De la haos la comandă: cum să eficientizați fluxurile de lucru contractuale

Contractele sunt fundamentul succesului afacerii, având un impact asupra tuturor fațetelor operațiunilor – de la angajarea de talent de top și construirea de parteneriate până la vânzarea de produse și închirierea spațiului de birouri. Ele stabilesc încredere, protejează interesele, gestionează riscurile și permit operațiuni bune în cadrul unei organizații.

Dar aici este chestia. Metodele tradiționale de gestionare a contractelor sunt haotice. Abordarea proceselor manuale, a documentelor fizice și a nesfârșitelor e-mailuri înainte și înapoi încetinește totul și deschide ușa erorilor și oportunităților ratate.

Din fericire, există o soluție: fluxurile de lucru contractuale.

Prin adoptarea automatizării, centralizarea depozitelor de contracte și utilizarea semnăturilor electronice, companiile pot introduce ordine în procesele lor de gestionare a contractelor și pot spori eficiența generală.

Acest articol explorează fluxurile de lucru contractuale și modalități de a le eficientiza pentru a valorifica oportunitățile rapid și eficient.

Prin implementarea unui flux de lucru contractual structurat, companiile pot îmbunătăți eficiența, asigura conformitatea, îmbunătăți colaborarea și pot reduce erorile și întârzierile.

Provocări legate de fluxurile de lucru contractuale tradiționale

Metodele tradiționale de management al contractelor sunt adesea ineficiente și au un impact substanțial asupra profitului unei companii. Studiile arată că companiile pot pierde până la 9% din profituri din cauza gestionării ineficiente a contractelor.

Unele provocări comune asociate cu gestionarea tradițională a contractelor includ următoarele:

1. Procese ineficiente

Procesele manuale sunt consumatoare de timp, ducând adesea la întârzieri în executarea contractului, ceea ce duce la creșterea timpului de realizare și la oportunități ratate. Navigarea prin grămezi de documente, crearea de contracte de la zero, gestionarea versiunilor sau urmărirea aprobărilor consumă timp prețios și consumă resurse care ar putea fi mai bine folosite în altă parte.

2. Lipsa de vizibilitate și urmărire

Fără un sistem centralizat, obținerea unei perspective asupra stării și progresului contractelor în fiecare etapă devine dificilă. Urmărirea versiunilor contractelor, amendamentelor și negocierilor poate fi o provocare, ceea ce duce la potențiale erori și greșeli de comunicare. Companiile se confruntă adesea cu informații despre contracte împrăștiate, ceea ce face dificilă menținerea tuturor pe aceeași pagină.

3. Riscuri de securitate și probleme de conformitate

Bazarea pe documente fizice prezintă riscuri precum pierderea, deteriorarea sau accesul neautorizat. Aceste riscuri pun în pericol confidențialitatea și integritatea informațiilor contractuale sensibile. Mai mult, asigurarea conformității cu reglementările privind confidențialitatea datelor (GDPR, CCPA), standardele din industrie (HIPAA, ISO 27001) și cerințele legale devine din ce în ce mai dificilă atunci când se lucrează cu documente fizice.

4. Colaborare și comunicare limitate

Predarea manuală și circulația fizică a documentelor în fluxurile de lucru contractuale duc la întârzieri și ineficiențe în comunicare. Coordonarea revizuirilor, editărilor și aprobărilor contractelor între departamente și părțile interesate necesită mult timp și este predispusă la erori. Poate duce la nerespectarea termenelor limită și la greșeli de comunicare.

5. Ineficiența costurilor și a resurselor

Procesele contractuale manuale au mai multe costuri asociate care pot afecta bugetul unei companii. Cheltuielile precum imprimarea, depozitarea hârtiei, taxele poștale, sarcinile administrative și interacțiunile fizice cu clienții se adună. În plus, costurile de călătorie pot fi semnificative, inclusiv transportul și cazarea pentru întâlniri în persoană și semnarea contractelor. Timpul petrecut călătorind pentru a întâlni clienții și a desfășura negocieri față în față adaugă și mai mult la ineficiența resurselor.

