Hibrid, fizic sau virtual: care ar trebui să fie evenimentul tău?

Dacă ați participat la un eveniment în ultimii ani, ați simțit că ceva s-a schimbat. Evenimentele au trecut de la anulate pe termen nelimitat la de la distanță la hibrid la în persoană cu opțiuni hibride și de la distanță. Montana rusă de așteptări și reglementări a fost multă, mai ales pentru companiile care depind de evenimente pentru a genera clienți potențiali.

În trimestrul IV al anului 2020, rata de anulare a expoziției B2B a fost de 97,9%. În decurs de un an, în T4 al anului 2021, rata de anulare a scăzut la 12,5%. Deci, în timp ce toată lumea s-a adaptat la o lume virtuală, această scădere semnificativă ilustrează faptul că oamenii sunt din nou pregătiți pentru evenimente live și se adaptează la „noul normal”.

Oamenii investesc în călătorii la evenimente live, în ciuda creșterii prețurilor la benzină și a biletelor de avion. Există o cerere reținută pentru conectare, dar standardele și așteptările sunt diferite decât erau înainte. Ultimii doi ani au schimbat modul în care participanții văd evenimentele, iar standardele de rentabilitate a investiției pentru marketingul evenimentelor sunt mai ridicate decât oricând.

Aici, la Zen Media, facem mult marketing de evenimente pentru clienții noștri. Indiferent dacă participă la o expoziție comercială și trebuie să știe cum să valorifice pe deplin această experiență, fie că își găzduiesc propriul eveniment pentru prima dată, i-am ghidat prin proces. De fapt, președintele nostru Stephanie Chavez este unul dintre cei mai importanți 1% dintre agenții de marketing de evenimente din lume!

Dar ștacheta este mai sus acum. Oamenii sunt mai protector cu timpul lor; doresc conexiune și experiențe noi – nu doar iluzia acesteia. Vor flexibilitate și distracție.

Deci, cum pot companiile să decidă ce tip de eveniment să planifice? Și cum pot îndeplini (și depăși) noile așteptări ale consumatorilor? Consultați criteriile de mai jos și vedeți dacă ați beneficia cel mai mult de un eveniment hibrid, virtual sau în persoană!

Ai nevoie de un eveniment hibrid dacă...

Doriți să vă creșteți acoperirea și flexibilitatea.

Găzduirea unui eveniment hibrid oferă mărcilor acoperirea și flexibilitatea maximă pentru a găzdui participanții atât fizic, cât și virtual. Un eveniment în persoană va avea întotdeauna o limită superioară a numărului de persoane care pot participa. Dar invitarea participanților virtuali înseamnă că cerul este limita.

Găzduirea unui eveniment hibrid înseamnă și creșterea accesibilității brandului și conținutului. Cu cât conținutul tău este mai accesibil, cu atât publicul tău poate fi mai divers. Și având în vedere că 40% din membrii LinkedIn își schimbă titlul postului, vechimea și industria la fiecare patru ani, este imperativ ca mărcile să ajungă dincolo de piața lor de nișă. Cineva dintr-un domeniu adiacent care este interesat de industria dvs. s-ar putea să nu aducă banii și timpul necesar pentru a merge la un eveniment fizic, dar se poate alătura sesiunilor virtuale în pauza de prânz sau poate asculta reluările sesiunilor înregistrate.

Găzduirea unui eveniment hibrid înseamnă o acoperire potențială masivă. Dar, așa cum a spus unchiul Ben, „Cu o mare acoperire vine o mare responsabilitate”. (Sau asa ceva.)

Puteți oferi o experiență completă atât pentru participanții în persoană, cât și pentru cei virtuali.

Într-un sondaj efectuat pe peste 200 de agenți de marketing din întreaga lume, Forrester a constatat că 58% dintre respondenți sunt de acord că „toate evenimentele emblematice de marketing B2B vor fi hibride în doi ani”. Dar este important să rețineți că hibridul nu înseamnă pur și simplu transmiterea în direct a evenimentului dvs. în persoană. Un adevărat eveniment hibrid oferă o experiență completă atât pentru participanții în persoană, cât și pentru cei virtuali și chiar oferă o oarecare intersectare în ceea ce privește utilizarea tehnologiei. Participanții în persoană pot avea chiar și posibilitatea de a crea o rețea cu participanții virtuali, iar tehnologia folosită va fi incluzivă pentru publicul dvs., indiferent de modul în care participă la eveniment. Evenimentele hibride necesită o integrare perfectă între publicul în persoană și cel virtual.

Din păcate, acest lucru nu a fost cazul în multe evenimente hibride, 39% dintre participanții virtuali spunând că nu s-au simțit incluși. Dar un eveniment hibrid este o opțiune excelentă dacă vă hotărâți să oferiți întreaga experiență la eveniment pentru toți participanții și aveți modalități creative de a face acest lucru.

Doriți să creșteți valoarea înainte și după eveniment.

Gândiți-vă la marketingul evenimentului dvs. în termeni de pre-, în timpul și post-eveniment. În timp ce toată lumea este obârșită să facă ocazie perfectă, ceea ce faci pentru marketing pre- și post-eveniment poate depăși uneori evenimentul real. De fapt, 86% dintre B2B văd un ROI pozitiv al evenimentelor lor hibride până la șapte luni după data evenimentului. Crearea atentă a zgomotului înainte de eveniment și apoi utilizarea marketingului post-eveniment pentru a urmări conversațiile semnificative - cu clienți potențiali, colegi din industrie și media - poate face o diferență masivă în succesul general al companiei dvs.

