Как создать эффективную политику корпоративных кредитных карт и почему это важно

Политика корпоративной кредитной карты защищает вашу организацию, ее финансовую безопасность и ее сотрудников. Но что должна включать корпоративная кредитная политика? Есть ли передовой опыт корпоративной политики в отношении кредитных карт, которому вы можете научиться?

Если вы ищете ответы на вопросы, связанные с корпоративной кредитной политикой, вы попали по адресу! Мы рассмотрим следующее:

• Что такое политика корпоративной кредитной карты?
• Почему корпоративная кредитная политика имеет значение?
• Как создать корпоративную кредитную политику?
• Как вы контролируете использование корпоративных кредитных карт сотрудниками?
• С чего начать политику вашей компании в отношении кредитных карт?

Готовы погрузиться? Пойдем!

Что такое политика корпоративной кредитной карты?

Политика корпоративных кредитных карт — это набор рекомендаций, которые помогают менеджерам и сотрудникам понять правила надлежащего использования корпоративных кредитных карт. Использование лучших практик политики корпоративных кредитных карт обеспечивает равное обращение со всеми сотрудниками и защищает вашу организацию от неправомерного использования кредитных карт и недоразумений.

Короче говоря, если вы выпускаете корпоративные кредитные карты на имена сотрудников, вам нужна политика корпоративных кредитных карт для защиты вашей организации и сотрудников. Перейдите к следующему разделу, чтобы узнать почему.

Почему политика корпоративной кредитной карты имеет значение

Корпоративная кредитная карта отличается от собственной карты сотрудника. Счет за корпоративную кредитную карту приходит либо вам (владельцу/менеджеру), либо бухгалтеру вашей организации. Некоторые расходы на сотрудников могут не облагаться налогом, а другие расходы, которые они потенциально могут произвести, могут не относиться к покупкам, которые ваша компания готова оплатить. Таким образом, вы должны очень четко понимать, что считается законными деловыми расходами, для оплаты которых сотрудники могут использовать свои карты. Это формирует основу хорошей корпоративной кредитной политики.

Есть несколько преимуществ наличия твердой корпоративной политики кредитных карт. Вот некоторые из них:

• Обеспечьте понимание: почему ваша компания выдает сотрудникам корпоративные карты? Как правило, корпоративные карты используются только для определенных целей (хотя они могут незначительно различаться в зависимости от сотрудника или отдела). Поездки сотрудников — один из очевидных примеров. Когда ваши сотрудники путешествуют по делам компании, они могут использовать свои корпоративные карты для оплаты авиабилетов, наземного транспорта, питания, отелей и т.п. Сотрудники, работающие в основном в офисе, могут использовать корпоративную карту для оплаты обедов с клиентами, абонементов и расходных материалов для коллективных праздников. Эти расходы могут сопровождаться ограничениями расходов или другими ограничениями. Как бы вы ни представляли себе, что ваши сотрудники используют свои корпоративные карты, вы должны указать это в четкой политике.
• Краткое описание Правомочность: Корпоративная карта должна быть выдана сотрудникам, которые продемонстрировали ее использование. Обычно имеет смысл выдавать карты группам или классам сотрудников. Это может быть определено описанием работы, например продавцов, или ответственностью, например продавцов, которые часто путешествуют в одиночку. Многие из современных корпоративных карт также предлагают физические или виртуальные карты, которые могут быть выпущены на время, например, когда офисный сотрудник планирует разовую командировку или когда менеджеру необходимо приобрести оборудование или расходные материалы для нового проекта.
• Опишите обязанности держателя карты: не оставляйте это на волю случая. Сотрудники с корпоративными картами имеют право тратить деньги компании. Убедитесь, что они понимают политику вашей корпоративной карты, а также привилегии и обязанности, которые дают эти карты. Это включает в себя соблюдение всех рекомендаций по правильному использованию, а также безопасному хранению и информированию об утерянных или неуместных картах.
• Уточните право собственности на вознаграждения: по многим корпоративным картам начисляются «баллы» по мере их использования, с возвратом наличных денег или наградами за поездки, доступными при погашении баллов. Убедитесь, что сотрудники понимают, будут ли они или компания претендовать на право собственности на эти вознаграждения.
• Объясните требования к отчетности: использование корпоративной кредитной карты — это удобство для сотрудников, избавляющее от необходимости тратить личные средства и ждать возмещения. Тем не менее, расходы по корпоративной карте необходимо отслеживать и классифицировать. Сообщите сотрудникам, хотите ли вы, чтобы они собирали и представляли каждую квитанцию, должны ли они подавать формальные отчеты о расходах, и если да, то как часто они должны это делать.
• Опишите использование в чрезвычайных ситуациях, если таковые имеются: корпоративные карты обычно используются для заранее утвержденных законных деловых расходов. (Сотрудникам, вероятно, не потребуется запрашивать разрешение на каждое использование, если расходы относятся к общепринятым категориям, таким как авиабилеты или отели.) Однако иногда сотрудники, путешествующие по делам компании, могут столкнуться с необычной ситуацией, например с потерянным или украденным багажом. или ноутбуки. В политике вашей корпоративной кредитной карты должно быть указано, какие экстренные расходы в целом приемлемы, в том числе следует ли возмещать эти расходы после возвращения сотрудника домой и каким образом.
• Предусмотрите последствия неправомерного использования: Предоставление сотрудникам корпоративных карт является признаком большого доверия, и вы не можете не подчеркнуть этого достаточно. Когда вы выпускаете корпоративные кредитные карты на имена сотрудников, держатели карт несут ответственность за надлежащее расходование средств компании. Важно, чтобы вы защищали свою организацию, следя за тем, чтобы политика вашей корпоративной карты также предусматривала ненадлежащее использование и любые последствия ненадлежащего использования.