6 moduri de a eficientiza fluxurile de lucru contractuale

Eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale înseamnă automatizarea și standardizarea pașilor implicați în gestionarea contractelor. Aceasta implică utilizarea fluxurilor de lucru pentru a organiza sarcini și acțiuni, asigurându-vă că oamenii potriviți au documentele potrivite la momentul potrivit. Scopul este de a simplifica procesul cât mai eficient și precis posibil.

Iată șase moduri prin care puteți eficientiza fluxurile de lucru contractuale în organizația dvs.

Sursa: Signeasy

1. Implementați o soluție de semnătură electronică

Soluțiile de semnătură electronică simplifică fluxurile de lucru ale contractelor eliminând necesitatea gestionării fizice a documentelor, cum ar fi imprimarea, semnarea, scanarea și trimiterea prin poștă. În schimb, contractele pot fi semnate digital, economisind timp și resurse și reducând riscul de erori sau pierderi.

Semnăturile electronice permit, de asemenea, colaborarea la distanță și accelerează procesul de semnare. Părțile pot semna contracte electronice de oriunde, oricând, folosind dispozitivele lor. Elimină nevoia de întâlniri în persoană sau de coordonare a programelor multiple, accelerând executarea contractului și reducând întârzierile.

În plus, semnăturile electronice oferă securitate și autenticitate sporite . Tehnicile avansate de criptare și mecanismele de autentificare asigură integritatea și valabilitatea contractelor semnate. Traseele de audit digitale înregistrează cine a semnat documentul și când, ceea ce adaugă un nivel suplimentar de securitate și responsabilitate.

Prin eficientizarea procesului de semnare, semnăturile electronice îmbunătățesc eficiența și productivitatea generală. Acestea reduc sarcinile administrative, elimină ineficiențele bazate pe hârtie și oferă o experiență perfectă pentru toate părțile implicate.

2. Centralizați gestionarea contractelor

Afacerile pot obține mai multe beneficii prin consolidarea tuturor contractelor într-un sistem centralizat. În primul rând, permite accesul ușor, urmărirea și recuperarea contractelor. Utilizatorii pot găsi și prelua rapid contracte dintr-o singură sursă în loc să parcurgă fișierele fizice sau să caute în diferite sisteme. Economisește timp, reduce erorile și sporește eficiența în gestionarea contractelor.

Centralizarea facilitează colaborarea și actualizările în timp real. Mai multe părți interesate pot accesa și pot lucra la contracte simultan, eliminând nevoia de transferuri manuale și reducând întârzierile. Cu notificări instantanee și acces partajat, echipele pot colabora fără probleme, pot face editări, adăuga comentarii și pot urmări modificările în timp real, ceea ce duce la aprobări mai rapide ale contractelor și la o productivitate îmbunătățită.

În plus, un sistem centralizat oferă o mai bună vizibilitate și control asupra ciclului de viață al contractului. Permite companiilor să urmărească etapele cheie, să monitorizeze performanța contractului și să gestioneze mai eficient reînnoirile sau expirările. Această abordare proactivă ajută la atenuarea riscurilor, la asigurarea conformității și la optimizarea proceselor de gestionare a contractelor.

3. Activați automatizarea fluxului de lucru

Cu fluxuri de lucru configurabile, puteți proiecta o cale fără întreruperi pe care să o urmați contractele dvs. Reduce efortul manual și economisește timp prețios. De exemplu, generarea documentelor poate fi automatizată, creând șabloane de contract standardizate cu câmpuri dinamice care pot fi populate cu informații relevante.

Fluxurile de lucru de aprobare pot fi, de asemenea, automatizate prin definirea secvenței de aprobări și declanșarea notificărilor către părțile interesate corespunzătoare. Accelerează etapele de revizuire și aprobare, reducând întârzierile și îmbunătățind eficiența.

Notificările și alertele automate țin părțile interesate informate despre starea contractului, etapele cheie, termenele limită apropiate și acțiunile necesare. Îmbunătățește comunicarea, asigură răspunsuri în timp util și reduce riscul nerespectării termenelor limită sau al sarcinilor trecute cu vederea.

