3 secrete pentru o transformare digitală nonprofit de succes

În lumina pandemiei de COVID-19, transformarea digitală nonprofit nu mai este o alegere. Organizațiile se confruntă acum cu provocări fără precedent și apelează la tehnologie pentru a lucra de la distanță, a transfera eforturile de strângere de fonduri online și a verifica populațiile vulnerabile pe care le deservesc.

Tehnologia necesară pentru a realiza acest lucru și pentru a vă îndeplini misiunea este importantă, dar trebuie să puneți în aplicare un plan pentru a vă asigura că oamenii care folosesc aceste tehnologii pot învăța cu succes noile procese. Indiferent dacă sunt membri ai personalului intern, voluntari, membri ai consiliului de administrație sau beneficiari, oamenii trebuie să rămână în centrul transformării digitale nonprofit .

Dintr-o lentilă internă, termenul „transformare digitală” înseamnă ceva diferit pentru fiecare departament al organizației tale nonprofit. Pe măsură ce organizația dvs. trece la digital, fiecare rol trebuie să regândească modul în care își desfășoară activitatea și cum își realizează obiectivele:

• Managerii voluntari transferă procesele pe hârtie și coordonarea online
• Managerii IT se concentrează pe logistica trecerii la un mediu complet de lucru de acasă
• Echipele de marketing transformă evenimentele în persoană în experiențe captivante în lumea virtuală
• Departamentele de dezvoltare tranzitează operațiunile de strângere de fonduri online
• Directorii executivi mențin o forță de muncă distribuită aliniată și îndreptându-se către același obiectiv

În timp ce faceți o transformare digitală la organizația dvs. nonprofit, este esențial să vă amintiți cum experiența fiecărei echipe poate fi diferită acum că toate sunt aproape în întregime online sau organizate prin instrumente digitale. Mai jos, am adunat trei sfaturi pentru a vă asigura că organizația dvs. nonprofit ține cont de toată lumea pe tot parcursul procesului și vă ghidează echipa în timpul unei transformări digitale.

1. Traduceți procesele de hârtie în format digital

O mare bancă alimentară metropolitană, Heller Consulting, lucrează cu voluntarii lor, de obicei, printr-o întâlnire în persoană, în care completează documentele. După aceea, voluntarii comunică prin e-mail sau telefon cu membrii personalului băncii alimentare pentru a se înscrie pe ture.

Personalul programului a văzut nevoia de a transforma experiența de voluntariat într-o experiență digitală, deoarece procesul în persoană nu a crescut cu numărul de voluntari necesar pentru a-și servi beneficiarii. Mai mult, nu a fost un proces care să poată fi replicat cu ușurință online: fiecare pas a avut mai multe atingeri umane, de la introducerea datelor și chemarea voluntarilor până la întâlniri în persoană.

Așadar, s-au gândit la modul în care voluntarii vor primi informații în format digital și la modul în care banca alimentară ar trebui să urmărească intern datele despre voluntari. Rezultatul a fost o interfață online care a permis voluntarilor să se înscrie și să schimbe turele în timp real, să creeze pagini personalizate pentru voluntari unde pot urmări orele și să comunice cu personalul băncii alimentare. Membrii personalului ar putea, de asemenea, să trimită informații despre voluntari direct către CRM și să adauge voluntari la serii de e-mail relevante.

Dacă organizația dvs. nonprofit se angajează într-un proiect care transformă un proces în persoană digital, conduceți-vă echipa prin următorii pași:

• Stabiliți o întâlnire cu membrii personalului care sunt implicați în procesul în persoană
• Examinați elementele de bază ale procesului curent, astfel încât să nu pierdeți nicio funcție cheie
• Întrebați ce ar putea fi îmbunătățit folosind instrumente digitale
• Recunoașteți temerile personalului cu privire la procesul de transformare digitală. Abordarea acestor temeri poate deschide echipa către practici mai bune de ascultare și brainstorming
• Planificați noul proces digital și noul rol al fiecăruia
• Implementați noua tehnologie și comunicați personalului toate modificările și actualizările
• Oferiți resurse de formare personalului dvs., astfel încât să se simtă confortabil să utilizeze noile instrumente
• Organizați o altă întâlnire pentru a vă regrupa după ce ați folosit noul instrument și discutați eventualele modificări sau modificări finale

2. Începeți cu Experiența constitutivă

Înainte de a începe un proiect de transformare digitală, gândiți-vă la el din exterior, cu fața înăuntru. Dacă, de exemplu, scopul dvs. este de a încuraja donatorii și voluntarii să devină mai implicați cu organizația dvs., trebuie să colaborați între departamente pentru a restrânge ceea ce contează cel mai mult pentru aceștia. constituenți specifici.

Abordând transformarea digitală din această perspectivă, sunteți capabil să vă gândiți la ce puncte de durere se confruntă cu constituenții dvs. și cum poate tehnologia să le rezolve.

De exemplu, o organizație de salvare a animalelor nu a putut ține pasul cu miile de apeluri pe care le primeau de la persoane care se gândeau să adopte animale de companie. Așadar, au decis să facă o revizuire a automatizării lor de marketing și să transforme pașii inițiali ai ecranului într-o călătorie de implicare digitală.