Мы многое рассмотрели в этом разделе, и вам может быть интересно, как включить все необходимые элементы в политику вашей корпоративной карты. В следующем разделе мы разобьем этот сложный процесс на простые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать надежную корпоративную политику кредитных карт для вашей организации.

Как создать политику корпоративной кредитной карты

Вашему бизнесу нужна корпоративная политика в отношении кредитных карт, чтобы разъяснить сотрудникам, как, почему и где они могут использовать кредитные карты компании, которые вы организовали для выпуска на их имя. Звучит просто, и так может быть, если вы постараетесь создать четкий набор рекомендаций для сотрудников, использующих корпоративную карту.

Политика вашей корпоративной кредитной карты должна быть оформлена в письменной форме, и менеджер или представитель отдела кадров должен ознакомиться с ней вместе с сотрудниками, прежде чем они подпишут ее и получат корпоративную карту.

Вот несколько конкретных шагов, которые вы можете использовать в качестве образца политики корпоративной кредитной карты:

Шаг № 1: Определите цель корпоративных кредитных карт для вашей компании

Хотя для вас это может показаться очевидным, для всех остальных это может быть не так, поэтому найдите время, чтобы объяснить, почему ваша компания выпускает корпоративные карты для сотрудников. Это нормально, чтобы все было просто.

Шаг № 2: Определите правомочных сотрудников

Вы, вероятно, не будете давать корпоративную карту каждому сотруднику (хотя это, безусловно, нормально, если это соответствует потребностям вашего бизнеса!). Лучше всего объяснить, кому именно вы разрешаете пользоваться корпоративной картой и при каких обстоятельствах.

Шаг № 3: Опишите допустимые варианты использования и ограничения

Большинство сотрудников, вероятно, автоматически поймут, что бизнес-кредитные карты предназначены только для законных деловых расходов. Для крошечного меньшинства, которое не может, сделать ожидания кристально ясными. В дополнение к разъяснению того, как сотрудники могут использовать свои корпоративные карты, четко укажите, для каких покупок они не могут использовать свои карты.

Это также хорошая идея, чтобы изложить любые политики в отношении экстренных расходов во время путешествия. Сотрудникам может потребоваться заменить личное или техническое снаряжение в дороге. Нужно ли им предварительное разрешение, если их багаж будет потерян перед важной презентацией или украден их ноутбук? Если им нужно заплатить за медицинское обслуживание или купить личные вещи, могут ли они это сделать? И будут ли они возмещать компании эти расходы? Подумайте о возможностях и изложите ожидания.

Шаг № 4. Объясните требования к отчетности

Одним из преимуществ использования корпоративных карт является то, что сотрудникам не нужно будет сохранять чеки и предоставлять подробные отчеты о расходах для возмещения. Вашей компании также не придется сканировать и сохранять страницы квитанций, потому что вы будете видеть все расходы в выписке каждый месяц. Но это не обязательно означает, что вы можете полностью избавиться от бумажных квитанций. Если вы ожидаете, что сотрудники будут отправлять квитанции, кодировать расходы и составлять отчеты, сообщите им, как это сделать.

