Importanța unui cadru cuprinzător al sistemului de management al conformității

Un sistem de management al conformității asigură că organizația dumneavoastră respectă standardele interne și reglementările externe. Ajută la minimizarea riscurilor de neconformitate și poate chiar economisi bani de afaceri pe termen lung.

Un cadru cuprinzător al sistemului de management al conformității, conceput cu îndrumări de la un consilier de servicii de conformitate în domeniul securității cibernetice, vă poate ajuta organizația să-și securizeze datele clienților pe tot parcursul anului. Următorii sunt câțiva dintre cei mai esențiali pași pentru crearea unui astfel de sistem:

Evaluare a riscurilor

Odată cu proliferarea reglementărilor globale și creșterea așteptărilor părților interesate, organizațiile se confruntă cu mai multe riscuri de conformare ca niciodată. Prin urmare, trebuie să aibă un cadru cuprinzător al sistemului de management al conformității, care se concentrează pe gestionarea ESG, cibernetică, managementul riscurilor terță parte și a altor riscuri end-to-end.

Evaluările riscurilor reprezintă punctul de plecare pentru eforturile de atenuare a riscurilor și ar trebui să se concentreze pe găsirea posibilelor pericole care ar putea afecta activele corporative. Pentru a face acest lucru, este vital să identificăm și să evaluăm riscurile pe măsură ce apar. Acestea includ sisteme IT, infrastructură fizică, operațiuni de afaceri și reputația unei companii.

O evaluare a riscurilor ar trebui să ia în considerare, de asemenea, cât timp sau bani ar putea pierde compania dacă riscurile identificate sunt lăsate să se materializeze. Această măsurătoare ajută la determinarea dacă un risc este semnificativ sau nu. Instituțiile cu CMS robuste efectuează de obicei evaluări cuprinzătoare ale riscurilor în mod regulat, iar frecvența acestor evaluări crește pe măsură ce o instituție crește în complexitate și dimensiune. Rezultatele acestor evaluări sunt utilizate pentru planificarea și monitorizarea operațională. Procesul de evaluare a riscurilor ar trebui să fie un efort continuu, dinamic, care să implice Consiliul, conducerea superioară și auditul intern.

Monitorizarea

Pe măsură ce mediul de risc devine mai complex și directivele de conformitate devin mai exigente, companiile recunosc că mai mult decât operațiunile preexistente de management al conformității vor fi necesare pentru a îndeplini cerințele de reglementare tot mai mari. În timp ce multe companii se grăbesc să adopte noi tehnologii și să-și remodeleze structurile interne, este necesară o abordare holistică a gestionării riscului pentru a asigura succesul.

Un element vital al oricărui sistem eficient de management al conformității este procesul de monitorizare. Este funcția care verifică dacă o organizație respectă toate reglementările sale interne și externe. Un program robust de monitorizare va autoidentifica și corecta deficiențele și va fi conceput pentru a asigura respectarea tuturor standardelor relevante.

Companiile care colectează, procesează, transmit sau stochează datele cărților de credit trebuie să respecte alte standarde din industrie pentru a minimiza riscul încălcărilor de securitate care ar putea duce la amenzi mari din partea băncilor sau a procesatorilor de plăți. În aceste cazuri, este esențial ca toți angajații unei organizații să fie pe deplin capabili, calificați și motivați în mod adecvat pentru a gestiona și a atenua aceste riscuri. În plus, personalului superior de conformitate ar trebui să li se acorde autoritatea și independența corespunzătoare față de managerii de linie de afaceri pentru a-și îndeplini funcțiile în mod eficient.

Raportare

Menținerea la curent cu modificările de reglementare poate necesita timp și efort. Un sistem care vă permite să eficientizați procesele de conformitate și să le integrați în operațiunile dvs. de afaceri poate ajuta la atenuarea acestei sarcini. Un instrument cuprinzător GRC vă poate ajuta, de asemenea, să creați rapoarte automate și alerte care facilitează monitorizarea.

Asigurați-vă că aveți un sistem pentru a comunica cu angajații și încurajați comunicarea în două sensuri în mod regulat. Aceasta include furnizarea unui mecanism pentru ca angajații să raporteze probleme de conformitate, comportament neetic sau fraudă fără teama de represalii. Cu cât angajații dvs. înțeleg mai mult importanța managementului conformității, cu atât vor fi mai implicați.

Investiția într-un cadru cuprinzător al sistemului de management al conformității vă ajută să rămâneți pe partea dreaptă a organismelor de reglementare, să aveți departamente financiare stabile și să vă construiți o reputație solidă pentru compania dvs. În plus, nerespectarea reglementărilor poate duce la amenzi mari, penalități și taxe legale. Evitați aceste costuri având un sistem care vă monitorizează și urmărește nivelurile de risc, starea de conformitate și amenințările. În acest fel, veți fi întotdeauna pregătit pentru o examinare sau o revizuire țintă.

Instruire

Orice organizație trebuie să aibă un sistem cuprinzător de management al conformității. Un cadru complet ajută la asigurarea că politicile sunt respectate și că compania nu este expusă riscului de încălcare a datelor sau alte încălcări. Acest lucru este valabil mai ales deoarece valul digital aduce noi riscuri care trebuie abordate și luate în considerare.

Pentru ca o afacere să aibă un sistem eficient de management al conformității, acesta ar trebui să includă conducerea din diferite departamente și zone ale companiei. Apoi, acești lideri ar trebui să se asigure că politica este implementată și aplicată. Aceasta include instruire care trece peste cerințele politicilor și asigură că echipa este la curent cu orice modificare a politicii.

Standardele de conformitate cu reglementările devin din ce în ce mai complexe și mai stricte. Nerespectarea poate duce la sancțiuni legale, pierderi financiare și o reputație deteriorată. Sistemele de conformitate cuprinzătoare asigură că o companie este mereu la curent cu standardele din industrie și poate aborda problemele potențiale înainte ca acestea să devină amenințări în întregime.

Remediere

Un cadru cuprinzător al sistemului de management al conformității include o componentă de remediere pentru a corecta încălcările și punctele slabe identificate prin monitorizare și audit. Un CMS robust va încuraja comunicarea bidirecțională cu angajații, permițându-le să raporteze întrebări sau preocupări fără teama de represalii.

Acest lucru ajută la prevenirea unei „mentalități de izolare” în care anumite departamente nu comunică eficient sau respectă protocolul pentru raportarea problemelor, ceea ce poate contribui la încălcări și riscuri de reglementare. Un CMS bun va monitoriza, de asemenea, plângerile consumatorilor pentru a identifica problemele de potențial vătămare a consumatorului sau alte deficiențe sau încălcări ale managementului riscului de conformitate și apoi va lua măsurile de remediere corespunzătoare.

Gestionarea eficientă a mai multor conformitate cu reglementările și politicile și procedurile corporative într-o manieră coordonată este o provocare pentru organizații. O soluție centralizată și automată de gestionare a conformității incidentelor poate oferi un punct de referință pentru monitorizarea și urmărirea incidentelor în cadrul organizației. Acest lucru oferă o viziune mai holistică asupra conformității companiei dvs., eliminând procesele izolate și facilitând consiliul să demonstreze respectarea standardelor de reglementare și de fiabilitate. Acest lucru vă poate ajuta să evitați penalități costisitoare și acțiuni legale.