Strategii pentru creșterea productivității la locul de muncă

Productivitatea la locul de muncă nu înseamnă să ne împingem în mod constant să facem mai mult în fiecare moment.

Ocuparea este un concept învechit care duce doar la epuizare și epuizare pentru toți cei implicați. Nu vrei să înveți cum să faci mai multe lucruri în mai puțin timp, ci mai degrabă cum să faci lucrurile potrivite în mod eficient.

Productivitatea reală la locul de muncă înseamnă concentrarea asupra sarcinilor potrivite, nu de dragul de a fi ocupat, ci de dragul scopului și al efortului concentrat. Adevărata productivitate la locul de muncă permite fiecărei persoane să-și aducă creativitatea, setul de abilități, perspectivele unice și energia la sarcinile care contează cu adevărat.

Indiferent dacă sunteți un lider de echipă sau un colaborator individual, acest ghid vă va oferi câteva idei despre trecerea de la a fi ocupat la a fi eficient, productiv și de impact.

Dar descrierea de mai sus oferă o viziune distorsionată a sensului real. Fără a lua în considerare valoarea muncii realizate, pur și simplu descrie o producție volumetrică în raport cu investiția.

Deci, dacă productivitatea la locul de muncă nu este despre maximizarea timpului, despre ce este vorba?

În cele din urmă, productivitatea la locul de muncă este destul de simplă: îndeplinești sarcini semnificative în mod eficient, în beneficiul tău atât ca individ, cât și al companiei. Nu este vorba despre îndeplinirea vreunei sarcini; pentru orice loc de muncă și profesionist la locul de muncă, înseamnă atingerea cu succes a obiectivelor tale cele mai semnificative, cu alte cuvinte, activități SMART .

Diferiți factori influențează productivitatea la locul de muncă, inclusiv spațiul fizic, mediile axate pe rezultate, cultura și obiceiurile personale ale angajaților.

În plus, disponibilitatea resurselor, tehnologiei, comunicarea și colaborarea eficientă, practicile de management, echilibrul dintre viața profesională și viața privată și motivarea și implicarea angajaților.

Toți acești factori joacă un rol crucial în determinarea nivelului de productivitate la locul de muncă. Înțelegerea și optimizarea acestor factori poate crește semnificativ productivitatea în cadrul oricărei organizații.

De ce contează productivitatea la locul de muncă

O forță de muncă mai productivă care lucrează la obiective care contează pentru afacere se va corela pozitiv cu performanța companiei.

Cercetările efectuate de Society for Human Resource Management (SHRM) au arătat că organizațiile cu un accent puternic pe productivitate au înregistrat rate mai scăzute de rotație a angajaților și niveluri mai ridicate de satisfacție a angajaților.

Angajații implicați activ în munca lor și angajați în sarcini cu scop sunt probabil să fie mai productivi. Organizațiile cu niveluri ridicate de implicare a lucrătorilor au de patru ori mai multe șanse de a reuși decât altele care nu au. Este adevărat și invers. Angajații care sunt mai productivi sunt susceptibili de a fi mai implicați și angajați în munca lor.

Ce distruge productivitatea la locul de muncă?

Potrivit WorkLife, nouă la cinci este o minciună, aproape jumătate dintre lucrători spunând că lucrează 4 ore pe zi sau mai puțin. Principala distragere a atenției la locul de muncă care distruge productivitatea, conform Microsoft, sunt întâlnirile .

Și dacă întâlnirile nu îți distrug capacitatea de a performa, atunci multitasking este.

Luați în considerare de câte ori ați încercat să efectuați o sarcină în timpul unei întâlniri, dar apoi ați citit un mesaj pe Slack și o jumătate de oră mai târziu încă nu ați finalizat sarcina și nici nu ați ascultat întâlnirea. Nu poate exista nicio îndoială că schimbarea contextului vă distruge productivitatea.

În cartea sa Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World , Cal Newport, autor renumit și profesor de informatică, afirmă că încercarea de a vă șterge e-mailurile, participarea la întâlniri inutile și notificări prin chat de grup nu este o modalitate de a avansa în economia actuală. .

În termeni simpli, munca profundă este o sarcină profesională pe care o faci cu concentrare completă și fără distragere. Îți provoacă creierul la capacitatea sa maximă și te ajută să produci rezultate valoroase.