Шаг № 5: Расскажите о наихудших сценариях

Вы надеетесь, что все пройдет гладко, сотрудники будут ответственно пользоваться своими картами, и не будет никаких неправомерных списаний. Это отличное отношение, но это не очень хорошая корпоративная политика. Вам необходимо обсудить некоторые распространенные проблемы, которые могут возникнуть при использовании корпоративной карты, и объяснить, как ваша компания будет реагировать на них. Следующий пример не является исчерпывающим списком. Подумайте о том, как вы ожидаете, что сотрудники будут использовать карты, и что может пойти не так. Если вы предполагаете ряд потенциальных дисциплинарных взысканий, четко сформулируйте их, чтобы никто не удивился и вам не пришлось бояться судебных разбирательств.

ПРИМЕР: Каждая корпоративная карта [Название компании] является собственностью компании и не принадлежит ее владельцу. Корпоративные карты могут быть отозваны в случае возникновения проблем или злоупотреблений. Например, сотрудники должны сделать все возможное, чтобы сохранить свои карты в безопасности. Неавторизованным пользователям, в том числе родственникам и друзьям, нельзя давать доступ к корпоративным картам. Если карта потеряна или украдена, сотрудник должен уведомить компанию/принять меры для аннулирования карты, как только они обнаружат потерю. Непредоставление требуемых отчетов о расходах, несанкционированное использование или ненадлежащие покупки могут привести к аннулированию привилегий корпоративной карты. Доступ сотрудника к корпоративным картам прекращается, когда сотрудник добровольно покидает компанию или увольняется.

Шаг № 6: Попросите сотрудника прочитать и подписать политику

Корпоративная политика в отношении кредитных карт не должна быть похожа на одно из тех «пользовательских соглашений», которые никто не удосуживается прочитать, прежде чем подтвердить свое согласие. Это достаточно важно, чтобы не торопиться, чтобы сделать это правильно. Попросите каждого сотрудника встретиться с менеджером или представителем отдела кадров. Прочитайте политику вместе, обсудите ее, поощряйте сотрудников задавать вопросы, когда необходимо разъяснение, и отвечайте на эти вопросы.

Сотрудник и представитель компании должны подписать и поставить дату на политике, подтверждая, что она была прочитана и понята вместе. Обязательно дайте копию сотруднику, прежде чем поместить оригинал в его личное дело.

10 лучших практик политики корпоративных кредитных карт

Теперь, когда вы понимаете основы создания корпоративной кредитной политики, давайте рассмотрим некоторые рекомендации по работе с корпоративными кредитными картами. Эти методы могут помочь вам убедиться, что сотрудники используют карты надлежащим образом и что финансовые риски вашей организации сведены к минимуму.

Придерживайтесь своей политики

Если у вас есть политика корпоративной кредитной карты, придерживайтесь ее. Вы только ослабите свою политику, если не будете применять ее. Помните, что ваша корпоративная кредитная политика должна включать информацию о чрезвычайных ситуациях. Помимо этого, все сотрудники, даже руководители, должны соблюдать четкие правила, с которыми они согласились до того, как им выдали карты.

Настройте политики по мере необходимости

Разумно периодически пересматривать все свои бизнес-политики и процедуры, и ваша корпоративная кредитная политика не является исключением. Привычки и модели расходов ваших сотрудников могут меняться по мере изменения вашего бизнеса. Не совершайте ошибку, жестко придерживаясь устаревших политик, которые больше не служат вашему бизнесу. Не игнорируйте и не обходите устаревшие политики. Потратьте время, чтобы провести официальную проверку и при необходимости обновить политику корпоративных кредитных карт.

Назначайте разумные кредитные лимиты и контролируйте расходы

Каждая карта сотрудника может иметь свой собственный лимит, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что мошеннический сотрудник потратит ваш кредитный баланс. Эти лимиты будут зависеть от того, как ваши сотрудники используют свои карты. Сотруднику, который регулярно уезжает в командировки на две недели и более, потребуется более высокий кредитный лимит, чем офисному менеджеру, который делает нечастые покупки. Если вы используете корпоративную карту, которая предлагает контроль расходов, вы обнаружите, что можете легко настроить кредитные лимиты для отдельных карт. Вы также можете ограничить категории расходов, например только поставщики канцелярских товаров или обновления программного обеспечения.

