6 sfaturi pentru un control mai bun al costurilor în industria IT

Pe măsură ce majoritatea sectoarelor continuă să experimenteze schimbări digitale, modul în care firmele abordează managementul costurilor trece printr-o schimbare radicală. Companiile nu mai acordă prioritate costurilor mai presus de orice altceva. Noul tip de control al costurilor este o strategie hibridă care pune accent pe managementul costurilor și creșterea.

În timp ce majoritatea organizațiilor detestă peste buget, reducerea costurilor nu mai este suficientă. Dacă organizațiile doresc să maximizeze veniturile, să îmbunătățească bugetele și să asigure sustenabilitatea financiară pe termen lung, trebuie să acorde prioritate contextului.

Controlul costurilor este estimarea cheltuielilor pentru planificarea și ajustarea bugetului. Toate costurile trebuie urmărite, iar companiile trebuie să gestioneze cheltuielile pentru a ține seama de schimbări și de previziuni precise ale costurilor.

Companiile trebuie să mențină metode adecvate de control al costurilor. Să discutăm despre controlul costurilor și numeroasele sale componente.

Ce este controlul costurilor?

Controlul costurilor reduce la minimum cheltuielile corporative prin gestionarea și analiza datelor financiare. Companiile pot dezvolta estimări mai precise și informate prin colectarea cheltuielilor consolidate, identificarea domeniilor în care pot minimiza costurile și identificarea cheltuielilor excesive.

Îmbunătățirea interacțiunilor cu furnizorii poate duce la economii considerabile de costuri pentru organizația dvs. Deci, nu este de mirare că aceste două obiective merg de obicei mână în mână pentru a menține controlul costurilor. Simplificarea renegocierii contractelor de blocare a prețurilor este o strategie, stabilirea de legături pe termen lung cu furnizorii și consumatorii este alta și formarea de colaborări reciproc avantajoase este încă o altă strategie.

În cele din urmă, scopul controlului costurilor este de a oferi afacerii dumneavoastră o structură robustă concepută pentru a spori vizibilitatea și a vă menține responsabil de cheltuieli.

Recomandat pentru dvs.: Cum să utilizați SEO pentru a crește gradul de cunoaștere a mărcii companiei?

De ce este important controlul costurilor?

Companiile pot împărți programele de proiect în componente și faze. Majoritatea managerilor de proiect distribuie bugetul total fiecărui element în funcție de cerințele acestuia. Eforturile de control al costurilor oferă beneficiile de mai jos:

• Când cheltuielile cresc excesiv, monitorizați progresul și KPI-urile (indicatori cheie de performanță) și implementați măsuri corective.
• Mențineți marjele de profit anticipate.
• Stabiliți așteptări clare și evitați extinderea domeniului de aplicare.
• Obțineți deschidere cu managementul, constituenții și clienții.
• Generați valori utile pentru managementul viitorului proiect.

Este imposibil să faci alegeri importante, cum ar fi pe cine să angajezi, ce să construiești și cât timp să aloci fiecărui aspect al unui proiect fără un plan financiar solid. Un buget bine întreținut care aderă la principiile de afaceri ale unei organizații indică încotro este îndreptat proiectul și unde se va termina. În acest caz, performanța proiectului este strâns legată de bugetarea acestuia.

Distincțiile dintre controlul costurilor și reducerea costurilor sunt următoarele:

Controlul costurilor se referă la menținerea cheltuielilor în limite predeterminate. Reducerea costurilor este procesul de reducere a costurilor unitare prin aplicarea unor tehnici inovatoare de fabricație care nu afectează calitatea produsului.

Spre deosebire de reducerea costurilor, controlul costurilor nu participă la întreținerea standard a calității.

6 sfaturi pentru un control mai bun al costurilor în industria IT

Reducerea cheltuielilor care nu sunt necesare ar trebui să fie întotdeauna reținută. Cu toate acestea, accentul principal al multor CIO este și ar trebui să fie pe furnizarea de avantaje competitive în tehnologie pentru companie. Următoarele sunt șase abordări diferite pentru reducerea costurilor în industria IT. Acestea permit departamentelor sale să distribuie o cantitate mai considerabilă din bugetele lor pentru achiziționarea de tehnologii inovatoare care ajută companiile să se extindă.

