Actualizarea la comunicații VoIP: 6 caracteristici obligatorii ale oricărui sistem telefonic solid pentru întreprinderi mici

Există multe avantaje în a trece la sistemele telefonice Voice over Internet Protocol (VoIP) pentru întreprinderile mici, astfel încât decizia cu privire la schimbarea este ușor de luat pentru majoritatea proprietarilor de afaceri.

Astăzi, lucrul de la distanță a devenit o parte inseparabilă a vieții noastre, iar sistemele de telefonie pentru afaceri bazate pe cloud îi ajută pe proprietarii de afaceri să mențină comunicarea între angajați, în ciuda locației lor. Acest sistem este mult mai ieftin și flexibil de utilizat decât sistemele telefonice tradiționale cu sisteme PBX învechite. În timp ce utilizați sisteme telefonice bazate pe cloud, vă puteți concentra asupra obiectivelor dvs. de afaceri și puteți lăsa profesioniștii să se ocupe de sistemele dvs. de comunicații.

Alegerea furnizorului potrivit poate fi totuși o provocare. Efectuarea unei alegeri informate necesită o analiză atentă a caracteristicilor oferite de fiecare furnizor de servicii, cât costă aceste caracteristici și cât de scalabile sunt sistemele. Citiți mai departe pentru a afla despre șase dintre cele mai esențiale funcții VoIP pe care proprietarii de întreprinderi mici ar trebui să le caute atunci când aleg un serviciu de telefonie.

POSTARE ÎNLEGĂ: OPORTUNITĂȚI DE AFACERI MICI MERITA VERIFICATE ÎN 2019

CITEȘTE ȘI: 7 INSTRUMENTE SIMPLE PENTRU A-ȚI IMPUTILI MARKETINGUL ÎN 2019

Însoțitor automat

Această caracteristică face posibil ca proprietarii de afaceri mici să reducă costurile asociate cu angajarea de recepționeri cu normă întreagă. La fel ca un recepționer, funcția de însoțitor automat întâmpină apelanții, monitorizează apelurile și folosește instrucțiuni vocale pentru a direcționa apelurile către membrul potrivit al echipei. Însoțitorii auto ajută la satisfacerea nevoilor de telefonie pentru întreprinderile mici, dar reduc, de asemenea, costurile operaționale și cresc gradul de satisfacție al clienților.

Totuși, rețineți că majoritatea clienților și clienților nu vor să rămână blocați navigarea în mesajele vocale nesfârșite. Configurați însoțitorul automat să pună câteva întrebări posibile pentru a vă asigura că apelul este redirecționat către angajatul potrivit. Acest lucru va economisi timp și resurse fără a scădea ratele de satisfacție a clienților.

Fie că doresc să îmbunătățească satisfacția clienților, să crească productivitatea sau să economisească bani, organizațiile nu au întotdeauna ocazia să le facă pe toate trei simultan. Dar, odată cu progresul tehnologiei și cel mai bun serviciu VoIP, acest lucru a devenit posibil cu un sistem de telefonie modern, care poate face cu VoIP sau voce prin Internet Protocol.

CITEȘTE ȘI: 10 PASI PENTRU A SCRIE O LUCRARE DE CERCETARE DE 10 PAGINI ÎN UNIVERSITATE

Transcriere de la voce la e-mail

Dezvoltarea unei afaceri mici necesită deja atât timp, cât și energie, așa că puțini proprietari și angajați de afaceri au timp să își verifice mesageria vocală cât de des ar trebui. Aici intervine transcrierea de la voce la e-mail. Această funcție va converti automat mesajele în text și le va redirecționa către căsuțele de e-mail ale angajaților.

Reducerea timpului pe care trebuie să-l petreacă angajații ascultând mesajele vocale și scriind cu furie numele și informațiile de contact manual nu este singurul avantaj al transcripției de la voce la e-mail. De asemenea, permite angajaților să-și păstreze mesajele organizate. După ce au fost convertite în formular de e-mail, angajații pot înregistra, organiza, căuta și șterge aceste mesaje după cum este necesar, ceea ce pur și simplu nu ar fi posibil dacă ar fi rămas blocați să asculte mesajele vocale tradiționale.

CITEȘTE ȘI: LISTA CELE MAI ACCELERATORI EUROPENE DE STARTUP

Extensii de la distanță

Denumită și extensii la distanță sau numere virtuale, această caracteristică a sistemelor VoIP permite proprietarilor de afaceri să aibă apelurile redirecționate către telefoanele mobile. Când cineva sună la o extensie de la distanță și nimeni nu răspunde, sistemul va direcționa apelul către un sistem de mesagerie vocală separat de mesageria vocală personală a angajatului. În timp ce toate întreprinderile mici pot beneficia de pe urma unor extensii virtuale, această caracteristică este și mai benefică pentru companiile care au angajați la distanță.

