Cum am găzduit un eveniment virtual care a atras peste 10.000 de participanți

Alături de multe alte companii, organizații nonprofit, tineri căsătoriți și absolvenți din întreaga lume, Classy avea planuri mari pentru un eveniment în persoană în 2020. În ultimii șase ani, am găzduit Collaborative, o conferință pentru profesioniști nonprofit. The Collaborative este o experiență de patru zile care oferă profesioniștilor nonprofit oportunitatea de a învăța, de a intra în legătură cu experți din industrie și de colegi care au aceleași opinii, de a participa la happy hour pline de evenimente și de a se reinspira pentru misiunile lor. Dar în prima săptămână din martie 2020, pe măsură ce COVID-19 a evoluat rapid de la o scurtă mențiune în știri la un titlu cu majuscule, echipa noastră de evenimente știa că nu putem garanta un eveniment în persoană.

„Procesul de trecere la un eveniment virtual nu a fost luat cu ușurință”, spune managerul senior de evenimente Taryn Crowder. „Când am început pentru prima dată să monitorizăm situația COVID-19, am creat mai multe planuri de criză diferite, în funcție de ceea ce s-a întâmplat în continuare cu virusul. Acele planuri inițiale de criză nu au durat mult – a trebuit să trecem la noi planuri de criză aproape zilnic timp de câteva săptămâni, deoarece lucrurile s-au schimbat rapid odată cu pandemia. Aceste planuri de criză au constat în comunicare și tactici operaționale.”

Pentru a vă ajuta echipa să vă reimaginați evenimentele în persoană, am cerut cinci dintre membrii echipei noastre cheie să-și împărtășească sfaturile și lecțiile învățate despre trecerea unui eveniment în persoană la o experiență virtuală care a atras peste 10.000 de participanți în doar două luni și jumătate. Citiți mai departe pentru a afla de la Taryn Crowder, manager senior de evenimente; Brooke Hearn, planificator principal de evenimente; Anne Guillen, senior marketer de conținut pentru evenimente; Irene Webber, designer vizual senior; și JP Angers, producător video senior.

Lecția 1: Evaluează riscul, efectuează cercetări și mișcă rapid.

Î: Explicați procesul inițial al modului în care ați decis să treceți de la un eveniment în persoană la unul virtual.

Taryn: Mai întâi trebuia să începem procesul de evaluare a riscului nostru cu evenimentul în persoană. Aceasta a inclus examinarea contractelor semnate și a facturilor datorate pentru serviciile prestate. Am început cu informarea fiecărui furnizor, hotel și locație.

Trebuia să duc bătăliile legale cu forța majoră și, pentru a face acest lucru, trebuia să știu: din ce acorduri puteam și nu puteam ieși și ce servicii au fost prestate pentru a putea ști în câți bani am scufundat deja. evenimentul în persoană.

Brooke : În timp ce ne dăm seama cum să anulăm sau să amânăm acordurile noastre pentru evenimentul în persoană, petreceam ore întregi în întâlniri, creând exact cum va arăta evenimentul virtual, ce vom oferi și când.

Pe lângă reimaginarea evenimentului, navigam și prin noi provocări care vin cu un eveniment complet virtual. Suntem foarte norocoși să avem câțiva experți în tehnologie pe care ne putem baza, cum ar fi producătorul nostru video și echipa IT.

Î: Care au fost câteva dintre gândurile sau preocupările dumneavoastră în timpul acestui proces?

Taryn : Niciunul dintre noi nu a mai plănuit vreodată un eveniment virtual, așa că trebuia să cercetăm tehnologii; Nevoi IT, cum ar fi WiFi; pregătirea difuzoarelor pentru iluminare bună, sunet și WiFi în casele lor individuale; oportunități de sponsorizare pentru un cadru virtual, oportunități de networking pentru un cadru virtual etc.

Î: Cum a afectat tranziția la un eveniment virtual conținutul planificat?

Anne: A fost dificil din punct de vedere al conținutului, deoarece știam că va trebui să ne mișcăm foarte repede, dar nu am putut începe să adun conținut până nu ne-am dat seama cum va arăta evenimentul virtual, din punct de vedere logistic și tehnologic.

Odată luate acele decizii, ne-am dat seama rapid că nu putem folosi sesiunile pe care le-am consolidat deja pentru evenimentul în persoană. Nu s-au potrivit climatului actual și nici nu au creat un flux ideal pentru conferință. Am reluat procesul de decizie asupra unei teme și a unei concentrări a conferinței, am organizat domenii tematice și apoi am identificat noi vorbitori care se potrivesc acestor subiecte.