1. Reduceți costul licențierii software

Potrivit unui sondaj realizat de Computer Weekly, 50% dintre factorii de decizie IT din companie s-au simțit obligați să adopte o abordare cloud propusă de un furnizor. Este necesar să se reconcepe aceste interacțiuni tranzacționale ca parteneriate pentru a merge mai departe. Luați în considerare utilizarea unei soluții de gestionare a activelor software (SAM) pentru a reduce costurile dacă un furnizor nu permite acest parteneriat. Trebuie să continuați să lucrați cu furnizorul, deoarece acesta oferă produsul cel mai potrivit cerințelor dumneavoastră.

Jochen Hagenlocher de la Novartis a remarcat în 2017 la o conferință găzduită de ITAM Review că „90% dintre audituri pot fi evitate prin contractare inteligentă, managementul relațiilor sau dacă cumpărați din timp.”

El i-a încurajat pe CIO IT corporativi să lupte cu orice încercare de a rula aceste scripturi, deoarece acestea constituie un risc de securitate și pot dăuna echipamentelor IT fragile ale întreprinderii. Furnizorii de software încearcă uneori să-și ruleze scrierile pe rețelele clienților lor pentru a descoperi un abuz al software-ului.

În plus, el a sugerat să abordeze furnizorii de software cu cererea ca aceștia să semneze un acord de răspundere nelimitată. Acest lucru ar cere ca aceștia să poarte întreaga responsabilitate pentru orice prejudiciu pe care l-ar putea provoca scripturile lor. Prin reducerea numărului total de licențe utilizate, este posibil să economisiți bani pe costurile de întreținere.

Abilități puternice de gestionare a licențelor software sunt una dintre cele mai excelente metode pentru o companie de a minimiza cheltuielile risipite cu software și amenzile legale care pot fi evitate. Este una dintre cele mai acceptabile căi. Managementul activelor software (SAM) include termenul „gestionare a licențelor software”, denumit și „SLM”.

Aceasta implică maximizarea, înregistrarea și gestionarea costurilor totale ale tehnologiei informației. Citiți mai multe la Zluri pentru a înțelege mai bine SLM. Toate licențele software ale organizației sunt monitorizate și întreținute cu ajutorul unui sistem de management al licențelor software (SLM).

S-ar putea să vă placă: Un ghid complet pentru migrarea datelor în cloud pentru companii.

2. Reduceți complexitatea stocării

Ar putea fi convenabil pentru firme să lucreze cu un singur furnizor pentru toate nevoile lor. Dar acest lucru duce frecvent la creșterea costurilor pentru afacere. În schimb, pentru a reduce costurile și pentru a-și îmbunătăți planul IT corporativ, multe companii lucrează cu o varietate de furnizori diferiți pe o varietate de alte platforme. Companiile pot alege, de asemenea, produsul care oferă performanța optimă pentru fiecare scop, combinând baza lor de furnizori.

Marea majoritate a organizațiilor IT de afaceri de astăzi utilizează o combinație de stocare în cloud publică și privată și metode convenționale de stocare. Complexitatea rezultată din gestionarea unei game largi de bunuri și sisteme poate duce la sarcini financiare semnificative. Utilizarea unui motor de metadate pentru a conecta diferitele sisteme de stocare este o abordare pentru rezolvarea acestei provocări. Acest lucru poate duce, de asemenea, la economii substanțiale de costuri.

Prin virtualizare, un motor de metadate izolează calea datelor de calea metadatelor. Acest lucru face posibilă conectarea mai multor tipuri de stocare la un singur spațiu de nume global. Aceasta implică încorporarea stocării în cloud ca un nivel suplimentar de stocare a datelor. Acest lucru face posibil ca echipele IT de afaceri să atașeze obiective datelor, stabilind criteriile de performanță și conservare a datelor, așa cum a declarat David Flynn, Chief Technology Officer al Primary Data.

De asemenea, vă permite să evaluați dacă aceste obiective sunt sau nu îndeplinite și vă oferă o alternativă la transferul automat de date pentru a menține conformitatea. Aceasta include stabilirea datelor pe mai multe dispozitive de stocare pentru a îndeplini criteriile de performanță, cost sau fiabilitate.

3. Virtualizați bazele de date

Partajarea resurselor fizice este o modalitate de a reduce costurile și de a îmbunătăți eficiența în IT de afaceri, iar virtualizarea bazelor de date este o modalitate de a profita de această oportunitate. În plus, există posibilitatea ca acest lucru să crească flexibilitatea și productivitatea.

