Un lucru pe care l-am învățat la Collaborative: Virtual Sessions este că sectorul social nu ar trebui să se concentreze pe revenirea la „normal” după pandemia de COVID-19. În schimb, industria trebuie să se concentreze asupra modului în care să treacă prin coronavirus și să se adapteze la modul în care a schimbat peisajul strângerii de fonduri, împreună.
Participați gratuit la colaborarea virtuală de anul acesta
Schimbarea imediată care a fost resimțită de majoritatea organizațiilor nonprofit este trecerea de la evenimentele în persoană la cele virtuale. Pentru echipa Fundației HEADstrong, ca și mulți alții, pandemia de COVID-19 a însemnat anularea mai multor evenimente 5K în persoană.
Echipa de opt a lăsat-o descurajată, deoarece prognozau o scădere substanțială a veniturilor din strângerea de fonduri. Cu toate acestea, au decis să se apuce de treabă și să se transforme rapid la un 5K complet virtual, „The Last Shift”, care a început pe 6 aprilie 2020 și a rulat pentru întreaga lună.
Odată ce aprilie sa încheiat, „The Last Shift” a strâns peste 120.000 de dolari pentru a beneficia viețile afectate de cancer. Am luat legătura cu Jeff Baxter, director de implicare în comunitate la Fundația HEADstrong, pentru a afla cum a găzduit echipa un astfel de eveniment de succes. Mai jos, vă prezentăm cum a venit echipa cu ideea, cum a activat un public masiv și cum arăta operațiunile lor interne și logistica evenimentelor virtuale.
Lecția 1: Cunoaște-ți publicul, în mod intim
Majoritatea locurilor au intrat în blocare în prima sau a doua săptămână din martie 2020. Când au fost anunțate comenzile de adăpostire în loc, Fundația HEADstrong știa că trebuie să-și mobilizeze comunitatea găzduind un 5K complet virtual.
Cea mai mare întrebare cu care au trebuit să se confrunte a fost legată de calendarul evenimentului virtual. Ei se chinuiau cu ideea de a organiza evenimentul pe 6 aprilie, dar s-au întrebat dacă este prea aproape de izolare, dacă i-ar păsa cuiva sau dacă ar părea surd.
Ceea ce i-a determinat în cele din urmă să avanseze cu o dată de începere de 6 aprilie a fost cunoștințele profunde despre publicul lor: sportivi și pasionați de sport. În acest moment, sportivii din întreaga țară tocmai își pierduseră întregul sezon sportiv din cauza COVID-19.
În acest sezon ar fi, de asemenea, ultima dată când mulți sportivi de colegiu ar avea vreodată ocazia să joace din nou sporturi competitive de nivel înalt. Mai mult, 6 aprilie a fost și Ziua Națională a Sportivilor Studenți.
În ciuda întrebărilor legate de sincronizare, totul s-a aliniat prea perfect pentru ca Fundația HEADstrong să le ignore. Erau încrezători că acesta este grupul perfect pentru a sprijini „The Last Shift” și că vor fi capabili să genereze venituri din strângere de fonduri pentru a acoperi potențialele pierderi.
Acest lucru subliniază importanța absolută de a vă cunoaște publicul și de a vă personaliza ofertele pentru ei. Indiferent dacă desfășurați un 5K, găzduiți o gală sau orchestrați un alt eveniment în întregime, trebuie să vă jucați cu preferințele, stilul de viață și perspectiva unică în orice situație dată.
Lecția 2: Activați-vă pe deplin publicul
Să-ți cunoști publicul este un lucru, dar să-l faci să participe la evenimentul tău este cu totul altceva. Pentru Fundația HEADstrong, secretul activării cu succes a fost să vizeze un segment hiperdefinit al audienței lor.
Fondatorul Fundației HEADstrong a fost un jucător de lacrosse la colegiu, așa că echipa a decis să contacteze jucătorii de lacrosse din colegiu înaintea oricui. Ei au decis, de asemenea, să folosească marketingul de influență, în care echipa HEADstrong i-a vizat pe cei mai buni trei jucători de lacrosse la nivel superior din țară (foto de mai sus).
Fiecare jucător a primit un mesaj direct de la contul de Instagram al HEADstrong Foundation, în care îl întreba dacă vrea să alerge în 5K virtual și să ajute să răspândească mesajul altor sportivi. De acolo, echipa a început să vizeze alți jucători de lacrosse din toată țara.
