5 lucruri pe care participanții dvs. în persoană doresc să le vadă la evenimentele dvs. de strângere de fonduri

După o trecere pe scară largă la muncă și experiențe virtuale, mulți oameni și organizații caută să se întoarcă la evenimentele în persoană. Pandemia a evidențiat ceea ce oamenii apreciază despre angajamentele în persoană, dar a modificat și ceea ce este important în crearea unei experiențe de eveniment în persoană.

Dacă organizația dvs. nonprofit se gândește la un eveniment în persoană, Raportul despre experiența evenimentului de strângere de fonduri din 2022 vă va acoperi. Indicăm elementele specifice ale evenimentului care îi motivează pe donatori să participe la un eveniment în persoană, chiar și atunci când au opțiunea de a participa virtual.

Mai jos, vom rezuma cinci lucruri pe care participanții dvs. în persoană doresc să le vadă la evenimentele dvs. de strângere de fonduri , inclusiv exemple despre cum Classy Live ajută organizațiile nonprofit să dea viață acestor evenimente. Am adunat aceste sfaturi de top direct dintr-un sondaj de 1.000 de participanți la evenimente de strângere de fonduri care și-au împărtășit preferințele și ce i-au determinat să participe personal la evenimente în persoană.

1. Înregistrare și înregistrare ușoară

Succesul strângerii de fonduri la evenimentul tău începe întotdeauna cu înregistrarea. Peste 92% dintre participanții la evenimentul de strângere de fonduri, atât în ​​persoană, cât și virtual, raportează că probabil vor dona în timpul evenimentului, în plus față de orice costuri de înregistrare. De aceea, este și mai important să le oferiți o primă impresie puternică despre experiența dvs. de dăruire la înregistrare.

Înregistrarea și înregistrarea fără întreruperi creează în mintea donatorului o experiență ușoară de dăruire cu organizația dvs., de care aceștia pot profita din nou mai târziu în timpul evenimentului. O modalitate de a oferi această experiență este de a oferi donatorilor opțiunile de plată preferate. Pe lângă metodele utilizate în mod obișnuit, cum ar fi cardurile de credit, vă recomandăm să sprijiniți donațiile prin PayPal, Venmo, transferuri ACH, Apple Pay sau Google Pay. Am găsit recent date noi specifice modului în care diferitele opțiuni de plată influențează conversia pe o pagină de donație și dimensiunea generală a cadoului.

De asemenea, veți dori să mențineți un formular de înregistrare simplu și simplificat. Puteți chiar să utilizați codurile QR la check-in, care au devenit o modalitate comună, fără contact, de a intra în legătură cu donatorii și de a finaliza înregistrarea.

O platformă solidă pentru evenimente de strângere de fonduri vă poate sprijini cu înregistrarea și înregistrarea prin funcții precum:

• Variații multiple de bilete și prețuri
• Coduri de reducere
• Navigare simplă
• Urmărirea înregistrării
• Auto-checkout

2. Să te simți ca parte a unei comunități

Participanții în persoană doresc să simtă că aparțin evenimentelor dvs. Este mai probabil să spună că experiența lor a fost excelentă atunci când își înțeleg scopul în ansamblu și văd oportunități de a crea relații cu alți participanți care au aceleași idei. Luați în considerare modul în care puteți promova prezentările și implicarea între participanți, cum ar fi organizarea de întâlniri. Participanții tăi se vor simți incluși, implicați și echipați pentru a trece peste orice neplăcere socială.

Doriți să evitați promoțiile „robotice”. Participanții tăi se vor simți mai aparținând comunității tale dacă marketingul tău este autentic. Trimiteți invitații personalizate, mai degrabă decât postări sponsorizate pe rețelele sociale. Angajați-vă voluntarii, personalul și membrii consiliului pentru a promova evenimentul.

Este deosebit de important să-ți faci participanții să se simtă parte dintr-o comunitate. Am văzut că 91% dintre participanții la evenimentul de strângere de fonduri sunt probabil să ia măsuri suplimentare cu o organizație nonprofit după o experiență pozitivă la eveniment.

O platformă de evenimente de strângere de fonduri vă poate ajuta în eforturile dumneavoastră de construire a comunității prin funcții precum:

• E-mail și mesaje text pentru a partaja actualizări
• Streaming live nativ și încorporat
• Mese virtuale, săli de lucru și rețele
• Sondaje și chat
• Gestionarea mesei și a locurilor

3. Comunicare clară înainte de eveniment

Înregistrarea va avea loc probabil cu luni înainte de evenimentul dvs. Aceasta înseamnă că va trebui să aveți un plan de comunicare înainte de eveniment pentru a vă menține evenimentul în prim-plan pentru participanți. E-mailul dvs. și comunicarea pe rețelele sociale ar trebui să asigure participanților acces ușor la informațiile de care vor avea nevoie în ziua evenimentului dvs. Evitați ca participanții să fie nevoiți să caute prin căsuța de e-mail biletele lor sau alte informații cheie despre evenimentul dvs. atunci când apar.

Comunicările tale înainte de eveniment vor varia ușor în funcție de dimensiunea, activitățile și cerințele evenimentului, dar, în general, un plan de comunicare la nivel înalt înainte de eveniment ar trebui să includă puncte de contact comune.