Multitasking-ul poate fi norma, dar este extrem de ineficient. Monotasking și munca profundă în fața unei distrageri constante este calea de a merge înainte.

5 moduri de a crește productivitatea la locul de muncă

Există un milion și una de moduri de a crește productivitatea, dar doar cinci vor face o diferență semnificativă. Sunt:

1. Un accent pe bunăstarea vieții profesionale
2. Crearea unei culturi pozitive a muncii
3. Folosirea tehnologiei
4. Raționalizarea comunicării
5. Utilizarea datelor

Deloc surprinzător, burnout-ul apare adesea din cauza nevoii de a petrece perioade lungi de timp pe sarcini fără sens. Deci, creșterea productivității nu înseamnă doar gestionarea timpului petrecut activităților; începe cu petrecerea timpului pentru activitățile potrivite.

Odată ce activitățile potrivite au fost identificate, devine mai ușor să implementați mici hack-uri, cum ar fi blocarea timpului, pentru a elimina schimbarea contextului pentru a spori eficiența.

Sursa: Twist

1. Bunăstarea vieții profesionale ca antidot

Bunăstarea vieții profesionale nu este doar un antidot împotriva epuizării și a dezactivarii. Este combustibilul necesar pentru a promova creșterea profesională și organizațională holistică.

Alături de generația Z, millennials caută companii și locuri de muncă care să le susțină stilul de viață. Multe organizații recunosc că productivitatea nu se mai limitează la granițele biroului.

Un mediu de lucru cu adevărat productiv permite membrilor echipei să-și gestioneze eficient munca, viața de acasă, hobby-urile și angajamentele familiale. Prin promovarea flexibilității și a echilibrului dintre viața profesională și viața privată, organizațiile pot crea o atmosferă care susține bunăstarea generală și le permite indivizilor să prospere în toate domeniile vieții lor.

Bunăstarea vieții profesionale îmbunătățește productivitatea și implicarea și poate fi susținută de orele de lucru flexibile, opțiuni de lucru la distanță și telecommuting. Beneficiile simple, dar foarte apreciate, cum ar fi concediul plătit și o abordare hibridă a muncii, pot contribui în mare măsură la implicarea membrilor echipei.

Bunăstarea poate începe acasă cu individul într-un context de stil de viață, dar cultura potrivită o încurajează într-o capacitate mai mare și, făcând acest lucru, stimulează productivitatea.

2. Crearea unei culturi pozitive a muncii

Cultura este atât un joc din interior, cât și din exterior.

În măsura în care angajații trebuie să fie atenți la modul în care își gestionează timpul, organizațiile însele joacă un rol important în stabilirea productivității la locul de muncă prin cultură.

Companiile care doresc să construiască un loc de muncă mai productiv pot căuta rezultate recompensatoare în loc de activitate pentru a promova munca bazată mai mult pe rezultate. În plus, schimbarea abordării muncii, cum ar fi în cazul unei abordări agile, poate fi benefică în crearea unei culturi angajate și productive.

Un loc de muncă agil dă putere echipelor să preia stăpânirea proiectelor, să își gestioneze timpul și să lucreze în funcție de punctele lor forte. Performanța este evaluată în funcție de calitatea lucrării și nu de timpul petrecut stând la birou.

Cele mai afirmative culturi sunt stabilite prin a avea un scop comun și o modalitate mai eficientă de a lucra. Prin crearea unei culturi care se concentrează pe scop și sens, precum și pe scopurile și obiectivele esențiale ale organizației, organizațiile pot pune bazele unui loc de muncă extrem de productiv și eficient.

Trei modalități de a promova o cultură pozitivă a muncii includ sprijinirea dezvoltării și creșterii profesionale, maximizarea diversității și oferirea mai multă autonomie echipelor.

Sprijinirea dezvoltării și creșterii profesionale

Legătura dintre creșterea profesională și productivitate este semnificativă. Potrivit ClearCompany , 74% dintre angajați spun că lipsa oportunităților de dezvoltare profesională îi împiedică să își atingă întregul potențial.

Inițiativele de învățare și dezvoltare continuă oferă angajaților instrumentele și resursele pentru a-și îmbunătăți cunoștințele și seturile de abilități. Acest lucru, la rândul său, îi echipează pentru a-și îndeplini sarcinile mai eficient, pentru a rezolva problemele în mod eficient și pentru a se adapta la noile tehnologii și procese de lucru.

