Метаданные DAM: почему меньше значит больше

Платформа управления цифровыми активами (DAM) не предназначена для того, чтобы быть сейфом или черной дырой, куда активы входят, но никогда не выходят. Ваш DAM создает ценность и эффективность, позволяя легко находить существующие активы для повторного использования.

Это помогает вам управлять правами и ограничениями на использование, чтобы избежать нормативных и юридических проблем при повторном использовании активов. Краеугольным камнем этого процесса являются метаданные.

В этой статье рассказывается, почему следует избегать слишком большого количества полей метаданных и как упростить управление метаданными в DAM.

Хорошего никогда не бывает слишком много, верно?

Самое основное определение метаданных — это данные о данных. Это информация, которая назначается вашим активам для их описания. Он передает ваши результаты поиска и фильтры, позволяя вам найти именно тот актив, который вам нужен.

Выбранная вами система DAM, вероятно, поставляется со стандартным набором готовых полей метаданных, охватывающих основы — название, описание, тип файла и т. д. И вы захотите добавить дополнительные настраиваемые поля, адаптированные к вашей отрасли, компании и продукты.

Когда дело доходит до метаданных DAM, многие организации делают ошибку, полагая, что чем больше, тем лучше, особенно если они впервые используют систему DAM. Если метаданные являются краеугольным камнем вашей DAM, то вам нужно как можно больше метаданных для каждого актива, верно?

Ну, не обязательно. Вы также должны помнить о времени и усилиях, необходимых для ввода метаданных. Хотя автоматизация и ИИ могут помочь с вводом метаданных, они не могут полностью заменить человеческий глаз и знания.

Копните глубже: вот почему вам нужен рабочий процесс DAM — и как его отобразить

Поиск правильного баланса

Главное иметь правильные метаданные. Вы хотите найти баланс между полезностью и ценностью метаданных и временем и усилиями, затраченными на их ввод.

Хорошим упражнением, которое можно выполнить с заинтересованными сторонами, является составление исходного списка полей метаданных, которые вы скомпилировали, включая готовые и настраиваемые поля, и ранжирование их как обязательных, желательных и нежелательных. необходимо или избыточно.

Не бойтесь возражать и спрашивать, действительно ли нужно поле. Ключевыми вопросами, к которым следует часто возвращаться в ходе обсуждения, должны быть:

• Содержит ли это поле информацию, которая поможет моим конечным пользователям находить нужные им активы?
• Стоит ли значение этого поля времени, необходимого для ввода информации?
• Есть ли юридическая, нормативная или организационная причина, по которой информация в этом поле должна быть прикреплена к активам?

Для ваших обязательных полей вам также необходимо определить, является ли поле обязательным, то есть все активы в DAM должны иметь информацию, введенную в это поле, чтобы быть сохраненными и доступными для использования.

Будьте очень избирательны при назначении полей по мере необходимости. Чем больше обязательных полей, тем больше времени и усилий требуется для заполнения метаданных для каждого актива. Хороший показатель — определить, нужны ли какие-либо активы теги-заполнители, такие как N/A , None или Other , введенные в это поле, потому что это необходимо, и просто нет каких-либо конкретных применимых терминов. Это указывало бы на то, что поле на самом деле не является обязательным для всех.

Получаете ли вы максимальную отдачу от своего стека? Примите участие в нашем кратком обзоре замены MarTech 2023 года.

Но нам очень нужны все эти поля!

Если ваши заинтересованные стороны не двигаются с места, а список полей метаданных, которые они хотели бы включить в DAM, длиннее, чем вы рекомендуете, вам, возможно, придется сначала выбрать свои сражения. Поверьте мне, это сработает.

В первые дни DAM вы могли видеть, что те, кто отвечает за загрузку ресурсов и применение метаданных, фактически заполняют большинство полей. Однако со временем естественным образом будет развиваться ситуация, когда некоторые поля будут полностью или почти полностью заброшены по мере того, как все будет занято и будет развиваться более эффективная процедура обработки метаданных.

Ваши загрузчики будут оттачивать, какая информация является наиболее ценной за время, отведенное для ввода, и начнут соответствующим образом корректировать свои метаданные. Тогда вы будете в ключевой позиции, чтобы подтянуть метаданные. Мы вернемся к этому позже.

Оптимизация процесса

У вас есть ряд опций при настройке полей метаданных. Есть несколько способов организовать и сгруппировать поля и несколько форматов, доступных для этих полей.

Что касается формата поля, просмотрите все параметры и выберите тип поля, наиболее подходящий для данных, которые в нем будут храниться. Используйте поля даты для дат, числовые поля с соответствующими ограничениями по количеству символов для чисел и т. д.

Постарайтесь максимально сократить свободные текстовые поля в пользу контролируемых словарей в раскрывающихся списках и полях с множественным выбором. Это устраняет возможность орфографических ошибок и устраняет путаницу, связанную с различными терминами, используемыми в вашей организации для описания одного и того же объекта.

Каждый должен использовать стандартизированный термин, а не акронимы или сокращенные термины. Предоставление глоссария для контролируемых полей словаря также может быть очень полезным для ваших пользователей, как для тех, кто вводит метаданные, так и для тех, кто ищет активы.

