10 способов улучшить внутреннюю коммуникацию в вашей организации

Коммуникация — это то, с чем регулярно сталкиваются многие компании и организации. Независимо от того, насколько велик или мал ваш бизнес, у вас могут возникнуть проблемы как во внутренней, так и во внешней коммуникации.

Но как вы можете эффективно решать эти проблемы, особенно когда речь идет о делах внутри вашей компании?

Вот десять способов улучшить внутреннюю коммуникацию в вашей организации.

1. Уточните свою миссию и видение

Пытаясь улучшить внутреннюю коммуникацию, лучше всего начать с основ. Каждая организация должна знать свою миссию и видение (и ценности), поэтому, если вы до сих пор не разъяснили их своей команде, пора наконец это сделать.

Ваша миссия — это то, что ваша компания хочет делать с точки зрения целей и задач, а ваше видение — это ваши устремления. Ценности вашей компании также будут важны, поскольку они помогут вам определить наиболее важные принципы, по которым будет функционировать ваша организация.

2. Используйте инструменты цифровой коммуникации

Сегодня цифровая связь заменила многие формы традиционной связи. Более того, некоторые команды работают удаленно, что делает цифровое общение обязательным, а не вариантом. Использование инструментов цифровой коммуникации может помочь вам значительно улучшить внутреннюю коммуникацию.

Например, если у вас большой офис, вы можете позволить сотрудникам использовать чаты вместо того, чтобы ходить по всему зданию, чтобы найти человека, которого они ищут. А если у вас есть удаленная команда, вам нужно будет использовать голосовой и видеочат, а также активно отправлять текстовые сообщения в течение дня.

3. Используйте инструменты управления задачами и проектами

Помимо использования инструментов цифровой коммуникации, вы также должны начать использовать инструменты управления задачами и проектами. Это может помочь вам и вашей команде лучше организовать все действия, задачи и события, запланированные на день, неделю, месяц или даже год.

Включив приложения GPS-отслеживания сотрудников в свои инструменты управления задачами и проектами, вы можете не только упростить организацию действий, задач и событий, но и получить ценную информацию о производительности сотрудников и распределении времени. Эти приложения обеспечивают видимость в режиме реального времени и данные, которые можно использовать для оптимизации распределения ресурсов, отслеживания хода выполнения проекта и обеспечения своевременного выполнения задач.

Например, ваша команда может использовать такой инструмент, как Asana, для назначения задач, планирования их выполнения, добавления тегов и сведений, изменения сроков и т. д. Простой календарь уже может быть полезен, но Asana выводит управление задачами и проектами на совершенно новый уровень, имея удобный интерфейс, с которым быстро разберутся даже новички.

4. Начните вести внутренний блог

Одним из аспектов внутренней коммуникации, который часто упускают из виду, является обмен знаниями. У компаний так много коллективных знаний и информации, что они не могут успешно их использовать, потому что упускают из виду этот аспект коммуникации. Чтобы решить эту проблему, вы можете начать вести внутренний блог.

Внутренний блог может помочь вашей команде быть в курсе последних новостей компании, делиться ценной информацией, формировать корпоративную культуру и т. д. как Best Essays Education, который создаст для вас весь контент вашего блога.

5. Активно спрашивайте мнения и отзывы

Смысл общения в том, чтобы вести непрерывный диалог, но как вести беседу, когда ваши сотрудники боятся высказать свое мнение? Именно поэтому вам нужно активно спрашивать отзывы и мнения членов вашей команды.

Каждый раз, когда вы собираетесь на встречу, поощряйте людей высказываться. Даже вне совещаний вам нужно показать, что вы хотите услышать, что говорят члены вашей команды. Каждый должен иметь возможность высказать свои опасения, разочарования, идеи и т. д., чтобы провести надлежащее обсуждение с командой.

6. Запланируйте время, чтобы поговорить с членами команды

Если вы занятый руководитель, вы можете показаться замкнутым человеком, который не хочет общаться со своими подчиненными. Вот почему всегда важно выделить время для разговора с членами вашей команды и показать, что вы открыты для них.

Лидеры должны подавать пример своим командам, поэтому вам нужно серьезно относиться к внутренней коммуникации, чтобы ваши сотрудники следовали за вами. Убедитесь, что вы постоянно отправляете им правильное сообщение.

7. Поощряйте разговоры о кулере для воды

Разговоры о кулерах относятся к разговорам, которые происходят между офисными работниками во время перерыва, когда все собираются возле кулера с водой. В физических офисах легко поощрять такие разговоры, но с удаленными командами это становится сложнее.

Если ваши сотрудники все находятся в разных местах и ​​общаются в цифровом формате, важно устраивать им перерывы на отдых в течение рабочего дня. Вы также должны поощрять их общаться во время этих перерывов с помощью текстовых сообщений, голосовых или видеозвонков.

8. Создайте ящик для анонимных предложений

Какой бы дружелюбной ни была атмосфера в вашей компании, некоторые сотрудники все равно могут стесняться высказать свое мнение и что-то предложить. Они могут бояться вас или даже осуждения своих коллег по работе.

Чтобы решить эту проблему, вы можете создать анонимный ящик для предложений, где каждый может поделиться своими идеями. Кроме того, рассмотрите возможность разрешения анонимных жалоб. Это может помочь вам предотвратить прямые конфликты и решать проблемы более взвешенно.

9. Препятствуйте антисоциальному поведению

В то время как вы должны поощрять различные положительные поступки, такие как разговоры о кулере с водой, вы также должны препятствовать антиобщественному поведению. Вы не хотите, чтобы кто-то из вашей команды закрывался от всех остальных.

Если вы заметили, что кто-то менее общителен с другими сотрудниками, обязательно выясните причину этого и постарайтесь изменить его поведение. Конечно, не стоит зацикливаться на этом – каждая ситуация индивидуальна и будет иметь свои нюансы.

10. Подумайте о переоценке своей организации

И последнее, но не менее важное: рассмотрите возможность полной переоценки вашей организации. Структура вашей компании может быть причиной плохой внутренней коммуникации, а также других проблем, с которыми вы и ваша команда можете бороться.

Если вы сможете создать бизнес, организованный наиболее эффективным образом, вы сведете к минимуму любые проблемы, с которыми вы, возможно, боретесь прямо сейчас. Это радикальное решение реорганизовать вашу компанию, но это все же вариант.

Последние мысли

В целом, выявление причин ваших проблем с общением и их устранение займет некоторое время. Но, в конце концов, это определенно того стоит, потому что ваша организация будет работать более эффективно, а ваше общение будет более эффективным. Используйте советы из этой статьи, чтобы улучшить внутреннюю коммуникацию в вашем бизнесе.