Top 8 lucruri de luat în considerare înainte de a angaja servicii de management al evenimentelor și producție AV

În procesul de management al evenimentelor, angajarea furnizorului potrivit de servicii de management al evenimentelor este de mare importanță pentru ca evenimentul să aibă succes. Potențiala dvs. companie de management de evenimente și producție ar trebui să fie capabilă să îndeplinească toate funcțiile în cele mai bune moduri posibile.

Pentru a alege compania potrivită, există mai mulți factori pe care trebuie să îi luați în considerare. În această postare, discutăm principalele elemente în acest sens, astfel încât să puteți avea cea mai bună experiență de management de evenimente.

Factori de luat în considerare la angajarea serviciilor de management al evenimentelor și producție AV

Dacă aveți toate abilitățile și echipamentele din afacerea dvs., gestionarea evenimentelor pe cont propriu va fi vitală. Dar este un fapt că majoritatea companiilor preferă să-și externalizeze evenimentele pentru a obține cele mai bune rezultate. Dacă și tu ești unul dintre ei, iată 8 factori esențiali de care trebuie să iei în considerare atunci când angajezi o companie de management de evenimente.

1. Costul de structură

Înțelegerea a ceea ce vei plăti și ce vei primi în recompensă este fundamentul oricărui proces de luare a deciziilor. În acest sens, trebuie să întrebați potențialul dumneavoastră furnizor de servicii de producție și management de evenimente despre structura costurilor acestora.

Oamenii folosesc sute de trucuri pentru a ascunde inflația din prețurile lor, așa că adresarea întrebărilor potrivite poate ajuta. Fie că taxează pe oră sau pe bază de cost-plus? Și, dacă vor percepe pe oră, cum va funcționa taxa de administrare?

În plus, trebuie să comparați prețurile diferiților furnizori de servicii pentru a lua decizii în cunoștință de cauză și pentru a obține servicii prietenoase cu bugetul.

2. Instrumente și echipamente

În procesul de angajare a companiei de management de evenimente și producție audiovizuală, este vital să cunoașteți rezultatele livrabile. În acest sens, puteți întreba potențialii furnizori de servicii despre furnizarea de randări, modele 3D de semnalizare și montaj, machete, desene CAD etc., pe tot parcursul procesului.

Acestea sunt întrebări obligatorii înainte de a semna un contract. Disponibilitatea unor astfel de instrumente și ajutoare vizuale poate ajuta fiecare entitate implicată, inclusiv planificatori, factori de decizie și directori.

Un alt aspect este deținerea instrumentelor și echipamentelor necesare. S-a văzut că majoritatea companiilor de management de produse și evenimente închiriază unele echipamente de la terți. Această practică poate crește costurile de gestionare a evenimentelor.

Prin urmare, asigurați-vă că furnizorul de servicii cu care faceți contract ar trebui să dețină toate instrumentele necesare de producție și de gestionare a evenimentelor.

3. Experiența echipajului

Pentru ca un eveniment să aibă succes, nu poți ignora rolul experienței echipajului. Dacă furnizorul dvs. de servicii angajat are membri fără experiență în echipa sa de gestionare a evenimentelor, evenimentul dvs. se poate confrunta cu probleme. Ei trebuie să înțeleagă ce au de făcut într-o anumită situație.

Companiile de producție av și de gestionare a evenimentelor angajează adesea lucrători cu normă parțială pentru a se ocupa de diferite evenimente. Ei fac acest lucru pentru a economisi costurile de transport și pentru a implica localnicii. Mai precis, atunci când evenimentele sunt în afara stației. S-ar putea să nu existe probleme cu acest aspect dacă organizați un eveniment aleatoriu care nu necesită expertiză specifică. Cu toate acestea, dacă evenimentul dvs. face acest lucru, angajați un furnizor de servicii cu un echipaj experimentat.

4. Curs de acțiune de urgență

Tragediile se pot întâmpla oricând, iar evenimentele lor pot fi, de asemenea, afectate. O criză poate veni sub forma unor dezastre naturale, cum ar fi cutremure și incendii sau starea actelor de teroare. În timpul planificării unui eveniment, trebuie să existe un plan pentru a face față unor astfel de circumstanțe inevitabile.

În acest sens, trebuie să întrebați potențialul furnizor de servicii despre protocoalele care vor fi aplicate în astfel de circumstanțe.

5. Modul de repetiție

Pentru buna execuție la momentul evenimentului, este esențial să exersați toate acțiunile și să verificați dacă toate echipamentele funcționează corect. Întotdeauna ajută la evitarea oricăror surprize de ultim moment.

Potrivit experților în managementul evenimentelor, repetițiile vă permit să vă asigurați că toate echipamentele funcționează corect, toate prezentările sunt formatate corect și evenimentul se va desfășura bine. Prin urmare, trebuie să întrebați potențialii dumneavoastră furnizori de servicii în acest sens.

6. Încă trebuie să încercăm idei

Nu știți încă despre managementul viitorului eveniment al companiei dvs.? Puteți întreba potențialii furnizori de servicii despre ideile pe care nu le-au încercat încă.

Acest lucru vă va ajuta să obțineți mai multe planuri de evenimente inovatoare. De asemenea, vă va informa despre nivelul de creativitate al furnizorilor de servicii respectivi. În plus, deschide noi canale de creativitate și face experiența creatorilor, a planificatorilor și a participanților distractiv din toate punctele de vedere.

7. Ora de configurare

Planificatorii trebuie să știe cât timp va dura pregătirea locului. Luarea în considerare a timpului de configurare este, de asemenea, importantă, deoarece aveți nevoie să rețineți spațiul respectiv pentru atât de mult timp. Cu toate acestea, poate varia în funcție de dimensiunea, complexitatea și domeniul de aplicare al evenimentului dvs.

S-a văzut adesea că planificatorii ies din timp și se întrec pentru a respecta termenul limită, ceea ce crește costurile și poate duce la exerciții de incendiu de ultimă oră.

Așadar, angajați o companie care poate anticipa cu exactitate timpul de configurare, împreună cu nevoile de bază ale oamenilor.

8. Reputație în piață

Credibilitatea și reputația pe piață sunt de mare importanță. Deși nu este dificil să verificăm credibilitatea furnizorilor de servicii, mulți furnizori de servicii încearcă să-și falsifice poveștile de succes pentru a atrage clienți.

Trebuie să fii conștient de acest aspect și să cauți mereu platforme de feedback în care companiile nu pot falsifica recenzii în favoarea lor. În plus, puteți să verificați conturile lor de rețele sociale și să obțineți feedback de la alți utilizatori pentru a afla ce cred alți oameni despre acel furnizor de servicii anume.

Pentru a le verifica credibilitatea și reputația pe piață, le puteți cere să ofere contacte clienților lor anteriori, astfel încât să puteți afla despre credibilitatea lor și să obțineți feedback cu privire la serviciile lor.

Concluzie

Cheia din spatele succesului oricărui eveniment este echipa de management al evenimentului. Cu cât managementul evenimentelor și echipa de producție AV sunt mai eficiente și bine echipate, evenimentul dvs. va avea mai mult succes.

Luând în considerare factorii menționați mai devreme înainte de a angaja o astfel de companie, cu siguranță vă va aduce beneficii făcându-vă evenimentele memorabile și rentabile.