Cum să creați o bază de cunoștințe pentru managementul muncii de marketing
Publicat: 2023-06-02Instrumentele de management al muncii de marketing pot beneficia organizația dvs. în mai multe moduri, inclusiv prin adăugarea de productivitate și eficiență. De asemenea, ajută la gestionarea echipelor care lucrează de la distanță. Dar cu toate aceste capacități, este important ca membrii echipei să știe cum să le folosească.
Construirea unei baze de cunoștințe pentru sistemul dvs. de management al activității de marketing este esențială pentru a vă asigura că toți cei care îl folosesc sunt pe aceeași pagină. Iată câteva sfaturi despre ce să includeți în baza de cunoștințe privind managementul muncii de marketing.
Orientări pentru când să utilizați instrumentul de management al activității de marketing față de un alt instrument
„Baza de cunoștințe... este pentru echipa dumneavoastră și orice colaborator al instrumentului, astfel încât aceștia să poată consulta în orice moment instrucțiuni și linii directoare despre cum să folosească cel mai bine instrumentul”, a spus Brianna Miller, director de marketing și generare a cererii la compania de analiză a conformității în domeniul sănătății. Protenus, la conferința MarTech.
Instrumentul de management al activității de marketing este important pentru adăugarea proiectelor, trimiterea lor spre aprobare și partajarea altor actualizări importante. Comunicările legate de proiecte ar trebui să se facă, în majoritatea cazurilor, în cadrul instrumentului de management al muncii.
Dacă o solicitare de proiect sau o altă actualizare legată de proiect vine printr-un alt canal, ar trebui să existe linii directoare cu privire la când să lăsați aceste actualizări acolo unde sunt și când să le adăugați la instrumentul de management al activității de marketing.
Iată un exemplu de îndrumări de urmat. Organizația dvs. ar putea folosi aplicații de e-mail sau de mesagerie precum Slack în mod diferit, dar acesta este cel puțin un loc bun de început.
Orientări privind modul în care poate fi inițiată o sarcină sau un proiect
De asemenea, ar trebui să aveți îndrumări specifice despre cum poate fi inițiat un proiect. Aceste linii directoare ar trebui defalcate pe canal.
Furnizați exemple despre cum ar trebui tratate cererile atunci când ajung prin:
- E-mail.
- Slack/Teams și alte aplicații de mesagerie.
- O întâlnire (virtuală sau în persoană).
- Formulare de solicitare.
Sapă mai profund: cum să decizi dacă ar trebui să obții o platformă de management al performanței de marketing
Orientări privind cine poate crea un proiect și poate modifica informațiile cheie ale proiectului
„Aveți linii directoare despre cine poate crea proiecte și poate schimba informațiile cheie despre proiect”, a spus Miller. „Acest lucru mic poate face o mare diferență pentru că atunci există o singură proprietate și există o persoană care știe când sunt termenele limită și când proiectul s-ar putea schimba.”
Configurați convenții de denumire pentru proiecte și sarcini
Titlurile clare îi ajută pe membrii echipei să înțeleagă tipul de sarcină la care se uită în instrumentul de management al activității de marketing. Acest lucru economisește timp și ajută la evitarea erorilor.
„Oricât de grozavă este orice funcționalitate de căutare și orice instrument, crearea de titluri clare va economisi echipa ta atât de mult timp”, a spus Miller.
Convenția de denumire a organizației dvs. ar putea lua în considerare utilizarea unei metode „detail down”, care trece de la termeni mai generali la cuvinte mai specifice despre proiecte individuale.
Iată câteva alte reguli pe care trebuie să le luați în considerare pentru convențiile de denumire ale echipei dvs.:
- Folosiți numere și date în titlu.
- Adăugați context prin denumirea departamentului și a tipului de proiect.
- Mai scurt este mai bine.
- Folosiți verbe pentru a desemna acțiuni legate de sarcină (scrieți, proiectați, schițați, revizuiți etc.).
Orientări privind procesele din sistem
Includeți orientări privind procesele în baza dvs. de cunoștințe, astfel încât membrii echipei să știe cum să ducă la îndeplinire sarcinile și proiectele.
De asemenea, definiți clar diferența dintre sarcini și proiecte și fiți specific cu privire la procesele care se aplică la nivelul sarcinii față de nivelul de proiect.
Iată câteva exemple de ghiduri privind procesele:
- Toate lucrările ar trebui să fie documentate în descrierea sarcinii.
- Secțiunea de comentarii ar trebui utilizată dacă trebuie discutat ceva specific sarcinii. Numai dacă întrebarea este legată de proiect în ansamblu ar trebui făcute comentarii la nivel de proiect.
- Odată ce munca este gata de revizuire în sarcina cu atașamentele încărcate, menționați membrii echipei care sunt solicitați pentru revizuire și schimbați starea sarcinii la „În revizuire”.
- Odată ce procesul de revizuire a fost finalizat, proprietarul sarcinii va schimba starea sarcinii în „Finalizat”.
- Când un proiect este finalizat, proprietarul proiectului trebuie să mute proiectul în folderul „Arhivat” corespunzător.
Înregistrați-vă și urmăriți Conferința MarTech aici.
Obțineți MarTech! Zilnic. Gratuit. În căsuța dvs. de e-mail.
Vezi termenii.
Povești înrudite
Nou pe MarTech