Taryn: Planificarea conținutului a făcut parte din cronologia din prima zi. Una dintre primele întrebări pe care ni le-am pus a fost câte sesiuni ar trebui să oferim? Nu credeam că oamenii ar fi interesați să stea în fața computerelor toată ziua și ne-am gândit că ar dori să își organizeze propriul program. Acest lucru a jucat, de asemenea, un rol critic în tehnologia pe care am ajuns să o alegem.

A trebuit să o luăm de la capăt la conținut pentru că trăiam într-o lume nouă, în care oamenii aveau nevoie de un conținut diferit decât înainte. Așadar, trebuia să avem conversații cu experți din industrie și organizații nonprofit pentru a înțelege exact prin ce trec, pentru a ști exact ce aveau nevoie să le oferim.

Câteva dintre întrebările pe care le-am discutat:

• Vor dori oamenii să se înscrie la acest eveniment virtual? Cum le stârnim interesul?
• Este piața suprasaturată cu conținut de răspuns la COVID-19, ceea ce înseamnă că nimeni nu va avea nevoie de al nostru? Conținutul pe care l-am ales în aprilie va mai fi relevant în iunie?
• Cum sunt alte evenimente virtuale? Ce putem învăța de la alții chiar acum?
• Avem participanți din întreaga lume, așa că ce interval de timp ar trebui să folosim pentru sesiuni?
• Care ar fi numele evenimentului?
• Am avea o temă?

La început, am decis să nu avem o temă, deoarece aveam o fereastră atât de mică pentru a scoate totul. Dar, vorbind cu vorbitorii, ne-am dat seama că a apărut o temă organică: Adaptarea. Așadar, am ales să o legăm de una dintre valorile de bază ale lui Classy: Adapt and Overcome.

Au fost atât de multe necunoscute încât a trebuit să facem doar o ghicire a noastră cea mai bine educată cu privire la multe dintre aceste întrebări. Ne-am angajat să oferim oportunități solide de rețea și am petrecut o mulțime de timp cercetând cum să facem acest lucru. De asemenea, ne-am înscris la multe evenimente virtuale ca participanți pentru a obține o expunere directă.

Deoarece cream un eveniment nou-nouț, a trebuit să creăm un nou logo. În primul rând, trebuia să știm care va fi noul nume, așa că am organizat o sesiune internă de brainstorming pentru a ne da seama. Apoi am accesat echipa noastră de design și le-am cerut câteva opțiuni de logo.

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Evaluați riscurile în schimbarea planurilor, examinând acordurile și contractele cu furnizorii.
• Efectuați cercetări pentru a afla ce presupune un eveniment virtual în ceea ce privește tehnologia și funcționalitatea necesare - atât elementele necesare, cât și cele bune de a avea.
• Examinați conținutul planificat sau programul evenimentelor pentru a începe să faceți brainstorming modalități de a vă adapta pentru un public virtual.
• Participați la alte evenimente virtuale pentru inspirație.
• Creați o listă de întrebări pe măsură ce apar pentru a reaminti echipei dvs. toate elementele noi la care va trebui să răspundeți sau pentru care va trebui să vă pregătiți.
• Introduceți în buclă designerul dvs. sau persoanele responsabile cu crearea activelor de marcă, proiectarea paginii dvs. de eveniment, actualizarea site-ului web etc.

Lecția 2: Creați un nou buget și planuri de urgență.

Taryn: Un alt pas critic atunci când a venit vorba de crearea unui nou buget a fost să decizi dacă să ramburseze sau nu persoanele care cumpăraseră deja bilete pentru evenimentul în persoană și dacă evenimentul virtual va fi sau nu gratuit. Am vrut să anunțăm pe toată lumea imediat cu privire la ambele articole și am luat decizia ca toată lumea să primească o rambursare completă, iar noul eveniment va fi gratuit.

Am avut, de asemenea, conversații cu directorul nostru de dezvoltare a afacerilor, Charlie Anderson, despre cât de multe venituri ar putea aduce prin sponsorizări pentru un eveniment nedovedit. Aceasta a fost, de asemenea, o componentă critică pentru procesul de creare a bugetului.

Toate aceste lucruri trebuiau făcute înainte să finalizez bugetele. După ce am calculat ce am putea primi înapoi, ce nu am putut primi înapoi și potențialele venituri din sponsorizare, am început un nou buget.

Apoi am creat trei planuri diferite de urgență pentru evenimente bazate pe:

1) O lume în care distanțarea socială era încă aplicată în iunie.

2) O lume în care distanțarea socială nu a fost impusă, dar oamenilor încă le este frică să călătorească.