Pare mai profesionist dacă companiile au un singur număr pe care clienții, clienții și asociații lor de afaceri îl pot apela în loc de un număr separat pentru fiecare angajat. În plus, puțini angajați doresc să-și folosească telefoanele personale pentru a desfășura afaceri ale companiei. Extensiile virtuale permit proprietarilor de afaceri să evite cheltuiala de a cumpăra fiecărui angajat un telefon separat.

Filtrarea apelurilor

Filtrarea apelurilor permite proprietarilor de afaceri și angajaților să verifice numărul apelantului înainte de a prelua apelul, astfel încât aceștia să poată alege cum să trateze apelul. Totuși, depășește identificarea tradițională a apelantului. Filtrarea apelurilor permite angajaților care primesc apeluri personale la locul de muncă să redirecționeze apelurile către telefoanele lor mobile, în timp ce alții care sunt convinși că primesc apeluri de telemarketing le pot deconecta pur și simplu.

Cele mai bune instrumente de filtrare a apelurilor VoIP pentru întreprinderi mici pot fi, de asemenea, configurate pentru a afișa mai mult decât numărul. Această caracteristică va permite, de asemenea, angajatului să verifice numele apelantului și, dacă compania are un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), acesta poate, de asemenea, să ridice înregistrările clienților la fața locului. Puteți verifica sfaturi interesante pentru SMS-uri și coduri scurte și cum să identificați apelurile și mesajele spam pe https://shortcodes.org/.

CITEȘTE ȘI: 5 BENEFICII DE A AVEA UN LOGO DE AFACERI BINE PROGECTAT

Videoconferinta

Unele companii folosesc videoconferința în mod regulat pentru a păstra legătura cu angajații lor de la distanță, în timp ce altele o folosesc doar în rare ocazii pentru a programa întâlniri virtuale cu parteneri de afaceri îndepărtați. Apelurile video devin tot mai populare în rândul consumatorilor. În funcție de datele demografice ale clienților, unele companii pot beneficia de posibilitatea de a efectua apeluri video clienților sau clienților lor.

Cele mai multe conversații cu clienții și asociații de afaceri pot fi ținute la telefon, dar lucruri precum negocierile sau tratarea problemelor sensibile sunt cel mai bine realizate folosind videoconferințe. În plus, videoconferința le permite lucrătorilor de la distanță sau celor care sunt departe de birou pentru afaceri să participe pe deplin la întâlniri esențiale, astfel încât să nu fie nevoiți să-și facă griji dacă lipsesc.

CITEȘTE ȘI: CUM SĂ ÎNCEPEȚI O AFACERI DE IMPRIMARE 3D

Muzică Hold personalizabilă

Puțini clienți sau clienți se bucură de a fi puși în așteptare, dar uneori este necesar. Proprietarii de afaceri din ziua de azi nu trebuie să aleagă între muzică standard, care este lipicioasă și repetitivă și își lasă clienții într-o tăcere totală. În schimb, cei care folosesc sisteme VoIP pot seta melodii personalizate care reflectă personalitățile unice ale afacerilor lor sau pot răspunde la ceea ce cred că clienții lor ar putea dori să audă.

Acest lucru poate suna minor, dar nu este. Muzica potrivită va îmbunătăți ratele de satisfacție a clienților, facilitând transformarea clienților obișnuiți în entuziaști fideli ai mărcii și prevenind potențialele dezastre de servicii pentru clienți. În plus, majoritatea apelanților vor fi mult mai prietenoși cu recepționerii și angajații și mai receptivi la ofertele lor dacă nu au petrecut ultimele 15 minute ascultând muzică generică de lift.

CITEȘTE ȘI: 7 PAȘI PENTRU CREAREA UNUI COMUNICAT DE PRESĂ CARE VA PROMOVĂ URMĂTOAREA AFACERII DVS.

Concluzia

Cele șase caracteristici descrise mai sus sunt doar câteva dintre multele disponibile proprietarilor de afaceri mici care trec la sistemele telefonice VoIP. Alte caracteristici demne de remarcat includ fax electronic, apelare extensie, apelare repetată, funcții de birou la distanță, apeluri secvențiale, apelare în trei căi, rutare și programare bazate pe timp și multe altele.

Problema majorității proprietarilor de afaceri mici nu se decid dacă să instaleze un sistem telefonic VoIP. Există atât de multe avantaje atunci când faceți schimbarea, încât majoritatea proprietarilor de afaceri consideră că este o decizie ușoară. Provocarea vine atunci când acești proprietari trebuie să își evalueze opțiunile.

Asigurarea faptului că furnizorul oferă acces la toate funcțiile enumerate mai sus și la alte elemente esențiale, cum ar fi blocarea apelurilor și apelarea de la extensie la extensie, este primul pas către alegerea unui furnizor de excelență. Proprietarii de afaceri nu ar trebui să se oprească aici, totuși. De asemenea, ar trebui să caute o companie care oferă servicii excepționale pentru clienți, prețuri competitive, o reputație excelentă și soluții care sunt adaptate nevoilor proprietarilor de afaceri mici, astfel încât să poată rămâne cu același serviciu de telefonie VoIP pe măsură ce companiile lor cresc și prosperă.