Cum să gestionezi o echipă eficientă de la distanță

Gestionarea eficientă a unei echipe de lucru de la distanță este o curbă de învățare pentru orice companie care trece de la locul de muncă sau de la birou.

La Exposure Ninja, ne gestionăm echipa 100% de la distanță și am făcut-o de mai bine de șapte ani. Nu pentru a sufla propriile noastre trâmbițe, dar ne place să ne gândim la noi ca o echipă virtuală incredibil de eficientă și eficientă. Asta nu înseamnă că nu ne-am lovit de câteva denivelări pe drum.

Deși gestionarea unei echipe virtuale poate părea descurajantă la început, poate fi o binecuvântare deghizată. Mutarea companiei dvs. într-o configurație de lucru de la distanță vă împinge să vă îmbunătățiți procesele, să fiți mai clar cu ceea ce așteptați de la membrii echipei și să faceți compania mai slabă.

Urmăriți webinarul nostru despre cum să supraviețuiți și să prosperați atunci când treceți la lucrul la distanță de la Head Ninja și veteranul nostru de lucru la distanță, Tim Cameron-Kitchen.

Provocări legate de gestionarea unei echipe de la distanță

Veți întâmpina noi provocări atunci când vă mutați echipa la un loc de muncă virtual, dar important este modul în care le gestionați. Iată câteva dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă echipele de lucru la distanță:

• Neavând instrumentele potrivite pentru lucrul de la distanță
• Metode de comunicare dezorganizate sau inadecvate
• Lipsa de responsabilitate și claritate cu privire la responsabilități
• Limitele orelor de lucru și respectarea timpului fiecăruia
• Programe de lucru neconcordate
• Dificultate de urmărire a muncii, productivității și performanței
• Probleme cu identificarea când personalul este stresat sau suprasolicitat
• Sentimente de izolare și lipsă de legături în echipă

Am încercat și testat diferite abordări pentru gestionarea acestor provocări. Unii au eșuat, dar alții au avut succes. În cursul nostru de formare Remote Working Revolution, vă prezentăm succesele și eșecurile noastre, astfel încât să puteți evita să faceți greșeli și să treceți direct la implementarea lucrurilor grozave.

Ajungeți în partea de sus a Google gratuit

Descărcați o copie gratuită a cărții noastre cele mai bine vândute,

" Cum să ajungi în partea de sus a Google "

Descărcați copia mea gratuită

Cum să vă asigurați că echipa dvs. de la distanță este gestionată eficient

Conducerea unei echipe de la distanță nu trebuie să fie o durere de cap. Cu procesele potrivite, puteți stabili o operațiune online care să funcționeze fără probleme, care vă va face să vă întrebați de ce nu ați trecut la distanță înainte.

1. Stabiliți așteptări și ore de lucru clare

Când vă așteptați ca echipa dvs. să lucreze și la ce vă așteptați să lucreze atunci când treceți la lucrul de la distanță este un aspect important. Predarea personalului dumneavoastră un laptop și trimiterea lor acasă fără nicio explicație va avea ca rezultat orele de lucru inconsecvente și munca neregulată.

În timp ce munca de la distanță poate fi flexibilă, este important să gestionați cât de flexibil permiteți acest timp să fie. Stabiliți așteptări cu privire la orele de lucru cu echipa dvs. prin conversații unu-la-unu, contracte actualizate sau un acord scris pentru munca la domiciliu. Fiecare membru al echipei trebuie să fie clar cu privire la orele de lucru așteptate.

La Exposure Ninja, profităm de programul de lucru flexibil, permițând multor angajați să lucreze în mod flexibil, cu condiția să lucreze întotdeauna cel puțin patru ore pe zi, de luni până vineri, în timpul Regatului Unit nouă la cinci. Cu rolurile orientate către client, există mai puțină flexibilitate, dar vom permite totuși echipei noastre să își gestioneze timpul de pauză și să oferim opțiunile de a lucra de la opt până la patru sau de la zece până la șase.

