6 советов, как успешно провести деловую встречу

В сегодняшние дни и время ведение бизнеса представляет собой не что иное, как вызов. Сотрудники должны следить за операциями, финансами, набором персонала, маркетинговыми кампаниями и многим другим. В то же время они должны распределять ресурсы для обеспечения оптимального уровня эффективности.

Связанный пост: 9 проверенных советов по эффективному управлению встречами

Все руководство должно быть в курсе того, что происходит в бизнесе. Для этого вы должны включить деловые встречи в рутинный график. Эти встречи — неотъемлемая часть трудовой жизни. Это позволяет команде обсуждать насущные вопросы, проекты и планы в режиме реального времени, открывая двери для практических дискуссий. Приглашение разных мнений за стол переговоров также может помочь генерировать новые идеи для бизнеса.

Тем не менее, встречи также могут быть сложными. Иногда люди приходят вовремя, но встреча начинается поздно. Иногда повестка дня не ясна, разные люди спорят о вещах, и ведущий не может справиться. Такие встречи приносят больше вреда, чем пользы для бизнеса. Поэтому вы должны усвоить несколько правил, чтобы провести эффективное совещание. Чтобы помочь вам, мы перечислили шесть советов, как успешно провести деловую встречу.

1. Создайте правильную атмосферу

Как владелец бизнеса или менеджер, вы должны задавать правильный тон для встреч. Вам решать, хотите ли вы, чтобы встречи были формальными или неформальными. Точно так же решите, хотите ли вы проводить встречи в реальном времени или виртуальные. Вы должны создать ссылку для виртуальных встреч и поделиться ею со всеми как минимум за день до этого.

Точно так же вы должны бронировать конференц-залы или конференц-залы с достаточным пространством для проведения личных встреч. В любом случае вы должны создать атмосферу взаимного уважения, в которой участники могут без колебаний делиться своими идеями и мнениями.

Кроме того, подумайте об изменении атмосферы, когда это представляется возможным. Большинство совещаний носят формальный характер и кажутся сотрудникам утомительным занятием. Чтобы противостоять этому, вы можете пойти на встречу на свежем воздухе, чтобы разрядить атмосферу. В противном случае вы можете еженедельно проводить неформальные обсуждения, чтобы сессии выглядели менее формальными и достигали цели, позволяя сотрудникам расслабиться.

2. Установите повестку дня встречи

Составление плана может показаться легкой задачей, но, к сожалению, это не так. Разные люди поднимают разные темы, отклоняясь от цели встречи. Очень важно определить повестку встречи. Вы можете резюмировать это в раздаточном материале или записать на доске, чтобы все знали, почему они собрались. Это может быть обсуждение новых идей продукта, выявление проблемы, преодоление препятствия или что-то еще, что происходит в бизнесе.

Читайте также: Как проверить, есть ли у вашего автомобиля действующая страховка и не облагается налогом?

Как только цель встречи станет ясной, составьте список тем, которые вы хотите обсудить. Назначьте определенную продолжительность для каждой темы, чтобы избежать продления встречи. Заранее отправьте расписание собрания каждому участнику, чтобы каждый мог подготовиться. Помните, что повестка дня обеспечивает компас для разговора. Это гарантирует, что собрание вернется в нужное русло всякий раз, когда обсуждение отклоняется от курса.

3. Следите за часами

Сотрудники оставляют свои рутинные задачи для участия в этих собраниях; следовательно, они не любят ждать. Поэтому установите точное время, чтобы начать встречу без каких-либо задержек. Вместо того, чтобы ждать, пока люди присоединятся, убедитесь, что все участники пришли на пять минут раньше, чтобы начать вовремя. Точно так же поддерживайте темп встречи и заканчивайте вовремя, а не затягивайте ее.

Кроме того, выберите правильное время для встречи. В основном понедельник и пятница самые загруженные, поэтому не выбирайте эти дни. Остерегайтесь подходящего времени для проведения определенного сеанса. Вы всегда можете проконсультироваться со своей командой, чтобы найти лучшее время для планирования встречи.

4. Направляйте обсуждение

Часто обсуждения на встречах уходят от темы. Одно влечет за собой другое, а значит, участники могут отклоняться от темы. Направление разговора на соответствующую тему или повестку дня во время деловых встреч имеет важное значение. Однако остается вопрос «как?».

Во-первых, вы можете выбрать несколько предложений из своих заметок в качестве темы для обсуждения или задать соответствующий вопрос. Аналогичным образом, если тема кажется интересной или ценной, предложите запланировать отдельную встречу для дальнейшего обсуждения этой идеи. В противном случае вы можете заявить, что разговор уходит не по теме и что вы хотите вернуть его к плану. В таких ситуациях вы можете колебаться, но всегда лучше высказаться, чтобы успешно провести собрание.

5. Делайте заметки и распространяйте протоколы

Независимо от того, насколько вы внимательны на совещании, важно делать заметки и быть в курсе всех выводов. Это могут быть темы для обсуждения, информация о предстоящих проектах или открытые вопросы. Наличие этих указателей в письменной форме будет иметь большое значение для запоминания вещей. На основе этого вы можете планировать задачи и реализовывать проекты.

Как организатор собрания, вы можете назначить кого-то для выполнения этой задачи и убедиться, что он записывает каждое важное решение и обсуждение. Позже распространите этот протокол собрания, чтобы все знали, что произошло на собрании. Это гарантирует, что все сотрудники находятся на одной странице, и никто не истолкует неправильно то, что было сказано на собрании. Наличие подробной записи также повысит доверие, устранив вероятность ошибок и неудач.

Читайте также: Простые шаги о том, как найти аккаунты в Instagram, которые мгновенно подписываются

6. Завершите план действий

Менеджеры часто оставляют список дел, которые необходимо завершить до окончания собрания, но это неправильный подход. Вы должны оставить последние несколько минут встречи, чтобы обсудить следующие шаги. Обсуждение должно вращаться вокруг того, кто за что отвечает. Точно так же дайте представление о сроках, чтобы сотрудники знали, что у них есть цели, которые нужно достичь.

Самое главное, заканчивайте встречи позитивно, чтобы сотрудники чувствовали себя мотивированными. Может быть, расскажите им о предстоящей сделке или о последнем клиенте, которого вы привлекли. Счастливые и позитивные новости поднимают моральный дух и побуждают усерднее работать над достижением бизнес-целей.

Последние мысли

Эффективное проведение собрания — это не что иное, как искусство и наука. Вы должны убедиться, что участники активны и высказывают свое мнение. Точно так же составление плана является еще одной важной задачей. Это помогает людям понять, чего ожидать от встречи. В целом, ваша сессия может быть успешной, если она достигает желаемой цели. Следовательно, направляйте дискуссию, приветствуйте различные точки зрения и заканчивайте ее планом действий.