Soluții tehnice pentru o experiență mai bună de lucru la distanță

Lucrarea de la distanță pare să fie aici pentru a rămâne la nesfârșit. Companiile din toate industriile tind să aibă sentimente contradictorii cu privire la acest lucru, unele preferând o întoarcere la viața de birou pre-pandemie cât mai curând posibil, în timp ce altele sunt mai deschise la aranjamente permanente de lucru la distanță.

Angajații sunt de obicei părțile interesate cele mai dornice să continue să lucreze de la distanță, datorită libertății și flexibilității considerabile pe care le oferă. Munca la distanță, însă, nu este lipsită de dezavantaje, atât pentru angajatori, cât și pentru angajați, iar a avea o platformă de comunicații unificate ar putea fi o soluție bună. Având în vedere acest lucru, mai jos sunt câteva dintre soluțiile tehnologice importante pentru o experiență mai bună de lucru la distanță peste tot.

Videoconferinta

Întâlnirile video sunt mai importante ca niciodată pentru a menține oamenii să interacționeze și să colaboreze în timp ce milioane de oameni lucrează de acasă. Se pare că videoconferința este aici pentru a rămâne, majoritatea liderilor de afaceri așteaptă să permită personalului să facă telecommuta chiar și după ce pandemia este sub control. Știind cum să utilizați eficient software-ul de videoconferință vă poate ajuta să profitați la maximum de întâlnirile dvs. video, precum și să vă faceți angajații mai fericiți și mai productivi.

Oamenii sunt mai predispuși să interacționeze atunci când folosesc videoconferințe, decât pur și simplu voce. Acest software poate fi folosit pentru a programa rapid o întâlnire, pentru a instrui noi angajați sau pentru a efectua analize de performanță. A putea vedea fețele altora promovează comunicarea și aduce echipele împreună, precum și îmbunătățește colaborarea și ridică moralul.

Recomandat pentru dvs.: Cum a schimbat criza sanitară a COVID-19 accesul la distanță (urmat de un studiu de caz)?

Sisteme de cameră

Companiile folosesc sisteme de cameră pentru a adăuga videoconferințe la un loc de întâlnire. Angajații folosesc software de videoconferință pentru comunicarea video unu-la-unu, dar sistemele de cameră echipează o zonă de întâlnire cu tehnologie care permite tuturor celor din sală să se alăture fără a fi nevoie să-și aducă propriul dispozitiv.

Software-ul de videoconferință include frecvent sisteme de cameră ca produs suplimentar sau însoțitor. Unii furnizori, însă, nu fac diferența între sistemele lor de videoconferință și camere, prezentându-le ca un singur pachet. Unii furnizori vor include propriul lor hardware proprietar, care poate fi utilizat împreună cu hardware-ul existent al companiei pentru a pune în funcțiune o firmă.

Telefon cloud

Pentru afacerile moderne, cel mai critic factor este continuitatea companiei, iar clienții nu vor putea să vă contacteze dacă sistemele dvs. locale sunt defect. Prima ta soluție în astfel de scenarii este de obicei să cauți un specialist IT care să te ajute în rezolvarea problemei. Cu toate acestea, veți pierde în continuare oportunități de afaceri în această perioadă. Clienții vor deveni iritați ca urmare a perioadei de nefuncționare, ceea ce ar putea însemna pierderea afacerii.

Dacă aveți un sistem de telefonie bazat pe cloud, acesta va continua să funcționeze până când veți avea acces la internet. Dacă conexiunea dvs. la internet nu este disponibilă, puteți utiliza mesageria vocală și puteți utiliza înregistrarea apelurilor pentru a asigura conectivitatea și continuitatea. În plus, puteți utiliza și asistentul automat al software-ului.

