Cum să gestionați listele de e-mail: cele mai bune practici și instrumente de top

Specialiștii în marketing prin e-mail se confruntă cu o întrebare prea frecventă: ar trebui să petrecem timp revizuind și actualizându-ne listele de e-mail în mod proactiv sau ar trebui să ne concentrăm pe sensibilizare și să remediem problemele pe măsură ce apar?

Este logic ca echipele de vânzări și marketing să dorească să acorde prioritate sensibilizării, deoarece acesta este un motor principal al creșterii pipelinei. Dar, făcând acest lucru, riscați să vă deteriorați din neatenție reputația mărcii, trimițând e-mail clienților dintr-o listă de e-mail defectuoasă.

În această postare, vom explora obstacolele comune ale gestionării listelor de e-mail, cele mai bune practici pentru actualizarea eficientă a detaliilor de contact și ce să căutați într-un instrument de gestionare a listelor de e-mail.

Ce este gestionarea listelor de e-mail?

Gestionarea listelor de e-mail se referă la numeroasele moduri în care echipa dvs. colectează, actualizează și utilizează informațiile despre abonați. Este un proces esențial, deoarece se asigură că echipa dvs. poate genera cea mai mare valoare din comunicarea prin e-mail, să construiască relații de durată cu clienții și să stimuleze vânzările.

Provocări comune ale gestionării listelor de e-mail

Chiar și cei mai experimentați marketeri se confruntă cu provocări cu gestionarea listelor de e-mail. Gândiți-vă: lucrați cu un volum copleșitor de date în continuă schimbare. Și trebuie să puteți acționa rapid pentru a folosi datele respective.

Doar câteva dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă echipele cu gestionarea listelor de e-mail includ:

Enumeră creșterea și păstrarea

Fiecare listă de email marketing începe cu zero contacte. Poate fi o provocare să vă creșteți lista de e-mail, iar mulți specialiști în marketing sunt descurajați dacă lista lor crește mai lent decât sperau. Ca să nu mai vorbim de faptul că unii dintre abonații tăi se vor dezabona în timp, iar lista ta se va deteriora în mod natural pe măsură ce persoanele de contact își schimbă locurile de muncă sau informațiile de contact. Adesea poate simți că faci un pas înainte și doi pași înapoi.

Cheia este să prioritizați calitatea listei de e-mail, nu cantitatea. Este mult mai valoros pentru tine să ai o listă de contacte mai mică cu clienți foarte implicați decât să-ți inundați listele de e-mail cu audiențe irelevante sau neinteresate.

Rezistați tentației de a cumpăra liste de e-mailuri de informare – acestea sunt adesea pline de capcane de spam și nu sunt soluția ușoară pe care unele echipe cred că sunt.

Livrarea prin e-mail

Indiferent de câte persoane de contact sunt pe lista ta de e-mail, există mai multe motive pentru care este posibil să nu poți ajunge la unii dintre acești abonați.

E-mailurile pot fi direcționate către dosarele de spam sau pot genera o respingere tare sau soft, ceea ce înseamnă că mesajul nu a fost livrat. Este esențial ca echipele să abordeze aceste e-mailuri returnate și să le monitorizeze livrarea e-mail-urilor - capacitatea lor de a ajunge în căsuța de e-mail în loc de folderul de spam.

Întrerupeți comunicarea dacă există o scădere bruscă a livrabilității dvs. până când puteți identifica problema. Ați implementat protocoalele potrivite de autentificare a e-mailului ? Te adresezi prea des? E-mailurile clienților dvs. sunt învechite? Dacă continuați să trimiteți e-mailuri în ciuda livrabilității scăzute, pierdeți timpul echipei dvs. și, potențial, vă distrugeți reputația expeditorului.

Personalizare

Colectarea și stocarea detaliilor abonaților dvs. de e-mail este un lucru, dar utilizarea eficientă a acestor informații pentru a personaliza și a îmbogăți experiența acestora este cheia pentru a avea succes cu marketingul prin e-mail.

Informațiile pe care le stocați în lista dvs. de e-mail ar trebui să poată fi acționate și să aibă un avantaj clar pentru client, cum ar fi utilizarea numelor și titlurilor clienților pentru a le adresa în e-mail și utilizarea locației acestora pentru a pune în evidență ofertele magazinelor locale. Este o provocare continuă de gestionare a listelor de e-mail să decizi ce informații să stocheze și cum să te asiguri că informațiile sunt utilizate în mod corect.

