Что такое клиентский портал? (+ Почему он нужен вашему агентству)

Клиентские порталы прошли долгий путь развития.

То, что когда-то считалось «приятной» функцией, теперь меняет правила игры для компаний, ориентированных на клиента.

Вы просто не можете недооценивать влияние клиентских порталов с точки зрения обслуживания клиентов. Эти платформы предлагают выделенное пространство самообслуживания и круглосуточную доступность, где клиенты могут получить доступ к необходимой им информации или запросить услуги в удобном для них темпе.

Разве не здорово снизить нагрузку на представителей службы поддержки клиентов, одновременно повышая узнаваемость бренда, улучшая качество обслуживания клиентов и сохраняя конкурентоспособность с минимальными затратами?

Заинтригованы? Давайте внимательно рассмотрим, что такое клиентский портал, рассмотрим потенциальные проблемы внедрения и выделим ключевые факторы, которые следует учитывать при выборе его для вашего бизнеса.

Что такое клиентский портал?

Клиентский портал (или клиентский портал) — это безопасный цифровой интерфейс, который предоставляет клиентам централизованный центр для обмена и получения информации, инструкций, отчетов, сообщений, задач и утверждений. Клиенты могут получить доступ к этим порталам через веб-сайт или мобильное приложение, защищенное паролем.

Большую часть программного обеспечения клиентских порталов можно преобразовать в желаемые рабочие процессы, функции и визуальные элементы, что делает эти приложения эффективными для различных отраслей — от юридических фирм до маркетинга и фриланса.

Компании заинтересованы в использовании технологий для максимизации конкурентных преимуществ, будь то удовлетворение потребностей клиентов или операционная эффективность. Эта тенденция очевидна с ростом интереса к клиентским порталам за последнее десятилетие.

Источник: Google Тренды.

Для чего нужен клиентский портал?

По сути, программное обеспечение клиентского портала предназначено для того, чтобы помочь малым предприятиям и бутиковым фирмам управлять транзакциями клиентов, их ожиданиями, информацией и предоставлением услуг.

Однако эти электронные шлюзы также помогают обеспечить соблюдение отраслевых требований, таких как Закон ESIGN и HIPPA. В зависимости от поставщика существуют способы реализации настроек, соответствующих этим действиям.

Источник: ahsuite.com

Многие программные решения для порталов предоставляют возможности настройки, позволяющие привести внешний вид портала в соответствие с брендом пользователя. Все сводится к тому, чтобы «вкус» лучше всего подходил для вашего бизнеса.

• Сотрудничество с клиентами и управление проектами: оптимизирует процессы взаимодействия с клиентами на протяжении всего жизненного цикла проекта или услуги, обеспечивая при этом согласованность действий всех участников.
• Цифровой зал продаж: создает виртуальную сцену для демонстрации продуктов, проведения презентаций и заключения сделок, устраняя при этом ограничения обычных пространств.
• Регистрация и поддержка клиентов: облегчает регистрацию клиентов, заявки в службу поддержки, отчеты о ходе работы и возможности самообслуживания (такие как справочный центр, база знаний, интеграция чат-ботов и обучающие видеоролики).
• Центр бизнес-услуг: обеспечивает центральную связь, где клиенты могут беспрепятственно получать доступ к услугам, обеспечивая более плавные транзакции и взаимодействие.
• Юридические и финансовые отделы. Финансовые и юридические отделы используют эти порталы для выставления счетов клиентам, сбора платежей или подписей, а также для заключения контрактов и соглашений о неразглашении.

Помимо функциональности, клиентский портал отражает стремление компании к прозрачности и дизайну, ориентированному на пользователя. Использование этих инструментов может изменить определение отношений между бизнесом и клиентом, укрепляя доверие и поощряя сотрудничество.

На какие функции и возможности клиентского портала вам следует обратить внимание?

Клиентские порталы часто называют решениями «все в одном» из-за их комплексного характера.

Если позволяет бюджет, вы можете приобрести продукт, предлагающий генерацию счетов. Но перечисленные ниже функции должны быть вашим главным приоритетом, если вы ищете ценность.