Software de recompensă și recunoaștere

Managerii își pot recunoaște cu ușurință rapoartele directe datorită software-ului de recunoaștere a angajaților. Este bine stabilit că angajații care nu primesc apreciere în timp util suferă o motivație și stimulente diminuate de a performa la un nivel înalt. În absența unei soluții tehnologice, angajaților li se cere de obicei să aștepte evaluările lor bianuale și anuale ale performanței pentru a obține orice feedback sau recunoaștere. Rezultatul unor astfel de eforturi de recunoaștere întârziate este, de obicei, că recunoașterea, laudele și feedbackul sunt mai puțin impactante și semnificative.

Acesta este motivul pentru care este atât de fundamental să acordăm recunoaștere la timp, iar software-ul face acest lucru posibil. Managerii nu mai trebuie să aștepte sau să stea în fața computerelor pentru a-și recunoaște personalul. O pot face de oriunde în lume și din mers.

Recrutare

A devenit din ce în ce mai clar că tehnologia de recrutare este indiscutabil necesară pentru a permite munca de la distanță. Când vine vorba de recrutare, a avea tehnologia corectă este esențială pentru a găsi oamenii potriviți pentru rolurile pentru care angajați.

Folosirea unui proces de recrutare digital oferă companiilor un avantaj în achiziționarea de talente, deoarece utilizează AI și algoritmi care pot fi programați nu numai pentru a arunca cea mai largă rețea, ci și pentru a lua cele mai informate decizii de selecție atunci când vine vorba de selectarea candidaților calificați. Când toată lumea lucrează și aplică pentru locuri de muncă de acasă, în special pe o piață internațională a muncii, aveți nevoie de instrumente de achiziție de talente pentru a vă menține procesele de angajare eficientizate.

S-ar putea să vă placă: 5 moduri interesante de a vă crește vânzările de la distanță.

Învățare mobilă

Deși deținerea unui LMS complet funcțional este esențială pentru furnizarea de formare relevantă și cuprinzătoare pentru personalul tău, combinarea acestuia cu o aplicație de învățare mobilă permite angajaților tăi să-și acceseze formarea de oriunde. Indiferent dacă oamenii tăi lucrează la un birou sau sunt mereu în mișcare, toți sunt, fără îndoială, lipiți și datorați de telefoanele lor mobile.

De ce să nu profitați de acest lucru și să le oferiți instruire pe dispozitivul pe care își petrec deja atât de mult timp? Nu mai este necesar ca angajații să se afle la un terminal desktop pentru a primi o instruire de înaltă calitate, care să îi echipeze cu abilitățile și informațiile de care au nevoie.

Urmărirea timpului

A rămâne concentrat este unul dintre diferitele capcane ale lucrului de la distanță. O navetă de dimineață permite unui lucrător de birou să treacă în modul de lucru, astfel încât, până când ajunge la serviciu, să fie gata să se apuce de treabă și să intre în starea de flux.

Telecommuting înseamnă atât schimbări mentale, cât și fizice ale acelei rutine. Atunci când naveta implică mersul din dormitor la spațiul de lucru și mai ales dacă acel spațiu de lucru include lucruri precum televizoare, patul și, eventual, membri ai familiei, această schimbare poate fi dificilă. Software-ul de gestionare a timpului ajută la menținerea oamenilor conștienți de faptul că se află la ora companiei.

Puteți menține angajații responsabili și productivi folosind o aplicație simplă de monitorizare a timpului. A cere oamenilor să țină evidența timpului lor poate deveni dezordonat și evită responsabilitatea crucială necesară pentru o bună relație de lucru între angajat și angajator.

VPN-uri

Pe măsură ce mai mulți angajați lucrează în afara biroului, securitatea cibernetică devine o îngrijorare mai mare, mai ales dacă utilizatorii se conectează prin rețele publice sau personale. Încercările de phishing, denial of service distribuit (DDoS), atacurile de cont de desktop la distanță și exploatările Bluekeep sunt printre cele mai comune riscuri pentru angajații de la distanță. Din păcate, mulți angajați fie nu sunt suficient de educați în domeniul securității cibernetice pentru a observa, fie nu sunt conștienți de aceste forme de atacuri, ceea ce îi face deosebit de expuși și susceptibili la încălcări.