Ограничить количество держателей карт

Многие компании, выпускающие корпоративные карты, обещают бесплатное неограниченное количество карт для сотрудников. Но скольким из ваших сотрудников он действительно понадобится? Убедитесь, что вы даете карточки всем сотрудникам, у которых есть законная потребность в них. Другие сотрудники могут организовать оплату нечастых расходов другим способом.

Периодически переоценивайте

Потребность сотрудников в доступе к кредиту и их требования к кредитному лимиту могут меняться со временем. Когда должностные инструкции сотрудников меняются или если они могут показать законную потребность в корпоративной карте, будьте готовы рассмотреть возможность внесения изменений. Ведь когда сотрудники пользуются корпоративными картами, и им, и вашей компании становится легче. Никому не выгодно отслеживать квитанции и кодировать расходы вручную.

Разрешить разумные исключения

Политика вашей корпоративной кредитной карты должна очень четко указывать последствия недопустимого использования. Применяйте эти последствия справедливо, оставляя немного снисходительности за честные ошибки. Сотрудник, который постоянно пренебрегает ожиданиями, очень отличается от того, кто совершает честную ошибку или нечасто оступается. Иногда предупреждение будет разумной первой реакцией, если оно сопровождается быстрым возмещением нецелесообразных расходов.

Применение политик единообразно

Как и другие политики, корпоративная кредитная политика вашей компании должна обеспечивать ясность, устанавливать ожидания и защищать как организацию, так и ваших сотрудников от рисков. Вся ваша тяжелая работа по созданию этой политики пойдет впустую, если вы не будете соблюдать соглашения, которые вы изложили и под которыми подписались. Если не указано иное, правила вашей корпоративной кредитной карты должны применяться к каждому сотруднику, использующему корпоративную кредитную карту.

Виртуализируйтесь, когда это возможно

Многие компании, выпускающие корпоративные карты, выпускают виртуальные и одноразовые карты, использование которых может иметь жесткие ограничения. Например, одноразовая карта может быть привязана к одному конкретному поставщику. Виртуальная карта может иметь кредитный лимит, который позволяет сотруднику оплачивать конкретную покупку, и срок действия, запрещающий дополнительное использование.

Избавьтесь от догадок о лимитах расходов

Корпоративная кредитная карта — это не пустой чек. Сотрудник может использовать свою карту для оплаты ужина со стейком и лобстером, а также отличной бутылки вина, но вам не нужно удовлетворять этот щедрый аппетит или платить за ужин. Создайте ожидания в отношении суточных, расходов на поездку или расходов на питание, чтобы избежать таких сценариев. Хорошим местом для начала являются суточные ставки федерального правительства для федеральных путешественников, которые могут быть скорректированы в зависимости от местоположения, чтобы отразить разумные ожидания в отношении расходов.

Мониторинг расходов

Точно так же, как вы просматриваете счет своей личной кредитной карты, вам необходимо следить за балансом вашей корпоративной кредитной карты и ежемесячными платежами. Кто-то в вашей компании должен взять на себя ответственность за этот важный шаг. Кто будет подписывать ежемесячные платежи каждого сотрудника? Кто будет регулярно проверять счет кредитной карты на наличие подозрительных моделей и несанкционированного использования? Это важная ответственность, которая должна быть возложена на кого-то, кто уполномочен решать любые проблемы, которые могут возникнуть.

Начало работы с политикой вашей корпоративной кредитной карты

Теперь, когда вы понимаете цель корпоративной кредитной политики, видите преимущества, которые может дать эта политика, и понимаете шаги, связанные с созданием и внедрением корпоративной кредитной политики, вы готовы приступить к работе!

Если вы только начинаете изучать, какую выгоду ваша компания может получить от использования корпоративных кредитных карт, вам может быть интересно, какая из многих доступных корпоративных карт подойдет вашей компании лучше всего. Ознакомьтесь с нашим списком лучших корпоративных кредитных карт для вдохновения или поиска соответствия.

Мы надеемся, что этот пост помог вам в процессе разработки корпоративной кредитной политики. Если вам понравилось то, что вы прочитали, вам также могут понравиться некоторые другие наши ресурсы по деловой политике. Например, мы создали руководство по составлению бюджета малого бизнеса, а также несколько советов по адаптации новых сотрудников.

Как всегда, не стесняйтесь просматривать веб-сайт Merchant Maverick, чтобы найти всевозможные ресурсы для малого бизнеса, которые вы можете использовать.

Часто задаваемые вопросы о политике корпоративных карт