4. Integrați-vă cu alte sisteme

Prin conectarea software-ului de gestionare a contractelor cu alte sisteme software esențiale, utilizatorii pot accesa toate informațiile relevante și pot efectua acțiunile necesare într-o singură interfață, eliminând necesitatea transferului manual de date sau comutarea între diverse aplicații. Economisește timp și efort, reduce riscul de erori și îmbunătățește experiența utilizatorului.

Integrarea cu spații de lucru populare precum Microsoft și Google, împreună cu software-ul CRM , ERP sau HR, permite utilizatorilor să semneze, să trimită pentru semnare și să urmărească contractele fără a părăsi spațiul de lucru. Această integrare asigură că informațiile legate de contract sunt partajate cu acuratețe între sisteme, eliminând necesitatea introducerii manuale a datelor.

Integrarea creează un mediu unificat în care sarcinile legate de contract se aliniază perfect cu procesele dvs. de afaceri mai largi. De exemplu, automatizarea creării contractelor pe baza oportunităților. Atunci când o nouă oportunitate este identificată în sistemul CRM, șabloane relevante de contract pot fi generate automat, economisind timp și îmbunătățind consistența.

5. Utilizați biblioteci de șabloane de contract

Un șablon de contract este un document pre-proiectat care servește ca punct de plecare pentru crearea contractelor, oferind un format structurat care poate fi personalizat pentru a reflecta detalii specifice. Având o colecție de șabloane de contracte standardizate, permite o redactare mai rapidă. În loc să înceapă de la zero de fiecare dată, utilizatorii pot accesa cu ușurință șabloane preaprobate, adaptate pentru anumite scopuri. Accelerează procesul de creare a contractului, economisind timp și efort.

Menținerea unei biblioteci de documente, contracte și acorduri utilizate în mod obișnuit asigură accesul ușor la șabloanele aprobate. Promovează consecvența în limbajul și structura contractului, reducând șansele de erori și inconsecvențe în crearea contractului.

Bibliotecile de șabloane de contract ajută și la asigurarea controlului versiunii documentului. Prin centralizarea șabloanelor într-o bibliotecă, companiile le pot gestiona și actualiza cu ușurință după cum este necesar. Acesta garantează că utilizatorii lucrează întotdeauna cu cele mai recente versiuni, reducând riscul de a utiliza șabloane învechite și menținând conformitatea.

6. Implementați analiza și raportarea contractelor

Software-ul de analiză a contractelor permite companiilor să obțină o înțelegere profundă a performanței contractelor. Organizațiile pot identifica modele, tendințe și zone de îmbunătățire analizând datele legate de starea contractului, timpii de executie și utilizare. Aceste cunoștințe le permit să ia decizii bazate pe date, să optimizeze fluxurile de lucru și să abordeze blocajele, simplificând în cele din urmă procesul de gestionare a contractelor.

Generarea de rapoarte privind valorile contractuale oferă o imagine cuprinzătoare asupra activităților și performanței contractului. Aceste rapoarte oferă vizibilitate în timp real asupra stării contractului, etapelor și indicatorilor cheie de performanță. Cu aceste informații disponibile, părțile interesate pot urmări cu ușurință progresul, pot identifica întârzierile și pot lua măsuri proactive pentru a menține contractele pe drumul cel bun.

Analizând datele istorice ale contractelor, companiile pot aborda în mod proactiv problemele, pot atenua riscurile și pot optimiza fluxurile de lucru pentru a îmbunătăți gestionarea globală a contractelor.

Cum diferite departamente eficientizează fluxurile de lucru contractuale

Contractele sunt parte integrantă a diferitelor echipe, cum ar fi cele juridice, de vânzări și financiare. Colaborarea și coordonarea dintre aceste echipe facilitează interacțiunile, reduc transferurile și îmbunătățesc comunicarea. Mărește productivitatea, reduce erorile, accelerează ciclurile contractuale și, în cele din urmă, oferă rezultate mai bune pentru organizație.

Să vedem cum diferite echipe eficientizează fluxurile de lucru contractuale.

