Как создать базу знаний для управления маркетинговой работой

Инструменты управления маркетинговой работой могут принести пользу вашей организации несколькими способами, включая повышение производительности и эффективности. Они также помогают управлять командами, которые работают удаленно. Но со всеми этими возможностями важно, чтобы члены команды знали, как их использовать.

Создание базы знаний для вашей системы управления маркетинговой работой необходимо, чтобы убедиться, что все, кто ее использует, находятся на одной странице. Вот несколько советов о том, что следует включить в базу знаний по управлению маркетинговой работой.

Рекомендации по использованию инструмента управления маркетинговой работой по сравнению с другим инструментом

«База знаний… предназначена для вашей команды и любых сотрудников, работающих с инструментом, чтобы они могли в любое время обратиться к инструкциям и рекомендациям по оптимальному использованию инструмента», — сказала Брианна Миллер, директор по маркетингу и формированию спроса в аналитической компании по соблюдению требований в сфере здравоохранения. Protenus на конференции MarTech.

Инструмент управления маркетинговой работой важен для добавления проектов, отправки их на утверждение и обмена другими важными обновлениями. Коммуникации, связанные с проектами, в большинстве случаев должны осуществляться в рамках инструмента управления работой.

Если запрос проекта или другое связанное с проектом обновление поступает по другому каналу, должны быть инструкции о том, когда оставить эти обновления там, где они есть, и когда добавить их в инструмент управления маркетинговой работой.

Вот пример рекомендаций, которым нужно следовать. Ваша организация может по-разному использовать электронную почту или приложения для обмена сообщениями, такие как Slack, но, по крайней мере, это хорошее место для начала.

Рекомендации о том, как можно инициировать задачу или проект

У вас также должны быть конкретные рекомендации о том, как можно инициировать проект. Эти рекомендации должны быть разбиты по каналам.

Приведите примеры того, как следует обрабатывать запросы, когда они поступают через:

• Электронная почта.
• Slack/Teams и другие приложения для обмена сообщениями.
• Встреча (виртуальная или личная).
• Формы запросов.

Копните глубже: как решить, нужна ли вам платформа для управления маркетинговой эффективностью

Рекомендации о том, кто может создавать проект и изменять ключевую информацию о проекте

«Разработайте рекомендации о том, кто может создавать проекты и изменять ключевую информацию о проекте», — сказал Миллер. «Эта маленькая вещь может иметь большое значение, потому что тогда есть один владелец и один человек, который знает, когда наступают сроки и когда проект может измениться».

Настройка соглашений об именах для проектов и задач

Четкие заголовки помогают членам команды понять, какую задачу они рассматривают в инструменте управления маркетинговой работой. Это экономит время и помогает избежать ошибок.

«Как бы ни была хороша любая функция поиска и любой инструмент, создание четких заголовков сэкономит вашей команде очень много времени», — сказал Миллер.

В принятом в вашей организации соглашении об именах может быть рассмотрено использование метода «детализации», при котором от более общих терминов переходят к более конкретным словам, относящимся к отдельным проектам.

Вот еще несколько правил, которые следует учитывать при принятии имен в вашей команде:

• Используйте числа и даты в заголовке.
• Добавьте контекст, назвав отдел и тип проекта.
• Короче лучше.
• Используйте глаголы для обозначения действий, связанных с задачей (написание, проектирование, черновик, обзор и т. д.).

Руководство по процессам в системе

Включите рекомендации по процессам в свою базу знаний, чтобы члены команды знали, как выполнять задачи и проекты.

Кроме того, четко определите разницу между задачами и проектами и укажите, какие процессы относятся к уровню задач, а какие — к уровню проекта.

Вот несколько примеров рекомендаций по процессам:

• Вся работа должна быть задокументирована в описании задачи.
• Раздел комментариев следует использовать, если необходимо обсудить что-то конкретное для задачи. Комментарии на уровне проекта следует делать только в том случае, если вопрос касается проекта в целом.
• Когда работа будет готова для проверки в задаче с загруженными вложениями, упомяните членов команды, которые необходимы для проверки, и измените статус задачи на «На проверке».
• После завершения процесса проверки владелец задачи изменит статус задачи на «Завершено».
• Когда проект завершен, владелец проекта должен переместить проект в соответствующую папку «Архив».

Зарегистрируйтесь и смотрите конференцию MarTech здесь.

Получите МарТех! Ежедневно. Бесплатно. В вашем почтовом ящике.

Рабочий адрес электронной почты

Подписаться Обработка...

См. условия.