„ Oamenii sunt accesibili prin intermediul rețelelor sociale așa cum nu au mai fost niciodată. Am mers pe fiecare pagină de echipă de lacrosse a colegiului pentru a găsi căpitanii de echipă și i-am contactat și i-am invitat să se alăture și ei. Unii au participat, alții nu, dar am reușit totuși să creăm un sprijin major pentru eveniment.”
Începeți mic și direcționați înainte de a vă ramifica către segmente mai mari ale publicului dvs., la fel cum ați face cu o lansare ușoară pentru o campanie de strângere de fonduri. În cadrul acelui segment, s-ar putea chiar să vă gândiți să contactați anumiți influenți care pot acționa ca purtători de cuvânt pentru evenimentul dvs. În plus, organizația dvs. nonprofit va dori să interacționeze cu acești membri ai publicului pe platforma unde este cel mai probabil să vă vadă mesajul.
O altă tactică care a ajutat Fundația HEADstrong a fost să simplifice înregistrarea la eveniment, astfel încât influenții să-și poată activa cu ușurință propriile rețele pentru a lua măsuri. Au făcut o plată de 20 USD pentru a se înregistra și au cerut doar nume, e-mail și mâner de Instagram.
Ca urmare a sensibilizării influențelor lor, ei au început să vadă echipe care se înscriu pentru a participa în stânga și în dreapta. În cele din urmă, au fost 2.000 de oameni care s-au înscris pentru The Last Shift.
Lecția 3: Mențineți comunicații clare și consistente
Pe măsură ce treceau prin faza de planificare a evenimentului, Fundația HEADstrong a folosit o varietate de instrumente pentru a rămâne aliniate una cu cealaltă și pentru a se asigura că nimic nu a alunecat prin fisuri. În fiecare săptămână, s-au sincronizat prin Google Hangouts pentru a revizui actualizările și sarcinile din săptămâna anterioară înainte de a atribui noi roluri pentru săptămâna următoare.
În același timp, au urmărit toate progresele și responsabilitățile într-o foaie de calcul, pe măsură ce echipa continua să avanseze. Acest lucru a fost util pentru articole precum calendarul de marketing prin e-mail și stabilirea rezultatelor pentru fiecare trimitere.
De exemplu, au primit un e-mail cu un mesaj video preînregistrat de la președintele Fundației HEADstrong:
Apoi, un alt e-mail care a fost trimis cu o săptămână înainte de eveniment, cu sfaturi, provocări de strângere de fonduri și modalități prin care participanții virtuali să-i implice pe alții:
În cele din urmă, a fost trimis un e-mail cu o zi înainte de începerea „The Last Shift” cu detalii despre ce trebuie făcut în timpul alergării, precum și ce trebuie făcut odată ce rula a fost terminată:
Când vă planificați propria logistică pentru evenimente virtuale, este esențial că nimic nu scapă prin fisuri în ceea ce privește mesajele dvs. Oamenii trebuie să înțeleagă toate detaliile despre modul în care se așteaptă să participe.
Trimiteți câteva e-mailuri suplimentare solicitanților dvs. înregistrați, păstrați copia simplă și fiți direct cu orice informații sau întrebări esențiale. Trecerea la un eveniment complet virtual poate fi confuză pentru susținătorii dvs. și trebuie să faceți tot ce vă stă în putere pentru a-i menține pe toți pe aceeași pagină. Videoclipurile sunt, de asemenea, un instrument excelent pentru a vă umaniza organizația și pentru a stimula pe toată lumea pentru eveniment.
Aflați cum să vă promovați evenimentul pe rețelele sociale cu acest ghid gratuit
Lecția 4: Fii mestecat și creativ
„ Nu vă fie teamă să creați ceva nou și simplu. Vă va deschide o listă complet nouă de oportunități pentru organizația dvs. nonprofit.”
Acesta a fost un fel de mantră pe care Jeff și restul echipei au trăit-o în timpul „The Last Shift”. Nicio idee nu a fost discreditată pur și simplu pentru că era nouă, iar acest lucru a dat naștere unor rezultate puternice.
În primul rând, echipa i-a încurajat pe toți alergătorii să își invite prietenii să facă o donație fie pe pagina lor personală de strângere de fonduri, fie printr-un „virtual high five”. Cu acest virtual high five, oamenii ar folosi Venmo pentru a trimite 5 USD direct în contul HEADstrong Venmo cu numele alergătorului în comentariile tranzacției.
Fundația HEADstrong a preluat toate aceste tranzacții Venmo și le-a introdus ca donații offline în Classy. La sfârșitul evenimentului, ei adunaseră încă 4.000 de dolari numai din această tactică.
