11 лучших инструментов совместной работы для малого бизнеса в 2023 году

Сотрудничество имеет ключевое значение для малого бизнеса, чтобы достичь своих целей и добиться успеха. Таким образом, наличие лучших инструментов для совместной работы в 2023 году становится все более важным. Тем не менее, с огромным количеством вариантов, доступных сегодня на рынке, поиск наиболее подходящего продукта для ваших бизнес-потребностей может быть ошеломляющим.

Не бойся! Мы слишком хорошо понимаем эту проблему и посвятили бесчисленное количество часов изучению 11 лучших инструментов для совместной работы, специально разработанных для того, чтобы помочь малому бизнесу добиться успеха в современном цифровом ландшафте.

В этом сообщении блога мы расскажем об этих мощных решениях, чтобы вы были лучше информированы при принятии решения о том, какая платформа лучше всего подходит для ваших нужд. Читайте дальше, чтобы узнать, как выбор одной из этих платформ может упростить совместную работу между командами и повысить производительность!

Что такое инструменты для совместной работы?

Инструменты для совместной работы — это программное обеспечение, разработанное для того, чтобы помочь командам общаться, координировать и выполнять задачи более эффективно. Эти цифровые платформы позволяют пользователям удаленно сотрудничать в рамках различных функций в режиме реального времени в бизнес-организации или компании.

Общие функции программного обеспечения для совместной работы включают обмен файлами, службы обмена сообщениями, видеоконференции, системы управления задачами и инструменты редактирования документов. Они обеспечивают совместное пространство, а также мгновенную связь, чтобы члены команды могли эффективно работать вместе над проектами, даже если они находятся в глобальном удалении друг от друга, объединяя общие знания команд в центральные ядра данных для просмотра и обсуждения.

Используя возможности этих решений для совместной работы, владельцы малого бизнеса могут получить огромные преимущества, такие как повышение производительности и производительности, что в долгосрочной перспективе означает более высокую прибыль!

Связанный: 10 лучших программ для отслеживания времени для фрилансеров 2023 года.

1. Trello: для визуального управления проектами

Trello — популярный инструмент управления проектами, известный своим удобным интерфейсом и мощными функциями канбан-доски. Этот визуальный подход к управлению задачами делает его идеальным для команд любого размера, включая малые предприятия, поскольку он обеспечивает отличный обзор проектов с ясностью и легкостью.

Это также позволяет совместно работать над проектами из любого места, даже с мобильных устройств, что упрощает удаленную командную работу. Формат списка дел Trello позволяет упростить рабочие процессы за счет автоматизации утомительных задач, таких как отслеживание бюджета или отслеживание результатов.

Его бесплатный план хорошо подходит для небольших команд, которые хотят окунуться в мир управления проектами, прежде чем выделять больше ресурсов на более масштабные инструменты, такие как Asana или Monday.com.

2. Slack: для общения в режиме реального времени

Slack — это идеальный инструмент для совместной работы в команде для малого бизнеса, предоставляющий инструменты для онлайн-общения и обмена файлами. Это помогает удаленным командам оставаться на связи и работать вместе в режиме реального времени, что повышает производительность.

Благодаря каналам для облегчения общения, встроенным инструментам поиска для быстрого поиска информации по ключевым словам или фразам, интеграции со сторонними приложениями, такими как GitHub и Asana, загрузке файлов, виртуальным рабочим пространствам, а также возможностям голосовых вызовов и видеочата для встреч — Slack имеет все функции, необходимые для оптимизации вашего рабочего процесса.

В отличие от других решений, таких как Microsoft Teams, которые больше ориентированы на более крупные организации, в которых десятки людей работают над проектами одновременно, ─ Slack предлагает более удобный вариант для небольших компаний, у которых не хватает персонала, но которым все же нужны эффективные платформы для совместной работы, чтобы все работало бесперебойно.

Например, есть Fleep Connect, который позволяет вам подключать несколько учетных записей в одно единое пространство, сокращая избыточные разговоры и гарантируя, что все в курсе задач, независимо от их местоположения или профессии.

Кроме того, обмен мгновенными сообщениями может помочь устранить узкие места, возникающие, когда сообщения требуют дополнительных пояснений, что приводит к более быстрому принятию решений, экономя время и деньги, повышая общую эффективность, что особенно важно в сегодняшней быстро меняющейся рабочей среде, где каждая секунда на счету!

3. Asana: для автоматизации рабочего процесса

Asana — это платформа для совместной работы с самым высоким рейтингом для команд из разных отраслей, особенно для корпоративных компаний. Он предлагает комплексные функции автоматизации, помогающие оптимизировать и упростить рабочие процессы.

