Cum se scrie un formular de comandă de achiziție

Când faceți afaceri, este necesar să vă documentați toate tranzacțiile. Acest lucru este valabil mai ales dacă sunteți vânzător de bunuri, deoarece documentația tranzacției dvs. stabilește starea de sănătate și starea bună a companiei în viitor. Când cineva dorește să facă o achiziție, este necesar un formular de comandă pentru a stabili ce produs este cumpărat și la ce preț. Deci, acest document nu este necesar doar pentru cumpărător, ci și pentru vânzător și evidențele acestora. Deși este ușor să clarificați necesitatea unui formular de comandă, următoarea întrebare este: cum să scrieți unul? Din fericire, există mai multe răspunsuri pentru aceasta.

Postare asociată: Ce trebuie să știți despre Factoringul facturilor

Înainte de a vorbi despre cum să creați un formular de comandă, este important să înțelegeți ce este acesta. Există adesea confuzii cu privire la diferența dintre o comandă de achiziție și o factură. După cum sa menționat, un formular de comandă de achiziție este un document care notifică vânzătorul despre dorința de a cumpăra pentru plata promisă. Pe de altă parte, o factură este o factură de la vânzător către cumpărător pentru a-i informa cât se datorează pentru bunuri și/sau servicii.

Având în vedere acest lucru, unii dintre cei care ar putea avea nevoie sau beneficia de un formular de comandă de achiziție sunt proprietari de companii care ar putea avea nevoie să creeze unul pentru a cumpăra de la alte companii în tranzacții B2B (business to business). Deoarece tranzacțiile business-to-business pot fi mari și complicate și implică adesea achiziții la scară largă, este nevoie de ceva mai detaliat și aceasta este utilizarea reală a formularului de comandă, deoarece oferă spațiu pentru a adăuga o cantitate mare de informații despre natură. a achiziției, cum ar fi numele produsului, prețul, livrarea și așa mai departe. Multe alte entități ar putea folosi altfel un formular de comandă de achiziție, deoarece toată lumea este implicată în comerț la un anumit nivel în economia globalizată.

Acum că utilizarea și scopul lor au fost explicate, următoarea întrebare este: Cum creează cineva un formular de comandă? După cum am spus, răspunsurile lor sunt multiple și se rezumă la o chestiune de alegere. O afacere mai mare are adesea propriul stil de formular de comandă de cumpărare pe care îi place să-l folosească. Companiile online le au adesea prefabricate pentru clienți ca parte a unui proces de pâlnie de vânzări, iar alții ar putea alege să descarce un șablon de comandă de achiziție PDF.

Dacă o companie sau o persoană decide să-și creeze un PDF pentru comanda de cumpărare care poate fi completată, unde poate face acest lucru? Există, de fapt, câteva resurse online excelente în care un formular de comandă de achiziție poate fi descărcat ca document PDF care poate fi completat. PDF-ul comenzii de achiziție va include adesea o serie de spații care pot fi completate care solicită informații specifice privind achiziția, care vor fi detaliate mai jos. Deși este posibil să vă creați propriul formular de comandă, se recomandă utilizarea unui formular prefabricat, deoarece este deja pregătit și reduce șansa de a omite unele informații esențiale.

Citește și: Stresul la locul de muncă este grav: iată cum să faci față

Crearea unui formular de comandă de achiziție

Există mai multe modalități de a crea un formular de comandă de achiziție online, iar una dintre aceste moduri este să găsești online un editor PDF de înaltă calitate. Editorii PDF online precum LuminPDF oferă propriul formular de comandă de achiziție pe care îl puteți descărca; totuși, dacă este nevoie de unul personalizat, atunci un fișier PDF gol poate fi editat prin soluția lor la specificațiile dorite. Totuși, atunci când creați un formular de comandă, aveți în vedere tot ceea ce trebuie menționat în document. Dacă unele informații lipsesc, ar putea cauza o întârziere sau, mai rău, o achiziție eșuată, care ar putea dăuna intereselor afacerii dvs.

Elementele principale ale unei comenzi de achiziție

Când completați un șablon de comandă de achiziție prefabricat sau unul pe care l-ați creat singur, există câteva informații necesare de inclus. Evident, desigur, este numele produsului dorit, de cât sau de câte aveți nevoie, precum și suma care trebuie plătită pentru produsele sau serviciile respective. În plus, există și alte lucruri importante de inclus pentru a primi ceea ce doriți să cumpărați.

O altă includere evidentă este numele și adresa la care doriți să-l trimiteți. Formularul de comandă este inutil dacă nu ajunge la persoana sau compania potrivită. De asemenea, nu includeți doar adresa lor, ci și a dvs. Nu ar fi atât de util dacă încercați să cumpărați ceva fără ca compania pe care o cumpărați să știe unde să trimiteți produsul.

De asemenea, atunci când comandați un anumit produs și nu un serviciu precum consultanța, este nevoie de mijloacele de transport. Unde să-l expediați, ce serviciu să utilizați și așa mai departe. Deși opțiunea de a alege cine depinde de dvs., este adesea necesar să luați în considerare prețul de transport pe care va trebui să-l plătiți pentru ca produsul să fie trimis la adresa pe care o alegeți.

Acestea sunt câteva dintre lucrurile de bază care trebuie incluse într-o comandă de cumpărare, există și alte lucruri de inclus, desigur, și dacă utilizați un PDF de comandă de cumpărare prefabricat, atunci acesta va indica ce este necesar și unde să puneți informațiile în fișierul de completat. document, eliminând astfel potențialele greșeli. Cu toate acestea, dacă nu utilizați un document PDF care poate fi completat, atunci trebuie să faceți unul și să vă asigurați că toate informațiile sunt incluse.

Citește și: 5 piloni ai externalizării de succes a proceselor de afaceri

Cum se face o comandă de achiziție în PDF

Pentru a crea o comandă de achiziție în format PDF, trebuie mai întâi să utilizați un editor PDF (există multe dintre care să alegeți) și să faceți următoarele: Adăugați titlul, creați spații libere care pot fi completate pentru informațiile necesare, cum ar fi informațiile de facturare și numele produsului. , precum și informațiile vânzătorului și cumpărătorului (dvs.) din document. Odată ce ați creat toate acestea, este o simplă chestiune de a completa toate informațiile dorite și de a le trimite vânzătorului.

În afaceri, includeți întotdeauna toate informațiile relevante atunci când cumpărați un produs sau serviciu prin utilizarea unui formular de comandă de achiziție. Când creați un formular de comandă de achiziție sau descărcați un șablon PDF prefabricat de pe un site de editare PDF online, trebuie să aveți în vedere să acordați atenție detaliilor, pentru a vă asigura că nu există complicații. Dacă toate informațiile sunt incluse, atunci pasul final este să le trimiteți și să așteptați produsul sau serviciul dvs.