3) O lume în care totul a revenit la normal.

Fiecare plan de urgență avea propriul său buget.

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Calculează ce poți și ce nu poți recupera din contractele tale inițiale pentru evenimente.
• Stabiliți dacă evenimentul dvs. va fi gratuit sau va avea un preț pentru intrare sau un minim de strângere de fonduri.
• Discutați cu membrii conducerii sau ai consiliului de administrație care ar putea aduce sponsorizări sau parteneri corporativi.
• Încercați să prognozați cât mai mult posibil și să creați planuri de rezervă, astfel încât să fiți cât mai pregătiți pentru orice noi provocări care vin odată cu evenimentul dvs. virtual.

Lecția 3: Fii sincer și entuziast în comunicările tale inițiale.

Taryn: În prima săptămână a lunii martie, am luat legătura cu managerul nostru senior de comunicare și brand, Krista Lamp, pentru a-și spune părerile despre trimiterea mesajelor participanților noștri pentru a le anunța că monitorizăm situația. Trebuia să ne aliniem atât la mesajele interne, cât și la cele externe, dar mai întâi trebuia să știm care va fi planul nostru.

Nu aveam un plan specific de criză pentru evenimente, așa că a trebuit să creăm acea documentație. De asemenea, trebuia să întocmim un comunicat de presă, să ne actualizăm site-ul web și să trimitem întrebări frecvente interne despre cum să răspundem clienților sau potențialilor atunci când aceștia au întrebat despre planul nostru.

Mesajul nostru inițial către toată lumea din interior și din exterior a fost că monitorizăm situația. Cu toate acestea, noi (conducerea executivă și părțile interesate cheie) știam că trebuie să anulăm evenimentul și ne analizăm opțiunile.

Am ținut asta aproape de cufăr în timp ce ne-am hotărât dacă ne vom angaja în crearea unui eveniment virtual. Odată ce am știut că acest lucru se va întâmpla, am introdus câteva persoane suplimentare din echipele de marketing, design și dezvoltare web pentru a le anunța că anulăm evenimentul. Li s-a spus înaintea oricui, deoarece eram în proces de a lucra la lansarea fazei 2 a site-ului web al evenimentului în persoană și nu am vrut să piardă timpul lucrând la ceva ce urma să zgârie în curând.

Sfat pro de la Anne : Creați un document intern cu puncte de discuție. Am creat unul pentru evenimentul în persoană pe care tocmai îl lansăm în februarie și a trebuit să ne întoarcem și să creăm unul nou pentru evenimentul virtual. Practic, am luat ceea ce am scris ca Întrebări frecvente pe site-ul nostru și l-am transformat într-un document intern cu puncte de discuție cu detalii suplimentare pentru ca membrii echipei Classy să poată vorbi despre eveniment.

Î: Cum au reacționat alți membri ai echipei Classy când au auzit că evenimentul tău va fi virtual?

Taryn: Pivotarea către virtual a însemnat crearea unui eveniment nou-nouț. Am lucrat mult la evenimentul inițial, așa că a existat un pic de tristețe în legătură cu faptul că nu am reușit să rezolvăm asta.

Dar toți ne-au susținut și au fost dispuși să intervină pentru a ajuta echipa noastră. Aveam nevoie de toți membrii echipei noastre și de părțile interesate din cadrul companiei să participe și toată lumea a intervenit în moduri incredibile.

A existat un scepticism inițial cu privire la dacă am putea sau nu să facem acest lucru, dacă ar fi sau nu o experiență pozitivă și dacă oamenii s-ar înregistra sau nu. Pentru a ajuta la atenuarea unora dintre aceste îndoieli și pentru a menține echipa noastră internă motivată, am încercat să comunicăm cel mai bine ceea ce lucram, astfel încât alții au înțeles cât de serios luăm acest lucru.

Brooke: Din cauza acestui scepticism inițial, a fost important pentru noi să lucrăm cu Krista pentru a comunica continuu cu întreaga noastră echipă și a le arăta că vom reuși acest lucru și că va fi minunat!

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Întâlnește-ți devreme și des cu factorii de decizie cheie.
• Creați documentație pentru modul în care gestionați acest lucru, astfel încât să vă puteți referi la „planul de criză al evenimentului” în viitor.
• Scrieți mesajul dvs. (chiar dacă este „monitorizăm situația”), astfel încât publicul dumneavoastră să știe că sunteți conștient. Apoi folosește verbiajul în următoarele locuri:
  • Comunicat de presă
  • Actualizări de site
  • Pagina evenimentului
• Creați documentație internă, cum ar fi întrebări frecvente, astfel încât echipa dvs. să fie actualizată și să știe cum să răspundă întrebărilor primite.
• Păstrați detaliile pe măsură ce finalizați, astfel încât informațiile să nu fie lansate înainte de a fi gata de lansare.
• Odată ce iei o decizie, informează-ți întreaga echipă și împărtășește-ți entuziasmul de a încerca un nou eveniment, astfel încât echipa ta să se simtă entuziasmată în loc să fie nervoasă și să poată împărtăși această energie cu suporterii tăi.