• Вход клиента: пользователи получают доступ к порталу через приглашение или пароль по электронной почте. Некоторые платформы даже используют двухфакторную аутентификацию (2FA), чтобы повысить безопасность своих решений и одновременно обеспечить максимальное удобство.
• Персонализированные информационные панели. Большинство клиентских порталов позволяют пользователям встраивать файлы из Google Workspace и других облачных платформ для настройки отчетов и предварительного просмотра черновиков без специального программного обеспечения.
• Обмен документами. Информация является ключом к принятию эффективных решений, поэтому порталы позволяют клиентам безопасно загружать, скачивать и обмениваться важными документами.
• Пока маркировка: Программное обеспечение клиентского портала (особенно продукты, ориентированные на предприятия и агентства) имеет возможность использования белой маркировки для обеспечения последовательного брендинга.
• Безопасное хранение. Поскольку клиентские порталы обрабатывают конфиденциальную информацию и данные клиентов, большинство поставщиков решений шифруют данные с использованием 256-битного протокола SSL.
• Запросы на обслуживание. Порталы могут помочь в оказании услуг поддержки клиентов, упрощая клиентам запрос определенных услуг, сообщение о проблемах или отправку запросов, тем самым оптимизируя общение между клиентом и бизнесом.
• Обмен сообщениями и документация. Порталы должны предоставлять функции совместной работы в режиме реального времени, чтобы уменьшить пробелы в общении, обеспечивая при этом документацию всех разговоров и доступность для нужного пользователя.
• Совместная работа в команде. Лучшие клиентские порталы делают объединение сотрудников внутри и за пределами организации более управляемым благодаря внедрению средств контроля.

Другие клиентские порталы могут включать дополнительные функции, такие как учет рабочего времени, автоматическое заполнение форм, менеджер паролей и рабочие журналы. Выберите то, что лучше всего подходит для вашего рабочего процесса, чтобы максимизировать ценность вашей покупки.

Какие преимущества предлагает клиентский портал?

Вам действительно нужен клиентский портал? Это зависит от характера вашей отрасли, цели вашего бизнеса и доступных ресурсов.

Учтите, что 57% клиентов предпочитают связываться с компаниями, используя цифровые медиа-каналы (а не голосовые). Имея это в виду, наличие клиентского портала может значительно улучшить ваше присутствие в Интернете и удовлетворенность клиентов, одновременно повышая производительность вашей команды.

Если в вашем бизнесе много движущихся частей, клиентский портал также помогает централизовать операции, общение и обмен документами. Эти инструменты могут значительно облегчить отслеживание и мониторинг прогресса при правильном использовании.

Клиентские порталы могут изменить правила игры для удаленных команд, поскольку они помогают соблюдать федеральные законы и законы штата, обеспечивая безопасное хранение и зашифрованную передачу данных. Вы даже можете найти решения, предлагающие автоматизацию для облегчения административной нагрузки.

Наконец, клиентские порталы могут помочь малому бизнесу минимизировать эксплуатационные расходы, одновременно предоставляя доступ к основным инструментам управления бизнесом. Это означает, что вам не придется платить за отдельные инструменты обмена сообщениями, управления проектами и базы знаний.

Что такое отличный клиентский портал?

Давайте рассмотрим ключевые особенности, которые отличают самые эффективные порталы от других, и узнаем, как обеспечить, чтобы ваш портал отвечал потребностям вашего бизнеса и клиентов благодаря удобным интерфейсам.

Легко использовать

Интуитивно понятные интерфейсы означают, что пользователи могут мгновенно перемещаться и выполнять задачи. Здесь нет длинных руководств или путаницы, только простая функциональность. Быстрый доступ, понятные метки и логичное расположение существенно повышают производительность и удобство работы.

Надежное сотрудничество

Все дело в командной работе. Лучшие порталы позволяют командам и клиентам беспрепятственно общаться, обмениваться информацией и работать вместе, укрепляя связи и улучшая результаты проектов. Речь идет не просто о разговорах, а о совместных достижениях и обеспечении согласованного продвижения проектов.

Масштабируемое решение

По мере развития бизнеса должны развиваться и его инструменты. Универсальный портал адаптируется к растущему числу клиентов, расширению наборов данных и новым потребностям бизнеса. Это платформа, подготовленная к вызовам настоящего и непредвиденного будущего.

Безопасный обмен файлами

Душевное спокойствие жизненно важно. Благодаря высочайшему уровню безопасности клиенты и предприятия могут уверенно обмениваться файлами, зная, что их данные в безопасности. Надежное шифрование, контроль разрешений и регулярные проверки безопасности гарантируют, что каждый передаваемый файл остается конфиденциальным и защищенным.

Бесшовная реализация

Переход с вашей текущей системы на клиентский портал должен быть простым. Портал отраслевых стандартов должен плавно интегрироваться с существующими инструментами, гарантируя, что команды и клиенты смогут без проблем приступить к работе.

Отчетность и аналитика

Знание - сила. Компании могут корректировать и совершенствовать свои стратегии, чтобы всегда быть на правильном пути. Клиентский портал также должен интегрировать инструменты аналитики.

Служба поддержки

Быстрая и эффективная система поддержки означает, что любые проблемы или запросы решаются оперативно, обеспечивая постоянную производительность. Вы можете проверить эффективность поддержки клиентов продукта по рейтингам пользователей и другим показателям, таким как простота использования и настройки.