Acești pași sunt acum completați online și colectează informații printr-un formular care stabilește dacă cineva este calificat să adopte un animal. Cei care nu se califică primesc o serie de comunicări prin e-mail care explică cum pot deveni calificați.

Pentru toți oamenii care sunt calificați, aceștia sunt pregătiți cu interviuri prin videoconferință cu personalul organizației nonprofit. Ei primesc, de asemenea, o serie automată de e-mailuri despre cum să aibă grijă de noul lor animal de companie.

Înainte de această schimbare, cineva suna la adăpost (deseori de mai multe ori), încerca să apeleze la telefon un membru al personalului și programează o întâlnire pentru a merge la adăpost pentru un interviu. Acum, adoptatorii beneficiază de o experiență rapidă, virtuală, iar membrii personalului pot urmări mai eficient toți adoptatorii interesați.

Pentru a vă ajuta să vă puneți în locul alegătorilor dvs., adresați-vă personalului întrebări precum:

• Ce e-mailuri ar dori cineva să primească și să citească de la organizația noastră?
• Ce tip de postări pe rețelele de socializare ar găsi inspirație?
• Le-ar plăcea să primească aceste informații prin poștă directă sau e-mail?
• Există un proces în vigoare care pune prea multă proprietate asupra constituentului, cum ar fi forțarea acestuia să sune de mai multe ori?

De acolo, puteți testa un nou instrument tehnologic la costuri reduse sau ca o probă pentru a vedea cum vă servește organizația pentru o anumită campanie sau eveniment. Apoi, evaluați rezultatele și aplicați-le pe măsură ce vă gândiți la modul în care inovația ar putea continua să deservească organizația dumneavoastră în anii următori.

3. Folosiți tehnici de management al schimbării pentru a vă sprijini personalul

Cu oamenii din toată țara care lucrează de acasă din cauza pandemiei de COVID-19, profesioniștii nonprofit trebuie, de asemenea, să se ocupe de transformarea digitală în mediile lor de lucru de zi cu zi.

Pentru liderii și supraveghetorii nonprofit, este esențial să ne amintim că noile tehnologii și procese pot semnala uneori personalului că locurile lor de muncă sunt în pericol. Nu este cazul, dar frica poate intra în ecuație atunci când cineva trebuie să dobândească rapid noi abilități și, eventual, să revizuiască modul în care își face treaba în fiecare zi.

Această teamă poate duce la rezistența la schimbare în cadrul personalului tău. În loc să învețe noile instrumente, membrii personalului revin uneori la procesele vechi, opresc instruirea pentru noua tehnologie sau spun că refuză să învețe noul mod.

Rezistența la schimbare este firească, dar supervizorii le revine să se informeze cu membrii personalului, să comunice eficient pe parcursul schimbării și să sărbătorească când membrii personalului folosesc cu succes noile instrumente digitale. La organizația dvs. nonprofit, puteți ajuta la gestionarea acestei schimbări și:

• Oferiți strigări săptămânale personalului la sfârșitul fiecărei săptămâni, evidențiați pe cineva care utilizează cu succes noul instrument sau proces
• Trimiteți actualizări specifice de reper prin e-mail. De exemplu, prezentați când 100 de voluntari au fost îmbarcați virtual sau când prima campanie de e-mail dintr-un instrument de automatizare a marketingului este disponibilă
• Încurajați membrii personalului care se instruiesc să utilizeze noi instrumente sau procese. Puteți trimite bomboane sau puteți organiza o petrecere virtuală cu pizza la sfârșitul unei săptămâni lungi de antrenament
• Programați check-in-uri suplimentare cu personalul care schimbă un proces în persoană într-un proces digital

Indiferent de modul în care alegeți să ajutați la gestionarea schimbării și a transformării digitale, comunicarea deschisă este esențială pentru misiune. Oferă personalului o modalitate de a-și exprima opiniile, de a se simți auzit și de recunoscut și de a oferi orice critică cu noul proces sau instrument. Pe parcursul întregului proces, doriți ca personalul dvs. să se simtă apreciat.

Este ușor să te pierzi în logistica unui proiect de transformare digitală. Mai ales acum, când există presiune pentru a pune în funcțiune noile instrumente tehnologice pentru a-i servi pe cei care au nevoie, pentru a strânge bani și pentru a comunica intern cu personalul. Mai mult, poate exista tentația de a acorda prioritate tehnologiei față de oameni.

Amintiți-vă: personalul și comunitatea dvs. tânjesc la un angajament real și puteți folosi instrumente digitale pentru a le oferi. Ține cont de aceste sfaturi, cercetează opțiunile tehnologice și întreabă-te dacă abordarea ta de transformare digitală funcționează pentru întreaga organizație, de la personal la beneficiari. Pentru mai multe despre managementul schimbărilor și despre modul în care acesta se leagă de transformările digitale în organizațiile nonprofit, vizitați pagina de resurse pentru managementul schimbării a Heller Consulting .

Această postare a fost scrisă de Kaia Swift, managerul de marketing la Heller Consulting, o firmă de consultanță tehnologică specializată în strategie și implementare nonprofit. Îi face plăcere să spună poveștile inspiratoare ale clienților lui Heller care găsesc modalități noi și creative de a folosi tehnologia pentru a servi mai bine lumea.