1. Vânzări și marketing

Echipele de vânzări și marketing folosesc contracte pentru a-și susține activitățile, inclusiv acorduri de vânzare, parteneriate de marketing, acorduri de nivel de servicii și acorduri de nedivulgare. Aceste echipe lucrează îndeaproape cu profesioniști din domeniul juridic pentru a asigura conformitatea și pentru a negocia condițiile contractuale. Și colaborează cu echipele financiare pentru a gestiona prețurile, termenii de plată și recunoașterea veniturilor.

Echipele de vânzări și marketing automatizează crearea contractelor, procesele de aprobare și urmărirea documentelor. Accelerează execuția contractului și elimină documentele manuale. Această abordare colaborativă sporește productivitatea, îmbunătățește relațiile cu clienții și stimulează creșterea veniturilor.

2. Legal

Departamentul juridic se ocupă de contractele cu furnizorii, contractele cu clienții, contractele de muncă, acordurile de nedivulgare și acordurile de licență. Colaborarea este vitală pentru departamentul juridic, deoarece lucrează îndeaproape cu diferite echipe, inclusiv de achiziții, resurse umane, finanțe și conducere executivă.

Departamentul juridic automatizează crearea contractelor, procesele de aprobare și stocarea documentelor pentru a eficientiza fluxurile de lucru ale contractelor. Centralizarea contractelor într-un depozit digital le permite să urmărească cu ușurință starea contractului, să acceseze documente relevante și să colaboreze cu părțile interesate în timp real. Îmbunătățește vizibilitatea contractului, reduce erorile manuale și asigură conformitatea cu cerințele legale.

3. HR

Echipele de resurse umane folosesc contracte de muncă, scrisori de ofertă, acorduri de confidențialitate și acorduri de neconcurență în fluxurile lor de lucru. Eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale în departamentul de resurse umane implică colaborarea dintre profesioniștii în resurse umane, echipele juridice, managerii de angajare și noii angajați.

Echipele de resurse umane pot accelera procesul de gestionare a contractelor prin valorificarea tehnologiei, cum ar fi semnăturile electronice și fluxurile de lucru automatizate. Include redactarea și trimiterea contractelor pentru revizuire și aprobare, captarea semnăturilor electronice și stocarea și gestionarea în siguranță a documentelor contractuale.

4. Operațiuni IT

Echipele de operațiuni IT facilitează implementările de tehnologie, angajamentele furnizorilor, acordurile de nivel de servicii și contractele de întreținere. Aceste contracte sunt esențiale pentru gestionarea relațiilor cu furnizorii externi, asigurarea operațiunilor bune și menținerea integrității infrastructurii IT.

Eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale în departamentele de operațiuni IT implică colaborarea dintre profesioniștii IT, echipele de achiziții, departamentele juridice și furnizorii externi. Folosind instrumente și procese eficiente de gestionare a contractelor, aceste echipe pot eficientiza crearea, negocierea și execuția contractelor.

5. Finanțe și contabilitate

Echipele financiare și contabile folosesc contracte pentru a gestiona acordurile financiare, relațiile cu furnizorii, angajamentele clienților și obligațiile de conformitate. Aceste contracte asigură tranzacții financiare exacte, atenuând riscurile și menținând integritatea financiară.

Departamentele financiare și contabile colaborează cu echipe juridice, departamente de achiziții și părți externe. Fluxurile de lucru automate ale contractelor ajută la urmărirea etapelor contractuale, a termenilor de plată și a obligațiilor financiare, asigurând facturarea la timp, încasările plăților și respectarea termenilor contractuali.

Prin eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale, echipele financiare și contabile pot îmbunătăți acuratețea financiară, pot îmbunătăți gestionarea fluxului de numerar, pot atenua riscurile contractuale și pot asigura conformitatea cu reglementările.

Aplicații specifice industriei ale fluxurilor de lucru de gestionare a contractelor

În diverse industrii, eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale aduce avantaje specifice, adaptate nevoilor fiecărui sector. Să le privim mai jos.