Silozuri de date

Adăugând provocării de personalizare pe care am discutat-o ​​mai sus, datele clienților dvs. sunt probabil răspândite în câteva sisteme diferite din organizația dvs. Diverse echipe vă folosesc datele pentru nevoi specifice și adesea există o deconectare în organizația dvs.

Silozurile de date reprezintă o provocare majoră pentru echipele de marketing, deoarece înseamnă că este posibil să nu aveți vizibilitate completă a detaliilor individuale ale abonaților în instrumentul de marketing prin e-mail. Marketingul, vânzările și fiecare echipă orientată către clienți trebuie să se alinieze la modul în care datele sunt colectate și unde sunt stocate pentru a vă asigura că puteți obține o singură privire asupra datelor clienților dvs.

Cum vă poate ajuta un instrument de gestionare a e-mailului?

Deși reprezentanții dvs. vor trebui întotdeauna să efectueze o întreținere manuală a listelor dvs. de e-mail, există instrumente de gestionare a e-mailurilor care abordează provocările pe care le-am discutat mai sus și le permit reprezentanților dvs. să utilizeze datele clienților la maximum.

De ce ar trebui echipele să adopte un instrument de gestionare a e-mailurilor? Doar câteva beneficii includ:

Verificare a email-ului

Multe instrumente avansate de e-mail vă pot verifica e-mailurile clienților și vă pot asigura că adresa este corectă înainte de a apăsa pe trimitere. Instrumentele de gestionare a e-mailului pot detecta greșelile de scriere, domeniile de e-mail incorecte și o serie de alte probleme care vă pot determina să generați o respingere greu de la contactul dvs.

Lista de tăiere

Verificarea detaliilor clienților și actualizarea listei de contact devin prea dificil de gestionat, deoarece lista crește la sute și mii de contacte.

Un instrument de gestionare a e-mailurilor reduce semnificativ igiena listelor, ajutându-vă să actualizați detaliile clienților, să eliminați adresele învechite și să vă segmentați listele mult mai rapid și mai precis decât ar putea face orice om singur.

Respectarea confidențialității

Legile și standardele privind confidențialitatea clienților se schimbă în mod constant modul în care agenții de marketing își pot achiziționa și utiliza datele clienților. Un exemplu evident este Mail Privacy Protection de la Apple, care a fost lansat în septembrie 2021. (Știi cum să-ți gestionezi igiena listei pentru o lume post-MPP?) Instrumentele de gestionare a e-mailului te ajută să fii în fața celor mai recente reglementări de confidențialitate și să-ți protejezi marca. din potențiale probleme juridice.

Raportarea datelor în timp real

Transformarea datelor dvs. de informare în informații utile ar putea dura un membru al echipei dvs. zile sau săptămâni. Cu instrumentul potrivit de gestionare a e-mailurilor, puteți accesa rapoarte în câteva secunde pentru a măsura și înțelege mai bine succesul dvs. de marketing prin e-mail, starea listei de e-mail și modalitățile în care vă puteți îmbunătăți.

Deblocați o productivitate mai mare

Fiecare beneficiu pe care l-am împărtășit mai sus are ca rezultat economisirea de timp pentru echipa ta. Cele mai bune instrumente de gestionare a e-mailurilor se vor integra perfect în fluxul de lucru de zi cu zi al echipei și se vor integra cu toate instrumentele pe care le utilizați pentru a vă gestiona datele clienților. Prin verificarea e-mailurilor, tăierea automată a listelor și furnizarea de rapoarte de date precise, un instrument de gestionare a e-mailurilor poate eficientiza în mod semnificativ munca echipei tale și poate îmbunătăți rezultatele acestora.

Cele mai bune practici esențiale de gestionare a listelor de marketing prin e-mail

Indiferent de instrumentul pe care îl utilizați pentru a vă ajuta cu marketingul prin e-mail, există câteva bune practici pentru gestionarea listelor de e-mail pe care ar trebui să le urmați:

Menține igiena listei de e-mail

Legat de tăierea listei pe care am explicat-o mai sus, igiena listei de e-mail va determina cât de reușit aveți în activitatea dvs. de vânzări și marketing.