Angajații pot fi la fel de dăunătoare pentru securitatea datelor unei companii precum hackerii și infractorii cibernetici, așa că păstrarea dispozitivelor în siguranță în timp ce lucrează de acasă nu este negociabil. VPN-urile permit angajaților acces securizat de la distanță la rețeaua internă și datele unei organizații. Instrumentul stabilește un tunel securizat între dispozitivul unui utilizator și datele companiei, criptând tot ce este trimis între cele două puncte finale.

Antivirus

Deși biroul dvs. fizic poate avea capacitatea de securitate cibernetică pentru a gestiona toate stațiile de lucru, nu aveți același control asupra computerelor dvs. de acasă. Pentru un computer la distanță, Windows Defender, care vine standard cu Windows 10, este o soluție antivirus mai mult decât adecvată.

Software-ul de securitate endpoint ar trebui să fie, de asemenea, utilizat de fiecare lucrător la distanță care utilizează un Macintosh.

Stabiliți o politică prin care toți angajații de acasă să utilizeze un produs antivirus pe toate mașinile care se conectează la resursele companiei și luați în considerare dacă va trebui să utilizați un sistem de monitorizare bazat pe cloud pentru a vă urmări stațiile de lucru. Examinați instrumentele consolei de asistență pe care le utilizați în prezent, precum și orice licențe de care aveți nevoie pentru a accesa mașinile care nu se află sub controlul și supravegherea dvs. directă. Puteți configura soluții de la distanță pentru a permite echipei dvs. de asistență IT să acceseze de la distanță computerele de acasă ale angajaților pentru a ajuta la configurarea accesului la distanță.

Software de urmărire a cheltuielilor

O soluție online de gestionare a cheltuielilor permite angajaților să-și acceseze conturile de cheltuieli de oriunde. Angajații de la distanță pot depune cheltuieli de acasă sau de pe drum, pe care echipa de contabilitate sau salarizare le va evalua și aproba imediat, ținându-i pe toți la curent și pe aceeași pagină fără a fi nevoie să intre în birou.

Timpul necesar pentru aprobarea și rambursarea cheltuielilor se reduce la jumătate atunci când utilizați o soluție integrată de gestionare a cheltuielilor. Alternativa este să aveți angajații din finanțe care lucrează de la distanță, primind un număr mare de chitanțe virtuale care necesită timp pentru autorizare. Fiecare chitanță trebuie verificată în raport cu politica companiei înainte de a putea fi plătită, ceea ce întârzie plata angajaților.

S-ar putea să vă placă și: Sfaturi pentru auto-dezvoltare ca dezvoltator de software la distanță în COVID-19.

Concluzie

Munca la distanță, în multe privințe, a orbit economia și forța de muncă, introducând noi metode de a face lucruri peste noapte care, ca să spunem ușor, au deranjat ordinea stabilită. Viața noastră profesională a fost modelată atât de mult timp de birou și de a fi foarte aproape una de cealaltă, încât munca la distanță este încă, chiar și după aproape doi ani, străină multor oameni și companii.

O explozie de tehnologie care permite lucrul de la distanță a fost fundamentul pentru toate acestea. Există acum soluții tehnice și software pentru aproape fiecare problemă și provocare reprezentată de munca de la distanță.

De la tehnologia care facilitează colaborarea virtuală la tehnologia care facilitează găsirea și integrarea angajaților într-un mediu de lucru la distanță, există modalități de a evita multe dintre capcanele muncii de la distanță. Țineți cont de exemplele de mai sus și asigurați-vă că afacerea dvs. profită de tot ceea ce există pentru a face munca de la distanță mai productivă și mai plăcută pentru toți cei implicați.