Cum să organizați întâlniri la distanță care să nu piardă timpul

Păstrarea întâlnirilor punctuale și eficiente poate fi o provocare într-un cadru de birou. Într-o setare de la distanță, există unele provocări suplimentare, cum ar fi platformele de conferințe nesigure și „camerul pornit sau oprit” neclar? etichetă. La Exposure Ninja, alergăm de la distanță din 2012 și am ajuns la o echipă de 100 de ninja. De-a lungul acestui timp, ne-am perfecționat configurațiile pentru întâlniri la distanță pentru a oferi întâlniri productive care rămân concentrate.

Iată cele mai bune șapte sfaturi ale noastre pentru organizarea de întâlniri la distanță care să nu piardă timpul.

1. Stabiliți așteptări

La fel ca și întâlnirile în persoană, întârziații și distragerile pot perturba fluxul unei întâlniri. Primul pas către întâlniri grozave care nu pierd timpul este să te asiguri că așteptările echipei tale sunt stabilite chiar de la început.

Cea mai rapidă modalitate de a începe acest lucru este prin rezervarea întâlnirii în calendarele lor cu o oră, o locație (cum ar fi Skype) și o listă de invitați specificate. La Exposure Ninja, folosim Google Calendar, care se sincronizează pe calendarul fiecărui Ninja pentru a ne asigura că nu sunt rezervate duble.

Începutul întâlnirii este un moment excelent pentru a stabili „regulile de bază”. Acestea ar trebui să includă lucruri precum utilizarea telefoanelor mobile, mesagerie și e-mailuri. În mod ideal, toată lumea din echipă își va opri toate notificările pe toată durata întâlnirii. Nu este întotdeauna posibil, dar face un apel mult mai concentrat, cu mai puține întreruperi.

De asemenea, ar trebui să setați așteptările hardware. Dacă oferiți un briefing, atunci este o idee bună să cereți echipei dvs. să-și dezactiveze temporar microfoanele, dacă nu au o întrebare. Acest lucru elimină oportunitățile ca lătrarea câinilor și zgomotele de tastare care interferează cu mesajul vorbitorului.

2. Distribuiți agenda din timp

Partajarea agendei înainte de întâlnire oferă tuturor timp să se pregătească și, de asemenea, ajută la efectuarea unei verificări esențiale. Verificarea este dacă o întâlnire este cu adevărat necesară. Dacă vă străduiți să pregătiți o agendă, atunci există o mare posibilitate ca întâlnirea să nu fie deloc necesară.

Agenda dvs. vă va oferi, de asemenea, o modalitate ușoară de a restabili întâlnirea dacă sunteți îndepărtat de centrul apelului. La fel ca în cazul unei întâlniri fizice, este ușor să spui ceva de genul: „Cred că începem să ne îndepărtăm. Să punem un ac în asta și să-l revedem mai târziu”.

3. Utilizați o platformă de încredere

Există multe opțiuni de apel diferite, iar alegerea uneia care este de încredere și potrivită scopului dvs. este esențială. Nu există nimic mai rău decât un apel care încetează continuu sau trebuie abandonat din cauza conectivității slabe!

Dacă doriți să recreați apelurile pe care le puteți avea cu un client prin telefonul de la birou, atunci o aplicație precum Yay sau 8×8 poate fi puternică. Acestea oferă funcții de înregistrare a apelurilor și pot fi configurate pentru a efectua și primi apeluri folosind numărul de la birou. Sunt un serviciu ușor pentru clienții dvs., deoarece vor primi apelul telefonic direct la numărul lor, ca de obicei - nu au nimic de descărcat sau de făcut înainte de a-l putea folosi.

Pentru întâlniri în care camerele sunt mai potrivite – sau dacă doriți să partajați ecranul – atunci există o gamă largă de platforme. Câteva dintre preferatele noastre includ Google Hangouts, Skype și Zoom.

Google Hangouts se sincronizează fără probleme cu Google Calendar. Vă puteți partaja ecranul și există, de asemenea, o opțiune de subtitrare pentru cei care au deficiențe de auz sau au dificultăți să audă într-un mediu zgomotos.

Skype este o platformă de videoconferință binecunoscută, cu câteva funcții încorporate grozave, cum ar fi un înregistrator de ecran și partajarea ecranului. Skype funcționează și ca mesager pentru trimiterea de mesaje rapide sau pentru a vă asigura că toată lumea este pregătită înainte de a începe apelul. Cu toate acestea, poate fi dificil cu un număr mare de oameni, deoarece stabilitatea devine uneori puțin neregulată.

Zoom este un serviciu plătit, dar există o versiune gratuită fantastică care vă permite să aveți întâlniri de până la 45 de minute. Există, de asemenea, o funcție de înregistrare a întâlnirilor, precum și opțiuni de partajare a ecranului. Tinde să fie o platformă foarte stabilă și poate gestiona un număr mare de oameni.

