Ghid eficient: Cum să scrieți un e-mail profesional

Publicat: 2023-07-20

Înțelegerea modului de a scrie un e-mail profesional este crucială în peisajul afacerilor digitale de astăzi. Indiferent de titlul postului tău – fie că este vorba de vânzător, recrutor, marketer sau antreprenor – posibilitatea de a crea e-mailuri convingătoare poate fi cheia pentru o comunicare de succes.

În acest ghid cuprinzător despre scrierea e-mailurilor profesionale, vom aprofunda în diferite aspecte care contribuie la crearea unui e-mail de impact. De la crearea unor linii de subiect acționabile și structurarea e-mailului pentru claritate și eficiență până la gestionarea destinatarilor și a setărilor de răspuns – avem totul acoperit.

Vom discuta, de asemenea, despre importanța unei semnături de e-mail profesionale bine concepute, a corectării înainte de a apăsa pe trimitere, a înțelegerii diferitelor situații de lucru, cum ar fi e-mailurile de urmărire după întâlniri sau interviuri. Vom explora chiar și modul în care elementele vizuale pot fi utilizate în mod corespunzător fără a compromite profesionalismul.

Această postare de blog își propune nu doar să vă învețe cum să scrieți e-mailuri profesionale, ci să vă asigure că acestea ies în evidență printre sute de alții care luptă pentru atenție în căsuța de e-mail a destinatarului. Asadar, haideti sa începem!

Cuprins:

  • Crearea unei linii de subiect acționabile
    • De ce contează un subiect bun pentru e-mail?
  • Gestionarea destinatarilor și setările de răspuns
    • Opțiuni „Anulați trimiterea” – Un salvator.
  • Întrebări frecvente în legătură cu Cum să scrieți un e-mail profesional
  • Concluzie

Crearea unei linii de subiect acționabile

Să ne scufundăm.

Linia de subiect este primul lucru pe care îl vede destinatarul și poate face sau întrerupe dacă vă deschide e-mailul. Trebuie să fie suficient de convingător pentru a le atrage atenția, dar și suficient de concis pentru a nu-i copleși.

De ce contează un subiect bun pentru e-mail?

O linie de subiect bine concepută duce la rate de deschidere mai mari, o mai bună comunicare de afaceri și, în cele din urmă, la mai multe conversii. Cum poți crea un subiect eficient?

Încorporarea îndemnului la acțiune (CTA)

Cheia constă în crearea de mesaje acționabile în acele câteva cuvinte din rândurile de subiect ale e-mailului. Includerea unui îndemn la acțiune aici îi încurajează pe destinatari să se implice în ceea ce urmează – deschizând posibilitatea unor interacțiuni semnificative.

Exemple de linii de subiecte eficiente
  • „Deblocați cartea electronică gratuită acum.” – Acest lucru creează urgență, oferind în același timp valoare fără costuri.
  • "Ne e dor de tine. Obțineți o reducere de 20% la următoarea achiziție” – Personalizează mesajul în timp ce stimulează reangajarea.
  • „Opinia dvs. contează: luați sondajul nostru astăzi” – Invită la participare valorând contribuția utilizatorilor.
„Creați linii de subiect convingătoare care conduc la rezultate. Creșteți ratele de deschidere, îmbunătățiți comunicarea și sporiți conversiile cu mesaje de e-mail acționabile. #EmailMarketingTips” Faceți clic pentru a trimite pe Tweet

Gestionarea destinatarilor și setările de răspuns

Corespondentul prin e-mail poate fi dificil, mai ales atunci când lucrați cu numeroși destinatari.

Prima regulă? Ține cont de „Răspuns” versus „Răspunde tuturor”.

Nu fi un maniac al „Răspunde tuturor” . Folosește-l doar dacă informațiile sunt relevante pentru toată lumea din fir.

Dar dacă este doar pentru câțiva selectați, rămâneți cu un răspuns direct. Salvați pe toți ceilalți de la supraîncărcarea căsuței primite.

Opțiuni „Anulați trimiterea” – Un salvator.

