополнением к их работе.
Часто у нас есть стажеры, которые все еще пытаются понять, чем именно они хотят заниматься. Они могут знать, что хотят работать с определенной технологией или в организации, которая соответствует их ценностям, но они все еще многому учатся. Таким образом, мы предлагаем им возможность увидеть, каково это работать в самых разных должностях и как добиться успеха в получении работы, которую вы хотите, после того, как вы точно определили, какой карьерный путь вы хотите выбрать.
Classy организует день карьеры для стажеров, чтобы они могли изучить вопросы профессионального развития, выходящие за рамки их работы в закрепленном за ними отделе. Мероприятие включает в себя серию сессий о том, как выглядит построение карьеры в области маркетинга, управления персоналом, разработки продуктов и множества других областей, которые в настоящее время могут быть не в центре внимания стажера. Кроме того, стажеры узнают, как ориентироваться в процессе собеседования, и получают обзоры резюме и профиля LinkedIn, чтобы увидеть, как они могут улучшить свои материалы.
Фонд Кливленда призывает принимающие некоммерческие организации предлагать расширенные возможности обучения. Кроме того, он организует собственную двухнедельную серию курсов повышения квалификации для всей группы. Презентации могут исходить от руководства фонда, членов Консультативной группы выпускников программы стажировок или других местных специалистов. Например, во время пандемии коронавируса выпускники провели виртуальную сессию по самообслуживанию на работе. Фонд также организует такие мероприятия, как сетевые встречи или обеды с правлением фонда.
Стажеры действительно ценят как можно больше возможностей. Например, посещение встреч с заинтересованными сторонами или проведение презентаций перед советом директоров — это действительно ценный опыт для них, позволяющий развить свои навыки, такие как публичные выступления, и увидеть более крупные структуры некоммерческой деятельности в действии.
3. Свяжите своего стажера с другими отделами и организациями
Стажеры находятся на этапе, когда они изучают варианты карьеры и то, как их образование и интересы могут сочетаться с ними. Изучение различных ролей может помочь стажерам определить, какие рабочие места могут быть наиболее подходящими и наиболее полезными для них, чтобы в конечном итоге подать заявку. Это также может помочь им отточить свои навыки на соответствующих курсах на последних курсах колледжа.
Помимо презентаций на ярмарке вакансий Classy, у стажеров есть возможность встретиться один на один с сотрудниками из разных отделов, чтобы узнать о ролях в компании. Например, несмотря на то, что стажер может быть назначен специалистом по маркетингу, он все равно может извлечь выгоду из возможности понять, как будет выглядеть позиция по разработке продукта, задавая вопросы непосредственно кому-то из этой команды.
Фонд Кливленда дает каждому стажеру возможность встретиться с руководителями всех принимающих организаций того года. Это дает стажерам возможность узнать о 18 различных возможностях в сообществе, которые охватывают социальные услуги, искусство и культуру, проблемы окружающей среды, местное самоуправление и многое другое.
Стажеры встречаются с руководством [других] организаций или участвуют в мероприятиях, которые освещают их работу или услуги в определенном отделе или конкретной группе населения.
4. Включите стажера в культуру вашей организации
Для многих стажеров это первый опыт офисной жизни. Это отличная возможность для вашей некоммерческой организации продемонстрировать, как корпоративная культура вписывается в работу, а также подчеркнуть, что делает вашу организацию такой замечательной.
TWLOHA подчеркивает важность вовлечения стажеров в свою культуру, предпринимая преднамеренные усилия, чтобы поделиться ценностями некоммерческой организации с командой стажеров. Команда также усердно работает над тем, чтобы стажеры знали, что их ценят, и поощряла конструктивные связи между стажерами и персоналом. Это помогает создать чувство принадлежности и общности, которое является основным элементом миссии TWLOHA.
«Огромная часть того, что делает нашу программу стажировки уникальной, — это акцент на сообществе. Не только с другими стажерами, но и с персоналом, и всем нашим сообществом TWLOHA. Мы гарантируем, что наши стажеры чувствуют себя ценными и известными, приглашая их на собрания отдела, где мы ожидаем, что они будут делиться своими идеями и отзывами.