1. Asistență medicală

Spitalele, companiile farmaceutice, instituțiile de cercetare și furnizorii de servicii medicale se bazează pe un management eficient al contractelor pentru o funcționare bună și conformare. Aceasta implică gestionarea acordurilor cu furnizorii, furnizorii, furnizorii de servicii medicale și asigurătorii.

Un aspect cheie este asigurarea conformității cu cerințele de reglementare și cu legile privind confidențialitatea, cum ar fi HIPAA, pentru a proteja informațiile sensibile ale pacientului.

Fluxurile de lucru eficiente ale contractelor permit executarea la timp a contractului, sporesc colaborarea cu părțile interesate și ajută la îndeplinirea obligațiilor contractuale. Prin valorificarea instrumentelor digitale și a automatizării, organizațiile din domeniul sănătății își eficientizează procesele contractuale, concentrându-se pe îngrijirea pacienților și încurajând relații pozitive cu părțile interesate.

2. Tehnologie

Companiile de tehnologie, furnizorii de software și furnizorii de SaaS se bazează pe managementul raționalizat al contractelor pentru a stimula inovația, a menține relațiile cu clienții și pentru a respecta reglementările din industrie.

Fluxurile de lucru contractuale din sectorul tehnologiei cuprind o serie de acorduri, cum ar fi acorduri de licență software, acorduri de nivel de servicii, contracte de dezvoltare software, acorduri de proprietate intelectuală și contracte de parteneriat. Aceste contracte definesc drepturile, obligațiile și așteptările atât ale furnizorului de tehnologie, cât și ale clientului.

În plus, companiile de tehnologie operează într-un mediu foarte reglementat. Aceștia trebuie să respecte reglementările privind confidențialitatea datelor, standardele de securitate și reglementările specifice industriei. Eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale permite organizațiilor să asigure conformitatea, să gestioneze riscurile și să demonstreze respectarea cerințelor legale.

3. Imobiliare

În industria imobiliară, fluxurile de lucru contractuale sunt cruciale în gestionarea contractelor de închiriere, a contractelor de vânzare a proprietății și a contractelor cu furnizorii. Prin eficientizarea acestor fluxuri de lucru, profesioniștii în domeniul imobiliar pot automatiza procese precum contractele de închiriere, reînnoirile de închiriere și contractele de întreținere a proprietății, economisind timp și efort.

Fluxurile de lucru eficiente ale contractelor îmbunătățesc, de asemenea, comunicarea și colaborarea între proprietarii de proprietăți, chiriași și echipele de administrare a proprietății, asigurând o funcționare lină și eficientă. Mai mult, eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale ajută organizațiile imobiliare să respecte reglementările locale și cerințele legale, minimizând riscul de erori și asigurând un proces solid din punct de vedere legal.

4. Fabricare

În industria de producție, fluxurile de lucru simplificate ale contractelor asigură operațiuni bune, de la gestionarea contractelor cu furnizorii și a acordurilor de achiziții până la gestionarea contractelor din lanțul de aprovizionare.

Producătorii pot economisi timp și resurse prin automatizarea comenzilor de achiziție, integrarea furnizorilor și reînnoirile contractelor, permițându-le să se concentreze pe activitățile de bază ale afacerii. În plus, fluxurile de lucru eficiente ale contractelor îmbunătățesc colaborarea între producători, furnizori și distribuitori, favorizând parteneriate mai solide și comunicare fără întreruperi de-a lungul lanțului de aprovizionare.

5. Servicii financiare

Fluxurile de lucru contractuale din industria serviciilor financiare automatizează contractele de împrumut, integrarea clienților și documentația de conformitate. Permite o procesare mai rapidă, reduce erorile manuale și îmbunătățește experiența clienților.

Organizațiile pot asigura transparența, pot reduce întârzierile și pot consolida relațiile cu clienții facilitând colaborarea între instituțiile financiare, clienți și echipele juridice. Fluxurile de lucru simplificate ale contractelor asigură că serviciile financiare respectă reglementările, cum ar fi legile împotriva spălării banilor (AML) și cerințele Know Your Customer (KYC).

Prin eficientizarea fluxurilor de lucru contractuale, instituțiile pot implementa măsuri solide de conformitate, pot monitoriza modificările de reglementare și pot atenua riscurile de conformitate.