Интеграция и настройка

Каждый бизнес уникален, поэтому необходимо настроить клиентский портал под вашу компанию. Хороший портал должен легко сочетаться с другими инструментами и позволять настраивать его внешний вид и функции, чтобы он чувствовал себя частью команды.

Проблемы с внедрением клиентского портала и способы их решения

Внедрение клиентского портала может изменить правила игры для вашего бизнеса. Но, как и любая технология, она имеет свои проблемы. От проблем безопасности до проблем внедрения пользователями, важно знать о потенциальных препятствиях и иметь план их устранения.

1. Интеграция с существующими системами

Интеграция новой технологии со старыми, хорошо зарекомендовавшими себя системами часто оказывается сложной задачей. Существует надвигающийся риск несоответствия данных, потери записей или даже двойных записей. Знакомый страх перед двумя инструментами, говорящими разные вещи, может сбить с толку пользователей.

Решение. Сотрудничайте с ИТ-отделами и поставщиком портала для разработки комплексной стратегии миграции. Тестирование интеграции в контролируемых средах может заранее устранить потенциальные препятствия, обеспечивая более плавный переход для всех.

2. Проблемы безопасности данных

Цифровой век приносит как преимущества, так и уязвимости. Громкие нарушения регулярно попадают в заголовки газет. Клиенты и внутренние команды могут удивиться идее хранения конфиденциальных данных на новой платформе, опасаясь потенциального раскрытия информации.

Решение: выберите безопасный клиентский портал с безопасностью, соответствующей отраслевым стандартам. Уделите особое внимание внедрению сквозного шифрования и обеспечьте регулярные проверки безопасности и установку исправлений. Частые обновления для клиентов и команд об улучшениях безопасности укрепляют доверие.

3. Сопротивление пользователя

«Если оно не сломано, не чините его». Сотрудники, привыкшие к конкретным инструментам, могут сопротивляться переходу. Создание клиентского портала кажется сложной задачей, и необходимо внести больше ясности в отношении кривой обучения и потенциальных сбоев в выполнении повседневных задач.

Решение: Устраните сопротивление с помощью упреждающего управления изменениями. Подчеркните ощутимые преимущества, простоту использования и повышение эффективности. Организованные учебные занятия, дополненные легкодоступными ресурсами, могут помочь.

4. Ограничение настройки

Типовые порталы обслуживания клиентов, возможно, должны соответствовать уникальной ДНК бизнеса. Отсутствие настраиваемых функций или наличие избыточных может сделать портал более управляемым и эффективным, что приведет к потенциальной неэффективности рабочего процесса.

Решение. Взаимодействуйте с поставщиками порталов, которые понимают и удовлетворяют потребности своей ниши. Итеративный процесс настройки, основанный на отзывах пользователей, может помочь адаптировать портал ближе к потребностям конкретного бизнеса.

5. Поддержание вовлеченности клиентов

Несмотря на свою эффективность, цифровой интерфейс портала может нуждаться в большей теплоте для личного взаимодействия. Клиенты, привыкшие к личным встречам или прямым звонкам, могут ощущать цифровую пустоту, что приводит к ощущению снижения внимания или заботы.

Решение: Дополните цифровой опыт регулярными личными контактами. Такие функции, как видеозвонки, виртуальные встречи и персонализированные обновления, могут восполнить этот пробел. Регулярная обратная связь с клиентами гарантирует, что портал отвечает их потребностям.

6. Проблемы масштабирования

То, что работает для бизнеса сейчас, может не подойти в будущем. По мере увеличения количества клиентов, роста объемов данных и диверсификации потребностей портал может стать узким местом, а не средством обеспечения, влияя на производительность и удовлетворенность пользователей.

Решение: заранее ищите порталы, созданные с учетом масштабируемости. Оценки производительности и планы роста обеспечивают развитие портала вместе с бизнесом. Обеспечение гибкости для обновления, улучшения или даже миграции имеет важное значение для готовности к будущему.

7. Перерасход средств

Увеличение бюджета может ошеломить бизнес. Незапланированные расходы, такие как расширенное обучение, дополнительные настройки или непредвиденные технические неполадки, могут истощить финансы и привести к сомнению рентабельности инвестиций в портал.

Решение: Детальное финансовое планирование и прозрачные переговоры с поставщиками имеют первостепенное значение. С самого начала распознайте и учтите потенциальные скрытые затраты. Финансовые обзоры проясняют стоимость инвестиций и помогают корректировать курс.