Интуитивно понятный пользовательский интерфейс Asana позволяет пользователям без проблем просматривать задачи, назначать обязанности и отслеживать прогресс. Благодаря автоматическим уведомлениям, позволяющим держать всех на одной странице, и крайним срокам выполнения задач, это гарантирует, что все останутся сосредоточенными и продуктивными.

Asana также предоставляет мощные инструменты для управления проектами с расширенными поисковыми фильтрами, чтобы занятые специалисты могли быстро отследить нужные им проекты. Все соответствующие файлы аккуратно хранятся на одной платформе, что исключает возможность путаницы или потери документов из-за неуместных папок.

Функция интеграции еще больше облегчает доступ при интеграции внешних данных в ваше рабочее пространство — держите вас в курсе всех необходимых деталей, необходимых из других источников, в то же время централизованно размещая их в формате отображения вашей доски проекта — гарантируя, что все усилия занимают свое законное место среди команды. рабочий процесс!

Благодаря функции Asana Task Builder, доступной в премиальных планах, можно использовать специализированные формы для сбора идей, требований и запросов, требующих совместной работы нескольких отделов/команд одновременно, таких как отзывы клиентов или идеи от определенных лиц, относящиеся к записям, касающимся инициатив по исследованиям и разработкам продуктов. .

Это экономит время, избегая потери электронных писем в почтовых ящиках, что позволяет быстрее отвечать, предотвращая ошибки и увеличивая время обработки, а также сокращая ручную работу за счет методов автоматизации, выделяя больше продуктивных часов на повышение эффективности!

4. Google Workspace: для пакета Cloud Productivity Suite

Google Workspace – это незаменимый инструмент для малого бизнеса, стремящийся улучшить совместную работу и повысить производительность. Это пакет продуктов, разработанный специально для владельцев бизнеса, работающих с удаленными командами по всему миру, предлагающий такие функции, как Google Docs, Sheets и Slides, которые позволяют всем пользователям редактировать документы в режиме реального времени.

Google Workspace предоставляет экономичные инструменты повышения производительности и расширенные возможности совместной работы — от обмена документами в команде до облачного хранилища, чтобы вы могли легко получить доступ к своим данным в любом месте.

Кроме того, он имеет протоколы безопасности, обеспечивающие безопасность вашей информации на каждом этапе пути. Эта платформа с простыми пользовательскими интерфейсами и информативными учебными пособиями идеально подходит для компаний любого размера, которые хотят оставаться эффективными при одновременном управлении несколькими проектами, несмотря на то, что когда-то это было более дорогое решение по сравнению с другими платформами, такими как Microsoft 365.

Google Workspace предлагает доступные по цене и надежные функции, упрощающие совместную работу с внутренним персоналом или внешними партнерами, где бы они ни находились.

См. также: Топ-6 лучших инструментов корпоративной SEO, которые вы можете использовать уже сейчас в 2023 году.

5. Votacall: для телефонной системы VoIP Business

Votacall — это идеальное решение для бизнес-телефонии VoIP для малого бизнеса, предлагающее необходимую гибкость и экономичность. Эта инновационная система обеспечивает возможность вызова с нескольких устройств, а это означает, что члены команды могут совершать и принимать звонки с помощью своих мобильных телефонов, компьютеров или настольных телефонов без необходимости вкладывать средства в несколько линий.

С новым доступом к высококачественным аудиосистемам, таким как услуги VoIP, все больше малых предприятий начинают полагаться на облачные телефонные решения и использовать такие функции, как кристально чистое качество звука и автоматическая маршрутизация вызовов.

Облачная платформа Votacall также является отличным вариантом для операторов колл-центра, которым требуется постоянная круглосуточная связь с клиентами — она позволяет им легко управлять входящими вызовами, предоставляя при этом все соответствующие инструменты, необходимые для измерения данных о производительности, таких как время обработки или уровень обслуживания.

Кроме того, он продолжает менять технологии в своей основе — сотрудничая с сетями ИИ и 5G, — что позволяет компаниям оставаться впереди, когда дело касается тенденций и ожиданий клиентов.

Используя этот комплексный, но удобный сервис от Votacall, небольшие компании могут быстро завоевать доверие клиентов, гарантируя, что каждый агент всегда будет работать на максимальном уровне!

6. Zoom: для видеоконференций и вебинаров

Zoom — один из лучших инструментов совместной работы для малого бизнеса. Современная и удобная платформа позволяет командам быстро проводить виртуальные встречи — независимо от местоположения. Это делает видеоконференции, вебинары, телефонные звонки, сеансы чата, мероприятия и конференц-залы проще, чем когда-либо прежде.