Мы празднуем наших стажеров, когда они прибывают, и находим время, чтобы познакомиться с каждым из них. Мы предоставляем общественные фонды, которые позволяют стажерам устраивать обеды или мероприятия с другими сотрудниками, чтобы познакомиться с ними в нерабочее время. И в конце каждого семестра стажировки у нас есть двухдневный праздник, чтобы поразмышлять над всей работой, которую они выполнили, и поблагодарить их за их тяжелую работу и самоотверженность».
5. Помогите стажерам почувствовать себя сплоченной группой
Если в вашей некоммерческой организации работает несколько стажеров, скорее всего, они распределены по разным подразделениям. Их работа может не сильно пересекаться, но вы все равно можете способствовать налаживанию связей, общению и обучению между ними. Создание чувства общности среди стажеров увеличивает шансы на то, что они будут поддерживать контакты и помогать друг другу в профессиональных связях в будущем. Будучи частью сплоченной группы, они также создают выход, где они могут найти поддержку сверстников на протяжении всей стажировки, делясь опытом с кем-то, кто понимает их точку зрения.
В Cleveland Foundation стажеры распределяются по 18 различным организациям. Тем не менее, все они собираются раз в две недели на занятиях по профессиональному развитию, посещают места друг друга и посещают более неформальные общественные мероприятия. Программа также поддерживает Консультативную группу выпускников, которая связывает нынешних стажеров с примерно 350 выпускниками программы, многие из которых все еще живут в этом районе и работают в некоммерческом и государственном секторах.
Выпускники создают отличный мост к будущим возможностям для нынешней когорты, и стажеры могут увидеть, как они могут продолжать участвовать. У них есть другие люди, к которым они могут обратиться и почувствовать связь с ними.
Classy создает ощущение когорты, собирая стажеров из разных отделов для общественных мероприятий, таких как бейсбольный матч. Это также помогает проводить сетевые мероприятия с мероприятиями, которые поощряют знакомство с новыми людьми. Например, стажеры Classy играли в «Узнай себя БИНГО», что облегчает знакомство друг с другом на микшере, а не просто надежду, что стажеры подойдут друг к другу.
Как найти финансирование для вашей программы стажировки
Отказ от модели неоплачиваемой стажировки может показаться пугающим, но усилия, направленные на это, имеют большое значение для студентов и недавних выпускников. Это необходимый шаг к выравниванию игрового поля, и есть два основных момента для начала. Во-первых, вам нужно знать, где искать финансирование, а затем, как сообщить о своем случае для получения поддержки.
К сожалению, неоплачиваемая стажировка создает барьеры для студентов. У них может быть большой интерес к некоммерческой работе или государственной службе, но они должны иметь возможность оплачивать свои счета, поэтому они не могут получить доступ к неоплачиваемым стажировкам на полный рабочий день. Это было приоритетом для фонда с момента основания программы, и отчасти причина, по которой наше финансирование направляется в некоммерческие организации и государственный сектор, заключается в том, что мы знаем, что выделение бюджета на это может стать препятствием для этих организаций.
Где искать поддержку
Чтобы получить первоначальное финансирование для стажировки, может потребоваться некоторое время, но необходимо учитывать как внутренние, так и внешние ресурсы.
1. Переоцените свой текущий бюджет
Если обеспечение финансирования для ваших стажеров является приоритетом, хорошее место для начала — ваш текущий бюджет. Попросите членов вашего совета помочь определить области, в которых можно высвободить финансирование для программы стажировок. Критически подумайте о том, какие текущие расходы могут быть ниже, если у вас есть поддержка стажера. Также найдите время, чтобы поговорить с подобными организациями, такими как TWLOHA, которые сделали этот шаг, и узнайте, как им удалось перераспределить ресурсы.
Совсем недавно мы перешли на оплачиваемую программу стажировки в надежде остаться конкурентоспособной программой и расширить круг соискателей. Помимо компенсации, мы предоставляем жилье для стажеров и необходимые жилищные принадлежности. Наше руководство знает, насколько важны наши стажеры для успеха организации, поэтому было принято единогласное решение перейти к системе оплаты труда.
