Venituri imputate și beneficii secundare: un ghid detaliat

Cea mai mare parte a compensației angajaților vine sub forma unui cec de plată, dar nu toate o fac. Companiile vor încerca adesea să atragă lucrătorii prin mijloace non-financiare, cum ar fi mașini de companie, tichete cadou sau utilizarea gratuită a sălilor de sport locale.

Aceste avantaje sunt adesea denumite venituri imputate și beneficii secundare. Sunt bunătăți suplimentare pe lângă salariul de bază, care fac jobul mai atractiv. Există, de asemenea, unele diferențe între cele două de care ar trebui să fii conștient.

În această postare, vom arunca o privire atât asupra beneficiilor secundare, cât și asupra venitului imputat și vom vorbi despre ceea ce este inclus și exclus din fiecare. De asemenea, vă vom arăta cum să calculați venitul imputat și vă vom oferi câteva exemple de beneficii secundare neimpozabile.

Ce este venitul imputat?

Definirea venitului imputat este simplă: banii pe care îi primesc angajații nu fac parte din salariu sau salariu, dar sunt totuși venit impozabil. Angajatul nu plătește direct pentru a primi beneficiile – compania face asta – dar totuși trebuie să declare această valoare la IRS.

Exemple de venit imputat

Există mai multe exemple de elemente de remunerare pe care IRS le consideră venituri imputate. Acestea includ:

• Polița de asigurări de sănătate pe termen de grup dacă valoarea acesteia depășește 50.000 USD
• Orice angajator are grijă de bani care depășesc alocația scutită de impozit
• Stimulente pentru sănătate (cum ar fi plata abonamentului la sală)
• Utilizarea personală a vehiculelor companiei (nu doar a celor utilizate pentru muncă)
• Reduceri pentru angajati
• Cheltuieli de formare, dezvoltare și educație care depășesc alocația scutită de impozit pentru angajat
• Rambursări pentru cheltuielile de relocare nedeductibile.

Ce este exclus din venitul imputat?

Anumite beneficii imputate nu sunt incluse în venitul imputat. De exemplu, asigurările de sănătate pentru persoanele aflate în întreținere, conturile de economii pentru sănătate și asistența pentru îngrijirea persoanelor dependente sub 5.000 USD sunt toate scutite de impozite. Asigurarea de viață pe termen de grup este, de asemenea, scutită de impozite sub 50.000 USD, la fel ca asistența pentru educație sub 5.250 USD pe an.

Ce sunt beneficiile Fringe?

Beneficiile marginale sunt beneficii pe care angajații le primesc în plus față de salariul obișnuit. Acestea pot lua forma unor bonusuri, polițe de asigurare, bunuri și servicii plătite de angajator ca parte a pachetului de compensare al angajatului.

Diferența dintre beneficiile secundare și venitul imputat este semantică. Beneficiile marginale se referă la beneficiile reale în sine, cum ar fi deținerea unei mașini de companie sau abonamentul gratuit la sală de sport, în timp ce venitul imputat se referă la tehnica utilizată pentru a descrie valoarea monetară a acelor beneficii.

Pentru calcularea venitului brut impozabil, cel din urmă este cel care contează, în timp ce primul interesează în primul rând persoana care ocupă locul de muncă.

Beneficii suplimentare impuse prin lege

Beneficiile secundare pe care companiile ar trebui să le ofere angajaților lor depind de dimensiunea companiei și de numărul de angajați cu normă întreagă. Regulile variază în funcție de stat, dar practic toate firmele trebuie să ofere compensații pentru lucrători, asigurări de sănătate, asigurări de șomaj și concedii de familie și medicale.

Dacă nu sunteți sigur dacă trebuie să oferiți aceste beneficii suplimentare, consultați-vă cu un profesionist sau consultați legile din statul dumneavoastră. Asigurați-vă că verificați atât legile locale, cât și la nivel de stat, doar în cazul în care există cerințe specifice în zona dvs.

Venitul imputat și impozite

În cele mai multe cazuri, angajatorii vor trebui să adauge beneficiile secundare ale unui angajat (în plus față de orice alocații fără impozitare) la salariul sau compensația lor brută impozabilă. Venitul imputat nu se adaugă la venitul net, deoarece asta ar sugera că a fost deja impozitat, ceea ce nu a făcut-o.

Prin urmare, angajatorii trebuie să completeze un formular W-2 în scopuri fiscale. Aceasta declară că beneficiile secundare sunt calculate ca venit imputat. Venitul imputat este de obicei supus taxelor Medicare și de securitate socială, dar nu și reținerii la sursă a impozitului pe venit federal.

