Cum să faci singur salariile în 7 pași

Salarizarea nu este cea mai interesantă parte a conducerii unei afaceri. Și, în timp ce externalizarea acestui tip de muncă este mai practică, a ști cum să faci salarizare pe cont propriu te economisește bani și asigură că toți angajații tăi sunt plătiți la timp.

Procesarea salariilor este o sarcină complexă, nu în ultimul rând din cauza obligațiilor dumneavoastră legale. Cu toate acestea, cu strategia corectă și sistemele de salarizare, nu trebuie să vă faceți griji că vă lăsați afacerea expusă la potențiale datorii și/sau penalități.

Acest ghid oferă informații esențiale despre gestionarea salariilor, dar este posibil să aveți nevoie de asistență profesională din partea serviciilor de salarizare pentru informații specifice referitoare la afacerea dvs.

Importanța unor sisteme puternice de salarizare

Fiecare proprietar de afaceri știe că un sistem bun de salarizare este un aspect critic al gestionării companiei lor. Desigur, aceasta înseamnă mai mult decât să ne asigurăm că toată lumea este plătită la timp.

Un sistem bun de salarizare este o parte esențială a culturii companiei și are un impact practic asupra fiecărui aspect al companiei, inclusiv fluxul de numerar și productivitatea. Pe lângă resursele umane, salariile sunt, fără îndoială, cheia pentru gestionarea unei forțe de muncă de succes.

Salarizarea acoperă beneficii, compensații și o serie de avantaje pentru a obține o utilizare mai bună a resurselor, îmbunătățind simultan angajamentul și progresul angajaților. Înregistrările dvs. de salarizare ajută, de asemenea, la îndeplinirea reglementărilor de stat și naționale.

Cu alte cuvinte, sistemul de salarizare este utilizat pentru a urmări orele, salariile, deducerile și plățile angajaților, păstrând, de asemenea, toate documentele relevante organizate. Următoarele statistici privind salarizarea evidențiază și mai mult importanța acestuia în afaceri:

• Aproape jumătate dintre lucrătorii încep să caute un nou loc de muncă după doar două erori de salarizare din partea angajatorului lor.
• Între 10% și 30% dintre angajatori clasifică greșit angajații pentru a-i priva de protecția conform legilor la locul de muncă.
• Peste 54% dintre lucrătorii americani au întâmpinat probleme cu procesarea salariilor.

Pe scurt, procesarea corectă a salariilor aduce beneficii atât angajaților, cât și companiei. Dar chiar și atunci când salarizarea este externalizată, este încă una dintre principalele surse de dispute între angajați și proprietarii de afaceri. Ca atare, preluarea manuală a salariilor sub control poate fi benefică pentru întreaga operațiune.

Șapte pași pentru procesarea salariilor

Înainte de a lua în considerare software-ul de salarizare, este important să înțelegeți cum să procesați manual salariile. Deși acest lucru este cu siguranță o provocare, procesul poate fi simplificat în doar șapte pași.

Dacă urmați fiecare dintre pașii de mai jos, veți putea depune taxe pe salarii în cel mai scurt timp.

Pasul 1: Obțineți numărul dvs. de identificare a angajatorului

Înainte de a putea începe să procesați plata, va trebui să configurați un număr de identificare a angajatorului sau EIN, care este utilizat de guvern pentru a se asigura că întreprinderile plătesc impozite către Serviciul Fiscal Intern și îndeplinesc alte cerințe legale. Fără un EIN, nu puteți procesa plățile salariale pentru angajații dvs.

EIN este utilizat de IRS pentru a vă identifica afacerea și pentru a înregistra toate fișierele fiscale trimise pentru fiecare an financiar. Noile companii se pot înscrie pentru EIN completând o cerere online pe site-ul IRS. Dacă doriți să procesați manual salariile pentru prima dată, va trebui să aflați care este EIN-ul dvs.

Pe lângă un EIN național, este posibil să aveți nevoie și de un EIN de stat. Ambele sunt gratuite pentru toate companiile.

Pasul 2: Rugați-i pe toți angajații să își completeze formularele de salarizare

Înainte ca angajații să poată fi plătiți, aceștia trebuie să furnizeze companiei dumneavoastră informațiile fiscale relevante. Este important ca angajatorul să verifice dacă toate datele sunt corecte. Pentru fiecare angajat, informațiile ar trebui să acopere statutul său de muncă, deducerile și alte detalii care sunt relevante pentru angajarea și pachetele financiare.

Angajații trebuie să completeze un formular W-4, care include detalii despre statutul lor de declarare și ține evidența alocațiilor personale și a altor detalii fiscale. De asemenea, vor trebui să completeze un formular I-9 pentru a-și verifica identitatea și eligibilitatea pentru angajare. În plus, un nou raport de angajare ar trebui să fie depus pentru toți angajații noi.