2. Подумайте о фондах местных сообществ
Программа стажировок Фонда Кливленда стала образцом для других фондов местных сообществ, которые с тех пор последовали их примеру, таких как Фонд Колумбуса. Некоммерческое партнерство округа ДеКалб также реализует аналогичную программу, объединяющую ресурсы нескольких некоммерческих организаций. Стоит узнать, есть ли такие программы у фондов местных сообществ в вашем районе. Если они этого не сделают, попробуйте связаться с ними, чтобы оценить их заинтересованность в открытии одного из них. Вы можете указать на успешные примеры, такие как Фонд Кливленда, чтобы помочь вам построить свое дело.
Местный спонсор может быть готов за очень скромную плату продвигать программу стажировки, которая может иметь большое значение.
3. Посмотрите на организации по развитию и возрождению сообществ.
Некоторые небольшие города сталкиваются с нехваткой рабочей силы и активно пытаются найти способы нанять больше талантов в этом районе. Стажировки могут иметь решающее значение для поощрения студентов к переходу в эти области после окончания учебы. Если в вашем районе есть агентства, занимающиеся развитием сообщества и рабочей силы, спросите, заинтересованы ли они в партнерстве с вами в рамках вашей программы стажировки.
4. Партнерство с местными университетами и колледжами
Все больше школ начинают создавать специальные фонды или стипендии для стажировок студентов. Поговорите с университетами и колледжами в вашем районе, чтобы узнать, как вы могли бы потенциально сотрудничать с ними через один из этих фондов. Если стажеры приезжают из другого района, помогите им вести эти разговоры со своими школами, чтобы помочь в обеспечении финансирования для них, если оно доступно.
5. Подключитесь к своей сети выпускников
После того, как вы создали сеть стажеров-выпускников, бывшие стажеры могут захотеть «заплатить вперед» и спонсировать будущего стажера на лето. Всегда оставайтесь на связи со своими бывшими стажерами и создавайте для них опыт, которым они будут гордиться, чтобы поддержать новых студентов.
Как сообщить о ценности программы стажировки
Обращаясь к совету директоров, общественным фондам или другим потенциальным спонсорам, вы должны быть в состоянии продать ценность своей программы стажировки. В дополнение к ценности, которую он создает для самих стажеров, вы можете использовать эти подходы, чтобы подчеркнуть, как он создает ценность для вашей некоммерческой организации и более широкого сообщества.
Сосредоточьтесь на развитии сообщества и рабочей силы
Стажировки дают возможность сохранить таланты в вашем регионе. Стефани рассказала, что 62% выпускников фонда остаются в районе Кливленда после стажировки, а 72% продолжают работать в некоммерческом или государственном секторе. Инвестируя в программу стажировок, фонд инвестирует в сообщество, инициируя значимый карьерный опыт для студентов.
На этой неделе один стажер сказал мне: «Я действительно не знал, что у Кливленда есть такая возможность, которая может мне так подойти». Другие стажеры говорили мне, что, хотя они еще не уверены в том, чем хотят заниматься в карьере, они поняли, что в нашей области гораздо больше возможностей, чем они предполагали. Таким образом, одно лето может многое сделать для набора и удержания талантов в вашем регионе.
Подчеркните возврат инвестиций
Стажеры помогают наращивать потенциал некоммерческих организаций для продвижения проектов, которые в противном случае они, возможно, не смогли бы реализовать, и часто с меньшими затратами в долларах, чем другие варианты. По оценкам Фонда Кливленда, каждый стажер предоставляет принимающей организации услуги на сумму около 10 000 долларов при средней стоимости программы всего 6 500 долларов . Кроме того, только 30% их партнерских некоммерческих организаций говорят, что могли бы нанять стажеров самостоятельно без поддержки спонсоров.
Стажеры также помогают внутренним процессам найма на должности начального уровня по мере их появления. Келли рассказала, что стажеры, нанятые на полный рабочий день, дольше остаются в своей организации и имеют более высокие рейтинги эффективности, чем другие сотрудники, не являющиеся стажерами. Ваша организация может сэкономить на найме сотрудников, набрав новых сотрудников, которые уже знают вашу культуру и увлечены вашей работой.
