Navigarea în contabilitatea nonprofit: cele mai bune practici și sfaturi

Contabilitatea poate să nu fie partea cea mai plină de farmec a oricărei afaceri, inclusiv organizațiile nonprofit, dar este esențială pentru ca organizația dvs. să funcționeze fără probleme.

De la conformitate la managementul financiar, contabilitatea oferă sistemele și informațiile necesare pentru a menține sub control finanțele unei organizații nonprofit.

Cu toate acestea, înțelegerea și evaluarea datelor financiare poate fi descurajantă atunci când începeți, dar nu trebuie să fie. Ghidul nostru detaliază cum vă puteți ocupa de toate nevoile contabile și vă puteți susține sănătatea financiară a organizației nonprofit pe termen lung.

5 moduri în care contabilitatea nonprofit se compară cu contabilitatea pentru profit

Afacerile cu scop profit au practici contabile bine stabilite pe care probabil le cunoașteți deja. Există o mulțime de puncte comune între aceste procese și liniile directoare pe care organizațiile nonprofit trebuie să le urmeze în contabilitate. Cu toate acestea, există și câteva diferențe cheie de reținut.

1. Impozite: organizațiile nonprofit aprobate dețin statutul de scutire de taxe la Serviciul Fiscal Intern (IRS), spre deosebire de întreprinderile cu scop profit care trebuie să plătească impozite pe venit pentru angajați.
2. Situații financiare: în loc de un bilanț pe care îl păstrează companiile cu scop profit, organizațiile nonprofit trebuie să mențină o situație a poziției financiare. În plus, organizațiile nonprofit păstrează o declarație a activităților, mai degrabă decât o declarație de venit, cum ar fi întreprinderile cu scop profit.
3. Capitaluri proprii versus activele nete : Când o afacere cu scop profit are un surplus, acei bani merg către acționari ca capital propriu. Cu o organizație nonprofit, acești bani sunt direcționați către activele nete ale organizației.
4. Guvernare: un proprietar privat (sau acționari publici) conduce de obicei o afacere cu scop profit. Cu organizațiile nonprofit, un consiliu de administrație voluntar nonprofit le supraveghează. Acest lucru afectează structura de raportare și responsabilitate din cadrul contabilității.
5. Venituri: Venitul unei afaceri cu scop profit provine din vânzările de bunuri și servicii. În cadrul unei organizații nonprofit, acest venit provine în principal din strângerea de fonduri și gestionarea granturilor.

Cele mai bune practici de contabilitate nonprofit

Fiecare organizație nonprofit este diferită și necesită o abordare personalizată a contabilității. Cu toate acestea, există câțiva pași de bază pe care ar trebui să-i urmeze toate organizațiile caritabile din sectorul nonprofit. Fie că este un profesionist experimentat sau abia la început, iată câteva sugestii pentru a profita la maximum de contabilitatea nonprofit.

1. Stabiliți un buget

Un buget este planul tău financiar. Este locul în care includeți veniturile și cheltuielile anticipate pentru anul următor, pe baza performanței anului precedent. Acest lucru ajută la informarea exercițiilor de prognoză și a planurilor de cheltuieli ale echipei tale. Asigurați-vă că vă planificați și pentru situații neprevăzute.

Respectați bugetul cât mai aproape posibil. Fă-ți timp pentru a-l revizui lunar, pentru a-ți evalua progresul și pentru a schimba dacă este necesar. Bugetul de funcționare al organizației dvs. ar trebui să vă servească drept ghid, dar este, de asemenea, esențial ca fiecare departament să aibă un buget de funcționare care să ajungă la obiectivele mai mari ale organizației dvs. nonprofit.

2. Selectați un software de contabilitate

Instrumentul digital potrivit vă poate ajuta să vă urmăriți finanțele în mod mai fiabil. Cu o mulțime de opțiuni disponibile, acordați-vă timp pentru a selecta cea care se potrivește cel mai bine nevoilor, experienței și bugetului dvs. unice. De exemplu, QuickBooks și FreshBooks sunt două soluții de contabilitate utilizate în mod obișnuit.

Cel mai bun sistem de contabilitate nonprofit vă va ajuta:

• Gestionați un sistem de jurnalizare
• Conectați-vă la contul dvs. bancar
• Creați și gestionați bugete
• Calculați-vă fluxul de numerar
• Generați rapoarte și situații financiare

3. Construiți o echipă de contabilitate

Fiecare nonprofit ar trebui să aibă pe cineva responsabil de finanțele organizației sale. Aceasta poate fi o singură persoană, cum ar fi directorul financiar, sau poate fi o întreagă echipă, în funcție de dimensiunea și complexitatea organizației dvs.

Nu aveți nevoie de contabili publici autorizați (CPA) în echipa dvs., dar cu siguranță vă ajută. Cel mai important lucru este să angajați pe cineva care înțelege limbajul Principiilor contabile general acceptate (GAAP) și este capabil să execute în mod obișnuit rapoarte financiare precise. Un membru al consiliului de administrație bine versat în contabilitate este, de asemenea, un atu pentru echipa ta.