4. Folosiți camere

Întâlnirile „Camera on” oferă atât de multe beneficii pentru eficiență, dar și din perspectiva formării echipei. A avea pe toată lumea cu camerele pornite ajută la evitarea ca oamenii să vorbească unul peste altul, deoarece indiciile verbale pe care cineva este pe cale să le vorbească sunt aceleași ca și într-o întâlnire față în față. Cu camerele oprite, pot exista o mulțime de scuze pentru că vorbim unul peste altul - o pierdere de timp într-o întâlnire altfel eficientă, ca să nu mai vorbim de jenant.

A avea camerele pornite ajută la măsurarea reacțiilor unei echipe în timpul anunțurilor și, desigur, îi ajută pe toată lumea să vadă cum sunt spuse lucrurile! Este ușor ca ceva să apară într-o manieră diferită de cea intenționată. A fi capabil să vezi fețele tuturor ajută la acest lucru.

În general, cel mai bun lucru de făcut este să anunțați echipa pentru ce întâlniri ar trebui să fie în fața camerei, astfel încât să se poată pregăti în avans. De obicei, recomandăm că anumite întâlniri sunt apeluri video, dar nici nu insistăm niciodată, deoarece unii membri ai echipei se pot simți inconfortabil.

5. Desemnați următorul vorbitor

Un sfat foarte simplu pentru a menține întâlnirile pe drumul cel bun este să vă asigurați că vă direcționați întrebarea către o anumită persoană. Lăsarea unei întrebări poate duce la tăcere, deoarece nu te poți baza pe indiciile tale vizuale obișnuite pentru a te adresa unei persoane. Într-o întâlnire față în față, puteți să vă uitați la persoana de la care sperați să primiți un răspuns. Pe un ecran, nu este întotdeauna clar la cine te uiți — poți să te uiți la colegul tău în colțul ecranului, dar pentru toți ceilalți, vei privi în jos! Un simplu: „Este posibil acest lucru? Ce crezi, Andy” poate elimina incertitudinea inutile și timpul inactiv.

Ajungeți în partea de sus a Google gratuit

Descărcați o copie gratuită a cărții noastre cele mai bine vândute,

" Cum să ajungi în partea de sus a Google "

Descărcați copia mea gratuită

6. Încurajează siguranța psihologică

Întâlnirile pot fi uneori deraiate de cele mai puternice voci din cameră. Această problemă nu este diferită în întâlnirile la distanță, deși îi puteți ajuta pe unii membri ai echipei să se simtă mai încrezători atunci când interacționează online.

Se ajunge la un punct de siguranță psihologică într-o echipă când toată lumea se simte confortabil să contribuie și toți membrii echipei sunt respectați. Pentru a facilita acest lucru, puteți încuraja contribuția egală din partea diferiților membri ai echipei, desemnând următoarea persoană de la care doriți să auziți. Într-un birou, puteți folosi indicii vizuale. Este același lucru online, dar poate fi necesar să muncești puțin mai mult.

Siguranța psihologică vă ajută să obțineți gândurile tuturor în timpul întâlnirii, limitând punctele contribuite după întâlnire. Având-o ca unul dintre lucrurile pe care căutați să le facilitați, vă ajută, de asemenea, să identificați „sacurile de nisip”. Punerea de nisip este momentul în care un membru al echipei începe să-și repete punctele sau să iasă în afara subiectului și scoate întâlnirea de pe pistă. Menținerea contribuțiilor distribuite în mod egal vă va ajuta să vă mențineți întâlnirile pe drumul cel bun și să vă faceți echipa mai puternică.

7. Nu fi prea nemilos

Păstrarea întâlnirilor pe drumul cel bun și reducerea timpului pierdut este grozav, dar aveți grijă să nu fiți prea necruțători. Lucrul de la distanță poate reduce timpul de care aveți la dispoziție pentru formarea echipei, iar puțin timp de interacțiune socială este important. Permiterea de câteva minute la începutul sau la sfârșitul unui apel pentru a ajunge din urmă în seara sau weekendul tuturor poate ajuta la menținerea echipei să se simtă conectată.

Dacă vă adaptați la lucrul de la distanță și găsiți modalități de a vă ajuta echipa să prospere în mediul de la distanță, Exposure Ninja oferă companiilor un webinar gratuit și un apel de consultanță pentru a începe. Am conceput formarea și consultanța pentru Revoluția lucrului de la distanță pentru a sări peste lecțiile grele de a face asta pe cont propriu și pentru a vă duce acolo unde trebuie să fiți cât mai curând posibil.

Începeți astăzi prin rezervarea unei consultații gratuite cu un ninja.