Ai nevoie de un eveniment fizic dacă...

Transmiteți informații complexe.

Sigur, este posibilă transmiterea de mesaje convingătoare despre informații complexe într-un cadru virtual. Dar când vine vorba de a crea o conexiune reală cu publicul și de a înțelege interesele și nevoile acestora, nimic nu depășește comunicarea în persoană. Dacă găzduiți o conferință și prezentați cele mai recente și mai bune cercetări ale dvs., a avea o prezentare dinamică, interactivă, fără îndoială, vă va transmite punctul de vedere mai bine decât un ecran.

Deci, dacă doriți ca publicul dvs. să fie implicat activ, înțelegând pe deplin complexitatea a ceea ce spuneți, un eveniment live - și poate chiar o mulțime mai mică - este cel mai bun pariu.

Vrei să te concentrezi pe construirea de conexiuni.

Forrester a descoperit că 67% dintre respondenți s-au simțit provocați în a oferi cu succes oportunități de creare de rețele într-un mediu virtual. În timp ce tehnologia de marketing pentru evenimente virtuale include căsuțe de chat, sondaje, întrebări și răspunsuri live și multe altele, există încă spațiu mare de îmbunătățire în domeniul rețelelor participanților. Așadar, dacă un obiectiv principal pentru evenimentul dvs. este de a crea oportunități bogate de rețea și spațiu pentru colaborare și explorare, atunci un eveniment fizic este cea mai bună opțiune.

Ai timp de dedicat planificării.

Planificarea unui eveniment fizic este o activitate uriașă. Poate dura sute de oameni, mii de ore și chiar mai mulți dolari pentru a realiza evenimente live de mare succes, cum ar fi conferințe, ateliere, lansări de produse și evenimente de networking. Dar dacă aveți echipa, timpul și resursele pentru a găzdui un eveniment care vă atinge obiectivele, vă implică publicul și vă promovează industria, atunci scena este a voastră!

Ai nevoie de un eveniment virtual dacă...

Furnizați conținut mai scurt.

Oboseala evenimentelor virtuale este reală, iar 45% dintre organizatorii de evenimente virtuale au optat pentru evenimente mai scurte de mai multe zile pentru a combate oboseala. În plus, publicul virtual apreciază conținutul mai scurt și mai asemănător unui talk-show. Participantul virtual mediu urmărește doar 68% dintr-o sesiune virtuală mai lungă de 20 de minute. Deci, cu cât conținutul dvs. este mai concis - până la 20 de minute - cu atât este posibil să aveți mai multă implicare pentru întregul eveniment.

Ca conținut digital, uneori concurezi cu cea mai recentă exfață Netflix sau cu jocul sportiv pe care nu vor să-l rateze. Faceți-vă conținutul suficient de lung pentru a fi captivant, dar suficient de scurt pentru a le reține atenția.

Ai un buget limitat și/sau ai puțin timp.

Evenimentele fizice pot veni cu un preț ridicat. În timp ce evenimentele hibride pot atenua oarecum acest lucru, evenimentele virtuale sunt, fără îndoială, cea mai ieftină opțiune. Veți avea, desigur, costuri asociate cu planificarea și promovarea: angajarea unui agent de marketing și planificator de evenimente - dacă nu îi aveți în echipa internă - alegerea unei platforme de găzduire virtuală, dezvoltarea și gestionarea programului, coordonarea vorbitorilor și Mai Mult. Dar dacă ai găzdui un eveniment hibrid sau fizic, ai avea toate acele costuri și apoi câteva.

Planificarea, promovarea și executarea evenimentelor virtuale necesită mai puțin timp decât evenimentele hibride sau fizice. Specialiştii în marketing pentru evenimente au raportat că, pentru evenimente virtuale mici, au nevoie doar de trei până la şase săptămâni pentru a promova evenimentul cu succes.

Și mai ieftin și mai rapid nu înseamnă „mai puțin decât”. Mărcile mari folosesc în continuare evenimente în întregime virtuale, iar evenimentele virtuale pot fi o trambulină pentru lucruri mai mari și pot susține alte evenimente ale companiei pe tot parcursul anului. Brandurile nu pot depăși niciodată valoarea unui eveniment virtual.

Vrei să construiești o comunitate.

Cele mai bune tipuri de oportunități de networking pentru companiile cu un buget mic sau pentru cele noi în industrie sunt evenimentele cu costuri reduse și de mare valoare. Este dovedit că participanții la evenimente virtuale caută genul de oportunități de creare de conexiuni și de rețea pe care le oferă în persoană, dar le doresc într-un mod diferit. Puteți începe să construiți o comunitate în industria dvs. găzduind evenimente mai mici - poate chiar să participați gratuit sau doar prin invitație la început. O rețea de afaceri complementare care cresc împreună poate fi puternică.

Indiferent de tipul de eveniment pe care îl planificați, este esențial să vă mențineți publicul în centrul eforturilor dumneavoastră. Spune-ne la ce fel de evenimente găzduiești sau participi anul acesta pe rețelele sociale! Și dacă cauți pe cineva care să-ți ducă marketingul pentru evenimente la un nivel superior? Întinde mâna.