Audituri nonprofit: un ghid pentru asigurarea răspunderii financiare

Auditurile nonprofit ar putea suna intimidante, dar sunt mult mai puțin înfricoșătoare decât credeți. Pentru început, Internal Revenue Service (IRS) are rareori un motiv pentru a vă audita organizația, deoarece sunteți o organizație nonprofit și nu plătiți impozite.

Aceasta înseamnă că aveți mai mult control asupra când, unde și cum efectuați audituri independente. Uneori, legile statale și federale vă cer să vă auditați organizația nonprofit, dar nu este întotdeauna cazul. Și chiar dacă nu aveți obligația legală de a efectua un audit, o examinare financiară poate fi totuși un impuls uriaș pentru organizația dvs.

Mai jos, vă vom prezenta tot ce trebuie să știți despre auditurile nonprofit. Vom descoperi care sunt acestea, de ce sunt acestea importante, diferitele tipuri de audit, cum să alegem auditorul potrivit și multe altele.

Ce sunt auditurile independente nonprofit?

Un audit independent nonprofit implică o examinare a înregistrărilor financiare, a practicilor contabile, a controalelor interne, a tranzacțiilor și a situațiilor financiare ale organizației dvs. Un auditor sau o firmă de audit efectuează de obicei acest lucru pentru organizația dvs. nonprofit.

Motivele obișnuite pentru care ați putea efectua un audit nonprofit sunt îmbunătățirea poziției financiare a organizației dvs. de caritate, transparența, responsabilitatea și practicile de contabilitate. Pe scurt, vă ajută să vă urmăriți donațiile și cheltuielile și vă asigură că nu există malpraxis în spatele ușilor închise.

Donatorii trebuie să aibă încredere într-o organizație înainte de a contribui cu un cadou unic sau cu o finanțare recurentă, iar un audit independent le oferă acea asigurare atât de necesară.

Cu toate acestea, nu toate auditurile nonprofit sunt voluntare.

Există câteva situații în care organizația dvs. nonprofit poate fi obligată să efectueze un audit. De exemplu, statul dumneavoastră ar putea impune cerințe de audit dacă veniturile și cheltuielile dvs. depășesc un anumit prag. Și unele granturi nonprofit necesită un audit satisfăcător înainte ca organizația dvs. nonprofit să poată primi finanțare.

Termenii de audit nonprofit de cunoscut

Înainte de a ne aprofunda prea mult în auditare, să trecem pe aceeași pagină despre câțiva termeni obișnuiți de audit. Probabil că veți vedea (sau auzi) acești termeni folosiți atunci când alegeți și lucrați cu un auditor, așa că cel mai bine este să vă pregătiți înainte de a fi supus evaluării financiare:

• Statut: nonprofit statutul (cunoscut și sub denumirea de articole de organizare) explică modul în care funcționează organizația dvs. nonprofit. Acestea sunt o colecție de reguli, procese, linii directoare și clauze.
• Reconciliere: Reconcilierea înseamnă stabilirea unui acord între diferite surse de informații, cum ar fi tranzacțiile bancare cu o situație financiară.
• Controale interne : controalele interne sunt politici și proceduri pentru a se asigura că situațiile financiare rămân fiabile și consecvente, cum ar fi observațiile de inventar, sistemele de control prin parole și software-ul de contabilitate.
• Cerere de propunere (RFP): un RFP este un document pe care îl trimiteți unor potențiali auditori și firme pentru a determina care este potrivit pentru organizația dvs. de caritate.
• Furnizat de client (PBC): Un PBC este o listă pe care auditorii o trimit organizației dvs. solicitând acces la anumite documente și informații.
• Declarații: Declarațiile sunt reguli stabilite de Consiliul pentru Standarde de Contabilitate Financiară (FASB) și Consiliul pentru Standarde de Contabilitate Guvernamentală (GASB) care determină regulile de raportare externă și dezvăluire.
• Principii de contabilitate general acceptate ( GAAP ): GAAP include reguli pentru determinarea costurilor, veniturilor, potrivirii și dezvăluirii.
• Contabil Public Autorizat ( CPA ): Un CPA este o persoană cu licență de a furniza servicii de contabilitate publicului.
• Necalificat: Necalificat este o opinie de audit conform căreia situațiile dumneavoastră financiare sunt conforme cu GAAP.

