Сила профессиональных электронных подписей: примеры и советы

У вас есть один шанс произвести первое впечатление. Когда дело доходит до деловых писем, это ваша электронная подпись.

Профессиональная подпись электронной почты содержит вашу контактную информацию и отражает ваш личный и профессиональный бренд.

Однако создание хорошо продуманной и эффективной подписи электронной почты может быть сложной задачей, поскольку необходимо учитывать несколько элементов, включая шрифты, цветовые схемы, дизайн, удобный для мобильных устройств, согласованность бренда и контент.

Мы собрали несколько профессиональных подписей электронной почты и изложили передовые методы, которые помогут вам произвести хорошее первое впечатление и улучшить общение по электронной почте.

Как создать электронную подпись: пошаговое руководство

Профессиональным электронным письмом может быть любое электронное письмо, которое вы пишете для внутренних или внешних целей в качестве представителя компании, включая электронное письмо с благодарностью, сопроводительное письмо с резюме или обсуждение начинаний компании с соответствующими партнерами.

Вот пять важных шагов, чтобы ваши профессиональные и деловые подписи электронной почты производили правильное впечатление.

Шаг 1. Включите важную информацию в свою подпись

Подумайте, какие элементы вы хотите включить в свою подпись, помимо имени и должности. Для этого рассмотрите цель вашего электронного письма, получателя и общую маркетинговую стратегию вашей компании.

Когда дело доходит до профессионального письма, все имеет значение. Например, важно указать несколько способов связи с вами, но не перегружайте подпись лишними деталями.

Шаг 2. Создайте свою электронную подпись, чтобы представить свой бренд наилучшим образом

Расположите все элементы так, чтобы они были структурированы и легко читались. Сначала разместите свое имя и должность, затем контакты и любые важные ссылки.

Дизайн подписи должен гармонировать с другими элементами делового письма и быть простым, но привлекательным. Попробуйте использовать готовые шаблоны в пользовательских генераторах подписей, чтобы упростить процесс проектирования.

Шаг 3. Избегайте распространенных ошибок, которые мешают вам подчеркнуть важные вещи

Убедитесь, что вы не включили ничего лишнего в свою электронную подпись, например:

• Слишком много ссылок перегружают подпись информацией и выглядят непрофессионально и больше похоже на спам, чем на часть деловой электронной почты.
• Цитата, не несущая важного сообщения или вообще не относящаяся к вашей компании, так как цель вашей подписи не подтолкнуть читателя к размышлению, а подтолкнуть к необходимому действию.
• Неуместная фотография или слишком абстрактная, чтобы быть полезной.

Шаг 4. Создайте подпись электронной почты в формате HTML для почтовых клиентов

Если вы отправляете электронные письма с помощью одного из популярных почтовых клиентов (Gmail, Microsoft Outlook или Yahoo), создайте подпись там. Таким образом, ваша подпись будет отображаться в каждом отправляемом вами письме.

Что касается массовых маркетинговых электронных писем, таких как холодные электронные письма, используйте возможности создания подписи поставщика услуг электронной почты (ESP) или платформы автоматизации почтового маркетинга.

Шаг 5. Попробуйте генератор подписи электронной почты

Хороший вариант обеспечить корректное отображение вашей подписи во всех почтовых клиентах и ​​мобильных версиях ваших получателей и в то же время сделать ее привлекательной — не создавать дизайн подписи в HTML с нуля, а использовать один из генераторов подписи. с готовыми шаблонами подписи.

Теперь, помня об этих советах, давайте рассмотрим несколько примеров профессиональных подписей электронной почты .

10 примеров электронной подписи

Примеры помогут вам научиться создавать отличные подписи электронной почты для достижения ваших целей.

Ссылка на расписание и слоган бренда

В данном примере подпись начинается с призыва к действию (CTA), который содержит предложение запланировать звонок и яркий блок с названием и слоганом бренда.

Легкий дизайн и четкая структура

Эти типы электронных писем имеют продуманный, но сдержанный дизайн. Все основные элементы выделены цветом, а линии задают структуру. Вы используете один дополнительный цвет в соответствии с вашим брендом.

Фото и иконки социальных сетей

В этом примере нужно выделить три ключевых элемента:

• выстрел в голову
• Заметные профессиональные иконки социальных сетей
• Использование контрастного фона разделяет основные детали и портрет в подписи и нижний колонтитул, содержащий значки социальных сетей и другую информацию о компании.

Обратная связь и призыв к действию

Здесь подпись электронной почты начинается с запроса поделиться отзывом о полезности электронного письма.

Еще один ключевой элемент — личное фото и оригинальное описание деятельности вместо сухого официального статуса с надписью «маркетолог по электронной почте». И еще один интересный ход — использовать кнопку с призывом к действию вместо контактных телефонов и адресов электронной почты.

Источник: Письмо от Stripo

Основные контактные данные

Это простая электронная подпись, содержащая наиболее важную информацию — имя, должность, адрес электронной почты, веб-сайт и прямой номер телефона. Это облегчает получателю ответ или, например, копирование ваших данных.

