Автоматизация 101: узнайте, как автоматизация может помочь вам в обработке счетов

Если вы ведете бизнес, скорее всего, вы имеете дело с большим количеством счетов-фактур. Возможно, у вас есть отдел счетов к оплате (AP) или счетов к получению (AR), который отвечает за обработку счетов. Или, может быть, вы сами занимаетесь выставлением счетов.

В любом случае вы знаете, что обработка счетов может быть трудоемкой и утомительной задачей. И если вы сделаете ошибку, это может стоить вашему бизнесу денег. Вот где на помощь приходит автоматизация. Автоматизация обработки счетов поможет вам сэкономить время и избежать ошибок.

Автоматизированная система обработки счетов — это программное обеспечение, которое автоматизирует задачи, связанные с созданием, отправкой и управлением счетами, и экономит ваше время за счет автоматизации повторяющихся задач.

Но что такое автоматизация счетов и как она может помочь вам в обработке счетов? Читайте дальше, чтобы узнать об этом и многом другом в нашем окончательном руководстве по автоматизации выставления счетов. Давайте начнем!

Что такое система обработки счетов?

Выставление счета включает несколько шагов:

1. Сбор данных из счетов-фактур
2. Сопоставление заказа на поставку
3. Отправка счетов на согласование
4. Утверждение счетов на оплату
5. Обрабатывать платежи и регистрировать детали для записей

Системы ручной обработки счетов требуют от сотрудников ручного ввода данных из каждого счета в систему, что является трудоемким процессом, подверженным человеческим ошибкам.

С другой стороны, автоматизированные системы обработки счетов автоматизируют задачи, связанные с созданием, отправкой и управлением счетами. Система обработки счетов помогает предприятиям автоматически собирать данные из счетов. Система может помочь автоматизировать многие другие задачи, связанные с выставлением счетов, от создания счетов до выставления платежей.

На рынке существует множество различных систем обработки счетов — некоторые из них представляют собой полуавтоматические решения на основе шаблонов, а некоторые — интеллектуальные комплексные автоматизированные решения на основе искусственного интеллекта. Выбор решения зависит от вашего варианта использования и цели, которую вы пытаетесь достичь.

Существует множество различных функций, которые вы получаете, когда автоматизируете систему обработки счетов, но самое главное, что она экономит ваше время за счет автоматизации повторяющихся задач. Использование автоматизированного программного обеспечения может освободить ваших сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах и повысить свою прибыль. Решение для автоматизированной обработки счетов помогает генерировать счета из заказов на покупку, отслеживать платежи и выдавать возмещения.

Как автоматизация помогает в обработке ваших счетов

Ручное управление счетами — это утомительная и трудоемкая задача, связанная с бизнес-рисками, которая может увеличить вероятность мошенничества со счетами и ошибок в финансовых отчетах.

Автоматизация может помочь вам избежать этих проблем и создать дополнительные преимущества для вашего бизнеса. Вот как это поможет сделать ваш бизнес более эффективным:

Повышенная точность

Одним из самых больших преимуществ автоматизации является то, что она может помочь вам избежать ошибок. Например, программное обеспечение для автоматической обработки счетов может автоматически генерировать счета на основе данных из ваших заказов на покупку или других источников данных, что устраняет необходимость ручного ввода данных.

Увеличенная скорость

Автоматизация также может помочь ускорить обработку ваших счетов. Кроме того, программное обеспечение может автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как создание счетов или выдача возмещений, высвобождая время, которое можно использовать для улучшения других областей вашего бизнеса.

Лучшая организация

Автоматизация может помочь вам организовать свои счета. Программное обеспечение для автоматизации счетов-фактур может отслеживать все ваши счета-фактуры в одном месте, что может помочь вам избежать пропущенных платежей и штрафов за просрочку платежа. В результате вам будет легче отслеживать своих клиентов.

Более высокая рентабельность

Автоматизация может сэкономить вам деньги, устраняя необходимость ручного ввода данных и других ручных операций. Следовательно, ваша бухгалтерия становится более рентабельной и упорядоченной.

Меньше права на человеческую ошибку

По мере роста вашего бизнеса важно избегать ненужных ручных операций и сложности. Автоматизация может помочь вам избежать таких ошибок, как забытые платежи, которые могут привести к просроченным платежам.

Как вы автоматизируете обработку счетов

Если вы заинтересованы в автоматизации обработки счетов, вам необходимо сделать несколько вещей.

Имея множество различных вариантов программного обеспечения, важно найти программное обеспечение, которое соответствует вашим потребностям и варианту использования. Docsumo может помочь в настройке автоматической обработки счетов. Он использует программное обеспечение AI с технологией Intelligent OCR для преобразования ваших счетов в данные, которые можно использовать.

После преобразования данных вам необходимо интегрировать программное обеспечение для автоматизации счетов с вашим программным обеспечением для бухгалтерского учета, что позволит вам автоматически создавать счета и отслеживать платежи.

В качестве последнего шага вам необходимо настроить автоматические платежи.

10 шагов для автоматизации обработки ваших счетов

1. Установите правила: решите, какие типы счетов могут обрабатываться автоматически. Наличие рекомендаций по типам счетов, которые можно добавить в программное обеспечение, гарантирует, что обрабатываются только определенные счета, что делает процесс более точным.
2. Определите способ получения счетов. Зная каналы, по которым вы получаете счета, вы можете упростить автоматизацию, чтобы все счета поступали одинаково.
3. Настройте систему для автоматического сбора данных счетов: автоматическая система обработки счетов устраняет необходимость ручного ввода данных, который может быть подвержен ошибкам.
4. Проверка точности собранных данных: проверка данных гарантирует, что обрабатываемая информация верна.
5. Направлять счета на утверждение. Очередь утверждения помогает обеспечить быстрое утверждение счетов.
6. Генерируйте платежи в электронном виде: это экономит время и деньги!
7. Автоматическое согласование платежей: сверка платежей помогает обеспечить полную и своевременную оплату всех счетов.
8. Обеспечьте видимость статуса счетов: это помогает отслеживать, какие счета были обработаны, а какие нет.
9. Разрешить исключения, когда счета не могут быть обработаны автоматически: Имея процесс исключения, вы гарантируете, что проблемные счета по-прежнему обрабатываются вовремя.
10. Постоянно совершенствуйте систему: после установки убедитесь, что система всегда актуальна и эффективна.

Вывод

Обработка счетов может быть трудоемкой и утомительной задачей, но это необходимая часть ведения бизнеса. Автоматизация обработки счетов поможет вам сэкономить время и избежать ошибок.

Существует множество различных функций, которые может предложить автоматизированная система обработки счетов, но самое главное то, что она экономит ваше время за счет автоматизации повторяющихся задач. Это может позволить вашим сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и улучшить вашу прибыль.