Acesta nu este un glosar complet al termenilor de audit și contabilitate, dar este un loc bun pentru a începe. Terminologia este esențială în contabilitate, așa că nu vă fie teamă să verificați un termen dacă nu sunteți sigur ce înseamnă. Când aveți îndoieli, căutați.

5 tipuri de audituri nonprofit

Aveți câteva opțiuni pentru a obține un audit independent pentru organizația dvs. nonprofit. Vom analiza diferitele tipuri:

1. Auditul intern

Auditurile interne sunt mai bune decât nimic, dar nu sporesc neapărat transparența publică și responsabilitatea, deoarece o echipă internă ar putea fi rădăcina problemei.

Cu toate acestea, auditurile interne pot fi o modalitate eficientă pentru organizația dvs. de a identifica oportunitățile de îmbunătățire. S-ar putea să găsiți modalități mai bune de a vă face raportarea financiară sau de a identifica economii valoroase de costuri. Un audit intern este o șansă de a da un pas înapoi, de a vedea imaginea de ansamblu și de a privi istoria și traiectoria organizației tale nonprofit.

Echipa de dezvoltare a organizației dvs. desemnează un comitet de audit pentru a efectua audituri interne.

2. Audit extern

Auditurile externe sunt de obicei cea mai fiabilă opțiune de audit pentru organizațiile nonprofit. Auditorii sau firmele de audit vor analiza situațiile dumneavoastră financiare, controalele interne și cele mai bune practici pentru a găsi zone de îmbunătățire.

A avea o perspectivă terță parte (cineva plătit pentru a face auditul) înseamnă că vei primi sfaturi obiective de la cineva mai puțin probabil afectat de relații sau emoții. Ei vă vor oferi recomandări aplicabile și vă vor anunța când trebuie să schimbați o anumită practică.

3. Auditul de conformitate

Auditurile de conformitate investighează respectarea de către organizația dumneavoastră față de legile federale, statale și locale. Este mai puțin un audit financiar (deși, în mod normal, include într-o oarecare măsură) și mai mult o verificare a cerințelor de conformitate și a aderării la regulamentele stabilite.

4. Auditul financiar

Auditurile financiare analizează în primul rând situațiile financiare ale organizației tale nonprofit pentru a găsi oportunități de îmbunătățire. Auditorul poate sugera modalități de reducere a costurilor sau poate recomanda modificarea anumitor controale interne.

De exemplu, utilizatorii software-ului dvs. de contabilitate ar putea să nu urmeze cele mai bune practici privind parola sau să existe privilegii de acces prea slabe în organizația dvs.

5. Audit Operațional

Auditurile operaționale analizează sistemele dvs. nonprofit pentru a găsi găuri și oportunități. Iată câteva funcții pe care auditorii le vor examina de obicei:

• Resurse umane
• Tehnologia de informație
• Sisteme de operare
• Hardware
• Software
• Productivitate

Auditorii vor face recomandări pentru a crește eficiența organizației dvs. și pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele financiare.

De ce sunt importante auditurile nonprofit?

Nu aveți obligația legală de a vă audita organizația nonprofit? Deși este în regulă, s-ar putea să vă gândiți să faceți unul. Auditurile oferă beneficii mult dincolo de conformitate și casete de selectare.

Iată câteva motive pentru a vă audita organizația nonprofit:

• Asigurați responsabilitate: Auditurile regulate încurajează cele mai bune practici și responsabilitatea continuă. Cei răspunzători pentru finanțele și operațiunile dvs. de afaceri știu că au responsabilitatea de a rămâne la curent cu lucrurile și de a fi sinceri.
• Îmbunătățiți transparența nonprofit : donatorii, investitorii, creditorii și partenerii doresc să aibă încredere în organizația dvs. nonprofit. Auditarea organizației dumneavoastră vă ajută să vă dovediți legitimitatea și fiabilitatea.
• Identificați oportunități: Auditurile vă oferă posibilitatea de a face un pas înapoi față de detaliile de zi cu zi și de a găsi opțiuni pentru îmbunătățirea operațiunilor și a sănătății financiare.
• Calificați-vă pentru granturi: Unii finanțatori de granturi solicită audituri pentru a se asigura că organizația dvs. nonprofit este de încredere, legală și expertă financiar.
• Respectați legile locale: unele guverne de stat și locale solicită organizației dvs. să finalizeze un audit financiar dacă veniturile sau cheltuielile dvs. depășesc un anumit prag.