Фирменный стиль

В этом примере хорошо подобраны ключевые элементы подписи, а также детально проработан дизайн письма. Иконки будут в цвете бренда, а также будет добавлен логотип, чтобы подчеркнуть бренд.

Достижения и награды

Этот тип электронной подписи содержит важную информацию для привлечения внимания и изображения с наградами в престижных рейтингах.

Ключевое предложение бренда

В этом примере название и контактные данные дополнены логотипом бренда и тем, что он предлагает, чтобы привлечь внимание к услуге и мотивировать получателей открыть сайт.

Основные контакты и фото

В этом шаблоне подписи важными элементами являются градиент фона, удобство размещения контактных данных и необычный формат фотографии.

Источник: Шаблон подписи от Stripo

Оригинальный дизайн

В этом шаблоне электронной подписи в дизайне продумано сочетание всех элементов. Контактная информация выделена шрифтом другого цвета, а цвет дизайна и фото совмещены.

Источник: Шаблон подписи от Stripo

Элементы профессиональной электронной подписи

Использование основных элементов подписи электронной почты помогает привлечь внимание получателя, персонализировать электронные письма, оставаться на бренде и расширять свое присутствие в социальных сетях.

Имя и должность

Ваше полное имя является основным элементом, с которого начинается ваша подпись, чтобы получатели сразу узнали вас. Добавьте название своей должности, чтобы получатель в вашем профиле понял, какие проблемы вы можете ему помочь решить. Кроме того, вы можете указать свои местоимения.

Вы можете указать имя и должность в двух верхних строках подписи.

Название и логотип компании

Если вы уже указали название своей компании рядом с названием должности, вы все равно можете добавить его снова вместе с логотипом, чтобы подчеркнуть свой бренд. Как правило, эта часть электронной подписи выполнена в едином стиле для всех представителей компании и разрабатывается централизованно как элемент бренда. Это отличное решение только в том случае, если вам нужно подчеркнуть принадлежность к крупному известному бренду.

Личное фото

Не всегда требуется профессиональный портрет, но мы рекомендуем использовать его, чтобы привлечь внимание читателей и сделать переписку более персонализированной. Добавление личного фото создает у получателя ощущение, что он общается с человеком, а не безликой компанией. Используйте свой качественный профессиональный портрет для этого элемента.

Изображения и визуальные элементы делают электронные подписи еще более привлекательными. Не включайте фотографии пейзажей, членов семьи или что-либо еще, кроме вашего портрета.

Контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты, физический адрес)

Как ни странно, иногда люди забывают добавить свою контактную информацию, полагая, что получатель может ответить на письмо. Но в деловой переписке или даже холодных предложениях очень важно предоставить им возможность удобно связаться с вами. Вы также можете добавить сюда домен сайта, чтобы получатель мог легко получить к нему доступ.

Ссылки на профессиональные аккаунты в социальных сетях

Социальные сети — еще одна точка контакта с вашей аудиторией. Прежде чем принять решение о партнерстве, получатель может захотеть подписаться на вас в социальных сетях в течение некоторого времени. Поэтому интерактивные значки для ваших учетных записей социальных сетей в подписи электронной почты работают на вашу репутацию и добавляют трафик в ваши маркетинговые каналы.

Тем не менее, держите свою подпись электронной почты управляемой: добавьте только три-пять значков социальных сетей, которые больше всего отражают вашу профессиональную деятельность.

кнопка призыва к действию

Одним из очень эффективных блоков в электронной подписи является CTA.   кнопка. CTA должен соответствовать общему стилю подписи и целям конверсии. Это может быть ссылка с призывом к действию, кнопка, баннер, значок распродажи или подарка или даже привлекающий внимание постскриптум. В идеале его дополняет ссылка для перехода на лендинг компании.

Включив CTA в свою подпись, вы можете:

• Приведите свои контакты к желаемому действию
• Привлечь внимание к акции или новой услуге
• Генерируйте больше потенциальных клиентов из ежедневных сообщений
• Получите возможность продвигать предложения ваших партнеров  

Рекомендации по созданию электронной подписи

В дополнение к простому списку основных элементов подписи электронной почты существуют также определенные рекомендации, которым следует следовать при создании профессиональных подписей электронной почты.

Сделайте свой дизайн профессиональным и простым

Сделайте свою электронную подпись простой и профессиональной, а не творческой, чтобы получатели электронной почты серьезно относились к вашему контенту и взаимодействовали с ним.

Не стремитесь быть самым оригинальным в своей нише или включать как можно больше информации. Включение большего количества, чем просто наиболее релевантных элементов, может ошеломить ваших получателей.

Сохраняйте целостность бренда

Очень важно, чтобы сочетания фирменных цветов соответствовали общему стилю вашего бренда и включали ваш логотип. Вы можете разработать шаблон электронной подписи для всех сотрудников компании, в котором они смогут редактировать свою личную информацию.

Это поможет партнерам, которые получают электронные письма от представителей компании из разных отделов, узнавать вашу компанию, обеспечивая вам узнаваемость бренда.

Структурируйте текст, чтобы облегчить понимание информации.