Calitatea listelor dvs. de e-mail se va deteriora în timp din câteva motive:

• Abonații își schimbă adresele de e-mail (în special atunci când își schimbă locul de muncă)
• Reprezentanții tăi scriu greșit din greșeală detaliile clienților
• Clienții devin duplicați în sistemul dvs
• Unii abonați devin dezactivați

Instruiți-vă echipa cu privire la diferitele moduri în care datele clienților se pot deteriora și cum să abordați aceste preocupări. Puteți afla mai multe despre cum să vă curățați lista de e-mail în trei pași în această postare despre igiena listei .

Permiteți abonaților să aleagă frecvența e-mailurilor

Oferiți abonaților dvs. control asupra cât de des aud de la dvs. și despre ce subiecte vor contribui în mare măsură la îmbunătățirea succesului dvs. de marketing prin e-mail. Permiteți clienților să indice cât de des doresc să primească e-mailurile de brand, fie că sunt zilnice, săptămânale sau lunare.

Explicați diferitele tipuri de e-mailuri pe care le puteți trimite — cum ar fi recomandări de produse noi, alerte de vânzare sau informații despre membrii de fidelitate — și permiteți-le să selecteze ce e-mailuri doresc să primească. Un centru de preferințe pentru e-mail este locul perfect pentru a oferi aceste opțiuni.

Segmentează-ți publicul

Fiecare persoană de pe lista ta de marketing prin e-mail are o istorie unică cu marca ta și nevoi diferite față de ceilalți clienți.

Segmentarea listelor de e-mail în funcție de audiență, persoana cheie de cumpărător sau etapa ciclului de viață este crucială pentru trimiterea de e-mailuri relevante și pentru menținerea abonaților implicați. Dacă trimiteți același mesaj tuturor clienților dvs., indiferent de nevoile lor, aceștia își vor da seama că nu vă pasă de ei ca indivizi și vă simțiți mai puțin loiali mărcii dvs. O modalitate de a vă îmbunătăți segmentarea publicului este să vă testați A/B e-mailurile și să vedeți cum reacționează diferite persoane la diferite elemente ale mesajului.

Ușurează dezabonarea

Dacă nu există o modalitate ușoară pentru abonații dvs. de a se dezabona de pe lista dvs., ei vă vor marca mesajele ca spam (și probabil vor forma o viziune nefavorabilă asupra companiei dvs.). Dezabonările nu afectează capacitatea generală de livrare a e-mailului - reclamațiile de spam.

Înțelegem: vrei să păstrezi cât mai mulți abonați, iar pierderea pe oricare dintre ei se simte ca un pas înapoi.

Dar trebuie să vă respectați clienții și libertatea acestora. Includeți un link înfiecaree-mail pe care îl trimiteți, care permite oamenilor să se dezaboneze și includeți o secțiune opțională pentru a le explica de ce s-au dezabonat.

Ține minte: ar putea prefera să primească comunicările tale în alte moduri, iar acest rămas bun actual poate fi doar o revedem mai târziu.

Creșteți-vă lista în mod organic

Am mai spus acest lucru, dar merită repetat: nu cumpăra liste de e-mail. Trimiterea informațiilor către o listă de e-mail achiziționată este o modalitate garantată de a vă afecta livrabilitatea e-mailului și de a vă distruge în întregime reputația expeditorului.

Creșteți-vă lista de email marketing în moduri organice. Cereți clienților să se înscrie în e-mailurile mărcii dvs. la punctul de vânzare și prin postările pe rețelele sociale. Găzduiește competiții și tombole care îi încurajează să se înscrie în e-mailurile tale.

Creșterea organică este cea mai bună modalitate de a obține abonați care sunt de fapt relevanți pentru marca dvs.

Optimizați-vă formularele și procesele de înscriere

Pe măsură ce căutați să vă creșteți organic lista de marketing prin e-mail, vă veți baza pe formularele de înscriere pentru ca oamenii să vă ofere informațiile de contact.

Asigurați-vă că solicitați doar informații esențiale în aceste formulare și confirmați că fiecare trimitere de formular este direcționată în mod corespunzător către CRM sau altă soluție de stocare a datelor.

Activați un test CAPTCHA pe toate formularele pentru a filtra roboții care vă pot oferi detalii inexacte sau irelevante ale abonaților. În cele din urmă, implementați dublu opt-in, în care un abonat își va confirma abonamentul prin e-mail înainte de a fi adăugat oficial în lista dvs.

