Externalizarea serviciilor de introducere a datelor despre produse de comerț electronic: provocări și soluții

În era digitală, comerțul electronic a devenit o parte esențială a multor afaceri, permițându-le să ajungă la un public mai larg și să crească vânzările. Cu toate acestea, gestionarea introducerii datelor despre produse pentru comerțul electronic poate fi consumatoare de timp și plictisitoare. Acesta este motivul pentru care multe companii externalizează această sarcină către furnizori terți. În timp ce externalizarea serviciilor de introducere a datelor despre produse de comerț electronic poate aduce multe beneficii, cum ar fi economii de costuri și eficiență sporită, poate pune și mai multe provocări.

În acest articol, vom explora unele dintre provocările comune cu care se confruntă companiile atunci când externalizează serviciile de introducere a datelor despre produse de comerț electronic și vom oferi soluții pentru a le depăși.

1. Găsirea unui furnizor de încredere

Procesul de externalizare devine ușor atunci când angajezi un serviciu care merită timpul și banii tăi. Din păcate, în calitate de vânzător, puteți ajunge să alegeți o companie greșită din cauza lipsei de informații adecvate. Acest lucru poate fi deosebit de dificil atunci când aveți de-a face cu furnizori noi, deoarece vânzătorul poate să nu aibă experiență sau cunoștințe anterioare despre practicile de afaceri ale vânzătorului.

Aceasta include practicile lor de afaceri, reputația și stabilitatea financiară, ceea ce face dificilă evaluarea credibilității. Este posibil ca vânzătorul să nu fie conștient de istoricul vânzătorului sau de calitatea produselor sau serviciilor sale, ceea ce poate crește riscul de a face afaceri cu acesta.

Soluție – Efectuați o cercetare profundă

Înainte de a externaliza oricărui furnizor de servicii, trebuie să efectuați cercetări și evaluarea unor factori precum istoricul firmei, reputația acesteia pe piață, numărul și dimensiunea proiectelor finalizate, disponibilitatea tehnologiei de ultimă oră etc. răspunde la toate întrebările tale cu privire la meritul companiei ca partener pentru afacerea ta. Mai mult, dacă încă te lupți cu luarea deciziilor, poți oricând să ceri recomandări de la alte companii reputate de pe piață.

2. Preocupări privind securitatea și confidențialitatea

Externalizarea operațiunilor dvs. de afaceri implică acordarea de acces la activele afacerii dvs., inclusiv informații sensibile și proprietate intelectuală. De exemplu, dacă sunteți un vânzător multicanal înregistrat la Amazon, Shopify și eBay, trebuie să furnizați acreditările de identificare a vânzătorului companiei de externalizare pentru a vă lista produsul.

Astfel de informații sensibile trebuie protejate cu orice preț. Mai mult, există șanse mai mari de încălcare a datelor dacă sistemele companiei de outsourcing nu sunt bine protejate cu măsurile necesare.

Soluție – Urmați protocoalele de securitate adecvate

Un vânzător ar trebui să semneze un NDA (Acord de nedivulgare) cu partenerul de externalizare pentru a-și proteja datele împotriva scurgerilor sau a utilizării greșite. În plus, vânzătorii pot folosi tehnologia blockchain pentru a îmbunătăți securitatea și confidențialitatea datelor. Tehnologia Blockchain oferă o înregistrare descentralizată, inviolabilă a tuturor tranzacțiilor de date, ceea ce face dificilă accesarea sau modificarea informațiilor sensibile pentru utilizatorii neautorizați. Această tehnologie poate permite, de asemenea, partajarea securizată, peer-to-peer, a datelor între vânzător și partener, reducând nevoia de intermediari și sporind eficiența și securitatea procesului de externalizare.

