13 советов по написанию эффективного информационного письма

Ранее мы уже говорили о растущей важности информационно-пропагандистской деятельности в мире онлайн-маркетинга — продвижении собственного блога или бизнес-сайта с помощью гостевых статей на чужом сайте. Это чрезвычайно эффективный способ задействовать новую аудиторию и привлечь больше людей на свой сайт.

Связанное чтение: Как использовать цифровой PR для построения отношений с инфлюенсерами

Но суровая правда заключается в том, что у вас никогда не будет возможности написать гостевой блог, если вы не сделаете правильный первый шаг в процессе информирования. Первый шаг — написать электронное письмо владельцу сайта.

Подумай об этом. Если вы определили, что конкретный сайт будет идеальным местом для пребывания в качестве приглашенного блоггера, вы можете быть уверены, что многие другие люди сделали то же самое. И все эти другие люди также отправляют электронные письма владельцу сайта с запросом на гостевой блог. Поэтому, если вы хотите иметь хотя бы малейшую надежду на то, что когда-либо у вас будет возможность расширить свою аудиторию с помощью этого сайта, вы должны абсолютно убедиться, что ваша информационная электронная почта выделяется среди всех остальных.

Так как же сделать так, чтобы ваше сообщение привлекло внимание владельца сайта — и не только это, но и заслуживает положительного отклика? Мы составили список некоторых советов по работе с клиентами, которые помогут вам написать идеальное электронное письмо.

1. Обратите внимание на тему письма!
Если вы наткнетесь на этот важнейший первый шаг процесса, игра уже окончена. Написание строки темы, звучащей как спам, или темы, которая каким-либо образом отталкивает, может привести к тому, что ваше информационное письмо попадет в папку для мусора даже без второго взгляда.

Будьте прямолинейны в своей теме, давая получателю понять, что именно ждет его внутри. Загадочность — это красный флаг для спама. Если возможно, дайте ему знать, на какие временные затраты он рассчитывает, имея дело с вашей электронной почтой — «Быстрый вопрос — Идея гостевого блога» с гораздо большей вероятностью будет открыт и прочитан, чем «Думал, что мы могли бы начать обсуждение о возможность ведения гостевого блога». То, как вы подготовите электронное письмо, особенно строку темы гостевого поста, будет иметь решающее значение для того, чтобы ваш запрос дошел до получателя.

Связанное чтение: 11 стратегий электронного маркетинга, которые гарантируют 50% кликов и открытий

2. Персонализируйте приветствие.
Лучший способ привлечь кого-то к прочтению оставшейся части вашего информационного письма — использовать его имя. Начиная прямо с вашей просьбы без приветствия или даже с общим «Привет!» не будет внушать больших надежд, что ваша электронная почта — не просто массовая рассылка. Используйте старую школу и используйте «Уважаемый такой-то» или даже «Привет, такой-то», чтобы привлечь внимание читателя.

3. Проведите исследование.
Да, безусловно, важно прочитать хотя бы несколько сообщений в блоге этого человека, прежде чем писать ему по электронной почте о гостевом письме. Но если выйти за рамки этого, ваша электронная почта будет выделяться. Проведите небольшое исследование исключительно о владельце сайта. Узнайте, чем они занимаются, их прошлое, их семью и т. д. Может быть, вы обнаружите, что у вас есть что-то общее, что вы можете использовать, чтобы установить настоящую связь, и, по крайней мере, вы сможете упомянуть что-то из жизнь владельца, чтобы показать им на еще более глубоком уровне, что это не массовое информационное письмо.

4. Познакомьтесь с их сетью.
Даже если у вас нет связи с владельцем сайта — а, согласитесь, скорее всего, и не будет, — вы можете подделать ее, познакомившись с кем-то из его сети. Загляните в его профиль на LinkedIn и посмотрите, не знаете ли вы кого-нибудь, кто также связан с ним. А если нет, то попытаться установить контакт. Посмотрите также их каналы в других социальных сетях. Как только вы нашли общего друга, не просто упоминайте его имя. Управляйте своей идеей гостевого блога по этой взаимной связи и посмотрите, подойдет ли она им. Если им это нравится, вы также можете включить этот золотой самородок в свое электронное письмо.