De exemplu, dezvoltatorii pot salva o imagine a unei baze de date, pot iniția un ciclu de testare, pot identifica și corecta problemele și apoi pot reveni la imaginea bazei de date așa cum au salvat-o inițial pentru testare suplimentară. Pentru a începe, ar trebui să vă virtualizați bazele de date cu mai puțin pericol, cum ar fi bazele de date LDAP de dezvoltare și producție. De acolo, veți opera baze de date virtualizate, care pot părea a fi mai complicate. Cu toate acestea, flexibilitatea și îmbunătățirile productivității pe care le oferă ajută la reducerea costurilor și depășesc orice dezavantaje pentru multe întreprinderi din domeniul tehnologiei informației.

4. Controlați-vă costurile cloud

Potrivit sondajului anual RightScale State of the Cloud, companiile aruncă aproximativ 35% din capitalul pe care îl cheltuiesc pe serviciile cloud. Ce face ca acest lucru să aibă loc? Utilizatorii vor începe să creeze resurse, dar apoi vor uita de ele. Pe lângă aceasta, există și o lipsă de vizibilitate. Departamentele clasifică frecvent cloud-ul și nimeni nu ține evidența sumei totale cheltuite pe cloud.

În plus, instanțele cloud sunt furnizate cu o cantitate excesivă de resurse. RightScale raportează că 39% din costul total al instanței este pe mașini virtuale (VM) care funcționează cu mai puțin de 40% din capacitatea procesorului și a memoriei.

Un instrument de management al costurilor în cloud este o opțiune pentru afacerea dvs. dacă există o perspectivă insuficientă asupra sumei de bani cheltuite pentru serviciile cloud.

5. Reduceți-vă cheltuielile prin utilizarea serviciilor gestionate

Achiziționarea asistenței unui furnizor de servicii gestionate (MSP) poate fi uneori benefică pentru afaceri în ceea ce privește realizarea de economii de costuri.

Acest lucru este valabil mai ales atunci când o organizație IT de companie nu deține forța de muncă specializată necesară în domenii specifice, cum ar fi administrarea rețelei. Utilizarea serviciilor unui MSP este, de asemenea, o soluție rentabilă pentru companiile care nu au suficientă muncă pentru a justifica angajarea unui profesionist cu normă parțială pentru a se ocupa de aceasta.

Potrivit raportului anual Trends in Managed Services realizat de CompTIA, principalul factor de motivare pentru lucrul cu un MSP pentru 56% dintre organizațiile cu 100 sau mai mulți angajați și 47% dintre companiile cu mai puțin de 100 de angajați este creșterea eficienței și fiabilității.

S-ar putea să vă placă și: Firewall-uri de companie: este într-adevăr o idee bună de utilizat?

6. Construiește-l în modul corect de la început

Ideea că ar trebui să DRIFT (Do It Right The First Time) poate părea a fi una simplă. Dar pentru ca acesta să fie cu adevărat eficient, trebuie să fie înrădăcinat în cultura companiei dumneavoastră. A face lucrurile corect de prima dată ar putea fi mult mai dificil decât oricând în această zi și epocă când toată lumea se așteaptă ca totul să fie făcut ieri. Se pare că accelerarea unui proiect poate economisi bani pe termen scurt. Dar, pe termen lung, duce afacerile să piardă bani.

Când vine vorba de codare sau programare, încurajarea utilizării comenzilor rapide, mai degrabă decât aderarea la practici standard, cum ar fi testarea utilizatorilor și revizuirea codului, ar putea duce la dificultăți costisitoare în viitor, atunci când o aplicație de afaceri crucială se confruntă cu un eșec. Costul tipic al timpului de nefuncționare pentru o organizație de dimensiune medie este de peste 5600 USD pe minut. Acest lucru se va înrăutăți pe măsură ce tot mai multe obiecte se conectează la internet (IoT).

Nu numai că executarea lucrurilor în conformitate cu cele mai bune practici oprește timpul de nefuncționare, dar reduce și cantitatea de datorie tehnologică și eliberează timpul dezvoltatorilor pentru a se concentra pe inițiative care vor economisi bani și vor aduce mai multe venituri.

 Acest articol este scris de Fatema Aliasgar. Fatema este un scriitor și editor cu sediul în Mumbai, India. Are 7 ani de experiență în scris bloguri și articole. Îi place să citească non-ficțiune și să joace jocuri de societate cu copiii ei în timpul liber.