Инструмент также имеет функцию доски для ваших потребностей в совместной работе в Интернете. Zoom — идеальный вариант для любой организации, желающей привлечь аудиторию удаленно или лично, поскольку он предлагает эффективные решения для связи с такими функциями, как обмен сообщениями в чате, совместное использование экрана и запись аудио- и видеопотоков, что делает общение более захватывающим, чем когда-либо прежде.

Это ведущая в отрасли технология отслеживания метрик помогает вам просматривать каждый сеанс разговора, в то время как информация может быть получена из опросов или вопросов и ответов во время самой встречи, а также из индивидуальных отзывов, которые помогают направлять разговоры с вашими клиентами в целом.

Кроме того, они только что выпустили свою новую функцию «Класс», специально разработанную для поддержки инициатив дистанционного обучения с помощью многопоточных обсуждений, которые позволяют школам и университетам начинать занятия без физического присутствия, гарантируя, что учащиеся останутся вовлеченными на протяжении всего своего образовательного пути. В малом бизнесе ваши студенты могут стать вашими новыми сотрудниками. Используйте возможности классной комнаты, чтобы дистанционно обучать новых сотрудников новому уровню.

Все это в сочетании с бесплатными (и платными) вариантами веб-семинаров делает внедрение Zoom в любой среде безболезненным, независимо от размера бюджета или масштаба проекта!

7. Microsoft Teams: для единого центра совместной работы

Microsoft Teams — это центр совместной работы для совместной работы и общения. Это помогает малым предприятиям оставаться организованными, эффективно общаться и совместно работать над проектами прямо из приложения.

Благодаря таким функциям, как «Пространственное аудио» в собраниях Teams, пользователи могут пространственно распределять голоса своих собеседников, не беспокоясь об эхе или неудобных ответных реакциях. Microsoft также может похвастаться строгими политиками безопасности с дополнительной интеграцией в Enterprise Security Suite Microsoft 365 Defender.

Члены команды могут легко подключаться и совместно работать над основными проектами с помощью таких инструментов, как совместное творчество в режиме реального времени, запланированные встречи, чаты с аудио- и видеозвонками, системы управления документами и интеграция приложений, которые упрощают совместную работу всех, где бы они ни находились. расположены.

Совместная работа никогда не была проще и эффективнее благодаря различным функциям совместной работы, предлагаемым в Microsoft Teams, которые позволяют членам организации создавать группы на основе тем проекта или конкретных задач, поэтому все разговоры, связанные с этими действиями, остаются в одном месте, уменьшая беспорядок в почтовых ящиках повсюду.

Кроме того, групповые звонки могут быть запущены в любое время, чтобы убедиться, что все присутствуют для принятия важных решений, в то время как параметры поиска по документам помогают быстро находить контент, а коллекции позволяют командам быстро получать доступ к файлам, которые используются и совместно используются в течение долгого времени, помогая им оставаться продуктивными даже при работе со сложными проектами. .

Связанный: 14 лучших доступных инструментов отслеживания рейтинга для малого бизнеса.

8. Monday.com: для управления рабочим процессом

Поскольку малые предприятия продолжают расширяться и становиться все более сложными, поиск подходящих инструментов для совместной работы может стать проблемой. Monday.com — отличный выбор для управления рабочим процессом.

Это программное обеспечение для совместной работы предлагает широкие возможности настройки, возможности совместной работы и автоматизированные функции, которые помогают командам не отставать от проектов — независимо от того, насколько они велики или малы!

Универсальная платформа Monday.com использовалась пользователями от крупных предприятий до стартапов, ищущих эффективный способ управления своими проектами в кросс-функциональных командах. Инструмент позволяет легко настраивать его, поэтому владельцы проектов могут адаптировать его к любому размеру и сложности; он предоставляет варианты автоматизации для обновления прогресса при эффективном отслеживании задач, сроков и обновлений активности, а также функции управления процессом найма, такие как система отслеживания кандидатов (ATS).

Это дает пользователям возможность легко обмениваться ссылками на документы и файлами, что делает общение в команде более плавным, чем когда-либо прежде! Кроме того, функции управления маркетингом Monday, включая интеграцию, упрощают общение с потенциальными клиентами, а также упрощают процессы отчетности с помощью опции настраиваемых отчетов.

Дальнейшие отношения с клиентами улучшаются благодаря специальной системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Простая интеграция сторонних приложений добавляет больше преимуществ, что делает этот мощный пакет обязательным для всех размеров бизнеса.

9. Miro: для интерактивной доски и совместной работы

Miro — незаменимый инструмент для малого бизнеса. Это визуальная платформа для совместной работы, которая позволяет легко превращать идеи в задачи и проекты для команд, которые сотрудничают удаленно.