Ar putea fi util să vă asociați cu un contabil specializat nonprofit sau cu o firmă de contabilitate externă mai mare pentru a vă ajuta cu reconcilieri și auditări. Obiectivitatea și specializarea lor în contabilitate vor servi drept un bonus major. Cu toate acestea, deoarece există nenumărate firme de contabilitate, cel mai bine este să alegeți una care vă împărtășește valorile și care are experiență cu organizațiile nonprofit.

4. Urmăriți înregistrările dvs

Sperăm că veți urmări toate tranzacțiile financiare ale organizației dvs. nonprofit, inclusiv cheltuielile, facturile și chitanțele. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că înregistrările dvs. interne se potrivesc cu bilanţul dvs., ceea ce va face auditul dvs. anual nonprofit mult mai ușor.

Cel mai bine este să salvați aceste înregistrări digital în software-ul dvs. de contabilitate, dar păstrarea înregistrărilor pe hârtie pe termen scurt este utilă pentru a verifica că totul este corect. Păstrarea corectă a evidențelor este vitală pentru o contabilitate solidă și pentru respectarea reglementărilor IRS și non-profit.

5. Reconciliați-vă conturile în mod regulat

Reconcilierea conturilor înseamnă compararea extraselor dvs. bancare cu înregistrările contabile interne. Reconcilierea bancară este practica de a vă compara înregistrările cu ceea ce este de fapt în contul bancar al organizației dvs. pentru a vă asigura că aceste înregistrări se potrivesc.

Acest proces ajută la identificarea oricăror erori și discrepanțe sau poate detecta frauda în cazul în care există vreo activitate suspectă în cadrul organizației dvs. De asemenea, vă împiedică să rămâneți în urmă cu eforturile dvs. de contabilitate.

Puteți reconcilia multe conturi, inclusiv fluxul de numerar (care include revizuirea plăților către și de la organizația dvs.), conturi de încasat, conturi de plătit și statul de plată a personalului. Toate aceste conturi sunt vitale pentru raportarea financiară corectă în organizația dumneavoastră.

6. Efectuați un audit financiar anual

Un audit este o examinare formală a înregistrărilor dumneavoastră financiare, care poate dezvălui orice probleme potențiale și vă poate menține în conformitate. Este posibil să puteți efectua auditul intern sau poate fi necesar să angajați o firmă externă pentru a conduce auditul, în funcție de dimensiunea și bugetul dvs.

Aceasta nu este doar o supraveghere din partea IRS, ci o practică sănătoasă și regulată pentru a vă asigura că evidența organizației dvs. nonprofit este bine întreținută. Constatările din acest audit unic se pot încadra în raportul dvs. anual nonprofit și vă pot simplifica strângerea de fonduri.

Terminologia contabilă nonprofit de cunoscut

Contabilitatea poate fi un proces extrem de tehnic și plin de jargon. Prin urmare, înțelegerea termenilor cheie relevanți este un pas crucial către o contabilitate nonprofit mai bună. Iată o listă cu câteva dintre cele mai comune expresii pe care trebuie să le cunoașteți:

• Conturi de încasat : banii datorați unei organizații sau, în cazul unei organizații nonprofit, fondului de donații.
• Conturi de plătit : suma datorată terților pentru servicii sau bunuri primite de organizația nonprofit.
• Planul de conturi : Lista conturilor care trimit sau primesc bani. Acestea sunt de obicei listate ca active, datorii, active nete, venituri și cheltuieli.
• Fluxul de numerar : cum se mișcă banii într-o organizație și în afara acesteia, în special cât de mult numerar lichid este disponibil la un moment dat. Acest lucru este de obicei raportat în situația fluxurilor de numerar.
• Active: valoarea oricărei proprietăți deținute de organizația dvs. non-profit, inclusiv numerar, bunuri, investiții, proprietate intelectuală sau proprietate fizică.
• Datorii : suma a ceea ce datorează organizația dvs., inclusiv orice datorii.
• Amortizare: pierderea de valoare în timp a activelor deținute.
• Declarație de activități : rezumatul veniturilor și cheltuielilor organizației dvs. nonprofit în perioada de raportare. Aceasta este similară cu o declarație de venit pentru profit.
• Contabilitatea fondurilor : forma recomandată de contabilitate pentru organizațiile nonprofit, deoarece separă banii în conturi separate pentru diferite activități, cum ar fi programare, marketing, administrare și strângere de fonduri.
• GAAP : Principiile de contabilitate general acceptate sunt standardele de contabilitate în Statele Unite.

Țineți sub control contabilitatea organizației dvs. nonprofit pentru a strânge mai mult pentru misiunea dvs

Contabilitatea corectă este vitală pentru fiecare organizație din sectorul nonprofit, indiferent de misiunea sau dimensiunea acesteia. Respectarea procedurilor contabile corecte nu este dificilă, dar necesită o echipă educată și eforturi concentrate pentru a rămâne pe drumul cel bun.

Acesta este unul dintre motivele principale pentru care Classy acordă prioritate raportării solide și clare în sistemul său. Având acces la aceste rapoarte direct în platforma dvs. de donații, vă este mult mai ușor să vă gestionați procesele interne de contabilitate.

Urmați acești pași pentru a înțelege cele mai bune practici de contabilitate nonprofit de astăzi pentru a menține organizația dvs. conformă și să funcționeze fără probleme.