Lecția 4: Fii transparent cu vorbitorii, sponsorii și participanții.

Î: Cum și când ați vorbit cu vorbitori și sponsori despre mutarea evenimentului online? Ai primit vreo respingere?

Taryn : Am notificat sponsorii și vorbitorii noștri despre decizia noastră înainte de a emite orice alte comunicări externe. Le-am contactat pentru a anunța amândoi că mergem virtual și le-am întrebat dacă mai doresc să fie implicați în eveniment.

Brooke: Feedback-ul inițial de la sponsori a fost grozav, dar a fost o provocare să creăm o nouă valoare pentru ei virtual. Acest lucru ne-a determinat să fim și mai strategici în ceea ce privește sponsorizările pentru a ne asigura că va fi benefic pentru ei.

Anne: Am stabilit apeluri cu fiecare difuzor pe care l-am asigurat pentru evenimentul în persoană. A fost o modalitate grozavă de a păstra relații bune cu vorbitorii, de a explica necunoscutele strategiei noastre și de a-și alege creierul pe noi subiecte posibile sau cum ar putea fi rotit subiectul lor pentru a se potrivi noului focus.

Aceste conversații cu vorbitori ne-au ajutat să venim cu tema noastră, „Adaptați și depășiți” și au declanșat unele dintre strategiile noastre tehnologice. Am ajuns să păstrăm unii dintre vorbitorii inițiali și nu am putut să-i păstrăm pe alții, dar cred că toți au fost foarte fericiți că au avut o discuție în jurul ei și că m-au ajutat să fac un brainstorming despre cum să păstrez această conferință valoroasă pentru participanți.

Î: Cum ați vorbit cu participanții despre mutarea evenimentului online? Ai primit vreo respingere?

Taryn: A fost important pentru noi să le oferim o direcție clară potențialilor noștri înregistrați și actualilor înregistrări în persoană la evenimente despre poziția Classy privind menținerea în siguranță a tuturor, cum și când vor primi o rambursare, ce urma să facem în loc de evenimentul în persoană, decizia noastră dacă vom taxa sau nu și multe altele.

Trebuia să ne asigurăm că punem cuvântul pe toate canalele. Am adăugat o bară promoțională pe site cu o nouă pagină de destinație cu mesajele noastre, am publicat mesaje pe rețelele sociale și am trimis e-mailuri.

Odată ce am trimis e-mailul informând participanții despre anularea evenimentului în persoană, am primit doar remarci pozitive de la participanți. Toți ne-au susținut prin e-mailuri și ne-au mulțumit pentru că am luat o atitudine proactivă în atenuarea răspândirii bolii.

Din moment ce am anunțat că vom rambursa automat oricui de la început, acest lucru a redus ceea ce altfel ar fi fost o mulțime de e-mailuri. De asemenea, am anunțat în e-mailul nostru (și pe site-ul nostru web) că ne uităm la un eveniment virtual, așa că am primit feedback pozitiv de la participanți care așteptau cu nerăbdare să audă mai multe detalii.

Brooke: De asemenea, am primit o mulțime de feedback grozav de la sponsori care se aflau în situații dificile cu alte evenimente care fie așteptau până în ultimul minut să fie anulate, fie nu le rambursează plata sponsorizării. Și apoi pe drum, mulți participanți au fost foarte încântați de faptul că evenimentul virtual a fost gratuit!

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Informați-le pe părțile interesate externe (cum ar fi vorbitori, sponsori și parteneri corporativi) despre decizia dvs. cât mai curând posibil, ideal înainte de a face publice, astfel încât să știe că le apreciați sprijinul și că doriți să lucrați cu ei.
• Fiți creativ cu modul în care puteți continua să oferiți valoare sponsorilor printr-un eveniment virtual. De exemplu, am oferit sponsorilor noștri strigări la începutul sesiunilor, înainte și după discursurile de deschidere și de închidere, în e-mailurile noastre, pe rețelele sociale și în subsolul site-ului nostru eveniment.
• Dacă este posibil, atrageți vorbitori de eveniment, invitați speciali sau sponsori în conversații și brainstorm pentru a împărtăși idei sau perspective despre cum puteți crea cel mai bun eveniment posibil.
• Faceți mesajele dvs. foarte vizibile (pagina de pornire, e-mailuri, rețele sociale), astfel încât oricine este interesat de evenimentul dvs. să știe că va fi virtual și cum să afle mai multe.
• Desemnează unul sau câțiva membri ai echipei tale pentru a monitoriza rețelele sociale și a răspunde la întrebări pentru a-ți informa suporterii.