Cum să selectați software-ul potrivit pentru fluxul de lucru contractual

Cu abundența de opțiuni disponibile, găsirea software-ului care se potrivește cel mai bine nevoilor organizației dvs. poate fi o provocare.

Pentru a vă ajuta să luați o decizie în cunoștință de cauză, iată cinci întrebări esențiale pe care trebuie să le luați în considerare atunci când selectați un software pentru fluxul de lucru pentru semnătură electronică și contract.

1. Oferă o experiență intuitivă pentru utilizator?

Ușurința în utilizare este un factor critic în alegerea software-ului de semnătură electronică. Căutați o soluție care oferă o interfață intuitivă, care să permită angajaților să semneze documente ușor și rapid. Caracteristici precum trimiterea de contracte către mai mulți semnatari simultan, semnarea mai multor documente într-o singură sesiune, crearea de șabloane reutilizabile, declanșarea fluxurilor de lucru suplimentare și actualizările de stare în timp real sunt esențiale pentru o experiență de semnare simplificată și convenabilă.

2. Se integrează cu instrumentele mele existente?

Luați în considerare compatibilitatea software-ului cu aplicațiile dvs. actuale de afaceri. Căutați soluții de semnătură electronică care se integrează perfect cu instrumentele populare. Software-ul ar trebui să aibă conectori prefabricați sau API-uri flexibile pentru a asigura un schimb de date fără probleme și pentru a vă simplifica fluxul de lucru pe diferite platforme.

3. Oferă o experiență mobilă perfectă?

În lumea de astăzi centrată pe dispozitive mobile, alegerea unui software care oferă o experiență perfectă pe dispozitivele mobile este crucială. Căutați soluții de semnătură electronică care oferă aplicații native pentru platforme majore, cum ar fi iOS, Android și web. Permite angajaților să trimită, să semneze și să gestioneze în siguranță documente din mers, îmbunătățind productivitatea și asigurând finalizarea la timp a sarcinilor.

4. Ce securitate oferă software-ul?

Securitatea este o preocupare de top atunci când vine vorba de manipularea documentelor sensibile. Asigurați-vă că software-ul de semnătură electronică oferă măsuri de securitate robuste, cum ar fi criptarea SSL pentru protecția documentelor. Căutați funcții precum metode de autentificare (acreditări de conectare, semnături digitale securizate), conformitatea cu standardele din industrie (de exemplu, E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) și o pistă de audit detaliată pentru a urmări procesul de semnare și a oferi dovezi legale, dacă este necesar.

5. Sistemul de prețuri permite extinderea?

Luați în considerare scalabilitatea și rentabilitatea software-ului. Dacă organizația dvs. este în creștere, alegeți o soluție care să se potrivească nevoilor dvs. în expansiune fără a suporta costuri suplimentare semnificative. Căutați implementare rapidă, experiență plăcută pentru utilizator, asistență pentru clienți de încredere și funcții de economisire a costurilor care pot înlocui procesele de semnare pe hârtie.

Organizațiile mai mici cu bugete limitate ar trebui să caute furnizori care oferă soluții ușor de gestionat, integrare perfectă cu aplicațiile existente și scalabilitate pentru cazurile de utilizare viitoare. Alegeți întotdeauna un furnizor care oferă asistență cuprinzătoare pentru implementare, instruire și managementul schimbării pentru a asigura o tranziție de succes.

Realizarea ordinii în haos

Tranziția de la haos la ordine în fluxurile de lucru de gestionare a contractelor nu este doar o posibilitate, ci și o necesitate pentru ca afacerile să reușească. Organizațiile își pot eficientiza practicile privind fluxul de lucru prin contract cu puterea automatizării și o mentalitate care primește primul digital.

Pornind pe această cale, companiile deschid uși către procese optimizate, riscuri reduse și performanță ridicată. Această transformare deblochează o eficiență sporită, reducerea costurilor și o cultură a colaborării.

Căutarea celui mai bun instrument pentru afacerea dvs. este vitală, deoarece secretul gestionării contractelor constă în software.