Concluzia este că angajații bine calificați și încrezători sunt mai probabil să fie angajați angajați.

Transferul de cunoștințe nu aduce beneficii doar angajatului, ci este cel mai mare atu al organizației și calea cea mai rapidă către succes. Investind în creșterea angajaților lor, organizațiile creează o forță de muncă mai bine echipată pentru a face față provocărilor, a profita de oportunități și a crește productivitatea.

Maximizarea diversității

Un studiu Boston Consulting Group (BCG) a constatat că diversitatea crește profitul pentru companii.

Un loc de muncă divers și incluziv promovează un mediu care încurajează schimbul deschis de idei, permițând indivizilor din diferite medii să se reunească, să învețe unul de la altul și, în cele din urmă, să stimuleze inovația și productivitatea.

Atunci când colaborează oameni cu perspective, experiențe și expertiză diferite, ei aduc o mulțime de perspective unice care pot duce la soluții inovatoare și la rezolvarea creativă a problemelor.

Îmbrățișând diversitatea, companiile creează un spațiu în care indivizii se simt apreciați, respectați și împuterniciți, cultivând un sentiment de apartenență și încurajându-i să contribuie cu cea mai bună muncă.

În cele din urmă, organizațiile care acordă prioritate diversității și incluziunii nu numai că creează un mediu de lucru pozitiv, ci deblochează și potențialul de inovare, productivitate și succes financiar mai mare.

Oferirea autonomiei echipelor și membrilor echipei

Nimănui nu-i place să i se spună ce să facă când și fiecare angajat va avea stilul său de livrare. O modalitate de a obține o forță de muncă împuternicită este încurajarea responsabilității personale prin politici organizaționale bine definite.

Atunci când indivizii sunt împuterniciți să ia decizii și să preia responsabilitatea muncii lor, ei devin mai investiți în succesul acesteia și sunt motivați să performeze la maximum.

În plus, explorarea artei delegării și a externalizării poate fi benefică. Prin identificarea punctelor forte și a abilităților fiecărui membru al echipei, sarcinile pot fi atribuite celor mai potrivite persoane, permițându-le să exceleze în domeniile lor de expertiză.

Acest lucru nu numai că îmbunătățește eficiența, ci și eliberează timp pentru ca membrii echipei să se concentreze pe munca de valoare mai mare care contribuie la productivitatea generală și succesul organizației.

3. Utilizarea tehnologiei pentru rezultate mai bune

Suntem întrerupți mult la locul de muncă și avem tendința de a pierde jumătate din timpul nostru la locul de muncă din cauza unor distrageri neproductive. Folosită strategic, tehnologia poate fi o soluție radicală nu doar pentru a minimiza distracția și a economisi timpul pierdut la locul de muncă, ci și în îmbunătățirea modului de lucru.

Productivitatea nu înseamnă doar muncă concentrată, ci și eficiență și sistematizare . Pentru a spori productivitatea prin sistematizare, este esențial să stabilim procese simplificate și fluxuri de lucru eficiente. Începe din prima zi în sistematizarea integrării și instruirii și a sarcinilor care pot fi automatizate.

Prin automatizarea integrării și formării, companiile pot îmbunătăți productivitatea reducând sarcinile administrative, asigurând o formare consecventă între departamente și creând o experiență de integrare mai antrenantă și mai auto-dirijată pentru noii angajați.

Acest lucru nu reduce doar copleșirea pentru echipa de HR, ci și pentru noii angajați care, în loc să primească o mulțime de documente, sesiuni de formare îndelungate și instruire inconsecventă între departamente, se conectează la o platformă centralizată care oferă o experiență de învățare personalizată.

Membrii echipei pot trece în ritmul lor, permițându-le să învețe și să asimileze informații mai eficient, fără a se simți copleșiți.

Crearea de proceduri standardizate și automatizarea sarcinilor repetitive ori de câte ori este posibil poate elibera timp și energie prețios pentru eforturi mai strategice și creative.

Implementarea eficientă a software-ului de gestionare a proiectelor și de colaborare a proiectelor poate ajuta la optimizarea alocării sarcinilor, la minimizarea redundanțelor și la facilitarea coordonării fără întreruperi.