Lecția 5: Mențineți o comunicare consecventă cu participanții pe tot parcursul procesului (trimiteți o mulțime de e-mailuri).

Taryn: Comunicarea consecventă de-a lungul întregului proces a fost cheia. Am creat un calendar de marketing prin e-mail la nivelul întregii echipe.

Iată o prezentare generală a e-mailurilor pe care le-am trimis:

• • Un e-mail pentru a anunța pe toți că monitorizăm situația
  • Un e-mail pentru a anunța pe toată lumea că evenimentul a fost anulat, vor primi rambursări și căutăm un eveniment virtual
  • Un e-mail care anunță evenimentul virtual, noul site web al evenimentului și că înregistrările au fost deschise
  • E-mailuri de marketing consecvente pentru a promova noi vorbitori pentru a continua hype-ul înainte de a deschide selecția sesiunii
  • E-mailuri care anunță că selectarea sesiunii a fost deschisă
  • E-mailuri săptămânale cu numărătoare inversă în ultimele trei săptămâni premergătoare evenimentului
  • E-mailuri care anunță instrucțiuni ale vorbitorilor cheie pentru a folosi platformele noastre de rețea pentru eveniment
  • Săptămâna de mementouri pentru a crea conturi pentru platformele noastre de rețea, pentru a descărca Zoom și pentru a fi entuziasmat
  • Imediat după eveniment, am trimis un sondaj participanților, am anunțat evenimentul din 2021, am furnizat alt conținut ulterioară și am inclus informații despre biblioteca noastră de sesiuni extinse, unde vom posta înregistrări ale sesiunilor live, precum și 15 sesiuni bonus.

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Stabiliți o persoană punctuală pentru scrierea și programarea e-mailurilor.
• Creați active de marcă care pot fi utilizate în e-mail și rețelele sociale pentru a menține un brand consistent și coeziv pentru evenimentul dvs.
• Desemnați membrii echipei care sunt responsabili pentru răspunsul la un posibil aflux de întrebări prin e-mail sau rețele sociale.
• Continuați să trimiteți actualizări și să folosiți e-mailurile pentru a genera entuziasm înaintea evenimentului dvs.
• Urmărește toți participanții în timpul și după eveniment pentru a întreba despre experiența lor, astfel încât să poți afla mai multe despre ce a funcționat, ce nu a funcționat și ce poți încerca data viitoare.

Lecția 6: Nu treceți peste mesajele personale și strategia de eveniment.

Î: Cum ați ajustat mesajele după ce ați anunțat că va fi un eveniment virtual?
Taryn: Ceea ce unii ar putea să nu realizeze este că am creat un eveniment nou-nouț. A trebuit să creăm noi puncte de vânzare, noi subiecte și piese de discuție, o nouă descriere a evenimentului, noi întrebări frecvente, un nou proces de înregistrare, un nou limbaj de rețea, o nouă copie de e-mail și multe altele.

Brooke: Una dintre cele mai provocatoare părți ale creării evenimentului virtual a fost crearea tuturor copiilor și a mesajelor noi. Avem de câțiva ani de copiere și învățăminte de care să extragem pentru colaborarea în persoană. Pentru evenimentul virtual, a trebuit să creăm totul. Am scris o nouă copie a site-ului web, noi ghiduri de instrucțiuni pentru platforme de rețea precum Slack și Braindate și o nouă copie pentru e-mailurile de marketing.

Anne: În funcție de vorbitor, de sesiune și de public, tonul și mesajele trebuiau să se schimbe cu aproape fiecare subiect. Aproape fiecare nouă sesiune s-a concentrat pe abordarea și răspunsul la momentele de criză – inițial COVID-19 și apoi, de asemenea, tensiunile rasiale și societale.

A fost foarte important să ne gândim cu cine vorbim în aceste sesiuni. De exemplu, sesiunea noastră „Conectează-ți cauza” a fost orientată către organizațiile nonprofit din domeniul sănătății care au avut dificultăți în a-și conecta cauza cu COVID-19. Sesiunea noastră de povestiri, pe de altă parte, a acoperit sfaturi pentru organizațiile nonprofit care lucrează în asistență medicală și pentru cele ale căror cauze nu au avut nimic de-a face cu ameliorarea COVID-19.