Ați apăsat vreodată trimite prea devreme? Sau ați observat o greșeală de scriere flagrantă în timp ce e-mailul dvs. s-a micșorat în spațiul cibernetic? Cu toții am fost acolo. Din fericire, majoritatea platformelor de e-mail oferă o opțiune de „anulează trimiterea”. Folosește-l cu înțelepciune, prietene. Acum, să vorbim despre gestionarea destinatarilor din lista ta de e-mail. Poate părea banal, dar gestionarea adecvată duce la o comunicare eficientă în afaceri. Păstrați lucrurile organizate informând fiecare destinatar de ce primește e-mailul (fără spam). Și verificați întotdeauna de două ori înainte de a apăsa acel „trimitere” final. În esență: gestionați inteligent. Comunică eficient. Și amintiți-vă – fiecare e-mail profesional bun începe chiar înainte de a-l scrie.

„Stăpânește arta comunicării prin e-mail cu aceste sfaturi: ține cont de „Răspuns” vs „Răspunde tuturor”, folosește cu înțelepciune „Anulează trimiterea” și gestionează eficient destinatarii. #EmailEtiquette” Faceți clic pentru a trimite pe Tweet

Întrebări frecvente în legătură cu Cum să scrieți un e-mail profesional

Doriți să scrieți e-mailuri profesionale care să obțină rezultate? Urmați acești pași:

  1. Începeți cu un subiect puternic care atrage atenția.
  2. Utilizați o adresă de e-mail profesională care să reflecte numele sau afacerea dvs.
  3. Formatați-vă e-mailul cu paragrafe scurte și puncte pentru o citire ușoară.
  4. Începeți cu un salut politicos și adresați-vă pe nume destinatarului.
  5. Treci direct la obiect și păstrează-ți mesajul concis.
  6. Utilizați gramatica și ortografia adecvate pentru a evita greșelile jenante.
  7. Includeți toate informațiile de contact necesare în semnătura dvs. de e-mail.
  8. Exprimați recunoștința și încheiați cu o încheiere politicoasă.
  9. Verificați-vă e-mailul înainte de a apăsa trimite pentru a detecta eventualele erori.
  10. Urmăriți dacă este necesar pentru a vă asigura că e-mailul dvs. își găsește marcajul.

Scrierea de e-mailuri profesionale nu trebuie să fie o corvoadă. Nu uitați să o faceți scurt, dulce și la obiect.

Concluzie

Stăpânirea artei de a scrie e-mailuri profesionale este crucială pentru o comunicare eficientă în afaceri.

Creați o linie de subiect acționabilă și structurați-vă e-mailul pentru claritate și eficiență.

Gestionați destinatarii și setările de răspuns, creați o semnătură de e-mail profesională și corectați înainte de a apăsa pe trimitere.

Înțelegeți diferite situații de lucru, cum ar fi scrierea de e-mailuri ulterioare sau adăugarea de elemente vizuale atunci când este cazul.

Crește-ți jocul de e-mail și lasă o impresie de durată asupra destinatarilor tăi.

Indiferent dacă sunteți reprezentant de vânzări, recrutor, proprietar de startup, marketer sau proprietar de afaceri mici, a ști cum să scrieți un e-mail profesional este o abilitate esențială care vă diferențiază în lumea digitală de astăzi.

Aveți nevoie de ajutor pentru automatizarea procesului dvs. de prospectare a vânzărilor?

LeadFuze vă oferă toate datele de care aveți nevoie pentru a găsi clienți potențiali ideali, inclusiv informații complete de contact.

Treceți printr-o varietate de filtre pentru a concentra clienții potențiali pe care doriți să îi ajungeți. Acest lucru este nebunesc specific, dar puteți găsi toate persoanele care se potrivesc cu următoarele:

  • O companie din domeniul serviciilor financiare sau bancar
  • Care au mai mult de 10 angajați
  • Care cheltuiesc bani pe AdWords
  • Cine folosește Hubspot
  • Care au în prezent locuri de muncă pentru ajutor de marketing
  • Cu rolul de HR Manager
  • Acesta a fost în acest rol doar de mai puțin de 1 an
Doar ca să-ți faci o idee.

Sau găsiți anumite conturi sau clienți potențiali

LeadFuze vă permite să găsiți informații de contact pentru anumite persoane sau chiar să găsiți informații de contact pentru toți angajații unei companii.


Puteți chiar să încărcați o listă întreagă de companii și să găsiți pe toți cei din anumite departamente ale companiilor respective. Consultați LeadFuze pentru a vedea cum vă puteți automatiza generarea de clienți potențiali.