Как выбрать правильный клиентский портал для вашего бизнеса

Выбор технологии для вашего бизнеса — это инвестиция, которая может повлиять на ваш успех. Речь идет не только о самом популярном варианте или самом элегантном интерфейсе; речь идет о целостной оценке, основанной на этих различных факторах.

Потребности бизнеса

Если вы хотите забить гвоздь в дерево, тяжелый кусок камня будет для вас более полезным, чем набор алмазных инструментов. Цель должна быть решающим фактором при инвестировании в инструменты.

Понимание конкретных бизнес-требований гарантирует, что выбранное программное обеспечение будет соответствовать вашим целям. Несоответствие может затруднить процессы и качество обслуживания клиентов.

Члены команды

Вы узнаете, есть ли у вас правильный инструмент, только если ваша команда сможет использовать его на 100 %. На этот раз давайте вернемся к примеру с «гвоздем в дерево» с помощью молотка. Если молоток слишком мал, слишком велик или слишком сложен, вашей команде потребуется больше работы, чтобы просто выполнить работу.

Лучший клиентский портал должен быть удобным для всех членов команды, чтобы обеспечить возможность использования различных технических навыков. Адаптируйте свои инструменты совместной работы, элементы управления и разрешения пользователей к динамике и ролям команды.

Проблемы с хранением

Совместное использование файлов является частью любой бизнес-модели, даже если для каждой компании он принимает разные формы. Оно всегда должно быть безопасным, доступным при необходимости и экономически эффективным. Поскольку обмен файлами является основной функцией, выберите продукт с безупречной репутацией в области безопасности.

Вы можете выбирать между вариантами облачного хранилища, чтобы обеспечить стандартную безопасность и масштабируемую производительность. Альтернативно, локальные порталы идеально подходят для тех, кто хочет обеспечить безопасный доступ и персонализированный контроль.

Пожизненная стоимость

Покупка технологий редко бывает разовой сделкой. Эти инструменты часто требуют затрат на обслуживание, обновления и масштабируемость, что может привести к потере ваших средств, если не принять во внимание соответствующие меры.

Лица, принимающие решения, должны также учитывать косвенные затраты, необходимые для успешной реализации. К ним относятся расходы на обучение, дополнительную поддержку, консультации и сопутствующие продукты.

Уровень персонализации

Задайте такой вопрос: какие функции нужны моему клиенту?

Главное для клиентских порталов — предоставление клиентам персонализированного опыта. Найдите продукт, который можно превратить в рабочее пространство, идеально подходящее для взаимодействия с клиентами.

И не забудьте учитывать визуальные элементы в процессе принятия решений. Использование визуальной функции, которая не соответствует вашей эстетике, может сбить с толку ваших клиентов.

Отзывы клиентов

Функциональность и удобство использования клиентских порталов нужны не только для повышения эффективности команды. Вашим клиентам также должен нравиться продукт, который вы используете для ведения бизнеса. Эти инструменты должны быть простыми в использовании и не требовать от пользователя предварительного опыта работы с аналогичным программным обеспечением.

Не всем клиентам понравится продукт, который вы хотите использовать. По этой причине рассмотрите возможность получения минималистского эффекта, который позволит вам охватить большинство основ.

Внешние приложения

Компании используют разные приложения для разных функций. Однако всегда будет время, когда вам понадобится соединить одно решение с другими решениями.

Используйте клиентский портал, поддерживающий стороннюю автоматизацию. Это соображение направлено на то, чтобы избежать избыточности и создать более сплоченную цифровую экосистему.

Загляни в будущее

Хотя всплеск использования клиентских порталов произошел недавно, игроки отрасли заметили его преимущества. В совместном исследовании eMoney Advisors и Ассоциации финансового планирования компании, использующие клиентские порталы, увеличили свои показатели взаимоотношений с клиентами.

Благодаря оглушительному успеху в такой строгой отрасли, как финансы, все больше и больше предприятий рассматривают возможность внедрения современных клиентских порталов в свою деятельность. Рынок клиентских порталов, который в настоящее время оценивается в 1,67 миллиарда долларов США, по прогнозам, к 2030 году вырастет на 3,34 миллиарда долларов США.

По мере приближения революции искусственного интеллекта клиентские порталы будут продолжать расширять свои предложения. Исследование Harvard Business Review показало, как компании начинают использовать ИИ для предоставления высококачественного обслуживания своей клиентской базе.

В ближайшее десятилетие индустрия клиентских порталов будет двигаться к восходящему тренду. Оправдает ли он свой потенциал, покажет только время. Однако сейчас отличное время, чтобы узнать больше об этой технологии и определить, нужна ли она вашей компании.

Поскольку компании используют возможности данных о клиентах для предоставления индивидуального цифрового опыта, узнайте, что ждет платформы цифрового опыта в 2024 году.