5. Дайте своему открывателю подлинный контекст.
Независимо от того, упомянули ли вы прошлое владельца сайта или общего друга, ваш вступительный абзац должен прояснить контекст вашего запроса. Что такого в сайте, что делает его идеальным местом для гостевого блога? Какие прошлые сообщения в блоге, написанные владельцем сайта, вы сочли особенно полезными или относящимися к вашей теме? Этот первый абзац должен без тени сомнения доказать, что вы не только регулярно читаете блог этого человека, но также понимаете его направленность и его аудиторию.

6. Укажите только одну цель.
Даже если вы просто переполнены идеями для гостевых блогов, обзоров, интервью и т. д., не поддавайтесь искушению упомянуть их все в этом первом письме. Это важно помнить, когда вы учитесь писать информационное письмо. Выберите одну центральную цель, которая у вас есть — в данном случае написать один гостевой пост в блоге для ее сайта — и попросите только об этом. Если вы одновременно завалите владельца сайта пятью разными запросами, вероятно, начнут мигать эти предупреждающие лампочки — этот человек хочет гораздо больше, чем я могу ему дать, — и, скорее всего, это приведет к отказу.

7. Дайте свой уникальный угол.
Эта часть так же важна, как и установление контекста для вашего запроса. Конечно, вы можете понимать аудиторию и направленность владельца сайта, но если гостевой пост, который вы предлагаете, звучит точно так же, как посты, которые блоггер пишет каждую неделю, с какой стати он должен его публиковать? В информационном электронном письме расскажите ему, как идея вашего блога привлекает его внимание и подходит к ней с уникальной точки зрения, которую только вы можете предоставить из-за своего особого опыта.

8. Будьте убедительны.
Не умоляйте, но и не берите на себя командование. Вместо этого используйте свою силу убеждения, чтобы показать блоггеру, что это для него значит. Как их аудитория выиграет от вашего гостевого поста? Какую пользу они от этого получат?

9. Не переусердствуйте с закрытием.
Когда вы подписываетесь, укажите свое имя, должность и ссылку на свой веб-сайт, и все. Не добавляйте кучу других ссылок или кучу картинок; пусть это будет просто и профессионально.

10. Будьте кратки.
Этот совет касается всей информационно-пропагандистской рассылки. Если ваша заметка бесконечно бессвязна, выбранный вами блогер может просто сдаться и перестать читать. Каждый раздел — ваше персональное вступление, отдельная просьба и убедительная презентация — должен быть максимально кратким и содержательным. Взгляните на несколько примеров информационно-пропагандистских писем, чтобы увидеть, как они создали свое сообщение.

11. Старайтесь, чтобы ваша электронная почта была простой.
Добавление изображений или любого вида форматирования вызовет у владельца сайта предупреждающие флажки — ему не нужно нажимать «отображать изображения» только для того, чтобы прочитать вашу электронную почту. Сделайте это простым и легким для всех участников.

12. Используйте привлекательный язык.
Это может быть одна из самых сложных областей для навигации, но она также, вероятно, самая важная в информационном письме. Очень важно быть дружелюбным, вежливым и лаконичным одновременно. Да, вы хотите быть лаконичным, но вы также не хотите показаться грубым. Вместо того, чтобы говорить что-то вроде: «Я хочу написать для вас гостевой пост до следующей пятницы», попробуйте смягчить его, сказав: «Мне было бы приятно, если бы мы могли как-нибудь обсудить, как я напишу для вас гостевой пост».

13. Время важно.
Когда вы отправляете это информационное письмо, это может быть важным фактором в том, будет ли оно открыто и прочитано. Понедельник может быть слишком загружен, а в пятницу большинство людей просто готовятся к выходным. Например, отправка электронной почты во вторник утром — это хороший способ, чтобы она появилась в папке «Входящие» владельца сайта в то время, когда он будет более восприимчив.

Связанное чтение: Плюсы и минусы электронной почты для холодной рассылки

Какой у вас опыт написания и отправки информационных писем? Есть ли у вас какие-либо другие советы, которыми вы можете поделиться, или даже собственный шаблон информационно-пропагандистской рассылки? Может быть, вы сами получили эти письма и хотели бы поделиться, что общего у успешных писем? Мы хотели бы услышать от вас в разделе комментариев ниже.