Cum se calculează venitul imputat

Atunci când companiile oferă angajaților beneficii suplimentare, acestea trebuie să calculeze venitul imputat al angajaților. Pentru a face acest lucru, companiile ar trebui să utilizeze „valoarea justă de piață”. Ei pot face acest lucru analizând cât au plătit pentru beneficiile pe care le-au oferit angajaților.

În scopurile IRS, „valoarea justă de piață” se referă la orice ar plăti un cumpărător dispus pentru un articol de valoare egală. De exemplu, dacă obțineți un abonament la sală pentru angajații dvs. la 50 USD pe lună, atunci valoarea justă ar fi aceeași, deoarece asta ar plăti și alți membri ai publicului.

Dacă sunteți blocat, IRS oferă informații despre valoarea justă de piață în Ghidul său de beneficii marginale. Aici, puteți vedea cât consideră autoritatea fiscală că valorează diferite articole.

În unele cazuri, este posibil să puteți negocia prețuri mai mici cu furnizori terți, comandând servicii în vrac pentru toți angajații dvs. Abonamentul individual la sală, de exemplu, ar putea fi de 50 USD pe lună, dar dacă aveți douăzeci de angajați calificați, acesta ar putea scădea la 40 USD pe lună.

Pentru a calcula venitul marginal, urmați următorii pași:

Găsiți beneficiile de Minimis Fringe și excludeți-le

Găsirea și eliminarea beneficiilor marginale de minimis (minime) este primul pas pentru majoritatea mărcilor. Implica excluderea tuturor micilor beneficii pe care angajații le primesc de la compania dvs., cum ar fi cafeaua gratuită la locul de muncă, pe care IRS nu le consideră impozabile.

Pentru a verifica dacă trebuie să adăugați un anumit articol ca beneficiu suplimentar, verificați Publicația IRS 15-B. Afișează multe articole pe care nu trebuie să le includeți în plata brută impozabilă.

Iată câteva exemple de beneficii neimpozabile care nu au nicio consecință asupra venitului imputat:

• Cadouri de naștere sau de vacanță în valoare mai mică de 100 USD
• Swag de companie, cum ar fi rucsacuri, sticle, pixuri și tricouri
• Mâncare gratuită de companie, cum ar fi picnicuri de companie
• Coșuri cu flori și fructe pentru ocazii speciale
• Utilizarea copiatoarelor companiei din motive personale
• Bilete ocazionale la evenimente sportive, concerte și expoziții de artă.

În multe cazuri, vă puteți folosi raționamentul personal. Dacă IRS nu menționează un articol în Publicația 15-B și valorează mai puțin de 100 USD, este puțin probabil să fie necesar să îl includeți în estimările venitului dvs. imputat.

Calculați valoarea beneficiilor marginale ale angajaților

Majoritatea companiilor folosesc regula generală de evaluare atunci când procesează beneficii suplimentare. Aceasta atribuie o valoare justă de piață fiecărui element adăugat la pachetul de compensare al angajatului, în plus față de salariul de bază.

Odată ce aveți toate valorile corecte de piață, pur și simplu le adunați. Aceasta vă oferă valoarea totală a beneficiilor marginale la nivelul întregii companii.

Calculați procentele de utilizare în afaceri

Următorul pas este de a calcula ce procent din beneficiile secundare consumă angajatul pentru uz personal.

Să presupunem că ai dat unui angajat un laptop atunci când s-a alăturat firmei tale pentru a-și face treaba. Dacă folosesc echipamentul exclusiv la locul de muncă, puteți scădea cheltuiala din venitul lor imputat. Asta pentru că nu oferă angajatului niciun câștig privat. Cu toate acestea, dacă lucrătorul împarte utilizarea laptopului în mod egal între muncă și timp liber, atunci nu puteți scădea decât jumătate din valoarea acestuia din venitul lor imputat. Restul trebuie impozitat.

Scăderea alocațiilor și scutirilor

După cum sa discutat mai sus, unele tipuri de beneficii secundare sunt scutite de taxe până la o anumită sumă - orice peste care va fi impozitat. Dacă venitul imputat este mai mic decât pragul de impozitare pentru fiecare categorie, salariatul nu plătește impozit suplimentar. Dacă este mai mult, ei vor plăti impozite doar pentru surplusul peste prag.