2. Stabiliți o etichetă de comunicare clară și un program de întâlnire

Echipa ta va comunica doar prin e-mail și WhatsApp? (Sper că nu!) Ce instrumente ar trebui să folosească pentru comunicare? Cum vor avea loc întâlnirile? Unde și când? Acestea sunt doar câteva dintre întrebările inițiale pe care companiile le au despre comunicațiile de lucru la distanță.

Iată ce vă recomandăm:

• Utilizați Slack pentru toată comunicarea internă. Slack este un instrument de mesagerie instantanee care poate fi instalat pe desktop și mobil pentru a permite membrilor echipei să comunice rapid și eficient.
• Utilizați Google Calendar pentru a programa întâlniri. Toți cei din echipă ar trebui să folosească același sistem de calendar pentru a evita ca oamenii să-și rezerve dublu întâlniri sau să scrie totul în jurnalul lor de hârtie.
• Programați întâlniri din timp și programați doar timpul de care aveți nevoie. Creați agende clare de întâlnire și desemnați un președinte de întâlnire pentru a conduce discuția și a continua întâlnirea atunci când este necesar.
• Utilizați Google Hangouts pentru întâlniri. Google Hangouts este un instrument de videoconferință care este gratuit. Când programați o întâlnire în Google Calendar, i se atribuie automat un link către Google Hangout. Pur și simplu faceți clic pe link pentru a vă alătura întâlnirii.
• Oferă echipei tale îndrumări despre cum să comunice eficient cu colegii care lucrează la distanță. Trecerea la lucrul de la distanță înseamnă o cantitate mai mare de mesaje online și mult mai puțină interacțiune față în față. Deoarece nu vă puteți baza pe limbajul corpului și pe tonul vocii prin mesaje scrise, este important ca membrii echipei să știe să le scrie în mod eficient colegilor.

3. Utilizați instrumentele potrivite

Echipele eficiente de la distanță au instrumentele potrivite. În timp ce instrumentele de comunicare menționate mai sus sunt primul pas, este, de asemenea, necesar să aveți instrumentele potrivite pentru a gestiona alte aspecte ale operațiunilor companiei dumneavoastră.

Acestea sunt instrumentele cheie pe care le recomandăm la Exposure Ninja:

• Lucru în echipă* — Instrument de gestionare a proiectelor și a sarcinilor pentru a urmări și a atribui sarcini și proiecte de lucru.
• Hubstaff* — Instrument de urmărire a timpului pentru a urmări orele de lucru și nivelurile de activitate.
• Xero — Software de contabilitate pentru salarizare și gestionarea facturilor clienților.
• Lastpass — Instrument securizat de gestionare a parolelor.
• Infusionsoft/Keap — CRM de vânzări. Citiți mai multe despre CRM-uri aici.

Toate instrumentele pe care le-am recomandat aici, le folosim singuri.

4. Puneți procesele în loc

Odată ce ați aranjat software-ul și instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă conduce bine compania, este timpul să puneți procesele în aplicare. Procesele sunt coloana vertebrală a unei afaceri de succes de la distanță și nu pot sublinia suficient importanța proceselor clare, eficiente și replicabile.

La Exposure Ninja, folosim Teamwork* pentru a gestiona sarcinile. Munca în echipă are o funcționalitate care vă permite să construiți liste de sarcini (cum ar fi liste de verificare) pentru sarcinile de bază din afacerea dvs. Acestea asigură personalul să nu piardă nicio clipă, deoarece își verifică întotdeauna munca. De asemenea, este incredibil de util pentru noii membri ai echipei care încep să lucreze de la distanță, deoarece le oferă un ghid clar pas cu pas.

Treci la lucrul de la distanță? Procesele sună ca o durere de cap? Instruirea și consultanța noastră Remote Working Revolution vă conduc pas cu pas prin configurarea proceselor robuste de la distanță. Înscrie-te pentru toate secretele.