Сгруппируйте поля таким образом, чтобы это было понятно пользователям, вводящим метаданные, и способствовало максимальной простоте и эффективности ввода метаданных. Найдите наиболее часто используемые поля в верхней части страницы, чтобы свести к минимуму прокрутку. Если у вас есть обязательные поля, убедитесь, что их легко идентифицировать.

Используйте автоматическую пометку и инструменты искусственного интеллекта, где это возможно, для поощрения согласованности. Имейте в виду, однако, что эти инструменты нуждаются в контроле. Они должны быть настроены, обучены, а затем постоянно проверены и обновлены. Будут изменения и исключения, которые повлияют на автоматизированные рабочие процессы тегирования, и человеческий глаз необходим, чтобы убедиться, что вы поддерживаете точность своих метаданных.

Копаем глубже: определена и объяснена структура управления DAM

А ведь еще столько полей!

Управление метаданными никогда не заканчивается. Поскольку бизнес-потребности и процессы меняются, вы всегда должны следить за тем, чтобы ваши метаданные не менялись и оставались актуальными. Поля будут добавляться и удаляться, а теги метаданных в существующих полях необходимо добавлять, удалять или обновлять.

Но как насчет всех тех областей, в которых бизнес настаивал, что они нужны, но затем были заброшены? Как только ваш DAM заработает, а ввод метаданных станет несколько рутинным, у вас появится отличная возможность вернуться к этой полевой инвентаризации.

Используйте любые инструменты отчетности, доступные в DAM, чтобы получить полное представление о том, как вводятся и используются ваши метаданные. Создавайте отчеты по всем полям метаданных в вашей DAM, разбивая их на управляемые части, если это необходимо, для полной инвентаризации ресурсов.

С точки зрения конечного пользователя извлекайте отчеты по наиболее популярным поисковым запросам и фильтрам. Кроме того, какие поисковые запросы, которые вводят пользователи, не дают результатов?

Если в доступных полезных отчетах есть пробелы, опросите своих пользователей, как вводящих, так и конечных пользователей. Что их расстраивает? Какие у них есть отзывы об изменениях полей метаданных и их макета или доступных поисковых фильтрах, которые облегчили бы их жизнь?

Собрав все свои отчеты и отзывы, просмотрите историю и текущее состояние ваших метаданных. Посмотрите, сможете ли вы выделить некоторые темы или шаблоны:

• Есть ли поля, в которые никогда или редко вводились метаданные?
• Есть ли поля, которые, возможно, постоянно использовались в первые дни вашего DAM, но с тех пор были заброшены?
• Видите ли вы какие-либо повторения с определенными фрагментами метаданных, введенными в несколько полей?

Когда вы анализируете данные и находите поля, которые являются кандидатами на удаление из вашей структуры метаданных, это также прекрасное время, чтобы вернуться к тем вопросам, которые вы задавали себе и своим заинтересованным сторонам, когда впервые начали определять структуру:

• Содержит ли это поле информацию, которая поможет моим конечным пользователям находить нужные им активы?
• Стоит ли значение этого поля времени, необходимого для ввода информации?
• Есть ли юридическая, нормативная или организационная причина, по которой информация в этом поле должна быть привязана к активам?

Используйте собранные данные, чтобы представить заинтересованным сторонам предложение о том, как усовершенствовать структуру метаданных, чтобы сделать ее более эффективной и действенной. Теперь, когда у вас есть отзывы пользователей, цифры и историческая информация, получить их поддержку должно быть проще.

И помните, полезные обновления не ограничиваются удалением неиспользуемых и малоиспользуемых полей. Поля можно перемещать в разные места на странице. Новый столбец или порядок в столбце может сделать поле более заметным и более удобным для просмотра, увеличивая вероятность его использования.

Ограничение прокрутки улучшает использование

Чем меньше прокрутки требуется для просмотра столбца, тем больше вероятность того, что он будет использоваться. Поля можно переименовывать, если описание непонятно. Пользователи могут не вводить метаданные в определенное поле просто потому, что они не уверены, что именно они должны там вводить.

В некоторых случаях формат поля может быть изменен. Например, можно ли преобразовать конкретное поле произвольного текста в раскрывающийся список, чтобы сэкономить время и повысить точность данных?

Удаление полей, определенных как посторонние, может дать вам максимальную отдачу с точки зрения эффективности, но помните, что полезность, точность и целостность ваших метаданных являются вашими основными целями.

Некоторые неиспользуемые поля могут содержать историческую информацию, которую вы должны хранить в юридических целях, поэтому вы не хотите их сразу удалять. В этих случаях вы можете скрыть поля из текущего представления и оставить их доступными для создания отчетов или восстановления в форме метаданных, если это необходимо.

Работа с метаданными никогда не заканчивается

Как и в большинстве областей вашей DAM, поддержание и улучшение структуры метаданных — это непрерывный процесс. Как важный аспект DAM, метаданные требуют регулярного внимания для обеспечения точности и актуальности.

Отчетность и обратная связь с пользователями будут важными факторами, когда вы работаете с бизнесом и заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать этот баланс эффективности и ценности. При надлежащем уходе и внимании метаданные обеспечат, чтобы ваши активы выходили из вашей DAM так же легко, как и входили.