Puncte de contact pentru comunicarea evenimentelor

• Anunțați evenimentul : tachinați-vă evenimentul înainte ca înregistrarea să se deschidă pentru a entuziasma suporterii. Distribuiți detalii despre ce să vă așteptați și spuneți-le că veți distribui mai multe în curând.
• Înregistrare deschisă : Amintiți-le suporterilor când se deschide înregistrarea, împreună cu orice termene limită pentru înregistrare, inclusiv dacă există creșteri de preț mai aproape de eveniment.
• Confirmați înregistrarea : Fiecare suporter care se înregistrează pentru evenimentul dvs. ar trebui să primească un e-mail care confirmă înregistrarea cu o chitanță, bilete digitale și informații de bază despre eveniment.
• Urmărire de o săptămână : mențineți participanții entuziasmați și motivați să-și invite prietenii printr-un e-mail de urmărire la o săptămână după ce se înregistrează cu noi detalii despre eveniment.
• Actualizări ale evenimentelor, după cum sunt disponibile : pe măsură ce confirmați vorbitori, articole de licitație sau alte activități ale evenimentului, mențineți participanții implicați trimițând actualizări cu acele informații.
• E-mail cu o săptămână înainte: cu o săptămână înainte de eveniment, trimiteți un memento cu informații relevante, cum ar fi parcare, protocoale de sănătate și siguranță, bilete și orele de check-in.
• E-mail-ul zilei : în ziua evenimentului, trimiteți un memento în care să vă spuneți cât de entuziasmat sunteți să vă vedeți participanții în curând. Reatașați-le biletele, astfel încât să fie în partea de sus a căsuței de e-mail pentru check-in.

4. Măsuri de siguranță atente

Raportul privind experiența evenimentului de strângere de fonduri din 2022 a constatat că doi factori care provoacă experiențele slabe ale participanților în persoană sunt prea multe cerințe legate de pandemie și sentimentul că organizațiile nu au gestionat corect măsurile de siguranță în caz de pandemie.

Oamenii au nevoi și niveluri de confort diferite în peisajul în schimbare al pandemiei. Este important să onorați nevoile individuale ale comunității dvs., inclusiv ale celor care ar putea fi imunocompromiși și trebuie să continue să practice protocoale mai stricte pentru sănătatea și siguranța lor.

Cel mai bun mod de a face acest lucru este de a oferi evenimente hibride, în care participanții au opțiunea de a participa în persoană sau din confortul propriei case. Evenimentele hibride vin cu multe beneficii, inclusiv creșterea prezenței tale generale, deoarece oamenii se pot alătura chiar dacă nu sunt locali. În plus, să presupunem că trebuie să vă transformați evenimentul pentru a fi pe deplin virtual din cauza schimbării numărului de cazuri de COVID-19 din comunitatea dvs. În acest caz, acest lucru este mult mai ușor de făcut dacă planificați deja un eveniment hibrid.

Unele organizații nonprofit au avut chiar un succes mai mare în strângerea de fonduri prin utilizarea platformelor de evenimente de strângere de fonduri pentru a găzdui evenimente hibride. Acesta a fost cazul organizației nonprofit African Community Education (ACE), care a folosit Classy Live pentru evenimentul lor de gală hibrid din 2021. Au înregistrat o creștere de 203% a veniturilor pentru evenimentul lor hibrid din 2021, comparativ cu evenimentul lor virtual din 2020. Această creștere a fost și mai mare când se compară evenimentul hibrid din 2021 cu ultimul lor eveniment în persoană din 2019.

5. Evenimente cu valoare adăugată care au impact

Evenimentele fără un scop clar îngreunează participanții să se simtă conectați la evenimentul dvs. Organizați evenimente care oferă o valoare clară pentru participanți prin divertisment, conexiune sau altfel.

Raportul privind experiența evenimentului de strângere de fonduri din 2022 a constatat că principalele tipuri de evenimente preferate pentru participanții în persoană au inclus:

• Evenimente de anduranță (43%)
• Performanțe (38%)
• Licitații (36%)
• Gale (36%)
• Competiții (29%)

Din exemplul de mai sus, ACE a inclus spectacole muzicale, o prezentare de modă pentru studenți și vorbitori cheie în evenimentul hibrid de strângere de fonduri pentru a oferi valoare participanților. Fiecare dintre aceste elemente ale evenimentului a fost transmis în direct profesional, astfel încât toată lumea să poată beneficia de divertisment.

Interesul ridicat pentru evenimentele de anduranță crește, de asemenea, interesul și plăcerea față de activitățile în aer liber, stimulate de pandemie. Organizarea de alergări, plimbări sau chiar spectacole în aer liber oferă suporterilor tăi o oportunitate atrăgătoare de a se aduna și un motiv clar pentru a face acest lucru.

Pe măsură ce vă organizați evenimentul, veți dori, de asemenea, să luați în considerare modul în care puteți spune povestea organizației dvs. nonprofit prin activitățile evenimentului, pentru a reaminti participanților impactul pe care îl au prin prezentare. Gândiți-vă la moduri în care vă puteți prezenta marca și misiunea în timpul evenimentului. De exemplu, spectacolul de muzică și modă de la ACE a prezentat cultura oamenilor pe care îi servește nonprofit.

Platformele de evenimente de strângere de fonduri pot ajuta la adăugarea de valoare și la creșterea angajamentului cu evenimentele dvs. prin funcții precum:

• Clasamente live și progresul campaniei
• Licitații, ridicare cu vâsle și licitare pe mobil
• Notificări de donații
• Text pentru a dona

Organizați un eveniment de strângere de fonduri în persoană. Participanții vor adora

Mai mulți suporteri se simt confortabil să revină la evenimentele în persoană. Urmărind datele despre ceea ce participanții la eveniment spun că le place experiențele lor la eveniment, organizațiile nonprofit pot crea oportunități pe care donatorii sunt încântați să le susțină.

Alăturați-vă nouă la 2022 Collaborative pentru o privire de primă mână asupra unei experiențe de eveniment în persoană, creată doar pentru organizațiile nonprofit pentru a-și dezvolta strategiile de strângere de fonduri.