3. Limbă și diferențe culturale

Când o companie își externalizează munca, există șanse să nu găsească o companie în locația sa. Iar dacă alegeți să externalizați într-o țară străină, va trebui să vă ocupați de diferențe culturale și lingvistice care pot crea bariere de comunicare. De exemplu, va fi dificil să comunicați cu acuratețe informațiile tehnice partenerului dvs. care poate să nu cunoască fluent limba engleză, ceea ce poate duce la erori și întârzieri. Diferențele culturale pot afecta, de asemenea, calitatea muncii, deoarece culturi diferite au etici și standarde de muncă diferite.

Soluție – Standardizați-vă procesul de comunicare

Pentru a face față unei astfel de situații, trebuie să vă asigurați că aveți acces la angajați/personalul intern care pot vorbi aceeași limbă ca țara externalizată sau puteți alege, de asemenea, o limbă comună, cum ar fi engleza, pentru a reduce decalajul de comunicare. Vânzătorul poate chiar să angajeze un traducător profesionist cu experiență în industriile și culturile părților. În plus, puteți conveni asupra canalelor de comunicare care funcționează cel mai bine pentru ambele părți, cum ar fi e-mailul, telefonul sau conferința video. Asigurați-vă că ambele părți înțeleg așteptările pentru timpii de răspuns și frecvența comunicării.

4. Probleme de control al proiectului

Atunci când externalizați un proiect sau un departament, poate fi dificil să exercitați același nivel de control pe care l-ați avea asupra unei echipe interne. Această lipsă de control poate duce la probleme cu calitatea, deoarece unii furnizori de externalizare pot acorda prioritate profitabilității în detrimentul calității, ceea ce vă poate afecta negativ calitatea serviciilor. În plus, lipsa de control poate face, de asemenea, mai dificilă implementarea modificărilor produselor și serviciilor companiei dvs. cu echipa dvs. externalizată. Acest lucru poate reduce flexibilitatea și productivitatea afacerii dvs., deoarece poate fi necesar să navigați printr-o serie de canale de comunicare și aprobări înainte de a putea fi făcute modificări.

Soluție – Căutați un furnizor de servicii cu experiență

Pentru a face față acestei probleme, trebuie să găsiți o companie cu ani de experiență în același domeniu cu cerințele/nevoia dvs. Aceste companii au cunoștințele și mentalitatea deosebite despre cum să coopereze cu un client care abia începe cu sarcini de externalizare. Ei vă vor ține, fără îndoială, la curent cu progresul procesului. Acest lucru vă va da impresia că aveți o influență semnificativă asupra proiectului.

Mai mult, puteți utiliza, de asemenea, directoare online, recomandări de la contacte din industrie și asociații profesionale pentru a găsi un furnizor de servicii de externalizare de încredere. De asemenea, este important să se efectueze verificări ale antecedentelor și diligență cu privire la potențialii furnizori, inclusiv revizuirea contractelor și a acordurilor privind nivelul de servicii, pentru a se asigura că îndeplinesc standardele și așteptările cerute.

5. Taxe neașteptate și ascunse

Taxele neașteptate și ascunse înseamnă taxe pentru servicii sau caracteristici suplimentare care nu au fost discutate sau menționate inițial în lucrare. Acest lucru se întâmplă din cauza lipsei de transparență, ceea ce duce la dificultăți în bugetarea și planificarea cheltuielilor. Furnizorii pot utiliza diferite structuri de plată, cum ar fi tarife orare, tarife fixe sau plăți de referință, ceea ce poate spori confuzia atunci când compară prețurile și bugetul pentru serviciu. Taxele de conversie valutară pot crește, de asemenea, atunci când externalizează către un furnizor dintr-o altă țară.

Soluție – Mențineți așteptările scrise între dvs. și furnizor

Pentru a depăși aceste provocări, este important să stabiliți așteptări clare cu furnizorul și să aveți un acord scris care să prezinte toate serviciile și costurile implicate. În plus, este important să se efectueze diligența necesară și să se cerceteze potențialii furnizori pentru a se asigura că aceștia au reputația de a fi transparenți și onești în ceea ce privește structurile lor de prețuri. Făcând acești pași, cumpărătorii pot evita taxele neașteptate și ascunse și se pot asigura că primesc serviciile de care au nevoie la un preț corect.