În timp ce auditurile unice unice sunt un început excelent, intrați într-o cadență regulată cu audituri anuale. Încercați să le faceți la sfârșitul anului înainte de a vă trimite declarațiile fiscale.

Procesul de audit nonprofit explicat

Procesul de audit poate diferi ușor în funcție de auditorul dvs., dar iată o privire de ansamblu asupra cum tinde să arate procesul:

1. Cerere de propunere: trimiteți o cerere de propuneri auditorilor și firmelor de audit pentru a le înțelege costurile, disponibilitatea și calendarul.
2. Întâlnire inițială: Întâlniți-vă cu auditorul pentru a discuta așteptările, aspectele importante și termenele. Auditorul dumneavoastră va enumera fișierele, documentele și personalul la care vor avea nevoie pentru a începe auditul.
3. Colectarea elementelor: adunați situațiile financiare necesare și persoanele cu care auditorul dvs. va trebui să vorbească în timpul auditului. Verificați de două ori numele de utilizator și parolele pentru a vă asigura că auditorul vă poate accesa sistemele și software-ul de contabilitate.
4. Începe munca de teren: Oferiți auditorului o cameră pentru a vă investiga organizația, a revizui documentele cheie și a vorbi cu personalul.
5. Rezultate și recomandări: Căutați auditorul dvs. pentru a-și compila constatările și recomandările într-un raport de audit pe care să-l prezinte organizației dumneavoastră.
6. Acțiune: Luați măsuri imediat la recomandările auditorului.

Cum să alegi auditorul potrivit pentru organizația ta nonprofit

Auditorul pe care îl alegeți va avea un impact mare asupra calității și acțiunii auditului dumneavoastră. Așadar, faceți diligența necesară atunci când alegeți una - concentrați-vă pe găsirea firmei potrivite pentru cazul dvs. de utilizare.

Iată câteva lucruri la care veți dori să vă uitați:

• Taxe: aflați despre costurile așteptate și asigurați-vă că acestea funcționează în conformitate cu bugetul dvs.
• Cronologie: Confirmați că programul auditorului poate adapta calendarul și disponibilitatea dumneavoastră.
• Expertiză: Examinați antecedentele auditorului pentru a vă asigura că are experiență și cunoștințe de lucru cu organizații nonprofit scutite de impozite și organizații caritabile.
• Relații: Stabiliți dacă puteți stabili o linie deschisă de comunicare cu auditorul dumneavoastră. Dacă nu simțiți că relația este potrivită, treceți la un alt candidat. Nu trebuie să fii cei mai buni prieteni, dar ar trebui să poți avea conversații pozitive, sincere și respectuoase.
• Recomandări : Solicitați o listă cu alte organizații nonprofit care au colaborat cu firma de audit. Contactați-i pentru a afla mai multe despre experiențele lor și pentru a vedea dacă ar recomanda auditorii.

Organizați-vă cu o platformă cuprinzătoare de strângere de fonduri

Platforma cuprinzătoare de strângere de fonduri a Classy oferă instrumente unificate de donare care ajută la optimizarea procesului de donație. De fapt, 95% dintre clienții Classy aleg platforma noastră an de an pentru soluții de cea mai înaltă calitate .

Software-ul nostru robust de gestionare a donațiilor protejează datele donatorilor și eficientizează raportarea și analiza donațiilor pentru a asigura acuratețea și economisirea de timp pentru toți cei implicați.

Solicitați o demonstrație pentru a vedea singur. Unul dintre experții noștri Classy va contacta pentru a programa o prezentare practică a platformei și va demonstra cum soluția noastră lider în industrie poate ajuta organizația dvs. nonprofit să își atingă obiectivele.