5. Faceți oamenii responsabili și responsabili

Ca în orice afacere, cele mai de succes sunt acelea în care membrii echipei au responsabilități clare și sunt responsabili pentru anumite sarcini sau procese. Cine sunt acești oameni și cât de adepți sunt în gestionarea proceselor de care sunt responsabili este parte integrantă a unei afaceri de la distanță care funcționează fără probleme.

Dacă afacerea dvs. va avea nevoie de noi procese pentru a opera de la distanță, responsabilizați o anumită persoană din cadrul organizației pentru stabilirea fiecăruia. Dacă aveți o persoană care are o minte operațională puternică, merită să îi atribuiți să stabilească criterii și să revizuiască procesele puse în aplicare.

6. Gestionați diferitele fusuri orare

Fusele orare diferite pot face ravagii unei echipe virtuale nepregătite pentru ele. Deși poate fi mai ieftin să externalizezi anumite sarcini către echipe din alte țări, dacă baza de clienți de bază se află în Marea Britanie sau SUA, vei avea nevoie și de personal disponibil în acele fusuri orare. Cealaltă considerație este momentul în care angajații tăi trebuie să interacționeze între ei și să se asigure că există o încrucișare între programele lor de lucru.

Multe companii de succes la distanță, inclusiv Buffer, au echipe bazate în diferite locații și fusuri orare, la fel ca și Exposure Ninja. În plus, compania dvs. poate fi disponibilă să răspundă clienților dvs. mai des. Asigurați-vă că stabiliți ore de lucru clare și verificați ca aceste programe să fie aliniate între colegi.

7. Înțelegeți când angajații au nevoie de sprijin de la distanță

Un angajat trece pe lângă biroul tău, neobișnuit de 20 de minute întârziere la serviciu și cu o încruntare adâncă gravată pe frunte. Îi întrebi dacă totul este în regulă și par să înăbușe lacrimile. Este ușor de observat când un angajat are nevoie de sprijin într-un loc de muncă fizic în care aveți interacțiuni față în față.

Când echipa ta lucrează de la distanță, nu vezi aceleași semnale. Dar există semnale. Fiți atenți la schimbările de comportament, orele ciudate lucrate, sarcinile ratate și asigurați-vă că întrebați și dvs. direct.

8. Programează-ți reprizele regulate 1:1

Întâmpinările regulate unu-la-unu asigură că echipa dvs. este pe drumul cel bun în îndeplinirea sarcinilor sale. Le va oferi direcția de care au nevoie și îți va oferi liniștea știind că se înregistrează progrese. Recuperările sunt de neprețuit pentru a menține legătura strânsă dintre manageri și angajați și pentru a conduce eficient o echipă de la distanță.

9. Adăugați activități sociale

Doar pentru că echipa ta este virtuală nu înseamnă că partea socială a muncii ar trebui lăsată pe margine. Înlocuiți discuțiile din camera personalului și băuturile după serviciu, cu canalele Slack și grupurile de interese. La Exposure Ninja, avem un canal Watercooler unde echipa noastră discută despre tot felul, precum și despre cluburi de carte, ligi de fotbal fantastic și multe altele.

Evitați tentația de a vă împacheta personalul cu laptopurile și încrucișați degetele. Asta va duce la un singur rezultat: dezastru. Urmați pașii noștri de mai sus și urmați cursul nostru Remote Working Revolution sau rezervați o consultație de lucru de la distanță cu echipa noastră de experți pentru a proteja viitorul afacerii dumneavoastră.

*Unele link-uri din acest articol sunt link-uri afiliate pe care Exposure Ninja primește o taxă pentru promovare (aceste link-uri nu sunt sponsorizate). Exposure Ninja promovează doar serviciile pe care le folosim deja în cadrul pachetului nostru de marketing