Что такое управление данными и почему это важно для вашего бизнеса?

Компании больше, чем когда-либо, полагаются на данные для улучшения процессов, увеличения доходов и принятия стратегических решений. Но чем больше зависимость, тем больше риск.

Плохая организация данных, низкое качество данных и отсутствие безопасности данных могут перевесить возможности, которые дает сбор данных. Кроме того, нет смысла собирать большие наборы данных, если они не используются.

Так как же убедиться, что ваши данные работают на вас, а не против вас?

Вот где начинается управление данными.

Что такое управление данными?

Управление данными — это практическое управление бизнес-данными с момента их создания до момента их удаления. Эта практика обеспечивает доступность, удобство использования и безопасность данных в соответствии с корпоративными политиками управления данными.

Управление данными и управление данными

Управление данными относится к правилам, которые компания устанавливает для себя в отношении доступа, использования и манипулирования своими данными, в то время как управление данными контролирует и обеспечивает практическое применение этих правил. Лицо, отвечающее за контроль и соблюдение этих правил, называется распорядителем данных.

Что такое распорядитель данных?

Управляющий данными гарантирует, что все данные обрабатываются в соответствии с политиками управления данными компании. Они контролируют и документируют:

• Какие данные создаются или фиксируются
• Где и как хранятся эти данные
• Кто может получить к нему доступ
• Как это используется и манипулируется

Они тоже:

• Выявление и устранение проблем с качеством данных
• Применение политик данных
• Обучайте других сотрудников компании передовым методам работы с данными
• Определите, как бизнес может использовать свои данные для получения конкурентных преимуществ.

Из-за своих обязанностей распорядители данных часто выступают в качестве посредников между ИТ и другими отделами. Они должны быть технически квалифицированными, а также должны быть отличными коммуникаторами.

Небольшие компании часто не имеют специального управляющего данными. В этом случае управление данными часто распределяется между несколькими людьми и/или (частично) передается на аутсорсинг.

Наоборот, более крупные компании могут иметь несколько распорядителей данных. Они могут быть назначены либо конкретному типу данных (вертикальное управление), либо конкретному бизнес-подразделению или отделу (горизонтальное управление).

Почему управление данными важно?

Предприятиям стало проще, чем когда-либо, собирать данные. Эта легкость сопряжена с такой же ответственностью, как и возможности. Чтобы данные были полезными, их необходимо проверить на качество, организовать, проанализировать, сделать доступными и легко использовать.

Помимо наличия надежного плана управления данными , компаниям необходимо обеспечивать безопасность своих данных. Безопасность данных важнее, чем когда-либо, и несоблюдение законов о данных может привести к серьезным проблемам у компаний.

Управление данными учитывает все эти и другие соображения. Давайте посмотрим.

Данные более высокого качества

Распорядители данных следят за происхождением данных. Они отслеживают, откуда поступает каждый фрагмент данных, где он хранится и как используется. Это позволяет им отслеживать проблемы с данными до момента их возникновения, что может быть полезно при возникновении проблем.

Управление данными также включает в себя установление и отслеживание показателей качества данных, проверку данных и внесение исправлений в случае необходимости, а также удаление любых возможных дубликатов.

Все эти действия приводят к получению данных более высокого качества, что означает меньший риск ошибочного принятия решений и ошибок в компании, поскольку все работают с более качественными данными.

Данные CRM — хороший пример данных, качество которых может быстро ухудшиться. Люди переезжают, регистрируются с адресами электронной почты, которые почти не используют, или имеют разные учетные записи с разными адресами электронной почты. Надлежащее управление данными выявит эти проблемы и решит их, чтобы ваша маркетинговая команда, например, не отправляла одну и ту же рассылку по электронной почте одному и тому же клиенту дважды.

Безопасность данных и конфиденциальность

Гарантия качества данных — это одно. Сохранить его в безопасности - другое. Редко кому требуется доступ ко всей базе данных компании. Таким образом, одной из обязанностей управления данными является контроль доступа к данным.

Это не только обеспечивает максимально возможную конфиденциальность данных, но и ограничивает риск неправильного обращения с данными и их повреждения.

Наконец, распорядители данных следят за тем, чтобы были выполнены все необходимые процедуры для хранения данных внутри компании. Таким образом, они могут предотвратить нарушения безопасности и предотвратить случаи кражи данных или, что менее серьезно, но все же нежелательно, передачи данных не тем людям.

Скажем, ваш менеджер по маркетингу нанимает внештатного специалиста по маркетингу по электронной почте, чтобы улучшить воронки вашей электронной почты. Этому фрилансеру потребуется доступ к вашим существующим маркетинговым воронкам, но он не сможет экспортировать весь ваш список адресов электронной почты и все содержащиеся в нем идентифицируемые данные потенциальных клиентов.

Соблюдения правовых норм

Существуют юридические риски, связанные с владением данными. Надлежащее управление данными защищает от этих рисков. Распорядители данных не только следят за тем, чтобы их компания соблюдала все соответствующие законы, связанные с данными, такие как GDPR и CCPA , но и обучают тому же других сотрудников компании.

Кроме того, управление данными может помочь вести переговоры о соблюдении требований путем открытого общения с регулирующими органами о методах работы с данными и проблемах.

Улучшенные процессы и принятие решений

Поскольку распорядители данных обладают как техническими знаниями о создании, хранении и обработке данных, так и глубоким пониманием работы компании, они могут помочь различным отделам получить максимальную отдачу от доступных данных.

Это включает в себя помощь командам в оптимизации процессов, улучшении рабочих процессов и принятии более эффективных стратегических решений. Часто информация, полученная в результате управления данными, может даже привести к конкурентному преимуществу, поскольку компании получают более глубокие знания о своих рынках и целевых аудиториях посредством анализа данных.

Допустим, вы ведете бизнес SaaS, и ваша маркетинговая команда регулярно проводит опросы, чтобы оценить, насколько ваши клиенты удовлетворены функциями вашего продукта по шкале от 1 до 10. Эта информация также очень ценна для вашей команды разработчиков, поскольку она может им помочь. определить, чему отдать предпочтение. Однако ваша команда разработчиков может не обращать внимания на опросы, которые проводят ваши маркетологи.

В этом случае распорядитель данных может построить мост между двумя отделами и предложить вашим разработчикам включить этот новый тип данных в процесс определения приоритетов задач.

Управление данными, не подлежащее обсуждению

Важность управления данными невозможно переоценить. Эта практика контролирует все способы обработки данных в вашей компании (включая CRM) и гарантирует максимально возможное качество данных.

Это позволяет компаниям избегать ошибок, оптимизировать процессы, быть инновационными и получать конкурентные преимущества. Это также помогает компаниям улучшать свои стратегические решения, предотвращать проблемы с безопасностью данных и оставаться на правильной стороне закона.

Независимо от размера компании и распределения ролей крайне важно, чтобы управление данными было не просто функцией, а ценностью компании, которую понимают и поддерживают все. Управление, мониторинг и защита данных становятся намного проще, когда все следуют рекомендациям.

Защита гигиены данных является ключевым элементом успешного управления данными. Чтобы получить пошаговое руководство по очистке данных CRM, ознакомьтесь с нашей электронной книгой: « The Dirt on Data Quality ».