Это длинная игра. Возможно, вы не увидите окупаемости инвестиций завтра, но вы должны думать о будущем своей организации. Вы должны спросить, кого мы хотим иметь в нашем штате в будущем? Нужны ли нам сотрудники, которые будут целеустремленными, целеустремленными и привязанными к нашему делу на более глубоком уровне? Потому что стажировки действительно помогают создать будущую рабочую силу.
Расширьте возможности маркетинга из уст в уста
Стажеры, имеющие положительный опыт работы в вашей организации, предлагают прекрасную возможность для маркетинга из уст в уста. Когда они вернутся в свои университетские городки, к семье и к друзьям, они поделятся вашей работой с другими, у которых может возникнуть интерес к вашей миссии.
Надежда заключается в том, что ваш стажер уходит с чувством волнения и энтузиазма по поводу того, в чем он принимал участие, и когда они делятся этим опытом с другими, это часть вашего бренда. Этот бренд из уст в уста имеет огромное влияние. Стоимость стажировки по сравнению с затратами на маркетинг для охвата той же аудитории — действительно выгодная сделка.
Выделите возможности найма для спонсоров
Спонсоры, которые играют активную роль в программе стажировок, также могут извлечь выгоду из привлечения будущих талантов в свою организацию. Ваша некоммерческая организация может поделиться с вашими спонсорами идеями о том, как они могут участвовать и как это может отразиться на их процессах найма.
Мало того, что программа стажировки Кливлендского фонда связывает стажеров с различными некоммерческими организациями, в которых они потенциально могли бы работать в будущем, но и сам фонд активно взаимодействует со стажерами, чтобы продемонстрировать карьерные пути в своей организации. Стефани рассказала, что сегодня в фонде работают как минимум пять выпускников летней стажировки, в том числе она сама.
Продемонстрировать связь с внутренним развитием персонала
Сотрудники вашей некоммерческой организации, которые находятся на ранних этапах своей карьеры, могут не иметь частых возможностей приобрести навыки супервизии. Стажеры могут работать в паре с этими сотрудниками, чтобы дать им первый опыт руководящей роли, что позволяет критически важно внутреннее развитие персонала.
Кроме того, стажеры могут повысить моральный дух и инновации сотрудников, привнеся свежие взгляды в вашу организацию.
Я хотел бы подчеркнуть, что стажировки создают дополнительный опыт для ваших внутренних сотрудников. Они повышают ценность работы вашего внутреннего персонала. Некоторым сотрудникам удается впервые опробовать наставничество или управление, и они получают новые идеи от стажеров.
Используйте финансирование и другую поддержку для создания взаимовыгодной программы стажировок
Независимо от того, можете ли вы в настоящее время платить своим стажерам, существуют конкретные способы, которыми вы можете гарантировать, что ваша программа стажировки предоставит им ценный ранний карьерный опыт.
Даже во время пандемии коронавируса некоммерческие и другие организации нашли творческие способы предложить возможности удаленной стажировки. И Classy, и Фонд Кливленда организовали все, от светских мероприятий до профессиональных спикеров через Zoom. TWLOHA предлагает гибкую удаленную стажировку с частичной занятостью на осень 2020 года, которая лучше подходит для студентов.
Хотя удаленные стажировки могут потребовать дополнительного планирования и более целенаправленного внимания к созданию чувства общности, у них есть некоторые преимущества, которые следует учитывать. Стажеры могут сэкономить на стоимости жилья, оставаясь дома, вместо того, чтобы искать краткосрочную аренду в потенциально дорогих городах. Удаленные стажировки также могут снизить затраты для вашей организации, поскольку вам не потребуются дополнительные офисные помещения или ресурсы для размещения стажера. Такая взаимная экономия средств может послужить отправной точкой для некоммерческих организаций, которые только начинают программу стажировок с ограниченным бюджетом.
Если ваша некоммерческая организация может это сделать, обратитесь к потенциальным спонсорам для поддержки вашей программы стажировки. Создайте свой кейс, сообщив о его ценности для вашей организации, сообщества в целом и, что не менее важно, устранив финансовые барьеры, ограничивающие возможности стажировки для тех, кто не может себе этого позволить.
Руководство для руководителей по мотивации сотрудников