Ce sunt întâlnirile Agile și cum să le gestionați

La locul de muncă, suntem implicați în diverse proiecte și lucrăm cu colegii noștri în echipă, pentru o anumită perioadă. În general, un proiect este împărțit în mai multe sub-sarcini și fiecare sub-sarcină este alocată unei persoane de către liderul echipei. Acest lucru asigură că progresul proiectului este clar, fără probleme și eficient. Dar acest proces singur nu asigură succesul unui proiect. Pentru a asigura calitatea, livrarea la timp și, în cele din urmă, succesul, trebuie să organizați întâlniri la intervale regulate. Prin desfășurarea de întâlniri, puteți ști care este starea generală a proiectului, starea fiecărei sub-sarcini, dificultățile întâmpinate de membrii echipei, idei noi/abordări alternative pentru proiect etc. De asemenea, trebuie să vă asigurați că întâlnirile dvs. sunt concentrat și nu se transformă într-o sesiune de chat. Deci, cum să organizezi o întâlnire atât de productivă? Desigur, există diferite moduri în care puteți conduce întâlnirile. O astfel de întâlnire este un cadru agil care ajută la creșterea productivității echipei. Să aruncăm o privire rapidă la asta:

Ce sunt întâlnirile Agile?

Întâlnirile Agile au fost inițial formate ca parte a dezvoltării software. Dar în ultima vreme, această întâlnire a devenit o parte a managementului de proiect în toate afacerile. Deci, ce este o întâlnire agilă?

Întâlnirile Agile sunt conduse luând în considerare un set de principii care sunt conturate sub forma unui manifest. În general, agilitatea implică lucrul într-un sprint de timp mai scurt, oferirea de actualizări, planificarea sarcinilor, discutarea feedback-ului de la client și împărtășirea altor informații importante cu privire la proiect. Deci, totul este despre dezvoltare iterativă, mai degrabă decât gestionarea unui proiect dintr-o singură lovitură.

Cine participă la întâlnire:

În general, atunci când aranjați o întâlnire, mai întâi ați restrânge persoanele care urmează să facă parte din întâlnire. În mod similar, pentru întâlnirile agile avem o listă de participanți care pot face parte din aceste întâlniri:

1. Proprietar produs:

O parte integrantă a echipei este Product Owner, deoarece se asigură că domeniul de aplicare, costurile și termenele sunt respectate. Este responsabilitatea proprietarului produsului să maximizeze valoarea produsului prin reprezentarea părților interesate, prioritizarea stocului de așteptare, abilitarea echipei și menținerea proceselor Agile și Scrum.

Proprietarul produsului este responsabil pentru

• Gestionarea părților interesate și generarea valorii.
• Gestionarea comunicării eficiente între echipa de dezvoltare și părțile interesate
• Furnizarea viziunii de produs echipei de dezvoltare
• Rezolvarea conflictelor și gestionarea situațiilor sau escaladarea cu părțile interesate sau cu membrii echipei de dezvoltare
• Prioritizarea articolelor din backlog
• Educarea echipei de dezvoltare cu privire la valorile, principiile și procesele Scrum
• Educarea părților interesate cu privire la beneficiile Scrum

Un proprietar de produs, cunoscut și ca manager de produs, este o persoană care primește actualizări de progres de la echipă, oferă sugestii cu privire la modalitățile de a continua proiectul și colaborează cu echipa pentru a finaliza eficient proiectul cu calitate.

2. Manager de proiect:

Managerul de proiect este motivat, organizat și orientat spre obiective. El sau ea înțelege ce proiecte au în comun, precum și rolul său strategic în modul în care organizațiile reușesc, învață și se schimbă. Este sarcina unui manager de proiect să înceapă, să planifice, să proiecteze și să gestioneze un proiect de la început până la sfârșit.

Atribuțiile unui manager de proiect includ următoarele:

• Planificarea, organizarea și finalizarea unui proiect
• Raportare financiară
• Realizarea unei carti de proiect
• Managementul resurselor
• Managementul riscurilor
• Managementul schimbării
• Programare
• Estimarea costurilor si dezvoltarea bugetului
• Controlul calității documentației
• Monitorizarea indicatorilor cheie de performanță
• Managementul furnizorilor
• Gestionarea rapoartelor și a altor documente importante

3. Echipa de dezvoltare:

Echipa de dezvoltare include membri care dezvoltă produse sau furnizează servicii într-o companie. Un lucru binecunoscut este că o echipă de dezvoltare dintr-o companie de software este cea care dezvoltă aplicații/instrumente software. Această echipă oferă informații valoroase atunci când este implicată în întâlnire. Ei sunt, de asemenea, echipa care duce de fapt proiectul mai departe. Deci, toți membrii acestei echipe ar trebui să ia parte la întâlnire.

4. Scrum Master:

Scrum Master este un lider de întâlnire care se asigură că toți membrii echipei din întâlnire urmează practicile metodologiei Scrum. De asemenea, ajută echipa să rămână concentrată pe subiectele întâlnirii, să răspundă la întrebările lor și să ofere îndrumări legate de procesul Scrum.

5. Oameni investiți:

Aceștia sunt oamenii care sunt interesați de progresul proiectului, dar nu sunt implicați direct. Aceasta include profesioniști precum managerii care analizează cât de eficient și eficient funcționează echipele, investitori/clienți care investesc bani în proiect sau companie etc. Uneori, pot exista angajați care sunt interesați să participe la întâlnirile Agile, chiar dacă nu fac parte. a echipei de dezvoltare. Acest lucru se datorează faptului că sunt interesați să afle mai multe despre compania lor și să descopere noi metode de îndeplinire a sarcinilor.