С Miro члены команды могут общаться в режиме реального времени, используя мощные визуальные инструменты, такие как доски, стикеры и потоки комментариев, расположенные вдоль края холста. Платформа очень безопасна, поэтому все данные остаются в безопасности, она доступна на нескольких устройствах, таких как ПК и Mac, а также на мобильных платформах iOS и Android, и работает на серверах корпоративного уровня, поэтому ваша информация не будет скомпрометирована.

Miro выводит командную работу на новый уровень, изменяя то, как люди совместно работают над большими и малыми задачами, виртуально обмениваясь своими идеями визуально друг с другом, независимо от того, где они находятся по всему миру.

Он не только предоставляет визуальные эффекты, но также позволяет пользователям создавать контрольные списки в заметках, прикрепленных к изображениям или диаграммам, что помогает разбить сложные концепции на управляемые шаги, гарантируя, что каждый понимает, что необходимо сделать во время конкретных процессов — от сеансов мозгового штурма до обучения обслуживанию клиентов. вплоть до запуска продукта с управлением портфелем на каждом этапе производства — экономя время и деньги компаний! Наконец, предприятия ценят возможности Miro по обзору, обеспечивающие превосходство в результатах, достигнутых благодаря тщательно спланированному выполнению всех поставленных задач, что дает им уверенность в максимальном использовании своих ресурсов при достижении желаемых результатов!

10. Dropbox: для облачного обмена файлами и хранения

С Dropbox малые предприятия могут пользоваться облачными решениями для обмена файлами и хранения, которые обеспечивают безопасное удаленное сотрудничество. Этот инструмент надежно хранит все общие документы в облаке с доступом для авторизованного персонала в любое время и в любом месте.

Он поддерживает синхронизацию файлов в режиме реального времени на нескольких устройствах, так что коллеги всегда находятся на одной странице, а любые внесенные изменения будут немедленно отражены, чтобы все работали с актуальной версией.

Этот мощный, но простой инструмент также обеспечивает контроль над тем, кто может просматривать или редактировать определенные файлы. Разрешения на совместное использование позволяют администраторам настраивать конкретные роли, такие как владелец, редактор, наблюдатель и т. д., фактически ограничивая определенных людей от выполнения определенных действий и обеспечивая постоянную безопасность данных.

Не нужно беспокоиться о сложных процессах настройки или требованиях к установке программного обеспечения. Dropbox позволяет легко и быстро начать совместную работу с партнерами в режиме онлайн, еще больше оптимизируя существующие рабочие процессы и устраняя избыточные действия, что значительно повышает производительность!

11. ClickUp: для комплексного управления проектами

ClickUp — это комплексный инструмент управления проектами, который помогает малым предприятиям эффективно планировать, организовывать и сотрудничать в работе. Благодаря настраиваемым представлениям и функциям отчетности в реальном времени ClickUp позволяет командам быстро и точно получать актуальную информацию о своих проектах.

Кроме того, он предлагает интуитивно понятный пользовательский интерфейс для удобной навигации в сочетании с расширенными функциями, такими как автоматические напоминания, зависимости задач, подпроекты и подзадачи. Не только это, но и помогает малым предприятиям безопасно организовывать документы в облаке, предлагая интегрированные решения для управления задачами с успешным коэффициентом выполнения с помощью функции автоматизации рабочего процесса.

Кроме того, он обеспечивает одно место для каждого звонка или разговора в чате со всеми членами вашей команды, работающими над проектами, соединяя их через систему VoIP Business Phone или видеоконференцсвязь, не отвлекаясь, таким образом создавая единый центр совместной работы, предоставляя вам больше информации о проектах, чем когда-либо прежде.

Наконец, пользователи получают отличный опыт совместной работы из разных мест, упрощая совместную работу с помощью инструментов доски, которые помогают визуально разбивать сложные процессы; следовательно, оптимизация общения между членами команды приводит к эффективным результатам, которыми можно легко поделиться в пределах рабочего пространства каждого, независимо от барьера физического расстояния, что приводит к повышению уровня производительности, эффективно снижая рабочие нагрузки в любой области!

См. также: 20 важных программ для вашего нового ноутбука или ПК с Windows.

Заключение

Инструменты совместной работы, доступные сегодня, являются бесценным активом для малого бизнеса. Выбор правильного инструмента или инструментов из широкого спектра вариантов может значительно повысить производительность, коммуникацию и управление проектами.

Малым предприятиям необходимо оценить свои конкретные потребности, бюджет и то, как члены команды предпочитают работать, при принятии решения о том, какой инструмент для совместной работы лучше всего соответствует их требованиям. С таким количеством вариантов на рынке, разработанных специально для разных уровней использования и с удобными функциями, такими как обмен сообщениями в реальном времени и возможности обмена облачными файлами, обязательно найдется инструмент для совместной работы, который подойдет для бизнеса любого размера.