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Amintiți-vă că acesta este un eveniment nou. Deși unele aspecte pot rămâne aceleași, dacă treceți de la un eveniment existent sau anual în persoană la unul virtual, gândiți-vă la el ca la un eveniment nou.
• Aceasta va include mesaje noi și ar putea include branding și design nou.
• În funcție de evenimentul dvs., poate fi necesar să vă actualizați vorbitorii sau conținutul programați sau modul în care vă veți implica participanții. De exemplu, dacă organizați o gală virtuală, va trebui să vă asigurați că aveți un program robust de divertisment, deoarece vor exista mai puține oportunități pentru participanți de a vorbi între ei.

Lecția 7: Actualizați-vă elementele de branding și design.

Î: Cum ați început să actualizați elementele de branding și design pentru un eveniment care era încă în curs de finalizare?

Irene (Designer vizual senior): Știam că va trebui să actualizăm elementele de branding și design pentru site-ul web, reclame, promoții, e-mailuri și semnalizare. Ne-am întâlnit cu echipa de evenimente pentru a analiza logistica și calendarul și apoi am început să facem joc de idei de logo.

Pentru a evita să începeți de la zero, puteți adăuga o copie la grafica promoțională sub numele evenimentului, care înseamnă că este virtual. Cu toate acestea, dacă utilizați în mod normal fotografii de la evenimentele anterioare în persoană, încercați să nu vă bazați prea mult pe asta, deoarece va fi deranjant pentru public să citească despre un eveniment virtual, dar să vadă imagini ale unui eveniment în persoană.

Fără o bibliotecă de fotografii deținute din care să alegeți, s-ar putea să vă simțiți obligat să includeți imagini de stoc ale oamenilor pe computere pentru a sublinia noul unghi „virtual”, dar acest lucru nu va aduce viață evenimentelor dvs. De fapt, ar putea scădea din energia pe care încerci să o creezi! În schimb, încercați să dați viață evenimentului dvs. prin culorile, modelele sau alte elemente de design din brandingul dvs. Veți fi surprins de cât de eficientă folosirea culorilor și a modelelor poate evoca un sentiment de entuziasm pentru a-i face pe oameni să se bucure de evenimentul dvs.

Brooke : Un alt element la care ne-am gândit a fost să ne asigurăm că totul este cât mai clar și informativ posibil. La fața locului, în mod normal, avem membri ai personalului Classy care se plimbă gata să ajute cu orice ar putea avea nevoie un participant. Cu un eveniment virtual, nu aveți un stand de informații sau membri ai personalului pe care participanții să se poată opri aleatoriu pentru a pune întrebări. Așadar, știam că trebuie să fim foarte clari în garanția noastră pentru eveniment și să oferim o mulțime de informații pentru a minimiza întrebările. Am creat o mare parte din această garanție de la zero.

De asemenea, am vrut să păstrăm un element personal pentru difuzoarele noastre, așa că am asamblat cutii poștale pentru un tricou Classy, ​​lumini pentru selfie, căști cu fir și o notă scrisă de mână de la CEO-ul și co-fondatorul nostru Scot. Am vrut ca ei să se simtă sprijiniți și să ne asigurăm că sunt pregătiți pentru succes.

Î: Puteți descrie procesul de schimbare a planurilor pentru garanția personală a evenimentelor către modele bazate pe web?

Irene : Trecerea la un eveniment web va fi o sarcină masivă pentru mai multe grupuri de oameni, inclusiv pentru oricine este responsabil de design, IT, marketing, operațiuni și logistică. Cel mai important lucru de făcut este să vă asigurați că toată lumea este implicată în conversație și înțelege cum joacă rolul lor în luarea deciziilor.

Din punct de vedere al designului, designerul dvs. va privi totul prin prisma experienței utilizatorului și va face eforturi pentru cel mai eficient proces pentru a-i înregistra pe participanți și va urmări evenimentul dvs. Designerul dumneavoastră vă va putea spune dacă planul propus este pe drumul cel bun pentru participanții dvs. sau dacă există loc de îmbunătățire.

Câteva sugestii pentru trecerea la online:

1) Asigurați-vă site-ul web ușor de utilizat de către participanți, păstrând copierea scurtă și la obiect, înscriind informații pentru a sparge pereții de text și făcând formularele de înregistrare cât mai scurte posibil.

2) Trecerea la un eveniment virtual poate crea ceva de lucru suplimentar pentru designeri și dezvoltatori. Încercați să mențineți munca suplimentară cât mai minimă posibil prin reutilizarea aspectului paginilor existente.