6. Diferențele de fus orar

Când lucrați cu o companie de outsourcing, una dintre principalele provocări pe care le puteți întâlni este diferențele de fus orar. Acest lucru poate crea mai multe dificultăți, cum ar fi coordonarea programelor și întâlnirilor dintre cele două părți. Acest lucru poate duce la întârzieri și la pierderea oportunităților de colaborare. Mai mult decât atât, comunicarea devine și mai dificilă din cauza ferestrei limitate de suprapunere a orelor de lucru. Acest lucru poate duce la timpi de răspuns mai lenți și poate face mai dificilă rezolvarea promptă a problemelor.

Soluție – Acordați un program de comunicare

Pentru a depăși aceste provocări, este important să stabiliți canale de comunicare clare, să stabiliți așteptări cu privire la timpul de răspuns și timpul de răspuns și să programați întâlniri și apeluri în avans pentru a vă asigura că toate părțile pot participa. Puteți alege o oră comună pentru petreceri și puteți utiliza diferite instrumente de videoconferință pentru a comunica. De exemplu, instrumentele de colaborare precum Slack sau Microsoft Teams pot facilita comunicarea în timp real și pot asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.

7. Transfer slab de cunoștințe

Transferul slab al cunoștințelor poate duce la o serie de probleme pentru ambele părți, inclusiv documentație incompletă și așteptări ratate. Din perspectiva clientului, transferul slab al cunoștințelor poate fi frustrant și consumator de timp. Dacă furnizorul (dvs.) nu păstrează o documentație clară și detaliată, poate fi dificil să înțelegeți caracteristicile și scripturile proiectului după încheierea relației. Pe de altă parte, din perspectiva vânzătorului (a dumneavoastră), moștenirea unui proiect în derulare fără o procedură transparentă de transfer de cunoștințe poate fi copleșitoare și poate duce la nerespectarea așteptărilor clienților.

Soluție – Creați un plan de documentare clar și extins

Pentru a depăși aceste provocări, trebuie să furnizați informații detaliate despre caracteristicile proiectului, tehnologia și logica codului. Această documentație ar trebui să fie suficient de detaliată pentru ca furnizorul de externalizare să poată înțelege cu ușurință cerințele și specificațiile proiectului. În cazul în care documentația nu este suficientă, organizați apeluri sau întâlniri cu compania de outsourcing, experți în introducerea datelor sau managerul acestora pentru a discuta capcanele ascunse și a răspunde la toate întrebările. Acest lucru va ajuta la prevenirea neînțelegerilor și așteptările ratate, ducând în cele din urmă la un proiect de externalizare de succes.

Concluzie

Fiecare organizație se confruntă cu diferite tipuri de provocări atunci când angajează și lucrează cu o companie de outsourcing. Ceea ce contează este cum faci față problemelor. Există întotdeauna o soluție simplă la o astfel de problemă – Comunicarea .

Comunicarea clară și deschisă poate ajuta la eliminarea oricăror decalaje care pot exista între cele două părți și poate facilita colaborarea în vederea găsirii de soluții la provocări. Prin menținerea unei comunicări și actualizări regulate, ambele părți pot rămâne informate cu privire la progres, pot identifica problemele potențiale de la început și pot lucra împreună pentru a le rezolva.

Mai mult, comunicarea poate ajuta la stabilirea de la bun început așteptări, obiective și standarde de calitate clare, asigurându-se că ambele părți sunt pe aceeași pagină și aliniate către atingerea obiectivelor reciproce.

Deși pot apărea diferite tipuri de provocări atunci când optați pentru un serviciu de introducere a produselor de comerț electronic, cheia este să le abordați în mod proactiv, cu o mentalitate orientată spre soluții, valorificând comunicarea clară și deschisă ca instrument pentru a stimula colaborarea și a construi relații de lucru mai puternice.