Ce face un software eficient de gestionare a listelor de e-mail?

Poate fi ușor să vă gestionați lista de e-mail atunci când are mai puțin de 100 de contacte, dar orice altceva poate deveni rapid prea greu de gestionat prin mijloace în întregime manuale.

Software-ul de gestionare a listelor de e-mail vă poate ajuta să simplificați tot ceea ce am discutat în această postare și să vă insufleți un sentiment mai mare de încredere în succesul programului dvs. Când evaluați potențiale instrumente de liste de e-mail pentru echipa dvs., vă recomandăm să explorați aceste caracteristici și capacități cheie:

Integrari CRM

Un instrument de listă de e-mail nu vă va oferi nicio valoare dacă nu se poate conecta la datele clienților dvs. și la instrumentele pe care le utilizați pentru a vă desfășura activități de informare. Întrebați despre integrările CRM disponibile cu soluția dvs. potențială - se conectează cu toate instrumentele și sistemele pe care echipa dvs. le folosește pentru a stoca și gestiona datele clienților?

Rapoarte detaliate

Cele mai bune instrumente de marketing prin e-mail includ capabilități puternice de raportare care vă oferă o privire rapidă asupra valorilor cheie legate de sănătatea programului dvs. de e-mail. Uitați-vă la rapoartele pe care le oferă fiecare software potențial de gestionare a listelor de e-mail și întrebați cum puteți sorta, filtra sau personaliza acele rapoarte în funcție de obiectivele dvs. specifice de marketing prin e-mail.

Segmentarea corectă

Personalizarea este o provocare comună a marketingului prin e-mail, dar instrumentul potrivit poate face acest lucru o briză. Majoritatea soluțiilor pentru liste de e-mail vă permit să vă segmentați publicul și să creați liste pe baza informațiilor demografice și a comportamentului lor de cumpărături. Segmentarea este incredibil de dificil de gestionat fără un instrument – ​​ar trebui să actualizați manual foile de calcul de fiecare dată când obțineți informații relevante despre abonații dvs. individuali și există mult loc pentru erori umane.

Cercetați adâncimea de segmentare pe care o oferă fiecare instrument potențial pentru a vă ajuta să înțelegeți care vă va oferi direcționarea granulară de care aveți nevoie.

Capabilitati de automatizare

Unul dintre avantajele majore ale oricărui instrument de marketing este capabilitățile de automatizare pe care le oferă. Cum poate software-ul pentru lista de e-mail să ușureze munca reprezentanților tăi și să-i împiedice să piardă timpul cu sarcini administrative repetitive? Evaluați ce tip de automatizare poate oferi instrumentul dvs. potențial de gestionare a listelor și cuantificați cât timp ar putea economisi reprezentanților dvs. Aceste economii vă pot ajuta să justificați costul potențial al soluției dumneavoastră.

Interfață intuitivă

Cât de ușor este să utilizați software-ul pentru lista de e-mailuri va afecta foarte mult cât de repede echipa dvs. va ajunge la curent și își va îmbunătăți productivitatea. Luați în considerare cât de multă curbă de învățare există soluțiile dvs. potențiale și întrebați despre nivelurile de sprijin la care puteți accesa pentru a vă crește echipa. Furnizorul oferă documente sau videoclipuri instructive? Puteți accesa traininguri și asistență practică?

Listele de e-mail curate conduc companiile înainte

Fiecare membru al echipei dvs. are responsabilitatea de a vă păstra listele de e-mail curate. Explicați în detaliu modul în care calitatea datelor clienților dvs. va scădea în timp și învățați-vă reprezentanții cum să identifice și să corecteze detaliile incorecte ale clienților.

Majoritatea echipelor vor dori să găsească un instrument de gestionare a listelor de e-mail care să poată aborda cele mai frecvente preocupări și să eficientizeze în mod semnificativ munca echipei lor. Dacă lista de contact prin e-mail conține câteva sute de persoane de contact, atunci un instrument este esențial.

Lucrul cu o listă de informare curată este primul pas pentru îmbunătățirea marketingului prin e-mail, dar există multe alte considerente pentru a obține rezultate semnificative prin e-mail.

Pentru mai multe îndrumări de specialitate pentru a stăpâni cele mai recente provocări ale e-mailului, consultați webinarul nostru la cerere, „Punerea AI în e-mail: 10 predicții ale experților pentru a începe anul în forță”.