3) Orice garanție pe care ați făcut-o pentru evenimentul dvs. în persoană poate fi încă reluată pentru un cadru virtual. Reutilizați-vă desenele schimbând copia pentru a fi relevantă pentru evenimentul virtual și apoi reformatați-le ca active de rețele sociale pentru a crea entuziasm.

Singurul lucru pe care trebuie să-l păstrați în design este branding-ul dvs. Atâta timp cât totul arată ca parte a aceluiași eveniment prin culori, forme, tipografii sau modele coezive, nicio lucrare de design nu va fi risipită dacă devii creativ.

Î: Cum te-ai descurcat cu cronologia în schimbare când vine vorba de sarcini care consumă timp, cum ar fi proiectarea unui site web?
Brooke: La începutul tranziției, ne-am întâlnit ca o echipă de evenimente și am creat o nouă cronologie în Asana (software-ul nostru de management de proiect). Desigur, multe sarcini neașteptate au apărut între atunci și eveniment, dar a fost util să aveți o cronologie inițială cu care să lucrați, mai ales când vă mișcați rapid.

Irene: Trecerea la un eveniment virtual poate fi descurajantă și, sincer, pare prea multă muncă pentru a putea fi realizată, dar este posibil! Încercați să nu vă gândiți prea mult la acest lucru la început și amintiți-vă că puteți lucra deja cu ceea ce ați proiectat, ceea ce va face mai ușor să vă adaptați la cronologie în schimbare.

Câteva sfaturi pentru a lucra cu cronologie:

1) Asigurați-vă că brandingul dvs. este minimalist. În acest fel, orice grafică de ultimă oră pe care trebuie să o faci poate fi produsă cu ușurință dintr-un șablon de bază de marcă.

2) Asigurați-vă că designerii dvs. sunt puternic implicați în conversația din jurul evenimentului dvs. Dacă știu ce idei apar pentru eveniment, ei pot oferi rapid feedback despre dacă ar fi ușor de executat sau dacă acest lucru ar avea impact asupra altor părți ale volumului lor de lucru și ar împinge calendarele.

A avea toți oamenii potriviți implicați într-o conversație de la început va evita lovirea majorității blocajelor.

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Planificați actualizarea elementelor de branding și design pentru site-ul dvs. web, reclame, promoții, e-mailuri și semnalizare.
• Încercați să nu reutilizați imaginile din evenimentele anterioare în persoană, deoarece va fi confuz pentru suporterii care se așteaptă la un format virtual.
• Asigurați-vă că toată lumea este implicată în conversație și înțelege cum joacă rolul lor în procesul de luare a deciziilor. Acest lucru va ajuta să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină cu responsabilitățile lor și poate ajuta la atenuarea tensiunilor legate de schimbarea timpului.
• Bazați-vă pe designerii dvs. pentru a vă ajuta să creați cea mai bună experiență de utilizator pentru participanții dvs.
• Dacă nu aveți un designer intern, contactați o agenție pentru o donație în natură sau studenți locali care ar putea fi dispuși să vă ajute.

Lecția 8: Cercetăți toată tehnologia de care veți avea nevoie și efectuați cel puțin o cursă uscată a întregului eveniment.

Î: Cum ați cercetat tehnologia necesară pentru diferite aspecte ale evenimentului?

JP (Senior Video Producer) : Cu milioane de oameni mai mulți conferințe video în fiecare zi de la începutul pandemiei, eram îngrijorat de fiabilitatea generală a conexiunii la internet. O conexiune proastă ar putea strica rapid o sesiune grozavă. Întrebarea principală a fost cum putem reproduce cel mai bine beneficiile evenimentului în persoană, cum ar fi crearea de rețele, conversațiile de grup și întâlnirile unu-la-unu?

A trebuit să alegem platforma pe care să găzduim evenimentul chiar la începutul pandemiei de COVID-19, fără multe exemple de alte conferințe virtuale. După ce am cercetat diferite opțiuni, am sugerat Zoom din câteva motive. Popularitatea platformei și ușurința în utilizare au fost factori importanți (familiaritatea pentru participanții noștri a fost de mare ajutor).

De asemenea, am avut deja multă experiență în utilizarea Zoom pentru webinarii. Așa că am considerat că este mai prudent să folosim un produs pe care îl cunoaștem deja, mai ales pentru primul nostru eveniment virtual. Ceea ce ne place la Zoom este modul în care interacționează cu participanții, cum ar fi întrebările și răspunsurile, sondajele și opțiunile de chat. Alte platforme sunt mai mult un „doar ceas”, dar Zoom pare mai interactiv. Dar Zoom nu a fost suficient pentru a reproduce interacțiunea în persoană, așa că a trebuit să combinăm acest lucru cu platforme suplimentare: Slack și Braindate, care au adăugat un nivel important de rețea pentru participanții noștri.