Tipuri de întâlniri Agile:

Există patru tipuri principale de întâlniri agile, care sunt enumerate mai jos:

1. Planificarea sprintului:

Planificarea sprintului este, în general, efectuată la începutul unui sprint. În această întâlnire, liderul de proiect prioritizează sarcina pe care să se concentreze echipă și să fie finalizată în sprint. Apoi, echipa planifică durata fiecărei sarcini, stabilește obiectivele fiecărei sarcini și modalitățile de atingere a obiectivelor. Din cauza acestor discuții, planificarea sprintului are loc pentru o perioadă mai lungă de timp, care poate fi aproape de patru ore.

2. Stand-up zilnic:

Cea mai frecventă și, de asemenea, cea mai scurtă întâlnire în cadrul agil este întâlnirea zilnică stand-up. În stand-up-ul zilnic se discută cu fiecare membru al echipei detaliile referitoare la un proiect cum ar fi o sarcină realizată ieri, o sarcină planificată pentru astăzi, dificultățile cu care se confruntă membrii echipei pentru îndeplinirea sarcinii etc. Acest lucru oferă, de asemenea, progresul actualizat al proiectului pentru sprint. Efectuarea stand-up-ului zilnic poate evita, de asemenea, problemele și îmbunătățește durata de productivitate a sprintului. Stand-up-ul zilnic poate dura o durată mai scurtă în jur de 15-20 de minute.

3. Revizuirea sprintului:

Această întâlnire este desfășurată pentru a analiza și a prezenta realizările tuturor membrilor echipei. La revizuire, fiecare membru al echipei poate prezenta sarcina pe care a îndeplinit-o în timpul sprintului. Aceasta este, de asemenea, o oportunitate de a oferi feedback. Un lider de întâlnire poate invita, de asemenea, părțile interesate și proprietarii de produse să sprinteze recenzii, astfel încât să poată discuta despre modul în care sarcina îndeplinită de echipă se încadrează în liniile directoare ale proiectului. Revizuirea sprintului se desfășoară în general la sfârșitul fiecărui sprint sau după atingerea etapelor de referință ale proiectului. Recenziile de sprint pot fi formale sau ocazionale, în funcție de preferințele echipei. În general, această revizuire durează adesea între una și două ore.

4. Retrospectiva de sprint:

Retrospectiva sprintului este realizată astfel încât echipa implicată în sprint să aibă șansa să o discute în detaliu. Echipa discută lucruri de succes în timpul sprintului și ce domenii ar putea beneficia de îmbunătățire. Acest lucru oferă echipei o idee pentru a determina cum să efectueze viitoare sprinturi care pot crește productivitatea și pot preveni problemele. Uneori, chiar și părțile interesate și proprietarii de produse pot oferi, de asemenea, opinii în această întâlnire, cum ar fi modalități pe care echipa le poate urma pentru a îmbunătăți fluxul de lucru și alte procese. Retrospectiva sprintului are loc de obicei la sfârșitul unui sprint și poate dura o oră și jumătate.

Cum să gestionați întâlnirile Agile:

Gestionarea eficientă a unei întâlniri este o sarcină destul de dificilă. Întâlnirile prea agile trebuie gestionate eficient. Deci, cum să faci asta? Nu doar întâlniri agile, sfaturile de mai jos vor fi potrivite pentru gestionarea oricărei întâlniri:

(i) Fixați și concentrați subiectele:

Ori de câte ori organizați o întâlnire, mai întâi, concentrați-vă pe câteva subiecte specifice. Acest lucru economisește timp pentru toți membrii care participă la întâlnire și ajută, de asemenea, echipa să se concentreze asupra lucrurilor importante. Așadar, încercați să evitați discuțiile/subiectele care ies din centrul subiectului întâlnirii.

(ii) Oferiți feedback:

Asigurați-vă că revizuiți sarcinile efectuate frecvent și oferiți feedback pozitiv pentru a motiva membrii echipei. De asemenea, în cazul în care este nevoie de îmbunătățire, se poate oferi și feedback constructiv. Acest lucru îi poate face pe membrii echipei să se îmbunătățească în continuare. Făcând acest lucru frecvent, puteți construi o relație de lucru puternică.

(iii) Fixați obiectivul:

Este foarte important să dezvoltați obiective pentru orice întâlnire. Acest lucru, la rândul său, vă poate ajuta să definiți subiectele pe care să vă concentrați în întâlnire. Pe baza scopului și a subiectelor, puteți pregăti întrebări, revizui sarcinile etc. în cadrul întâlnirii.

(iv) Dați ureche:

Ascultarea este o parte esențială a comunicării. Mai ales în întâlniri, ascultarea ta contează. Asadar, ascultati cu rabdare ce spune fiecare membru al echipei. În mod similar, odată ce puneți o întrebare, așteptați răspunsul membrilor echipei și apoi vorbiți. Acest lucru vă poate ajuta să înțelegeți dificultățile membrilor echipei în timp ce gestionați proiectul, gândurile lor, rezolvarea unei probleme, îmbunătățirea ulterioară etc.

Deși există multe modalități de a desfășura întâlniri agile, am oferit o privire de ansamblu rapidă a întâlnirilor agile și a modului de desfășurare a întâlnirii și a le gestiona eficient și ușor.