De exemplu, IRS permite în prezent companiilor să fie scutite de taxe pentru până la 5.250 USD per angajat în scopul cheltuielilor educaționale. Prin urmare, dacă un angajat primește 7.000 USD în beneficii secundare legate de educație, venitul său imputat (pe care trebuie să plătească impozit) va fi de 1.750 USD.

Înregistrați toate beneficiile suplimentare pe statul dvs. de plată

Pentru a obține venitul brut, angajatul dvs. ar trebui să plătească impozite pe care le veți adăuga la salariu beneficiile secundare sau venitul imputat. De exemplu, ați putea oferi un salariu de 3.000 USD pe lună și un venit suplimentar net imputat de 750 USD pe lună.

Prin urmare, venitul brut al angajatului pentru impozitele federale și de stat, Medicare și deducerile de securitate socială ar fi de 3.750 USD.

Pentru a evita ca angajații să depună și să plătească din buzunar impozite pe beneficiile marginale, ar trebui să trimiteți IRS niște bani din salariul lor în fiecare lună pentru a crea un sold pozitiv. Pentru a calcula cât să contribuiți, înmulțiți valoarea impozabilă a beneficiilor secundare cu rata de impozitare și împărțiți-o la rata reținerii la sursă.

Puneți venitul imputat pe taloanele dvs. de plată

Unii angajați vor ignora intrarea în linia venitului imputat de pe talonul de salariu, dar mulți vor dori să vadă câtă compensație primesc sub formă de beneficii secundare.

De aceea, este o idee bună să puneți toate beneficiile venitului imputat pe taloanele dvs. de plată. În acest fel, angajații pot vedea ce le oferiți și pot calcula mai ușor reținerile fiscale.

Dacă sunteți blocat, experții recomandă utilizarea unui software pentru a vă ocupa de calculul salariilor angajaților și al veniturilor imputate. Dezvoltatorii își actualizează în mod regulat soluțiile cu cele mai recente reguli și îndrumări de la IRS, permițându-vă să automatizați multe operațiuni contabile plictisitoare.

Ar trebui să utilizați managementul cheltuielilor de călătorie și divertisment pentru beneficii marginale?

Companiile pot aborda beneficiile secundare în unul din două moduri. Fie le pot plăti direct în numele lucrătorilor, fie îi pot determina pe lucrători să plătească mai întâi și apoi să le ramburseze ulterior.

Dacă firmele optează pentru cea de-a doua opțiune (a face angajații să plătească mai întâi), ele se bazează adesea pe managementul cheltuielilor de călătorie și divertisment (T & E). Din perspectiva IRS, orice venit pe care angajații le obțin din rambursările T & E este exact același cu plata impozabilă și, prin urmare, supus impozitului.

Ceea ce este frumos la T & E este că pre-cuantifică valoarea beneficiului. În momentul în care angajatul plătește, „valoarea justă” a articolului este dezvăluită.

De exemplu, dacă un angajat profită de avantajul companiei participând la o sală de sport pentru 50 USD pe lună și apoi primește rambursare de la angajator, firma nu trebuie să calculeze valoarea justă. În schimb, adaugă pur și simplu suma în dolari a costului lunar de membru la venitul imputat al angajatului.

Abordarea T & E oferă și alte beneficii pentru angajatori. De exemplu, sistemul vă permite să verificați respectarea politicii companiei. Dacă un angajat depășește alocația, pur și simplu îi poți refuza accesul la mai multe beneficii.

Este posibil să doriți să acoperiți multe avantaje în temeiul T & E. Unele sunt taxabile, iar altele nu. De exemplu, rambursările de mutare sub 50 de mile sunt taxabile, în timp ce cele peste 50 de mile nu sunt. Utilizarea personală a unei mașini de companie într-o călătorie de afaceri este o cheltuială impozabilă, dar beneficiile de navetă, până la o limită predefinită IRS, nu sunt.

Concluzia

Venitul imputat și beneficiile secundare sunt o parte importantă a pieței moderne a muncii. Ele permit adesea companiilor să-și compenseze angajații pentru timp și efort dincolo de ceea ce ar fi posibil prin remunerarea financiară obișnuită.

Angajații iubesc și beneficiile secundare. Îi face să se simtă mai mult ca parte a unei comunități și le oferă ceva în plus ca recompensă pentru munca lor grea. Ele merită luate în considerare, dar trebuie să înțelegeți cum le gestionează IRS pentru a evita să vă puneți pe dumneavoastră sau pe angajați în probleme fiscale.