Разделите элементы вашей подписи на разделы, чтобы их было легко читать. Создайте порядок информации, используя разделители. Например, вы можете разместить основную контактную информацию в правом верхнем углу и отдельные значки социальных сетей или дополнительную информацию внизу линией.

Как вы можете видеть ниже, вертикальные полосы визуально разделяют информацию. Это экономит место, помогает избежать неудобных длин строк и улучшает дизайн электронной подписи.

Источник: Шаблон подписи от Stripo

Избегайте использования более двух цветов

Хотя вам не нужно придерживаться черно-белой версии подписи, вы можете попробовать профессиональный подход к выбору цвета. Оставайтесь в рамках использования двух цветов и убедитесь, что они дополняют друг друга.

Если у вас нет фирменного стиля или логотипа, выберите цвет из основной цветовой схемы сайта, визитных карточек или других элементов личного брендинга. В идеале основной цвет шрифта — черный или темно-серый, а другой цвет — логотип вашей компании.

Цвета должны подчеркивать текст подписи, а не подавлять его, поэтому их должно быть несколько.

Также для выбора цветовой схемы можно нанять дизайнера или воспользоваться онлайн-генераторами цветовых палитр для подбора идеального сочетания.

Используйте разборчивый шрифт и подходящий размер шрифта

Лучшей практикой для профессиональных подписей электронной почты является использование разборчивых и безопасных для Интернета шрифтов. Лучший выбор шрифта — Tahoma, Georgia или Arial, чтобы сделать подпись более читаемой и заметной. Также могут подойти такие шрифты, как Garamond, Georgia, Calisto MT и Lucida Bright. Они удобочитаемы и корректно отображаются на любом устройстве или почтовом клиенте.

Ваша электронная подпись должна иметь стандартный шрифт. В противном случае это может выглядеть неряшливо. Однако вы можете выбрать другой размер шрифта, в идеале от 12 до 16 пикселей. Также не используйте полужирный шрифт, который сделает подпись длиннее.

Помните о размере блока подписи электронной почты

Всегда проверяйте размер блока подписи электронной почты в пикселях и килобайтах.

Вот рекомендуемые максимальные размеры:

• Для настольных компьютеров: 700 пикселей (ширина) x 300 пикселей (высота).
• Для мобильных устройств: 320 пикселей (ширина) x 600 пикселей (высота).
• Размер: Старайтесь не превышать 50 Кб

Убедитесь, что ваша подпись электронной почты удобна для мобильных устройств

При создании электронной подписи помните, что с каждым днем ​​все больше и больше людей читают на мобильных устройствах, поэтому важно, чтобы ваша подпись, как и все письмо, была адаптивной для разных мобильных устройств. Это означает, что размер шрифта, перенос слов, кнопки и ссылки должны выглядеть привлекательно и легко читаться. Для этого уменьшите количество объектов в подписи электронной почты и увеличьте их размер.

Сравните настольную и мобильную версии одной и той же электронной подписи.

Источник: Шаблон подписи от Stripo

При необходимости включите юридические оговорки

Вам может потребоваться добавить заявление об отказе от ответственности для определенных предприятий, например, в юридическом секторе. Это может быть заявление о конфиденциальности, отказ от ответственности или личное мнение.

Например, вы можете включить цитату или напоминание об окружающей среде, чтобы читатели не распечатывали ваши электронные письма без необходимости. Просто убедитесь, что ваша подпись содержит всю информацию, которая потребуется подписчику, чтобы оставаться на связи или предпринимать дальнейшие действия.

Продвигайте свой контент

Вы можете использовать нижнюю часть подписи электронной почты для продвижения полезного контента и страниц с информацией о вас и вашей компании. Потенциальные клиенты проводят большую часть своего покупательского пути, пытаясь найти информацию о вашем бренде и продукте, так почему бы не помочь им?

Вы можете показать ссылку на запуск нового продукта, пресс-релиз, обновление функции, блог, вебинар или электронную книгу.

Например, в массовой рассылке вы можете оставить конец письма как можно более личным, не добавляя никаких официальных контактов. В то же время вы можете добавить реферальные ссылки.

Добавьте отзывы клиентов и рейтинговые награды

Добавляйте рейтинги своей компании или небольшие изображения наград в свою подпись. Используйте рейтинги от Google, Clutch или другого известного профиля, чтобы показать, что другие клиенты вам доверяют, и предложите получателю ссылку на их отзывы.

Добавить рукописную подпись

Используйте рукописную подпись, чтобы придать индивидуальность вашему электронному письму.

Источник: Шаблон подписи от Stripo

Подписи электронной почты отражают вас и ваш бренд

Даже крошечный элемент деловой электронной почты, такой как подпись, может иметь решающее значение для построения дальнейших отношений с текущими или потенциальными клиентами и деловыми партнерами.

Поэтому позаботьтесь о том, чтобы создать профессиональную подпись электронной почты, которая отражает вас и ваш бренд, используя приведенные выше примеры и лучшие практики.

Хорошо продуманная маркетинговая стратегия по электронной почте может улучшить взаимодействие со списком рассылки и повысить конверсию. Научиться.