Taryn: Unul dintre cele mai benefice lucruri despre evenimentele în persoană sunt acele conversații care au loc între sesiuni, la happy hour sau la măsuța de cafea. Este atunci când oamenii se conectează de fapt unii cu alții și își împărtășesc problemele, provocările și soluțiile pe care le-au folosit pentru a le trece, sau lecțiile învățate pe parcurs. Asta oferă Braindate și asta am găsit ca participant. De fapt, am participat la un Braindate cu alți alți planificatori de evenimente care căutau cu toții opțiuni de rețea și cu toții am schimbat informații de contact.

De asemenea, știam că avem nevoie de o modalitate prin care oamenii să vorbească între ei, să vorbească cu noi și să vorbească cu vorbitorii despre orice este legat de eveniment. Am avut deja un parteneriat cu Slack și i-am contactat pentru a vedea dacă vor dona un spațiu de lucru Slack pentru evenimentul nostru și au fost de acord.

Recomandări pas cu pas pentru organizațiile nonprofit:

• Căutați o platformă de încredere și pe care susținătorii dvs. ar putea să știe deja cum să o folosească.
• Participați la alte evenimente virtuale pentru a vedea cum este experiența utilizatorului și pentru a obține idei despre cum vă puteți îmbunătăți propria configurație.
• Căutați o platformă care să acorde prioritate interacțiunii cu funcții precum chat, întrebări și răspunsuri, reacții și sondaje pentru a vă menține publicul implicat.
• Utilizați software suplimentar (cum ar fi Slack) pentru a menține membrii publicului implicați și conversația să continue.
• Profitați de parteneriatele existente în orice mod puteți.
• Efectuați o funcționare uscată cu echipa dvs. și cu orice difuzoare externe pentru a vă asigura că toată lumea are configurația adecvată și tehnologia funcționează.

Lecția 9: Echipamentul, configurarea și producția sunt esențiale.

Una dintre cele mai frecvente întrebări de la participanții noștri a fost: „Cum arată și cum sună atât de bine animatorii tăi? Ce echipament folosești?” Și, deși răspunsul scurt este că avem un producător video talentat în personal, el este bucuros să afle și să vă împărtășească cele mai bune practici.

Vom publica o postare detaliată pentru invitați de JP Angers pentru a împărtăși configurația lui Classy, ​​precum și cele mai bune practici privind filmarea unui eveniment live, dar deocamdată împărtășește cele mai importante elemente pentru a face videoclipul tău să arate de înaltă calitate, chiar și la un buget mai mic. .

JP: Există câteva domenii cheie pe care trebuie să le luați în considerare.

1.) Calitate audio

Calitatea audio ar trebui să fie întotdeauna prioritatea dvs. numărul unu. Oamenii pot ierta calitatea slabă a imaginii, dar sunetul este ceea ce face sau distruge prezentarea. Cheia este să distanțați microfonul și difuzoarele audio, astfel încât acestea să nu se încrucișeze și să creeze propoziții inaudibile.

Cea mai bună soluție este folosirea căștilor cu microfon. Am trimis căști Apple Earbuds cu fir tuturor celor care vorbeau la conferință. Au un microfon grozav și sunt compatibile cu aproape orice dispozitiv.

2.) Iluminare bună

De asemenea, am trimis lumini inelare USB la prețuri accesibile pe care oamenii le pot atașa la camera web (partea de sus a ecranului). Este important să obțineți un inel de lumină care să aibă trei opțiuni de culoare diferite pentru a se potrivi cu lumina ambientală (3200k, 4000k, 5500k aproximativ pentru a se potrivi cu lumina alb cald, alb mediu și, respectiv, lumina albă).

3.) Încadrare

Ultimul aspect tehnic este încadrarea corectă. Țineți-vă întotdeauna camera web la nivelul ochilor, în loc de o masă în care oamenii se uită în jos la camera web. Nimănui nu-i place să vadă un festival de bărbie! O regulă generală bună este să vă poziționați ochii la aproximativ două treimi din distanță pe ecran.

Pentru a afla mai multe despre configurarea biroului nostru pentru acest eveniment, seminarii web și videoclipurile noastre interne, reveniți pe blog și vă voi explica în detaliu cum să vă configurați propriul studio video de înaltă calitate.

Întrebări și răspunsuri bonus

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.