Antreprenorii și lucrătorii independenți vor trebui, de asemenea, să completeze 1099 de formulare de salarizare. În timp ce cea mai mare parte a responsabilității pentru completarea acestora cade pe umerii lucrătorului, compania dumneavoastră trebuie să fie pregătită să le distribuie, să colecteze și să le trimită. IRS se ocupă de trimiterile pentru formularele W-4, I-9 și 1099.

Pasul 3: Selectați programul de salarizare

Salarizarea nu înseamnă doar să vă asigurați că angajații dvs. sunt plătiți la timp. Totuși, plata salariilor angajaților este unul dintre obiectivele cheie aici. Prin urmare, stabilirea unui program clar de salarizare este crucială.

În mod obișnuit, există patru tipuri de programe de salarizare de luat în considerare: plăți săptămânale, plăți bisăptămânale, plăți semisăptămânale și plăți lunare. În cele mai multe cazuri, companiile vor dori să adopte același program pentru lucrătorii din toate departamentele. Dacă nu altceva, atunci când învățați cum să faceți salarizare pe cont propriu, această opțiune vă ajută să preveniți erorile sau plățile ratate. În plus, creează o cultură în care toți angajații sunt tratați în mod egal.

După ce ați selectat datele de plată ale angajaților dvs., va trebui, de asemenea, să confirmați datele limită de plată a impozitelor și termenele limită de depunere a impozitului.

Pasul 4: Calculați plata și deducerile

Calcularea manuală a salariului brut al unui angajat este destul de simplă. Le luați tariful orar și îl înmulțiți cu numărul de ore pe care le-au lucrat într-o perioadă stabilită. Iată formula cea mai de bază:

Tariful orar x ore lucrate = salariul brut pentru perioada respectivă

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că poate fi necesar să împărțiți ecuația în două părți dacă tariful orar al unui lucrător este crescut pentru orele suplimentare sau pentru orele nesociabile. În acest caz, pur și simplu calculați salariul brut pentru orele contractate și orele suplimentare ca părți separate înainte de a le adăuga împreună. Dacă lucrați la salarizare în Excel, programul poate finaliza calculele în numele dvs.

Calcularea indemnizațiilor angajatului (cunoscute și ca scutiri) și a deducerilor este un alt factor crucial. Alocațiile sunt completate prin formularul W-4, în timp ce deducerile ar trebui să apară pe formularul 1040-EZ al angajatului. Deducerile legitime de salariu sunt ceea ce un lucrător poate solicita înapoi din câștigurile sale pentru a-și reduce efectiv impozitele.

În calitate de angajator, trebuie să vă asigurați că angajații au parcurs acest pas într-un mod corect. Este posibil să trebuiască să luați în considerare și alte elemente ale procesării salariilor și ale reținerii la sursă. Lista include contribuții 401(k), taxe de stat și federale, asigurări medicale, asigurări sociale și contribuția de compensare a lucrătorilor.

Poate cea mai complexă problemă, sau cel puțin cea mai consumatoare de timp, provine din faptul că rata la care înmulți deducerile depinde de categoria fiecărui angajat. Încă o dată, software-ul de salarizare potrivit va face calculele în numele dvs. - trebuie doar să introduceți formulele potrivite.

Pasul 5: Plătiți angajații

După ce ați finalizat toate etapele din pasul patru, puteți calcula salariul net al lucrătorului. Acest proces poate fi automatizat cu un calculator de salarizare și se determină folosind următoarea formulă:

Salariul brut - deduceri = salariu net

Salariul net este ceea ce angajatul primește în pachetul de salariu la sfârșitul perioadei de plată. După ce ați calculat salariul net individual al lucrătorului, puteți procesa plata prin metoda preferată, inclusiv prin transferuri bancare, carduri de salarizare sau cecuri.

Deoarece procesați plăți pentru toți angajații dvs., să faceți acest lucru manual nu este o opțiune. În schimb, ar trebui să utilizați un sistem automatizat, care vă va economisi timp prețios. În plus, puteți accelera procesul prin stocarea deducerilor fiscale și reținerii angajaților pe software-ul de salarizare, care facilitează plățile în timp util și precise pentru toți angajații.

Pe lângă procesarea plăților, este important să creați un talon de plată a angajatului care vă permite să urmăriți ceea ce rețineți. Urmărirea reținărilor la sursă va face viața mult mai ușoară pe măsură ce vă îndreptați către pașii următori și ar trebui să promoveze o planificare fiscală mai ușoară pentru compania dvs. și pentru lucrători.

Pasul 6: Organizați-vă înregistrările

Este absolut esențial ca informațiile să fie exacte în orice moment. Când documentați înregistrările de salarizare, datele pot fi utilizate ori de câte ori vă confruntați cu dispute cu angajații sau cu IRS. O privire de ansamblu clară a tuturor plăților și calculelor vă permite să oferiți dovezi atunci când este necesar și să corectați rapid greșelile.

Plata taxelor pe salarii obișnuite este, de asemenea, mai ușoară atunci când aveți înregistrări clare. Vestea grozavă este că o soluție bună de salarizare va automatiza înregistrările utilizând salariul brut, deducerea și cifrele de salariu net pe care le-ați calculat anterior. Deci, cea mai mare parte a muncii grele este făcută pentru tine, permițând echipei tale să se concentreze pe conducerea afacerii.