Apoi, au trebuit să regândească stimulentele tradiționale pentru participanți. Din cauza COVID-19, au existat multe întrebări în legătură cu dacă articolele personalizate și modelele ar putea fi create și livrate oamenilor în timp util, dacă ar fi deloc.
Așadar, Fundația HEADstrong a decis să ofere tuturor un cod de reducere pentru magazinul lor de produse online printr-o scrisoare personală din partea directorului executiv. În acest fel, oamenii puteau cumpăra ceva ce și-au dorit și toate achizițiile au contribuit la un total mai mare al veniturilor din eveniment.
În sfârșit, echipa a lucrat din greu pentru a-și activa rețelele de suporteri, dotând oamenii cu informații pentru a răspândi evenimentul. De exemplu, unul dintre cei trei jucători inițiali de lacrosse vizați de HEADstrong a contactat fostul său antrenor principal, care a decis să- și implice întreaga echipă de liceu în „The Last Shift”.
Rețelele de socializare au fost piatra de temelie a angajamentului în toate eforturile. Au cerut tuturor să-și eticheteze postările cu hashtag-ul #LastShift2020, indiferent dacă promovau o nouă înregistrare sau trimiteau o fotografie a traseului GPS după alergare.
Acest lucru a fost esențial pentru a crea un sentiment de comunitate, care este mai important ca niciodată în timpul desfășurării unui eveniment complet virtual. Toți acești oameni participă separat, dar împreună, iar organizația dvs. nonprofit trebuie să facă tot posibilul pentru a-i reuni pe toți.
„ Cu evenimente virtuale, dacă nu faci nimic pe rețelele sociale, nu va funcționa. Trebuie să fie un lucru condus social. Determină sentimentul comunității.
Lecția 5: Începeți strângerea de fonduri DIY pe tot parcursul anului
Odată ce evenimentul s-a încheiat, strângerea de fonduri DIY poate fi modalitatea perfectă de a reangaja comunitatea și de a-ți hrăni toți noii susținători pentru a deveni membri pe viață.
În continuare, Fundația HEADstrong va construi un program de strângere de fonduri pentru atleți de anduranță pentru ca oamenii să alerge la 5K, triatlon, Ironman sau să participe la un alt eveniment atletic major din viața lor și să-l folosească pentru a strânge fonduri în numele organizației.
De exemplu, dacă cineva iubește golful, va putea să-și promită următorul joc de golf. Dacă merg la alergare în fiecare zi, acele alergări pot fi folosite pentru a strânge fonduri în numele Fundației HEADstrong. Transformă-le punctul de intrare în organizația ta printr-un eveniment virtual, în modul în care pot continua cu ușurință să strângă fonduri pentru tine în propriile lor condiții.
Descărcare gratuită: Ghidul de curte a donatorilor terți
Puteți și ar trebui să includeți un element virtual pentru toate evenimentele care urmează, fie că este vorba de creșterea unui eveniment în persoană sau de devenirea completă virtuală. Acest lucru nu numai că poate ajuta în timpul pandemiei de COVID-19, dar poate stabili un nou flux de venituri pentru organizația dvs. pentru anii următori.
„ Ultimul schimb s-a născut din sportivii dedicați care și-au pierdut ultimul sezon făcând sporturi competitive. Vorbim deja despre modul în care vom include acest lucru anul viitor, dar ne dăm seama că s-ar putea să nu fie unicornul care a fost în 2020. Totuși, dacă putem obține chiar și 20.000 USD în venituri dintr-un eveniment pentru care nu avem cheltuieli generale, de ce nu?"
La fel ca în orice competiție sportivă, uneori suntem depășiți de adversarul nostru, dar asta nu înseamnă că renunțăm și lăsăm cealaltă echipă să câștige. Trebuie să învățăm să sărbătorim micile piese și realizările. Există un milion de mici detalii și logistică pentru evenimente virtuale care pot fi copleșitoare, dar cu puțină creativitate și instrumentele potrivite, îți poți recupera și crește veniturile din strângerea de fonduri.
Folosiți Fundația HEADstrong ca sursă de inspirație pentru modalitățile în care organizația dvs. nonprofit se poate adapta rapid, vă poate activa publicul și susține următorul eveniment virtual. Dacă sunteți interesat să aflați cum software-ul de strângere de fonduri online al Classy vă poate ajuta să vă alimentați evenimentul virtual, contactați-ne direct.
Ghidul de marketing pe rețelele sociale pentru evenimente nonprofit