4. Eficientizarea proceselor de comunicare și de lucru

Eficientizarea proceselor de comunicare și de lucru este crucială pentru promovarea unei culturi de lucru colaborative și maximizarea productivității.

O mie de mesaje Slack pe zi nu favorizează o forță de muncă productivă. În schimb, crearea unor structuri care să permită membrilor echipei să facă schimb liber de idei, feedback și informații duce la o colaborare îmbunătățită și la rezolvarea problemelor.

Acest tip de abordare sistematică, dar transparentă și incluzivă asigură că toată lumea se simte auzită și apreciată, în cele din urmă, ridicând moralul și implicarea. Și nici nu va dura ore petrecute citind și scriind mesaje!

În plus, structurarea întâlnirilor joacă în mod eficient un rol vital în eficientizarea proceselor de lucru. Agendele clare, obiectivele definite și intervalele de timp alocate ajută la menținerea discuțiilor concentrate și productive.

Prin minimizarea tangentelor inutile și maximizarea eficienței, întâlnirile structurate permit echipelor să ia decizii mai rapid și să obțină rezultatele dorite mai eficient.

Implementarea practicilor de comunicare raționalizate și stabilirea de întâlniri structurate îmbunătățesc munca în echipă și creativitatea, accelerează termenele proiectelor și stimulează succesul organizațional general.

5. Utilizarea datelor pentru a stimula productivitatea personală și organizațională

Datele sunt forța motrice în asigurarea și menținerea responsabilității și a productivității în beneficiul angajaților și al organizației.

Indicatorii cheie de performanță (KPI) servesc drept busolă, luminând calea către o productivitate îmbunătățită. Analizând datele, echipele pot identifica zonele de îmbunătățire și pot identifica blocajele și ineficiența proceselor la locul de muncă care împiedică progresul.

Mai mult decât atât, datele îi împuternicesc pe lideri să inspire și să motiveze echipele, deoarece obiectivele și așteptările clare devin repere tangibile pentru succes.

Având datele ca aliat, puteți debloca întregul potențial al productivității personale și organizaționale, propulsându-vă către realizări mai mari.

Mai puțin poate fi mai mult

Implementarea strategiilor eficiente pentru a spori productivitatea la locul de muncă nu numai că aduce beneficii organizației, ci contribuie și la satisfacția, implicarea și bunăstarea generală a angajaților.

Încorporând procese și proceduri bine concepute, canale de comunicare clare și resurse de susținere, organizația creează un mediu care încurajează productivitatea și dă putere angajaților să obțină cele mai bune rezultate.

Atunci când indivizii simt un sentiment de realizare și văd că eforturile lor fac diferența, nivelul de satisfacție și implicare crește, ceea ce duce la o satisfacție și motivație la locul de muncă mai ridicate.

În plus, acordând prioritate bunăstării angajaților, organizația promovează un echilibru sănătos între muncă și viață, reducând stresul și promovând bunăstarea generală. În cele din urmă, acest lucru are ca rezultat o forță de muncă productivă și mulțumită care conduce la succesul și creșterea organizației, formând un ciclu pozitiv de productivitate, satisfacție și bunăstare.

Prin crearea unui mediu de lucru care promovează productivitatea, acordă prioritate valorii și încurajează o cultură pozitivă, organizația dvs. poate obține o creștere durabilă și poate rămâne competitivă în peisajul de afaceri rapid de astăzi.

Angajamentul de a cultiva un mediu de lucru favorabil poate duce la beneficii tangibile și poate ajuta companiile să prospere pe piață.

Productivitatea la locul de muncă nu depinde de managerul de resurse umane, ci de echipe, membrii echipei și organizație. Deci, dacă vă întrebați cum să vă supraîncărcați productivitatea la locul de muncă, nu încercați să blocați mai mult în mai puțin timp.

În schimb, indivizii trebuie să identifice dacă sarcinile la îndemână contribuie cu adevărat la obiectivele organizației. Echipele își pot analiza modul de lucru. Organizațiile ar trebui să urmărească să creeze o cultură pozitivă a muncii, să utilizeze tehnologia și să utilizeze datele pentru a conecta sensul cu rezultatele.

Investește în creșterea, experiența și păstrarea angajaților. Aflați cum să obțineți o productivitate mai mare prin planurile de succes ale angajaților.