Pasul 7: Plătiți impozitele pe salarii

Orice angajator care se ocupă de salarizare trebuie să se asigure că toate taxele pe salarii sunt plătite prompt. Formularele dvs. de impozite federale trebuie să fie trimise trimestrial, în timp ce declarațiile locale trebuie să respecte reglementările de stat. De asemenea, trebuie luate în considerare declarațiile fiscale anuale și formularele W-2.

Reținerea sumei potrivite de la fiecare angajat este vitală. Pentru a face acest lucru, trebuie să contabilizați impozitele pe venit, asigurările sociale și taxele Medicare, fie manual, fie prin intermediul unora dintre soluțiile software online de taxe. Dacă ați reținut sumele potrivite, acoperirea impozitelor pe salarii ulterioare ar trebui să fie ușoară. La rândul său, veți evita disputele, amenzile și problemele cu angajații dvs. și veți asigura operațiuni mai bune în orice moment.

Între timp, este posibil ca afacerea dvs. să acopere și impozitele federale pentru șomaj, taxele de stat pentru șomaj, asigurările de șomaj de stat sau SUI și impozitele din Legea privind contribuțiile la asigurări federale. Acestea nu sunt deduse direct din salariile lucrătorilor.

Opțiuni manuale de salarizare: Excel și altele

După ce ați confirmat că procesarea manuală a salariilor este soluția potrivită pentru compania dvs., găsirea sistemului sau software-ul potrivit pentru a finaliza misiunea va fi esențială. Soluția potrivită ar trebui să facă procesul mai rapid și mult mai puțin stresant. Mai mult, a face alegerea corectă devreme vă va scuti de bătaia de cap de a trebui să căutați un pachet sau un șablon de înlocuire mai târziu.

Există multe opțiuni pe piață, dar probabil cel mai bine este să alegeți Excel. Iată câteva motive pentru care ar trebui să optați pentru un software:

• Fără îngrijorări legate de legitimitate
• Sunt disponibile o mulțime de informații pentru a vă ajuta să profitați la maximum de ele.
• Sunt construite ținând cont de cerințele IRS.
• Angajații au auzit de ei, ceea ce le dă încredere.
• Oferiți soluții rentabile

Utilizarea Excel pentru salarizare

Unul dintre lucrurile grozave despre utilizarea Excel pentru salarizare este că șabloanele de salarizare ale Microsoft se pot descărca gratuit și vă pun pe calea unei gestionări fluide a salariilor. Poate dura puțin timp pentru a personaliza coloanele și pentru a adăuga funcții pentru a se potrivi cu cerințele individuale ale companiei dvs., dar procesul nu ar trebui să fie prea dificil.

Fila „Informații despre angajați” este locul în care puteți adăuga toate datele relevante, de la tarife orare la deduceri fiscale. Toate ecuațiile sunt completate automat, deoarece formulele sunt deja introduse. Fila „calculator de salarii” va păstra datele angajaților pentru a automatiza calculele salariului net.

În această parte a foii de calcul, le puteți introduce orele, concediul medical, orele suplimentare și multe altele. Odată ce acest lucru a fost finalizat, puteți crea taloanele de plată pentru a determina cât este plătit un angajat în această perioadă. Această cifră va fi utilizată ulterior pentru plățile salariale manuale sau automate.

Foaia de calcul poate fi concepută pentru a include pagini pentru angajați individuali sau pentru a gestiona toți angajații pe o singură pagină prin utilizarea diferitelor rânduri. Deși Excel nu este singura opțiune (Quickbooks este o altă alegere foarte populară), este una dintre cele mai ușor de stăpânit. Dacă optați pentru Quickbooks, procesul este puțin mai lung, dar acest software de salarizare oferă un ghid pas cu pas pentru fiecare detaliu.

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, vă sugerăm să salvați totul în cloud, precum și pe sistemele dvs. Acest lucru vă va ajuta să evitați situațiile stresante în cazul în care datele dumneavoastră sunt pierdute sau corupte.

Concluzie

Dacă doriți să procesați manual salariile, nu trebuie să începeți brusc să finalizați singur toate calculele. Fie că folosește șablonul de calcul al salariilor Microsoft sau un alt serviciu automat, va trebui pur și simplu să introduci detaliile relevante pentru fiecare angajat referitoare la orele pe care le-a lucrat, salariul orar și deducerile. De aici, calcularea totul, de la salariul brut la plata netă și cerințele fiscale ar trebui să fie o sarcină ușoară. Pe scurt, acuratețea este garantată.

Unele companii vor alege în continuare alte opțiuni de salarizare, cum ar fi un furnizor dedicat de salarizare sau pur și simplu angajarea serviciilor unui contabil. Și asta e bine. Cu toate acestea, dacă doriți să urmăriți fiecare aspect al afacerii dvs. în orice moment, opțiunea manuală este mai ușoară decât oricând.